1.2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.3.Hệ thống thông tin và truyền thông
1.2.3.1. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm các yếu tố có liên hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện các chức năng thu thập, phân loại, tổng hợp, lưu trữ và cung cấp thông tin cho người sử dụng. Trong doanh nghiệp nói riêng và trong các đơn vị nói chung, người ta thường đề cập đến hệ thống thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý. Theo đó, hệ thống thông tin là thể thống nhất bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau được thiết lập trong đơn vị nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động của đơn vị theo các mục tiêu đã xác định. Thông tin phải đa dạng, bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính, thông tin chính thức và không chính thức ở mọi cấp độ và loại hình hoạt động trong đơn vị.
Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính, gồm hệ thống báo cáo tài chính, trong đó có các phương pháp và ghi chép để:
- Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực;
- Mô tả các giao dịch một cách kịp thời, chi tiết để cho phép phân loại phù hợp các giao dịch để lập và trình bày báo cáo tài chính;
- Đo lường giá trị của các giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được phản ánh hợp lý trong báo cáo tài chính;
- Xác định thời kỳ diễn ra giao dịch để ghi nhận giao dịch đúng kỳ kế toán;
- Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết minh liên quan trên báo cáo tài chính.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là chủ yếu và đóng vai trò trung tâm kết nối các hệ thống con khác. Bộ phận kế toán là bộ phận xử lý và cung cấp thông tin nhiều nhất trong một đơn vị trên cơ sở tiếp nhận dữ liệu nghiệp
vụ từ các bộ phận chức năng khác.
Hệ thống thông tin kế toán trong một đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Chứng từ kế toán là phương tiện minh chứng tính hợp pháp các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời là phương tiện cung cấp thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế. Tài khoản kế toán là cách thức phân loại và hệ thống hoá các loại tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Sổ kế toán được người làm kế toán sử dụng để ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian và đối tượng hạch toán kế toán. Bảng tổng hợp cân đối kế toán là phương tiện cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của người sử dụng trong việc ra các quyết định kinh tế.
Trên cơ sở đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu hệ thống thông tin kế toán phải đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các thông tin tin cậy để nhà quản lý đưa ra chiến lược sản xuất, kinh doanh phù hợp với tình hình. Phải xây dựng các thủ tục kiểm soát được giá cả trong quá trình thực hiện.
Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng Ban Giám đốc đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập báo cáo tài chính một cách đáng tin cậy. Để tránh mất mát tài sản trong quá trình quản lý, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, yêu cầu Kiểm soát nội bộ phải xây dựng được hệ thống thông tin hiệu quả, chính xác, kịp thời đảm bảo độ tin cậy của thông tin cung cấp và là cơ sở kiểm tra lại việc quản lý tài sản trong đơn vị.
1.2.3.2. Truyền thông
Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với kiểm soát nội bộ đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính, có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn về kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc trao đổi thông tin cũng có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói và qua những hành động của Ban Giám đốc.
cơ bản trong đơn vị nên hệ thống thông tin về thực chất là sự liên kết của nhiều hệ thống con khác nhau nhằm cung cấp thông tin cần thiết, đầy đủ và tin cậy đáp ứng cho yêu cầu quản lý. Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh, các hệ thống con cấu thành nên hệ thống thông tin thuờng là: hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin marketing, hệ thống thông tin tài chính và hệ thống thông tin kế toán. Nhu vậy, hệ thống thông tin và truyền thông có quan hệ không thể tách rời tạo thành một thành phần thống nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hq ởng và liên quan tới mọi cá nhân, bộ phận trong đơn vị cũng nhu các đối tq ợng bên ngoài. Các phuơng pháp cụ thể đuợc tiến hành trong thành phần này bao gồm: duy trì hệ thống kế toán, báo cáo quản trị nội bộ, cập nhật các quy định mới, cập nhật các chính sách kế toán mới, công nghệ mới, các cuộc họp với nhân viên, đào tạo...