TỎNG GIẢM ĐÓC
l____________
λ KHÔI KÉ TOÁN CÔNG TY λ
KẾ TOÁN TRƯỞNG k____________________________ < KHOlKtTOANN aan PGDPT CÔNG NỢ (____________________ >
KHÔI TΛI CHiNH GTY PCD PT TÀI CHÍNH C . J '--- N KÉ TOÁN MÙ MÁY 2 '--- > klTOẤN MtA MÁY 1 TRƯỞNG PHÒNG TCKT Ghi chú: --- ► Quanhi
2.2.4.2. Truyền thông
Eurowindow quy định trình tự xử lý và đối ứng với việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm đảm bảo thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và các bộ phận, cá nhân trong công ty, thông tin giữa công ty và các bên có liên quan bằng văn bản, email, ... theo các quy định, quy trình của công ty. Các mệnh lệnh từ nhà quản trị cấp cao truyền đầy đủ xuống và đuợc nhân viên thực hiện, Việc trao đổi giữa các phòng ban bộ phận cũng đuợc thực hiện đầy đủ và thể chế hóa bằng văn bản. Việc trao đổi thông tin môi truơng với bên ngoài: bao gồm các nội dung về chính sách, cam kết môi truờng, các quy trình kiểm soát điều hành (với nhà thầu), các yêu cầu về kiểm soát nhà thầu (thông qua hợp đồng), kết quả thực hiện hoạt động môi truờng và các yêu cầu pháp luật và yêu cầu liên quan khác. Việc thu thập thông tin thông qua bộ phận truyền thông và bộ phận pháp chế của công ty, bộ phận thông tin và truyền thông sẽ làm nhiệm vụ thu thập các thông tin từ bộ phận bán hàng, thuơng mại, khách hàng và bộ phận pháp chế thu thập thông tin pháp lý từ cơ quan Nhà nuớc để phổ biến cho các thành viên trong đơn vị, nguợc lại, bộ phận thông tin và truyền thông sẽ công bố các thông tin của đơn vị tới nguời quan tâm qua sử dụng các phuơng tiện thông tin đại chúng nhu website công ty, tạp chí, truyền hình.
Phòng hành chính nhân sự là nơi tiếp nhận các phản hồi và cập nhật văn bản phản hồi này vào sổ theo dõi trao đổi thông tin. Các phản hồi này đuợc chuyển cho Lãnh đạo cấp cao nhất để xem xét, phân công, xử lý khi có phản hồi. Bộ phận đuợc phân công phản hồi tiến hành xử lý và chuẩn bị văn bản để trình Lãnh đạo.
2.2.5. Giám sát các hoạt động kiểm soát
Tại Công ty Cổ Phần Eurowindow đã thiết lập kiểm soát ở tất cả cấp độ từ nhân
viên đến lãnh đạo. Xây dựng kết hợp cả giám sát thuờng xuyên và giám sát tách biệt. Vế giám sát thuờng xuyên, tại công ty thực hiện chủ yếu duới dạng cung cấp báo cáo cho Ban Giám Đốc của bộ phận có liên quan. Ví dụ nhu: Báo cáo tài chính và báo cáo của kế toán quản trị do bộ phận kế toán lập qua đó có thể giám sát số liệu ghi chép trên sổ kế toán với số liệu kiểm kê thực tế, số kế hoạch với định mức; Báo cáo về luợng vật tu mua sắm hàng ngày từ bộ phận Xuất Nhập Khẩu và Chuỗi Cung ứng để so sánh giữa tiến độ và thực hiện, báo cáo về công việc của các nhân
viên thực hiện cho các trưởng bộ phận để kiểm tra mức độ hoàn thành công việc.... Ngoài ra, giám sát thường được bổ sung thêm các báo cáo về hoạt động kiểm soát thực hiện tại bộ phận được lập, báo cáo giám sát của bộ phận Kiểm tra kiểm soát nội bộ, phòng ISO với từng công việc; các cuộc họp về tiến độ dự án.
Ngoài ra, tại công ty Cổ Phần Eurowindow được thực hiện giám sát theo một khoảng thời gian nhất định (thường là bán niên hoặc một niên độ kế toán). Phương tiện sử dụng để giám sát thông qua bảng câu hỏi trên hệ thống công ty. Nhân viên thực hiện hoạt động tiến hành đánh giá về kiểm soát tại Công ty sau đó thông tin sẽ được tập hợp và truyền đạt lên cấp quản lý. Định kỳ, phòng quản lý chất lượng hệ thống có trách nhiệm lập kế hoạch đánh giá hoạt động và trình lên Tổng Giám đốc. Bộ phận Kiểm tra kiểm soát nội bộ cùng phối hợp thực hiện các phòng ban kiểm tra việc tuân thủ quy trình, quy định.
