TRÌNH Độ NHÂN Lực
Sơ đô 2.4. Phân bô nguôn lực nguôn lực
■ Nhân viên kinh doanh
■ Nhân viên kỹ thuật ■ nhân viên nghiệp vụ ■ Công nhân cán bộ quán lý cáp cao Cán bộ quán lý cấp trung ■ Cán bộ quản lý sơ cắp PHÂN BỔ NGUÓN Lực
(Nguồn: Công ty Cổ Phần Eurowindow) 2.2.1.3. Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị tại công ty Cổ phần Eurowindow là những nguời độc lập tuơng đối với Ban Giám đốc, có kinh nghiệm cao trong lĩnh vực hoạt động của công ty, có toàn quyền để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty, một số thành viên của Hội đồng quản trị có am hiểu về kế toán, tài chính, và có tiến hành giám sát hoạt động của Ban Giám đốc. Có nhiệm vụ quyết định chiến luợc sản xuất, phát triển, phuơng án đầu tu, bổ nhiệm, cách thức giám đốc và các cán bộ quản lý khác.
2.2.1.4. Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Tại Công ty Cổ Phần Eurowindow, Tổng Giám Đốc là lãnh đạo cao nhất của Công ty quyết định trong quản lý chất luợng, môi truờng, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, thể hiện qua việc chịu trách nhiệm cao nhất về tính hiệu lực của hệ thống thông qua các hoạt động.
Theo Tổng Giám đốc Công ty: Triết lý kinh doanh quan trọng nhất là chữ tâm. Dù là các cấp quản lý hay các nhân viên của Công ty, đều đòi hỏi cần phải có tâm
với nghề nghiệp, với công việc, với khách hàng và với sản phẩm
Công ty luôn đặt doanh nghiệp mình trong tinh thần khởi nghiệp, luôn sáng tạo không ngừng nghỉ, huớng đến việc giá trị tạo ra lớn hơn chi phí tiêu hao nhằm đạt đuợc hiệu quả trong từng hoạt động để gia tăng lợi ích cho khách hàng và cho Công ty. Những yếu tố then chốt này đã, đang và sẽ trở thành vũ khí chiến luợc của Eurowindow trong hành trình huớng đến vị thế nhà cung cấp giải pháp tổng thể về cửa số 1 tại Việt Nam, từng buớc vuơn tầm quốc tế.
2.2.1.5. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức đuợc thể hiện tại sơ đồ 2.2
Công ty Cổ phần Eurowindow là một đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn, trách nhiệm và chức năng đuợc phân chia rộng khắp và khá phức tạp, tuy nhiên sự phân chia này giữa các đơn vị thành viên hay giữa các bộ phận phòng ban... luôn tạo sự rõ ràng, thiết lập đuợc sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của công ty và không có sự chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn lẫn nhau giữa các bộ phận.
Công ty phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận.
Qua điều tra đại diện của đơn vị cho rằng, các cán bộ trong các phòng ban đang thực hiện khối luợng công việc quá lớn. Để tiết kiệm chi phí nhiều bộ phận chức năng trong đơn vị đang ôm đồm quá nhiều công việc.Ví dụ điển hình, hiện nay, tại phòng tài chính kế toán của công ty, vị trí Giám đốc tài chính vẫn chua tuyển dụng đuợc nguời phù hợp nên Kế toán truởng thực hiện đồng thời hai chức năng: kiểm tra, tổ chức công tác kế toán và thực hiện xây dựng kế hoạch, ngân sách kinh tế tài chính cho sự phát triển công ty. Điều này đang gây khó khăn cho việc ra các quyết định, triển khai và kiểm tra việc thực hiện.
2.2.1.6. Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Công tác quản lý đuợc thực hiện theo nguyên tắc nhất quán từ trên xuống. Quyền lực không chỉ tập trung vào một cá nhân duy nhất mà phân tán cho nhiều thành viên, điều này tạo sự kiểm soát lẫn nhau và khi bất kỳ một phuơng án, quyết định nào đua ra cũng đều có sự tham muu, góp ý của nhau và điều đó làm cho quyết định của họ càng có giá trị.
