CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CứU VHDN
3.2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Dầu
3.2.1 Mô hình văn hóa hiện có tại công ty:
Tổng công ty Bảo hiểm Dầu khí có rất nhiều công ty con trên hầu hết các tỉnh thành phố trên cả nƣớc nên đã theo đuổi mô hình văn hóa có sự kết hợp giữa mô hình văn hóa tháp Eiffel và mô hình văn hóa gia đình nhằm có thể quản lý, theo dõi các công ty thành viên một cách hiệu quả nhất cụ thể là:
- Phân chia lao động hƣớng vai trò và chức năng
- Có sự giúp đỡ, chia sẻ quan tâm lẫn nhau nhƣ các thành viên trong toàn Công ty
- Mỗi vai trò đƣợc phân bố trong một bộ phận. - Nhiệm vụ sẽ đƣợc hoàn thành theo kế hoạch.
- Nhân công theo mô hình tháp rất kỹ tính, nghiêm ngặt, tuân thủ theo nhiệm vụ là vai trò rất quan trọng đối với nhân viên.
- Tổng Giám đốc có đủ quyền lực pháp lý để ra lệnh cho nhân viên, quyết định các điều khoản hợp đồng, buộc nhân viên phải làm việc theo chỉ đạo của Lãnh đạo.
- Nếu ngƣời lãnh đạo công ty không đảm nhiệm đƣợc vai trò thì sẽ bị thay thế mà không có sự khác biệt về nhiệm vụ.
- Mức độ hoàn thành công việc sẽ là thƣớc đo hiệu quả làm việc của nhân sự. - Hệ thống cấp bậc trong Công ty rất khách quan, dựa trên pháp lý trong đó tất cả mọi ngƣời đều tuân thủ các quy định của công ty và các quy định này áp dụng cho mọi cấp bậc để làm tăng tính hiệu quả cũng nhƣ tính áp chế.
- Mỗi vai trò ở mỗi vị trí đƣợc mô tả, xếp loại theo mức độ khó, độ phức tạp và trách nhiệm cùng với mức lƣơng tƣơng ứng.
3.2.2. Các hoạt động biểu chưng cho văn hóa doanh nghiệp Công ty:
3.2.2.1 Tầm nhìn sứ mệnh:
a) tầm nhìn:
Xây dựng PVI trở thành một định chế Bảo hiểm – Tài chính vững mạnh chuyên nghiệp trên thị trƣờng Việt Nam, có thƣơng hiệu quốc tế uy tín và chấn lƣợng dịch vụ hàng đầu, duy trì sự phát triển bền vững.
b) Sứ mệnh:
PVI cam kết cung cấp sản phẩm chất lƣợng cao nhất cho khách hàng, đem lại hiệu quả đầu tƣ cao nhất cho cổ đông, không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho ngƣời lao động và đóng góp ngày càng nhiều hơn cho xã hội.
c) Phƣơng châm:
Phát triển nhanh, bền vững dựa trên nền tảng tri thức, sức mạnh của Tập đoàn Dầu Khí Việt Nam và kết hợp hài hòa lợi ích của cổ đông và ngƣời lao động. d) Logo, slogan:
“ The flame of trust”- Ngọn lửa của niềm tin
3.2.2.2 Các thành tích đạt được
Sau gần 3 năm kể từ khi tái cấu trúc hệ thống bảo hiểm PVI đã gặt hái đƣợc nhiều thành công, khẳng định đƣợc uy tín và vị thế hàng đầu trên thị trƣờng Bảo hiểm phi nhân thọ… kết thúc năm 2013, Bảo hiểm PVI là một trong số ít các doanh nghiệp Bảo hiểm trên thị trƣờng hoàn thành vƣợt mức kế hoạch kinh doanh với tổng thu 6.082 tỷ đồng và lợi nhận đạt 482 tỷ đồng tăng trƣởng hơn 6%. Với kết quả này, Bảo hiểm PVI đạt 21% thị phần toàn thị trƣờng phi nhân thọ, dẫn đầu lĩnh vực Bảo hiểm năng lƣợng, Bảo hiểm Tài sản và Bảo hiểm hằng hải đồng thời vƣơn lên là nhà bảo hiểm bán lẻ hàng đầu.
