- Lập lệnh sản xuất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch tạo và in lệnh sản xuất, sau đó gửi sang xưởng sản xuất để kiểm tra về thông tin nguyên vật liệu tiến hành xuất kho.
- Xuất nguyên vật liệu: Thủ kho xuất và giao nguyên vật liệu theo yêu cầu của lệnh sản xuất cho xuởng sản xuất để tiến hành sản xuất đơn hàng.
- Thực hiện sản xuất: Nhân viên QC (thuộc phòng QLCL) kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào truớc khi sản xuất. Tại Công ty cổ phần Eurowindow có quy
trình sản
xuất phân buớc, sau mỗi công đoạn sản xuất tạo ra bán thành phẩm và thành
phẩm là
kết quả sản xuất của công đoạn cuối cùng. Do đó, để kiểm soát đuợc hoạt
động sản
xuất, Công ty đã xây dựng hệ thống giám sát ở từng công đoạn sản xuất. Tuy nhiên,
công tác kiểm soát việc sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu trong Công ty chua đuợc
đánh giá cao. Công nhân sản xuất tự thực hiện kiểm tra và kiểm soát chất
luợng trong
quá trình sản xuất và nhân viên QC kiểm soát chất luợng trong từng công
đoạn. Kiếm
soát lao động làm việc trong Công ty vẫn chua đuợc thực hiện chặt chẽ, vẫn
còn tình
trạng đi muộn, về sớm, làm việc riêng của công nhân làm việc.
- Nhập kho thành phẩm: Sau khi sản phẩm sản xuất xong, nhân viên kỹ thuật in ra báo cáo sản xuất và gửi cho bộ phận kiểm tra chất luợng. Lúc này lệnh sản
xuất chuyển sang trạng thái đã hoàn thành trên hệ thống. Bộ phận kiểm tra chất
luợng tiến hành kiểm tra và ghi nhận thông tin vào hệ thống. Công tác kiểm
tra chất
luợng đuợc thực hiện bởi chính nguời công nhân trực tiếp sản xuất và lắp đặt. Ngoài ra, phòng quản lý chất luợng bố trí nhân viên QC tiến hành đánh giá,
Việc kiểm soát doanh thu được sử dụng trong phần mềm Bravo. Các bộ phận được
phân quyền và truy cập lấy thông tin liên quan. Phần mềm cho phép theo dõi tức thời
toàn bộ các thông tin và dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đảm bảo thông tin chính xác
và kịp thời.
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Mục tiêu kiểm soát trong khâu nhận đơn đặt hàng từ khách hàng là các yêu cầu đặt hàng phải được ghi nhận kịp thời, không được bỏ sót. Để đảm bảo mục tiêu đặt ra đơn vị đã xây dựng thủ tục kiểm soát khá hữu hiệu. Khách hàng có thể đặt hàng qua điện thoại hoặc đến trực tiếp để đặt hàng.
Đơn đặt hàng của khách hàng phải có ít nhất 2 chữ ký: khách hàng và người có thẩm quyền. Trong đó, khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, người có thẩm quyền của công ty ký để xác nhận phê duyệt việc bán. Đơn đặt hàng này tạo 2 liên, một liên gốc giữ theo dõi việc bán hàng, 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất.
Mục tiêu kiểm soát thứ hai là đảm báo đơn giá sản phẩm được cung cấp chính xác, kịp thời đúng quy định Của công ty. Để đảm bảo mục tiêu này Công ty đã xây dựng hệ thống Bảng báo giá cho các loại sản phẩm của Công ty. Khi có chính sách giảm giá do giá cả các mặt hàng tương tự trên thị trường thay đổi. Ban giám đốc và các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành điều chỉnh để đưa ra mức giá mới hợp lý. Nếu phòng Kinh Doanh không cung cấp giá thay đổi, khách hàng có thể vẫn thanh toán theo giá cũ.
Phê chuẩn phương thức bán chịu
Nhằm mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh rủi ro không thể thu hồi công nợ. Trong phê chuẩn bán chịu cho khách hàng, thủ tục kiểm soát được xây dựng: Chỉ có khách hàng thường xuyên, được Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh phê duyệt thì mới được bán chịu. Hoặc các trường hợp khác thì phải được cho phép bằng văn bản và được sự phê chuẩn của tổng Giám Đốc.