Trách nhiệm, quyền hạn, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, chức danh được quy định rõ rang, hợp lý, gắn liền với hệ thống hoạt động của Công ty
2.2.1.7. Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Trong hoạt động sản xuất là lắp đặt cửa, lao động là nguồn lực quan trọng nhất. Nhìn chung, chính sách nhân sự tại Công ty Cổ Phần Eurowindow chưa thực sự khuyến khích được người lao động cống hiến cho doanh nghiệp và chưa thực sự hấp dẫn với lao động tiềm năng.
2.2.1.7.1. Chính sách tuyển dụng
Phụ lục 2.1- Quy trình tuyển dụng tại Công ty Cổ Phần Eurowindow
Công ty Cổ Phần Eurowindow đòi hỏi sử dụng lượng lao động tương đối lớn. Việc tuyển dụng và đào tạo do bộ phận nhân sự thực hiện. Các nhân viên đều được tham gia khóa đào tạo tuyển dụng khi có sự thay đổi trong công việc của công ty. Nhìn
chung, nhân viên của công ty ở độ tuổi còn trẻ. Công ty kinh doanh về sản xuất lắp ráp cửa nên các nhân viên có trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật có tay nghề tuổi đời dưới 30 tuổi tập trung chủ yếu ở bộ phận nhà máy. Còn ở bộ phận quản lý là những người đã có trình độ đại học được đào tạo theo đúng chuyên ngành tuyển dụng. Công ty có một số lượng lớn lao động mùa vụ, theo điều tra công ty thường thuê lao động mùa vụ khi Công ty cần sản xuất các đơn hàng lớn, hay khi có các dự án Công ty đang đầu tư.
Nguyên tắc thực hiện trong quá trình tuyển dụng tại Công ty Cổ Phần Eurowindow:
- Tự nguyện, dân chủ, công khai;
- Ưu tiên tuyển dụng lao động có trình độ cao, người lao động có nhiều kinh nghiệm, người lao động tại địa bàn Công ty đặt văn phòng.
Thẩm quyền tuyển dụng: Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền. Thời gian tuyển dung:
- Thời gian tuyển dụng với cán bộ cấp phó phòng trở lên: không quá 52 ngày làm việc (tính từ ngày phòng HCNS nhận được Đề nghị tuyển dụng được phê duyệt);
2.2.1.7.2. Chính sách đào tạo
Phụ lục 2.2- Quy trình đào tạo tại công ty Cổ Phần Eurowindow
Đối với công nhân: Đào tạo tay nghề áp dụng đối với những người công nhân mới vào làm việc, đào tạo chuyên sau kỹ năng hàng năm;
Đối với quản lý: Đào tạo bằng cách gửi cán bộ đi tham gia các lớp tập huấn ở bên ngoài như: bên thuế, lao động tiền lương...; Mời chuyên gia về giảng dạy tại Công ty.
Như vậy, qua tìm hiểu từ Ban tổ chức lao động: Công tác đào tạo cũng được quan tâm từ việc đào tạo nâng cao kiến thức chuyên môn cho lao động gián tiếp bằng cách gửi bên ngoài đào tạo hoặc mời chuyên gia về lớp.
Đối với lao động trực tiếp công tác đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cũng như được quan tâm. Đào tạo mới cho lao động mới vào, đào tạo nâng cao tay nghề lao động. Công tác tổ chức xét nâng lương, thi tay nghề bậc thợ hàng năm đảm bảo đúng niên hạn, thời gian giữ bậc, nghiêm túc theo quy định của Nhà nước. Lao động trước khi được đào tạo về chuyên môn tay nghề đều được học tập, quán triệt về nội quy, quy chế, thỏa ước lao động tập thể, nội quy an toàn trong sản xuất.
Chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp công ty luôn đạt kết quả cao trong việc hoàn thành các chỉ tiêu đề ra. Công tác đào tạo được diễn ra một cách có quy mô. Việc mời các chuyên gia về giảng dạy tại công ty giúp người lao động tiếp thu được nhiều kinh nghiệm, cũng như tiếp kiệm được thời gian, từng bước nâng cao nghiệp vụ cho lao động gián tiếp. Chính sách đào tạo được thực hiện ngay từ khi người lao động mới bước vào làm việc trong công ty nên có tác dụng rất lớn trong việc tạo ra nguồn lao động có năng lực đáp ứng nhu cầu của công việc. Chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đã từng bước nâng cao tay nghề, nâng cao kỹ năng giúp họ tự tin hơn làm việc hiệu quả hơn và còn làm cải thiện được mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới xoá bỏ được sự tranh chấp, mâu thuẫn tạo ra bầu không khí đoàn kết thân ái cùng phấn đấu phát triển.