Ngoài ra còn có một số thành tích nổi bật khác Công ty đã từng có đƣợc: - Năm 2009, PVI đã vinh dự nhận cúp vàng “ Thƣơng hiệu – Nhãn hiệu”. - 2/9/2009, PVI tự hào là doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ duy nhất lọt vào Top 100 của Giải Thƣởng Sao vàng Đất Việt.
- Năm 2009, đón nhận huân chƣơng lao động hạng II.
- Năm 2009, dành đƣợc danh hiệu: “Thƣơng hiệu chứng khoán uy tín”. - 21/01/2011, PVI đón nhận Huân chƣơng lao động hạng Nhất.
- 27/5/2011, PVI đƣợc trao tặng danh hiệu Anh hùng Lao động.
- Năm 2011, PVI đƣợc A.M Best xếp hạng năng lực tài chính ở mức B+( Tốt) và World Finance trao giải thƣởng Doanh nghiệp Bảo hiểm tiêu biểu của Việt Nam.
3.2.2.3 Các hoạt động xã hội PVI tổ chức thường niên cũng như thường tham gia
Kế thừa những truyền thống tốt đẹp đã có từ nhiều năm qua, PVI không ngừng đẩy mạnh các hoạt động an sinh xã hội. Tập thể cán bộ nhân viên PVI với tinh thần tự giác cao đẫ tham gia tích cực các phong tròa đền ơn đáp nghĩa, ủng hộ đồng bào lũ lụt, ủng hộ các quỹ an sinh nhƣ Quý vì thế hệ trẻ, Quý Nghĩa tình đồng đội, Quỹ An ngƣ Việt Nam… xây Nhà tình nghĩa, phụng dƣỡng các Bà mẹ Việt Nam Anh hùng và nhiều hoạt động xã hội khác. Tổng số hiện vật tập thể cán bộ nhân viên PVI đóng góp cho hoạt động an sinh xã hội năm 2013 là hơn 16 tỷ đồng.
Mỗi năm đều phát động cán bộ, công nhân viên tham gia ngày hội “ xuân hồng”, cũng nhƣ phối hợp với Viện huyết học truyền máu để tổ chức ngày hội hiến máu của Công ty.
Thƣờng xuyên trao các suất học bổng cho các học sinh nghèo vƣợt khó đạt đƣợc các thành tích cao trong học tập trên địa bàn thành phố.
PVI trao tặng 2.200 suất quà Tết Quý Tỵ 2013 trị giá 1,1 tỷ đồng cho ngƣời nghèo Tỉnh Quảng Ngãi.
Từ 21/7 đến 25/7/2012, tại Bệnh viện Dầu khí Dung Quất (khu Đô thị mới Vạn Tƣờng, xã Bình Trị, huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi) đã diễn ra Chƣơng trình “Mổ mắt miễn phí cho 250 bệnh nhân nghèo, đối tƣợng chính sách tỉnh Quảng Ngãi”.
Những hoạt động từ thiện mà công ty đã và đang thực hiện mặc dù chỉ góp một phần rất nhỏ cho nhiều lắm những mảnh đời bất hạnh trong xã hội này nhƣng việc làm đó đã thể hiện đƣợc chữ “ tâm, thiện” trong văn hóa của công ty.