Về giám sát tách biệt, Công ty có thuê dịch vụ kiểm toán bên ngoài tiến hành kiểm tra. Tại Công ty Cổ phần Eurowindow chưa thiết lập bộ phận Kiểm toán nội bộ,
nên vấn đề kiểm soát nội bộ còn gặp phải những hạn chế như chưa đảm bảo sự hiệu quả của quản trị, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ, bao gồm cả việc đánh giá một cách độc lập cách thức việc giám sát thực hiện mục tiêu quản lý rủi ro và kiểm soát.
2.3. ĐÁNH GIÁ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
EUROWINDOW
2.3.1. Ưu điểm
Thứ nhất: Công ty Cổ phần Eurowindow đã duy trì tại đơn vị mình Kiểm soát nội bộ với đầy đủ các thành phần đặt trong mối quan hệ tác động lẫn nhau;
Thứ hai, các thành viên trong công ty đều được quan tâm và nhìn nhận như là một phần của KSNB vì vậy có trách nhiệm thực hiện và duy trì nó;
Thứ ba, quá trình vận hành đã thu được những hiệu quả nhất định.
2.3.1.1. về môi trường kiếm soát
Các nhà quản lý cấp cao có những hiểu biết nhất định và quan tâm tới việc xây dựng và duy trì KSNB. Nhà quản lý có hành động thiết thực như đưa phương châm hoạt động, chỉ đạo thực hiện, xây dựng và ứng dụng hệ thống ISO, 5S... Tính chính
trực và các giá trị đạo đức, cam kết về năng lực cũng được quan tâm tại doanh nghiệp và thực hiện truyền đạt cho toàn thể nhân viên;
Công ty Cổ Phần Eurowindow đã xây dựng cơ cấu tổ chức tương đối hợp lý và thích hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị mình;
Về chất lượng của người lao động, theo đặc thù chung của ngành, lao động trong các doanh nghiệp sản xuất có năng suất lao động là cao, thời gian làm việc đúng với quy định của Luật Lao động
Công ty xây dựng các chính sách và thủ tục cơ bản về nhân sự như liên quan đến tuyển dụng, trả lương, khen thưởng bằng văn bản, thu nhập và chính sách liên quan tới phúc lợi cho người lao động, đảm bảo khuyến khích người lao động trong công việc. Công ty luôn tạo những điều kiện tốt cho người lao động làm tốt công việc được giao. Tại cơ quan thì các phòng ban được bố trí khá hợp lý tạo thuận lợi cho công việc của các phòng cùng phối hợp thực hiện công việc. Văn phòng được dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ, thoáng mát, được bố trí các loại máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc của các nhân viên. Các loại máy tính, máy in, máy fax, quạt điện, điều hòa, các loại máy phục vụ cho công việc liên lạc...đều được bố trí đầy đủ theo yêu cầu phù hợp với điều kiện thực tế mỗi phòng ban làm sao cho công tác hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra một quả nhanh chóng. Tại các nhà máy, do tính chất nhà máy nên công tác tổ chức bố trí phục vụ nơi làm việc được ban lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm. Các khâu, các bước công việc, người lao động được sắp xếp một cách khoa học giúp cho việc sản xuất diễn ra nhanh chóng và hiệu quả... Trong các nhà máy sản xuất, các loại máy phục vụ cho quá trình sản xuất được bố trí hợp lý với không gian và tính chất công việc, các trang thiết bị cần thiết khác luôn được mua sắm đầy đủ, hiện đại góp phần cho việc sản xuất diễn ra hiệu quả, an toàn, giảm thiểu sức lao lực cho người lao động. Với việc sản xuất thường phải diễn ra liên tục, cường độ cao thì việc bố trí làm ca hết sức quan tâm. Để đảm bảo tốt sức khỏe cho người lao động tại các phân xưởng thì Công ty bố trí người lao động thay ca nhau làm việc, ăn nghỉ ngơi ngay trong hoặc gần Công ty để họ có thể làm việc dễ dàng thuận tiện hơn, có
thời gian nghỉ ngơi nhiều hơn, đỡ tốn kém vật chất. Chính việc bố trí làm việc luân phiên ca nhau, phục vụ ăn, nơi nghỉ ngơi hợp lý ngay tại Công ty, cung cấp đầy đủ điện nuớc đã làm cho nguời lao động đảm bảo đuợc sức khỏe, yên tâm với công việc góp phần nâng cao hiệu quả, chất luợng sản phẩm.