2.2.1.7.3. Chính sách lương thưởng, kỷ luật nhân viên
Công ty thực hiện tốt chính sách tiền lương, đóng bảo hiểm cho người lao động.
sự gắn bó của nhân viên với Công ty.
về kỷ luật, Công ty có xây dựng Nội quy lao động quy định cụ thể trách nhiệm, quyền lợi của nhân viên. Ngoài ra còn có các quy định yêu cầu nhân viên phải chấp hành nhu: về quần áo đối với các bộ phận phòng ban khi đến công ty phải đảm bảo lịch sự, kín đáo; Đối với lao động trực tiếp sản xuất sẽ đuợc trang bị bảo hộ lao động. Công ty có quy định thời gian, nếu đi muộn sẽ bị trừ luơng thông qua hệ tống chấm vân tay. Chất luợng làm việc của nhân viên trong ngày đuợc kiểm soát thông qua KPI ngày lập và gửi trực tiếp cho cấp trên. Kiểm soát nội bộ của Công ty có phân công truởng các phòng ban, phân xuởng thực hiện nhiệm vụ chấm công, theo dõi thời gian vào ra trong quá trình làm việc của nhân viên công ty...
Từ tháng 12/2017, công ty ban hành quy định thực hiện 5S với khối văn phòng nhằm thiết lập môi tuờng làm việc mới hiện đài, văn minh, an toàn, tạo tác phong công
nghiệp cho toàn thể nhân viên.
Cụ thể: SÀNG LỌC- SẮP XẾP- SẠCH SẼ- SĂN SÓC- SẴN SÀNG
2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Phụ lục 2.3. Quy trình xác định mối nguy và đánh giá rủi ro
Qua những đặc điểm trong môi truờng kiểm soát tại công ty Cổ Phần Eurowindow, có thể thấy mỗi rủi ro đều có những mức độ ảnh huởng khác nhau, mức độ công ty muốn kiểm soát trong thời gian hiện tại là thế nào tùy vào mức độ rủi ro mà doanh nghiệp tự đánh giá là cao hay thấp.
Với các rủi ro cao và cần thiết phải xử lý ngay, nhà quản trị sẽ cần có cách kiểm soát để có thể hoạt động liên tục trong tuơng lai.
Eurowindow tiến hành thiết lập Quy trình xác định mối nguy và đánh giá rủi ro (QT51-EW) để quản lý một cách liên tục quá trình nhận dạng mối nguy, đánh giá rủi ro và xác định biện pháp kiểm soát mối nguy đuợc cho là có ảnh huởng đáng kể đến hoạt động của công ty.
Mối nguy đuợc nhận diện trong phạm vi có khả năng quản lý. Đánh giá rủi ro đuợc kết hợp từ kinh nghiệm áp ụng và năng lực quản lý đối với các rủi ro đã đuợc nhận diện.
Đánh giá rủi ro tại Công ty Cổ phần Eurowindow tiến hành thực hiện xem xét các hoạt động ổn định và không ổn định, bao gồm tất cả những người liên quan trong các công đoạn như: toàn bộ nhân viên, khách hàng, nhà thầu phụ, những hoạt động liên quan bao gồm các thiết bị được cung cấp.
Một số rủi ro có thể nhận thấy:
- Các văn bản pháp luật hiện nay đang trong quá trình sửa đổi, bổ sung, ban hành mới, điều này cho thấy môi trường pháp lý chưa ổn định và nhiều biến
động vì
vậy đây là khó khăn trong việc hòa nhập thích nghi của công ty cũng như tạo
nên áp
lực cạnh tranh và rủi ro đáng kể;
- Việc tăng trưởng trong hoạt động sản xuất kinh doanh kéo theo công nợ nhiều không thu hồi được, hàng tồn kho quản lý, sắp xếp lộn xộn, có thể dẫn tới
mất trộm hoặc biển thủ, nhân sự nhiều nhưng mức độ hiệu quả của công việc lại
không cao...
- Rủi ro về con người là mối nguy hại lớn đối với công ty. vẫn tồn tại hành động thực hiện công việc thiếu ý thức, trách nhiệm, vi phạm quy trình, quy
định, ...