3.2.2.4 Các hệ thống chuẩn mực trong hoạt động của Công ty.
a) Chuẩn mực về tổ chức hoạt động:
Công ty có cơ cấu tổ chức và lao động rõ ràng. Công ty bao gồm các ban nghiệp vụ và các chi nhánh đóng tại các tỉnh. Có sự phân chia nhiệm vụ cụ thể giữa các phòng ban; quyền hạn của mỗi cá nhân trong công ty cũng đƣợc xác định đúng với công tác.
b). Các quy trình chuẩn mực trong thực hiện công việc của các bộ phận:
Mỗi chi nhánh, phòng ban, bộ phận phải tự thiết lập các quy trình thực hiện công việc thành các chuẩn mực để đảm bảo chất lƣợng đề ra, theo một hệ thống quản lý chất lƣợng cho toàn hệ thống làm việc của Công ty.
c). Chuẩn mực trong hoạt động đối nội – đối ngoại:
Chuẩn mực chung theo phƣơng châm hoạt động của Công ty và theo nguyên tắc sau:
- Hoạt động đối nội: Đoàn kết, chia sẻ, tƣơng trợ, cộng đồng.
d). Chuẩn mực trong hoàn thiện hệ thống tuyển dụng:
- Việc tiến hành hoạt động tuyển dụng đƣợc quy định, hƣớng dẫn cụ thể theo Quy trình của hoạt động tuyển dụng của Tổng công ty
- Thu hút nguồn nhân lực từ bên ngoài hay các sinh viên tốt nghiệp loại khá giỏi từ các trƣờng đại học. Việc tuyển dụng phải lựa chọn đƣợc những ứng viên có đủ năng lực, phẩm chất để đáp ứng đƣợc với nhu cầu công việc đề ra.
- Nhân sự mới sau khi đƣợc tuyển dụng, nhất thiết phải qua thời gian thử việc với các nội dung đƣợc tiến hành nhƣ sau:
+ Đào tạo văn hóa PVI; tìm hiểu về tập đoàn, về công ty, nội quy, quy chế, thủ tục hành chính, chuyên môn nghiệp vụ.
+ Giao nhiệm vụ: Rõ ràng, cụ thể, phù hợp về tính chất, quy mô, yêu cầu thực hiện, để sau thời gian thử việc có thể đánh giá đƣợc.
+ Hƣớng dẫn: Tạo sự hỗ trợ nhất định, không hƣớng dẫn sâu làm mất tính thử thách và cạnh tranh trong công việc.
+ Giám sát: Theo dõi quá trình làm việc của nhân sự đủ để có thể đánh giá chính xác.
+ Đánh giá: Toàn diện từ hai phía, với hai bản đánh gia độc lập và trao đổi thông tin trực tiếp của ngƣời quản lý nhân sự và nhân sự đó.
e). Chuẩn mực về các nghi lễ truyền thống trong năm: - Tết Dƣơng Lịch: CBCNV đƣợc nghỉ 01 ngày. - Tất niên: thƣờng vào 25/12 Âm lịch hàng năm. - Lễ xuân: gặp mặt chúc Tết Ban giám đốc.
- Gặp mặt đầu xuân: ngày đầu tiên đi làm sau kỳ nghỉ Tết; Tổng Giám đốc mừng tuổi chúc têt CBCNV.
- Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3: Công ty tổ chức tiệc mừng chị em trong Công ty. - Ngày chiến thắng 30/4 và Quốc tế lao động 1/5: CBCNV đƣợc nghỉ và đƣợc thƣởng tùy theo mức quy định của tập đoàn.
- Ngày Quốc tế thiếu nhi 1/6: Công ty tặng quà cho các cháu có thành tích học tập tốt, là con của các CBCNV.
- Ngày Thƣơng binh Liệt sĩ 27/7: Có hoạt động quan tâm đến các gia đình CBCNV Công ty có ngƣời thân trong gia đình là thƣơng binh liệt sĩ.
- Nghỉ mát mùa hè: thƣờng vào tháng 7 mỗi năm; công ty tổ chức cho CBCNV đi nghỉ mát ở ngoại tỉnh.
- Ngày Quốc khánh 2/9: CBCNV đƣợc nghỉ
- Trung thu: tặng quà, tổ chức tết chung thu tập chung cho con em CBCNV - Ngày phụ nữ Việt Nam 20/10: Công ty tặng hoa, quà cho các chị em trong công ty.