2.3.1.2. về quy trình đánh giá rủi ro
Công ty đã có sự quan tâm trong việc đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động của đơn vị mình.
Công ty chú trọng đánh giá và phân tích rủi ro chiến luợc. Đó chính là nguy cơ khi chiến luợc của công ty trở nên kém hiệu quả và công ty phải cố gắng để đạt đuợc mục tiêu. Đó có thể do sự thay đổi công nghệ, do một đối thủ cạnh tranh mới đầy tiềm năng vừa buớc vào thị truờng, do nhu cầu khách hàng thay đổi, do chi phí nguyên vật liệu tăng đột biến hoặc do bất kì thay đổi mang tính quy mô nào khác.
Công ty đã xây dựng một quy trình cụ thể trong việc thực hiện đánh giá rủi ro trong đơn vị. Doanh nghiệp đã phần nào định luợng sự tác động của các rủi ro trong ngắn hạn và dài hạn để xây dựng biện pháp khắc phục phù hợp.
2.3.1.3. về hoạt động kiểm soát
Công ty đã chú trọng đến việc ban hành các quy chế về tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ trong Công ty, nội quy luơng thuởng, các văn bản ban hành về kiểm soát nghiệp vụ cơ bản cho hoạt động chung của Công ty,.... Nhìn chung Công ty đã xây dựng đuợc hệ thống các thủ tục quy định nhằm kiểm soát các hoạt động ở từng bộ phận, phòng ban.
Các nguyên tắc cơ bản về kiểm soát đều đuợc đảm bảo và áp dụng khá nhất quán trong đơn vị. Phân công và phân nhiệm rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn, nghĩa vụ của các nhà quản trị cấp cao, các cá nhân thực hiện công việc đều một chức danh nhất định. Về phê chuẩn, ủy quyền, đuợc đảm bảo tuơng đối tốt, giúp giảm nguy cơ gian lận về thông tin, tài sản gây ra do việc kiêm nhiệm một lúc nhiều chức năng: cấp quản trị cao nhất đua ra phê duyệt với các chính sách tổng quát, cấp quản trị thấp hơn sẽ phê duyệt với các chính sách đặc thù và cấp trên thực hiện phân
công công việc và quyền hạn tới cấp thấp hơn, cấp thấp hơn phân chia nhiệm vụ tới các nhân viên thực hiện tạo thành một hệ thống thống nhất. Phần lớn quy định thẩm quyền phê duyệt đều đuợc thực hiện bằng văn bản.
2.3.1.4. về hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin kế toán: công ty có đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán có năng
lực và giỏi về chuyên môn nghiệp vụ. Máy móc thiết bị hỗ trợ đều đuợc trang bị đầy đủ.
Toàn bộ các hoạt động ghi nhận hệ thống sổ sách đều đuợc sử dụng phần mềm kế toán
Bravo, điều nay giúp giảm thiểu khối luợng công việc, giúp cho việc lập báo cáo đuợc
nhanh chóng và thuận tiện. Về chứng từ, mẫu sổ sách, báo cáo đều thực hiện theo
chế độ
kế toán, theo mẫu quy định của nhà nuớc. Hệ thống tài khoản kế toán luôn đuợc cập nhập thuờng xuyên đảm bảo chính xác đối tuợng theo quy định của Bộ Tài chính. Công
tác lập Báo cáo tài chính luôn đuợc chú trọng đảm bảo kịp thời và đúng hạn.
về truyền thông, tại công ty có đủ cả kênh thông tin chiều dọc và chiều ngang đuợc tổ chức đầy đủ và tuơng đối giữa các bộ phận.
2.3.1.5. về giám sát các hoạt động kiểm soát
Công ty cổ phần Eurowindow đã thực hiện đuợc cả giám sát thuờng xuyên và giám sát tách biệt. Giám sát thuờng xuyên chủ yếu là hình thức cung cấp các báo cáo cho Ban Giám đốc nhu Báo cáo tài chính và báo cáo của kế toán quản trị do bộ phận kế toán lập. Giám sát tách biệt thuờng thực hiện theo khoảng thời gian nhất định hoặc khi có tình huống đặc biệt.