Ngoài ra, nhân sự một số phòng ban thường xuyên thay đổi (phòng Xuất nhập khẩu)
điều này làm ảnh hưởng đến việc mua hàng đáp ứng kịp tiến độ sản xuất, việc lưu
trữ chứng từ không kiểm soát được giữa người cũ và người mới, ...
- Năm 2017, công ty mở văn phòng đại diện tại Myanmar và thành lập Showroom tại đây. Tiếp đó, công ty định hướng sẽ tiến hành xây dựng nhà máy,
chuyển giao công nghệ sản xuất cửa theo tiêu chuẩn Châu Âu sang Myanmar
về nhân sự, vốn... trên các báo cáo tài chính. Với rủi ro bộ phận (rủi ro liên quan tới hoạt động cụ thể), Công ty đã nhận định được bộ phận có rủi ro cao là bộ phận mua sắm, rủi ro đầu tư, rủi ro sản xuất (chất lượng, an toàn) và thanh toán, rủi ro vốn bằng tiền...nhưng biện pháp quản trị rủi ro còn đơn giản, chủ yếu thông qua việc thiết lập kiểm soát tương ứng trên quy chế nội bộ và không xác định rõ trách nhiệm trong đánh giá rủi ro.
Nhìn chung, công ty đã cố gắng định lượng sự tác động của các rủi ro. Tuy nhiên việc định lượng còn chưa đảm bảo được tính chính xác do kiến thức về các mô hình định lượng còn hạn chế và thiếu công cụ hỗ trợ.
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Tại Công ty Cổ phần Eurowindow đã xây dựng được quy chế quản lý tài chính, có văn bản xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm trong quá trình làm việc; có quy chế quản trị, có chu trình các bước công việc cụ thể trong Công ty cho các phòng ban. Qua tìm hiểu thông tin và điều tra các nội dung về quy chế cũng như quy trình nghiệp vụ cho thấy việc lập các thủ tục kiểm soát nội bộ về cơ bản đã tuân thủ theo các nguyên tắc: Phân công phân nhiệm; Uỷ quyền phê chuẩn; Bất kiêm nhiệm.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Được thể hiện thông qua các quyết định gắn với công việc của các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và các phòng ban chức năng của đơn vị.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm đòi hỏi mỗi cá nhân không chỉ nắm rõ công việc và trách nhiệm của mình mà còn hiểu công việc và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan trong đơn vị.
HĐQT làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Mỗi thành viên HĐQT chịu trách nhiệm về công việc được phân công. Các thành viên cùng chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu và trước pháp luật về các nghị quyết, quyết định của HĐQT gây thiệt hại cho doanh nghiệp và chủ sở hữu, trừ những thành viên biểu quyết không tán thành quyết định. TGĐ là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của doanh nghiệp để thực hiện mục tiêu, kế hoạch SXKD, phù hợp với Điều lệ hoạt động và các nghị quyết, quyết định của HĐQT; chịu trách nhiệm trước
HĐQT và trước pháp luật về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Thành viên quản trị có quyền yêu cầu TGĐ cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động của doanh nghiệp. Giúp TGĐ điều hành công tác SXKD và các mặt hoạt động khác là các phó TGĐ/phó GĐ. Việc phân công nhiệm vụ trong ban GĐ được nhiều doanh nghiệp trong Tổng công ty cụ thể hóa trong văn bản Chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của ban GĐ.
Nguyên tắc Uỷ quyền phê chuẩn
Các cá nhân và bộ phận trong công ty thực hiện các nhiệm vụ căn cứ vào quyết định của nhà quản lý đưa ra.
Áp dụng và cụ thể hoá trong hệ thống các văn bản pháp lý của đơn vị, không chỉ trong Điều lệ, Quy chế mà còn trong các Quy trình nghiệp vụ. HĐQT phân cấp cho TGĐ công ty thực hiện các công việc có liên quan đến hoạt động SXKD như sau: Phê duyệt dự toán, thiết kế, chi phí tư vấn cho công tác chuẩn bị đầu tư với giá trị nhỏ hơn 15 tỷ đồng; Phê duyệt dự toán, thiết kế đối với công trình có giá trị nhỏ hơn 15 tỷ đồng; Quyết định việc mua, bán tài sản có giá trị nhỏ hơn 1 tỷ đồng, ...