Hoạt động kiểm soát tín dụng được thực hiện thông qua hệ thống chính sách, quy trình tín dụng và hệ thống kiểm tram giám sát nội bộ. Quá trình kiểm soát tín dụng tại SeABank Hải Dương cũng là một chu trình liên tục, khép kín và cũng bao gồm kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay, kiểm soát tín dụng nội bộ độc lập
a. Kiểm soát trước khi cho vay
Kiểm soát trước khi cho vay là khâu rất quan trọng trong hoạt động kiểm soát tín dụng, SeABank Hải Dương coi đây là khâu quyết định đến 70% độ an toàn và hiệu quả của công tác tín dụng. Để tạo công cụ kiểm soát tín dụng một cách có hiệu quả, SeABank Hải Dương đã thực hiện một số nội dung sau:
-Cơ cấu tổ chức hoạt động kiểm soát tín dụng: Tách bạch hoạt động tín dụng với hoạt động phi tín dụng, phân định rõ trách nhiệm giữa giữa ba bộ
phận: bộ phận quan hệ khách hàng, bộ phận quản lý rủi ro tín dụng và bộ phận quản trị tín dụng.
-Thiết lập một hệ thống chính sách tín dụng:
+ Quản lý và kiểm soát giới hạn tín dụng đối với từng phòng giao dịch và phòng quan hệ khách hàng
Trên cơ sở thực trạng tín dụng của các phòng, kế hoạch tín dụng do các phòng lập, tình hình kinh tế trên địa bàn hoạt động của các phòng, SeABank thực hiện giao giới hạn dư nợ, cơ cấu đến từng phòng giao dịch/ phòng quan hệ khách hàng trong chi nhánh. Áp dụng một số chế tài để quản lý tín dụng như: chỉ tiêu thi đua, khen thưởng và kỷ luật. Riêng các giới hạn tín dụng đối với một số ngành đưa ra mang tính định hướng đã được quán triệt đến các phòng nhưng chưa có các giải pháp thực hiện cụ thể, chỉ định kỳ thực hiện thống kê số liệu dư nợ các ngành để xem xét các mức độ giới hạn.Việc thực hiện quản lý giới hạn tín dụng đã có những kết quả nhất định, hầu hết các chỉ tiêu đều nằm trong mức giới hạn đã định hướng đối với toàn ngành.
+ Chính sách khách hàng
Chính sách khách hàng của SeABank Hải Dương áp dụng cho tất cả các đối tượng khách hàng. Chính sách khách hàng bao gồm chính sách chung và chính sách theo nhóm. Chính sách chung được áp dụng cho khách hàng đã, đang và sẽ có quan hệ tín dụng với SeABank Hải Dương, đồng thời có đủ điều kiện để được xếp hạng theo hệ thống xếp hạng tín dụng của SeABank. Chính sách chung gồm 4 nội dung, đó là chính sách tiếp thị, chính sách cấp tín dụng, chính sách về tài sản đảm bảo, chính sách định giá. Chính sách theo nhóm sẽ được áp dụng cho từng nhóm khách hàng, theo hệ thống xếp hạng nội bộ, khách hàng của SeABank Hải Dương được xếp hạng thành 10 mức xếp hạng và trên cơ sở đó sẽ phân thành 7 nhóm khách hàng để áp dụng chính sách cụ thể theo nhóm. Nhóm 1 gồm các khách hàng có XHTDNB là AAA, nhóm 2 gồm các khách hàng có XHTDNB là AA, nhóm 3 gồm các
khách hàng có XHTDNB là A, nhóm 4 gồm các khách hàng có XHTDNB là BBB, nhóm 5 gồm các khách hàng có XHTDNB là BB, nhóm 6 gồm các khách hàng có XHTDNB là B, CCC, CC và nhóm 7 gồm các khách hàng có XHTDNB là C, D. Ngoài ra, SeABank Hải Dương đưa ra chính sách khách hàng riêng cho các khách hàng là doanh nghiệp mới thành lập, chưa đủ điều kiện để xếp hạng tín dụng nội bộ.