- Kỷ niệm ngày thành lập Tổng công ty 23/1:
+ Tổ chức cuộc thi viết: “Tìm hiểu về Tổng công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam” với những giải thƣởng có giá trị dành cho tập thể và cá nhân.
- Giao lƣu sinh hoạt đầu tháng: + Đối tƣợng: toàn công ty
+ Thời gian: Khoảng một tiếng đầu giờ sáng thứ 2 tuần đầu tiên của tháng. + Nội dung: Hát tập thể “bài ca PVI”; tặng quà sinh nhật cho các nhân sự có ngày sinh trong tháng; giới thiệu nhân sự mới ( nếu có); phổ biến các hoạt động sinh hoạt tập thể.
f.) Chuẩn mực về hoạt động của Công ty đối với các sự kiện quan trọng trong đời sống cá nhân CBCNV PVI:
Đó là các hoạt động thăm hỏi, ngoài cơ sở dựa trên thiện chí, tình cảm mọi ngƣời nói chung còn đƣợc quy định thành các chuẩn mực sau:
- Các sự kiện Hỷ của nhân sự công ty( đám cƣới, tân gia) hoặc sự kiện Hiếu của nhân sự và ngƣời thân( cha mẹ, vợ chồng, con cái).
Công ty thăm hỏi: Bắt buộc phải có sự tham gia của Công đoàn; cán bộ phòng quản lý nhân sự đó; có thể có Giám đốc hoặc Phó giám đốc tham gia.
- Các sự kiện ốm đau, sanh đẻ: Nhân sự có ngƣời thân( cha mẹ, vợ chồng, con cái) bị ốm nặng; nhân sự có con cái mới sinh.
Công ty thăm hỏi: Bắt buộc phải có sự tham gia của Công đoàn; cán bộ phòng quản lý nhân sự đó; có thể có Giám đốc hoặc Phó giám đốc tham gia.
- Các sự kiện lễ, tết: Tất cả CBCNV trong công ty thăm hỏi lẫn nhau và thăm hỏi ban lãnh đạo; điều này dựa trên thiện chí, tình cảm quan tâm chia sẻ với văn hóa không quà biếu( các món quà mang tính chất tinh thần, không mang tính vật chất). g). Chuẩn mực tuân thủ quy chế, nội quy công ty:
Tập thể CBCNV công ty phải nghiêm chỉnh tuân thủ các nội quy, quy chế, Pháp luật và các thỏa thuận khác liên quan đến các chuẩn mực hoạt động của Công ty. Nếu vi phạm thì bất cứ thành viên nào trong công ty cũng bị xử phạt nhƣ nhau.
3.2.2.5 Hệ thống các chuẩn mực về giao tiếp và truyền đạt thông tin trong Công ty
a) Cách thức giao tiếp và truyền đạt thông tin:
Công ty áp dụng linh hoạt cả hai mô hình truyền đạt thông tin dọc và ngang. Với mô hình này công ty có sự giao tiếp và truyền đạt thông tin linh hoạt, nhanh chóng giữa Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc với trụ sở và các công ty thành viên. Việc giao tiếp này có thể diễn ra trực tiếp, hoặc thông qua việc ứng ụng công nghệ thông tin để tiến hành các giao tiếp khác một cách không trực tiếp nhƣng đảm bảo thông tin đƣợc truyền đạt nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu chi phí tài chính cũng nhƣ thời gian cho các đơn vị. Với các thức truyền đạt kết hợp này Tổng Giám đốc có thể ra quyết định, theo dõi và đánh giá một cách chính xác và kỹ càng hơn. Bên cạnh đó cũng tạo nên sự hợp tác giữa các đơn vị nhằm giải quyết đƣợc các vấn đề liên quan đến nhiều đơn vị khác nhau.
b). Hình thức giao tiếp và truyền đạt thông tin:
Kết hợp hình thức bằng lời nói và bằng văn bản trong giao tiếp và truyền đạt thông tin, cụ thể:
- Chủ trƣơng, chính sách, chỉ dẫn của Tổng công ty: đƣợc giao tiếp và truyền đạt bằng lời nói trƣớc; sau đó có văn bản.
