3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Công ty cần ra soát lại các hoạt động, quy định trong Công ty, nhằm phát hiện các lỗ hổng trong việc thiết kế các hoạt động kiểm soát. Công việc này nên được thực hiện bởi các nhà quản lý trong công ty, bao gồm Ban giám đốc, các trưởng phòng và ban kiểm soát.
- về việc thực hiện các nguyên tắc
Trong quá trình rà soát và xây dựng lại các thủ tục cần đảm bảo quán triệt các nguyên tắc đặt ra nhằm ngăn ngừa các sai phạm có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ đó là: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; bất kiêm nhiệm; uỷ quyền phê chuẩn. Trước mắt Công ty phải thực hiện tuyển dụng bổ sung nhân sự để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Bộ phận nhận hàng và bộ phận mua hàng, Giám đốc Tài chính và kế toán trưởng cần tách biệt nhau.
Công ty.
Cụ thể: Ban hành văn bản về mô tả chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo và phòng ban; các văn bản về quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cá nhân. Toàn bộ văn bản này được công khai trên trang tra cứu của công ty (http://intranet.eurowindow.biz/doc)
để toàn bộ nhân sự có thể năm bắt được.
Đảm bảo việc phân cách trách nhiệm của các bộ phận, nhiệm vụ của mỗi bộ phận là riêng biệt và không được chồng chéo lên nhau, cần phải tập trung và quy trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận. Những hoạt động mà không ai chịu trách nhiệm dễ bị xem thường và không được quan tâm đúng mức sẽ có tác động không tốt đến hoạt động của những bộ phận khác.
Đảm bảo đúng trình tự trong phê chuẩn: đó là cấp quản trị cao nhất đưa ra phê duyệt với các chính sách tổng quát, cấp quản trị thấp hơn sẽ phê duyệt với các chính sách đặc thù và cấp trên thực hiện phân công công việc và quyền hạn tới cấp thấp hơn, cấp thấp hơn phân chia nhiệm vụ tới các nhân viên thực hiện tạo thành một hệ thống thống nhất với cả đơn vị có quy mô lớn và nhỏ.
- Hoạt động kiểm soát trong chu trình
Chu trình mua hàng- thanh toán
- Trong khâu mua hàng
Công ty thực hiện đàm phán với nhà cung cấp đặc biệt là nhà cung cấp nước ngoài để giảm mức tối đa lượng tạm ứng. Đây cũng là quyền lợi của công ty đảm bảo chất lượng hàng hóa cũng như biến động về tỷ giá thanh toán. Tăng cường hình thức thanh toán bằng LC với nhà cung cấp các nước khác không chỉ các nhà cung cấp kính tại Châu Âu và Singapore. Khi đó rủi ro của Công ty sẽ giảm xuống vì hàng thực sự được giao người mua mới phải thanh toán và nhà cung cấp phải thực hiện toàn bộ nghĩa vụ trong hợp đồng mới đủ điều kiện được thanh toán tiền.
Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua.
Bộ phận nhận hàng và bộ phận mua hàng cần được tách biệt nhau. Khi hàng về kho, bộ phận mua hàng gửi bảng kê các đơn đặt hàng với thông tin chi tiết mặt hàng và ngày nhận hàng. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác đượcBảng kê được đánh số liên tục.
Mau bảng kê được thiết kế như sau: Công ty CP Eurowindow
Lô số 15, khu công nghiệp Quang Minh, huyện Mê Linh, Hà Nội
BẢNG KÊ ĐƠN ĐẶT HÀNG SỐ: 01
Đơn đặt hàng: PO 13806/XF-EW/18
Xingfa dải 6.9m
toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v ... Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán. Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán”
Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán. Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ. Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.
Kế toán cần đối chiếu số hóa đơn, phiếu nhập kho với số lượng hàng nhập kho ghi nhận trong hệ thống trước khi cập nhận công nợ phải trả người bán.
Chu trình bán hàng- thu tiền
- Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho bộ phận kinh doanh. Bộ phận này khi lập lệnh bán hàng ngoài hạn mức tín dụng còn
phái căn cứ vào tình hình thanh toán nợ của khách hàng.
- Trong điều kiện sử dụng công nghệ như hiện nay, công ty cần ban hành chính sách về mức dư nợ quá hạn tối thiểu của khách hàng dẫn đến ngừng giao
dịch. Người hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được
tách biệt khỏi người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng. Hơn nữa, công ty nên
xác định rõ ràng những chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng liên
quan đến
thông tin về khách hàng. Trong điều kiện lý tưởng, công ty nên có một hệ thống
kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp
dụng hạn
- Ngoài ra, công ty nên yêu cầu bộ phận liên qua lập báo cáo để theo dõi và kiểm soát cụ thể về khoản phải thu: Báo cáo về đơn hàng chua thực hiện, báo cáo về số du quá hạn định kì, thực hiện đồng thời đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng.
Từ bảng phân tích số du nợ phải thu theo tuổi nợ, kế toán và các nhà quản trị sẽ tiến hành trích lập dự phòng một cách hợp lý. Ngoài ra, việc đốc thúc thu hồi nợ đúng hạn sẽ dễ dàng theo dõi hơn, công tác quản lý hiệu quả hơn.
3.2.4. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Nâng cao nhận thức của nhà quản trị về hệ thống thông tin và truyền thông đầy đủ gồm: thông tin từ hệ thống kế toán - các báo cáo của kế toán tài chính và kế toán quản trị; thông tin về từng hoạt động; thông tin từ các cuộc điều tra thị truờng, các cuộc họp, các hội thảo buổi tập huấn chuyên môn...
Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, cần tuyển dụng vị trí Giám đốc tài chính đảm bảo việc quản lý và kế hoạch ngân sách tài chính cho công ty.
Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác nhằm tăng cuờng công tác quản lý tài chính. Kế toán quản trị cung cấp thông tin về hoạt động nội bộ của công ty nhu: Chi phí của từng bộ phận, chi phí từng công việc, chi phí sản xuất sản phẩm; Mối quan hệ giữa khối luợng, chi phí, lợi nhuận; lựa chọn các thông tin cho quyết định ngắn hạn, dài hạn... Kế toán quản trị là công cụ để ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả hoạt động của công ty. Việc hoàn thành sớm các biểu mẫu báo cáo sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Để làm đuợc tốt công tác kế toán quản trị, yêu cầu nhân viên ở bộ phận kế toán phải thực sự nắm chắc các kiến thức phục vụ cho thực hiện kế toán quản trị.
Ví dụ, Công ty có các mẫu báo cáo về chi phí
(1) (2) (3) (4) (5)
CP vật liệu, dụng cụ-cố định (định phí)
CP nhân công cố định CP khấu hao tài sản cố định Chi phí điện, nuớc, internet, điện thoại
Chi phí khác Tống
II. Chi phí biến đổi
Loại sản phẩm Biến phí Số luợng hàng
dự kiến Tống biến phí Biến phí nhân công Biến phí khác (CCDC,...) 7Ĩ) 72) 73) 74) 75) Cửa nhôm kính Cửa nhôm gỗ Cửa nhựa Cửa gỗ III. Tống chi phí
nghiệp lệ (%) 1. Doanh thu
2. Chi phí biến đổi bộ phận 3. Số dư đảm phí
4. Chi phí cố định bộ phận 5. Lãi bộ phận
6. Định phí chung phân bổ 7. Lãi thuần
những Phương án giải quyết nhằm giảm thiểu chi phí.
Hàng năm công ty nên tiến hành nâng cấp hệ thống phần mềm Bravo. Để khắc phục hạn chế trong quá trình sử dụng, cũng như đảm bảo phần mềm phát huy được hết tác dụng trong quá trình sử dụng. Hiện tại trong quá trình sử dụng phần mềm Bravo, công ty nên yêu cầu bổ sung thêm một mẫu bảng theo quy định của Tổng Công ty về số liệu hợp nhất nhằm hạn chế về sự không đồng nhất giữa phần mềm kế toán ở Công ty và ở Tổng Công ty, cũng như giảm thiểu những sai sót cũng như tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán Công ty.
Xây dựng quy trình lập, kiểm tra, ký duyệt, luận chuyển chứng từ phù hợp và tối đa hóa tiện ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin. Công ty nên tiến hành lưu trữ một phần chứng từ qua hệ thống công nghệ thông tin để đảm bảo độ an toàn cũng như rủi ro hỏa hoạn.
Về truyền thông, có các biện pháp khuyến khích việc phản hồi đầy đủ các ý kiến của các thành viên trong đơn vị về các chính sách và thủ tục ban. Đường dây nóng cần bố trí trực 24h∕24h và có kênh thông tin khẩn trực tiếp tới giám đốc đơn vị. Kết nối đầy đủ hệ thống thông tin gồm thông tin do hệ thống kế toán cung cấp, thông tin do các bộ phận khác trong đơn vị cung cấp và thông tin bên ngoài đơn vị.
Ngoài ra, Công ty cần ban hành quy định về cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong đơn vị, quy định về cung cấp thông tin ra bên ngoài. Có các biện pháp khuyến khích việc phản hồi đầy đủ các ý kiến của các thành viên trong đơn vị về các chính sách và thủ tục ban hành nhu khen thuởng, đề bạt. Đào tạo đuợc đội ngũ nhân sự am hiểu và sử dụng tốt phần mềm, quy định sự kết hợp trong công việc giữa đội ngũ IT và kế toán, nhân viên các bộ phận. Truyền đạt đầy đủ các quy chế cho các nhân viên trong đơn vị, thu nhận phản hồi về quy chế.
3.2.5. Giám sát các kiểm soát
Xây dựng quy trình giám sát thuờng xuyên với những hoạt động kiểm soát nhu kiểm soát quản lý dự án, kiểm soát mua hàng, kiểm soát công nợ, ... thông qua việc lập báo cáo định kỳ về kết quả và tiến độ thực hiện.
Ban hành các văn bản, tài liệu phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong đơn vị tham gia vào giám sát kiểm soát, thực hiệc tự giám sát của nhân viên, giám sát của cấp quản lý trung gian và giám sát của nhà quản lý cấp cao thông qua việc nhân viên tự lập bản đánh giá công việc, nhà quản lý cấp trung gian lập báo cáo tổng hợp về thực hiện công việc tại bộ phận mình quản lý, nhà quản lý cấp cao nghe báo cáo trực tiếp của một số nhân viên đuợc lựa chọn.
Tăng cuờng công tác giám sát tách biệt thông qua việc tiến hành thiết kế và thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, với quy mô và năng lực hoạt động của công ty hiện nay việc thành lập kiểm toán nội bộ là cần thiết để đảm bảo tính độc lập về tổ chức và thực hành kiểm toán trong mối quan hệ giữa các phòng ban tỏng công ty. Mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ theo hình thức tập trung.