+ Thực hiện tốt công tác đề xuất và phê duyệt tín dụng
Từ năm 2004, SeABank Hải Dương đã áo dụng Sổ tay tín dụng nhằm đảm bảo quá trình cấp tín dụng được đúng tình tự, phân tách được trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể của các thành viên tham gia, nâng cao chất lượng tín dụng và hạn chế được rủi ro. Quy trình tín dụng được soạn thảo trên nguyên tắc tuân thủ các văn bản pháp lý hiện hành liên quan tới quá trình cho vay và quản lý tín dụng. Đồng thời quy trình tín dụng của SeABank Hải Dương đảm bảo tách biệt được 3 khâu đề xuất, phê duyệt/quản lý rủi ro, tác nghiệp (giải ngân). Bộ phận Quan hệ khách hàng thực hiện nhiệm vụ phân tích tín dụng, kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng, kiểm tra tài sản đảm bảo và đưa ra đề xuất tín dụng. Bộ phận Quản lý rủi ro tín dụng thực hiện đánh giá mức độ rủi ro của khoản vay và đưa ra quyết định phê duyệt tín dụng; bộ phận Quản trị tín dụng là bộ phận tác nghiệp thực hiện giải ngân.
b.Trong khi cho vay
Bộ phận quan hệ khách hàng thực hiện kiểm soát quá trình xác lập hợp đồng tín dụng và thực hiện giám sát tín dụng thông qua kiểm tra mục đích, điều kiện giải ngân, mục đích sử dụng vốn vay, tình hình thực hiện các cam kết, thực trạng tài sản bảo đảm theo quy định về giao dịch bảo đảm trong cho vay của SeABank Hải Dương, giám sát từng khoản vay, từng tài khoản, kiểm tra hạn mức tín dụng.... Bộ phận quản trị tín dụng thực hiện giám sát quá trình giải ngân
Bộ phận quản trị tín dụng theo dõi việc thu nợ theo từng hợp đồng tín dụng đã ký cho từng dự án, khoản vay. Định kỳ thông kê các khoản vay đến hạn trả: theo dõi trả nợ gốc, trả nợ lãi, trả phí đối với các khoản vay có phí. Bộ phận quản trị tín dụng chịu trác nhiệm theo dõi diễn biến trạng thái các khoản nợ vay/ Bảo lãnh của khách hàng, qua đó cảnh báo các dấu hiệu rủi ro đến các đơn vị liên quan.
Bộ phận quản trị rủi ro thực hiện theo dõi khoản vay để phát hiện các dấu hiệu rủi ro, đề xuất các biện pháp xử lý trong trường hợp khoản tín dụng hay khách hàng có dấu hiệu bất thường hoặc khỏa vay của khách hàng chuyển sang trạng thái nợ xấu, chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện phân loại nợ và trịch lập dự phòng rủi ro, giám sát thực hiện các biên pháp xử lý rủi ro đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, quản lý danh mục các khoản nợ xấu, nợ chuyển ngoại bảng, các khoản đã được bán nợ, khoanh nợ...
d.Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ
Do coi trọng yếu tố kiểm soát trong hoạt động quản lý rủi ro, nâng cao chất lượng tín dụng, SeABank đã thành lập hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
Hệ thống kiểm toán nội bộ được thành lập với tư cách là bộ phận trực thuộc ban Kiểm soát NH, thực hiện rà soát, đánh giá độc lập và khách quan đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ về tính thích hợp và tuân thủ các chính sách, thủ tục, quy chế, quy trình đã được thiết lập nhằm quản lý rủi ro trong hoạt động ngân hàng.
Hệ thống kiểm tra nôi bộ bao gồm phòng Kiểm tra nội bộ tại Hội sở chính, các tổ Kiểm tra nội bộ tại các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc NH. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm tra nội bộ là theo sát mọi diễn biến trong hoạt động NH nhằm đánh giá kịp thời về tính thích hợp và sự tuân thủ các chính
sách, thủ tục, quy chế, quy trình đã được NH thiết lập nhằm phát hiện và ngăn chặn kịp thời mọi loại hình rủi ro phát sinh (hoạt động độc lập với hệ thống kiểm toán nội bộ)