- Điều lệnh hành động mang tính nghiệp vụ, hoạt động thƣờng xuyên: giao tiếp và truyền đạt thông tin bằng lời nói, khi cần có thể bổ sung bằn văn bản.
- Khi có đề xuất thay đổi những vấn đề chủ trƣơng, chính sách, thói quen… mang tính truyền thống: giao tiếp và truyền đạt thông tin bằng văn bản trƣớc, sau đó tuyên truyền bằng lời.
c). Kênh giao tiếp và truyền đạt thông tin:
- Họp hành, trao đổi công việc trực tiếp.
- Bảng tin nội bộ, bản tin nội bộ hoặc Tổng công ty, website, email. - Thông qua các nghi lễ truyền thống diễn ra hằng năm.
- Diễn đàn và tham luận - Báo chí
- Các chƣơng trình truyền thông khác
- Giao tiếp và truyền đạt thông tin không liên quan đến sự vụ, công việc cụ thể với mục đích lắng nghe, giải đáp thông tin, chia sẻ, duy trì kênh truyền thông xuyên suốt.
- Ban lãnh đạo có trách nhiệm tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với nhân sự do mình quản lý tối thiểu mỗi tháng một lần.
3.2.2.6. Hệ thống các chuẩn mực về giao tiếp và truyền đạt thông tin bên ngoài Công ty:
- Giao tiếp bằng lời: Các nhân viên khi đƣợc ứng tuyển vào Công ty phải đảm bảo đƣợc kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là kỹ năng nói, kỹ năng nghe, kỹ năng phản hồi sao cho hiệu quả. Các kỹ năng này thƣờng xuyên đƣợc trau dồi, luyện tập vì Công ty chủ yếu tƣơng tác trực tiếp với khách hàng nên khônh chỉ toàn thể ban lãnh đạo và nhân viên công ty luôn chú ý cách nói năng, sử dụng câu từ sao cho đúng mực nhằm tạo thiện cảm cho khách hàng.
- Giao tiếp không lời:
+ Mặt tiền công ty đƣợc xây dựng một cách chuyên nghiệp với bảng tên công ty ở chính diện, hai bên là các băng rôn, khẩu hiệu đƣợc thay đổi thƣờng xuyên phù hợp với chủ điểm.
+ Bên trong công ty sạch sẽ, ngăn nắp, vị trí làm việc đƣợc bố trí phù hợp với yêu cầu công việc; nơi tiếp khách hàng trang trọng, lịch sự.
+ Nhân viên công ty mặc đồng phục theo đúng mẫu quy định của Tổng công ty; có bảng tên, phù hiệu, danh thiếp thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo sự tin cậy cho khách hàng.
3.2.2.7. Hệ thống Giáo dục – Đào tạo của Công ty
a). Giáo dục:
- Giáo dục một cách tự nhiên, thẩm thấu thông qua truyền thông( duy trì tính lịch sử của văn hóa công ty) thể hiện ở tác phong làm việc của nhân viên, phong cách lãnh đạo của ngƣời lãnh đạo, và đặc biệt là phong cách làm việc của nhóm nhân sự nòng cốt – hình mẫu.
- Giáo dục thông qua việc tổng kết, khen thƣởng để thúc đẩy động cơ làm việc của nhân viên.
b). Đào tạo:
* Đào tạo chính thức: đƣợc diễn ra định kỳ hàng năm nhằm nâng cao tinh thần và kỹ năng làm việc cho nhân sự Công ty, cụ thể:
Đối tƣợng Nội dung Ngƣời chịu trách nhiệm đào tạo +Nhân viên mới:
- Nội quy, quy chế, quy trình thực hiện công việc.