Hiện tại trong công ty chua có phòng Kiểm toán nội bộ, tuy nhiên Ban giám đốc công ty cũng đã nhận thức đuợc vai trò quan trọng của kiểm toán. Báo cáo tài chính của công ty truớc khi công bố phải đuợc kiểm toán. Cho nên mỗi năm
Như vậy KSNB tại công ty Cổ Phần Eurowindow đã thể hiện được rõ nét các bộ phận cấu thành. Sự vận hành của KSNB thực sự góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu hoạt động của đơn vị mình.
2.3.2. Tồn tại
Mặc dù công ty đã duy trì và ngày càng cải tiến KSNB, hiện tại vẫn tốn tại mốt số hạn chế
2.3.2.1. về môi trường kiếm soát
- về truyền đạt thông tin
Việc thực hiện quy trình nghiệp vụ đã được ban hành dưới dạng văn bản và truyền đạt toàn thể công ty, tuy nhiên Ban lãnh đạo lại chưa chú trọng đến tính đồng bộ và đầy đủ trong việc xây dựng các quy trình này. Các văn bản được Công ty xây dựng nhưng việc áp dụng chưa chặt chẽ và triệt để, vẫn còn chồng chéo lên nhau. Việc ban hành hay sửa đổi những quy trình, quy định được thực hiện bởi phòng ISO, dưới góc nhìn của phòng ISO mà không thông qua khảo sát những người trực tiếp làm việc, vậy nên, một số quy trình, quy định sau khi ban hành làm công tác thực hiện của các phòng ban trở nên rắc rối và khó khăn hơn.
- về sự tham gia của Ban quản trị
Sự tham gia của Hội đồng quản trị là chưa thực sự thường xuyên, hoạt động của bộ phận Kiểm soát còn mang tính hình thức, các thành viên trong ban kiểm soát vẫn chưa phát huy được vai trò được giao. Thành viên trong ban kiểm soát bị thiếu tính độc lập.
- về triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám Đốc
Đôi khi trong một số giai đoạn của quá trình hoạt động, Công ty Cổ Phần Eurowindow đặt mục tiêu về tiết kiệm chi phí hay mục tiêu lợi nhuận quá lớn làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ sản phẩm.
- về tổ chức bộ máy
Một số bộ phận vẫn còn tình trạng kiêm nhiệm, điển hình tại phòng tài chính kế toán của công ty, vị trí Giám đốc tài chính vẫn chưa tuyển dụng được người phù hợp nên kế toán trưởng thực hiện đồng thời hai chức năng: kiểm tra, tổ chức công tác kế toán và thực hiện xây dựng kế hoạch, ngân sách kinh tế tài chính cho sự phát
triển công ty. Điều này đang gây khó khăn cho việc ra các quyết định, triển khai và kiểm tra việc thực hiện.
- về chính sách nhân sự
Công ty thực hiện chi trả luơng theo hệ số luơng cơ bản và tự xây dựng hệ thống luơng chức danh. Chế độ khen thuởng chua thực sự linh động chủ yếu dựa vào mức luơng cơ bản để tính, khen thuởng đang mang tính chung chung chua có sự phân hoá để khuyến khích nhân viên. Chế độ khen thuởng của công ty chua cao, điều này làm lảm tinh thần của cán bộ nhân viên. Khối luợng công việc lớn thêm với việc chế độ đãi ngộ chua thực sự tốt là nguyên nhân dẫn đến việc không gắn kết lâu dài của nhân viên tại công ty. Chính vì vậy, tình trạng nhân viên tại phòng xuất nhập khẩu nghỉ việc nhiều, nhân viên mới tiếp nhận bàn giao không đuợc chi tiết và cụ thể đã làm ảnh huởng đến hoạt động mua hàng, liên quan đến nhiều tiến độ dự án do hàng hóa nguyên vật liệu không kịp đáp ứng
Các chính sách đào tạo trong công ty đang tập trung giải quyết nhu cầu truớc mắt, chua có chiến luợc đào tạo dài hạn cho nhân viên.
2.3.2.2. về quy trình đánh giá rủi ro
Tại Công ty Cổ Phần Eurowindow, một số rủi ro chua đuợc chú trọng và xây dựng quy trình đánh giá.
Về tài chính chua đuợc chú trọng cụ thể nhu rủi ro về tỷ giá vì hầu hết nguyên