1.2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.5.Giám sát các kiểm soát
Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ trong từng giai đoạn. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động giám sát thuờng xuyên, giám sát tách biệt hoặc kết hợp cả hai.
Giám sát thuờng xuyên: Đuợc thực hiện đồng thời cùng với các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp từ khâu lập kê hoạch, thực hiện, kiểm tra, ... Phạm vi hoạt động của giám sát thuờng xuyên thuờng rất rộng, nó đuợc thực hiện đồng thời với các hoạt động kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp. Giám sát thuờng xuyên đuợc thực hiện lặp đi lặp lại và liên tục. Giám sát thuờng xuyên sẽ giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát.
Giám sát tách biệt đuợc thực hiện theo một khoảng thời gian nhất định. Nguời thực hiện giám sát tách biệt thực hiện duới sự huớng dẫn của nhà quản lý. Vì vậy thông tin cung cấp cho nhà quản lý đầy đủ, toàn diện, khách quan hơn. Hoạt động giám sát tách biệt đuợc thực hiện bới những nguời không tham gia trực tiếp vào các hoạt động có kiểm soát. Giám sát tách biệt sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện nhanh các khiếm khuyết tuy nhiên sẽ làm phát sinh thêm chi phí cho hoạt động kiểm soát.
Thông thuờng, tại doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ sẽ đuợc thiết kế để giám sát thuờng xuyên đuợc thực hiện ở mức độ nhất định, khi giám sát thuờng xuyên thực hiện đạt hiệu quả lúc đó doanh nghiệp có thể thực hiện giám sát tách biệt. Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tuơng tự có thể tham gia vào việc giám sát tách biệt các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ. Thông thuờng, những nguời này cung cấp thông tin một cách đều đặn
về hoạt động của kiểm soát nội bộ, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ, và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng nhu đua ra các khuyến nghị để cải thiện kiểm soát nội bộ.
Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có đuợc qua trao đổi với các đối tuợng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực cần đuợc cải thiện. Khách hàng thuờng xác minh các thông tin trong hóa đơn thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặc khiếu nại về số tiền phải trả.
Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thông tin cho đơn vị về các vấn đề có thể ảnh huởng tới hoạt động của kiểm soát nội bộ, ví dụ nhu, các thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngân hàng. Đồng thời, khi thực hiện hoạt động giám sát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi thông tin từ kiểm toán viên độc lập liên quan đến kiểm soát nội bộ.