Chuyển hoá đơn thanh toán cho khách hàng
Mục tiêu kiểm soát trong chuyển hoá đơn, ghi nhận doanh thu và thanh toán phải
đảm bảo: Khách hàng nhận đúng dịch vụ đuợc yêu cầu, các khoản doanh thu phải đuợc
ghi nhận chính xác và kịp thời. Công ty chỉ gửi hoá đơn thanh toán cho khách hàng khi
công trình của khách hàng đã thực hiện xong và khách hàng chấp nhận thanh toán.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu
Ke toán công nợ có trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu khách hàng thông qua việc cập nhật vào phần mềm Bravo.
Truờng hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng sẽ nộp tiền trực tiếp tại phòng tài chính- kê toán. Đuợc thủ quỹ ghi chép đầy đủ chuyển sang kế toán tiền mặt theo dõi.
Truờng hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng, kế toán ngân hàng tiền hành
ghi có tài khoản tiền về.
Từ thông tin trên kế toán công nợ kiểm tra và xóa sổ các khoản nợ của khách hàng.
Xoá sổ các khoản nợ không thu được và dự phòng nợ phải thu khó đòi
Đây là những khoản mà công ty chua đòi đuợc nợ, trên cơ sở thời gian quá hạn sẽ đuợc lập dự phòng theo quy định.
Hoạt động kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền
- Công ty tách biệt các chức năng lập lệnh bán hàng, giao hàng, thủ kho và kế toán công nợ;
- Khi chuyển sản phẩm ra khỏi công ty phải phiếu giao hàng đã đuợc thủ kho ký nhận;
- Phiếu giao hàng đuợc đánh số liên tục
- Các hóa đơn thanh toán đuợc đóng dấu Đã thanh toán hoặc ghi số sổ phụ ngân hàng
Việc kiểm soát giá cũng được tiến hành nghiêm ngặt bảo đảm các mức giá đều đã được phê duyệt. Ở Công ty luôn có sự cập nhật thông tin sử dụng vào hệ thống phần mềm. Khách hàng mà Công ty xét duyệt chủ yếu là các khách hàng quen, có quan hệ kinh tế thường xuyên với Công ty nên khả năng các khoản phải thu khó đòi là ít. Tuy nhiên, Công ty vẫn luôn chú trọng trong việc theo dõi công nợ và trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo đúng quy định
2.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
2.2.4.1. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin trong công ty được Ban Giám đốc công ty rất quan tâm. Công ty đã thuê một công ty chuyên về phần mềm đến nghiên cứu và viết phần mềm cho toàn bộ hệ thống trong công ty.
Công ty thực hiện xây dựng phần mềm lưu trữ tài liệu và tất cả các cán bộ nhân viên được phép truy cập để thực hiện công việc theo đúng quy định.
Ngoài ra, phần mềm quản lý tri thức Eurowindow được xây dựng và phát triển bới
phòng công nghệ thông tin trên nền tảng đám mây
(http://intranet.eurowindow.biz.doc)
đã thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo với nguồn tri thức của công ty.
Công ty còn sử dụng phần mêm ERP phục vụ cho việc quản lý và sản xuất. Ở đơn vị áp dụng phần mềm kế toán Bravo. Phần mềm có phân quyền và kiểm soát nên dễ dàng để cập nhập thông tin nhanh chóng và quản lý.
Hệ thống kế toán
Doanh nghiệp áp dụng hệ thống chứng từ Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán của đơn vị được thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và các bản pháp lý khác có liên quan đến quy định về chứng từ của Chính phủ.
Các chứng từ thanh toán chi phí: hóa đơn, chứng từ do các đơn vị cung cấp phát
hành, đề nghị thanh toán do nhân viên công ty lập, các chứng từ đối chiếu. Những chứng từ này khi gửi lên phòng kế toán phải đảm bảo hóa đơn do các đơn vị cung
chữ ký của người có thẩm quyền và đính kèm với các bảng kê chi tiết để kế toán viên
có thể đối chiếu. Biểu mẫu đề nghị thanh toán của công ty hiện nay dùng chung cho tất
cả các phòng ban, biểu mẫu này không được đánh số để theo dõi.
Hiện nay, Công ty Cổ phần Eurowindow áp dụng phần mềm kế toán Bravo,
được cài đặt và áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 200 của Bộ Tài chính. Ngoài
ra, để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết trên cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính
ban hành để thuận lợi cho việc theo dõi các loại nguyên vật liệu, kiểm soát chi phí sản
xuất, tính giá thành sản phẩm ở từng phân xưởng, từng công đoạn sản xuất, tình hình công nợ của công ty.
Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty Cổ Phần Eurowindow đang áp dụng là:
Ghi chú:
G ú hàng ngìyỉ *-
Ohi cu i UiiiIgổ r ho c đ nh kyặ ị ►
Quan h đ i ctkieuệ ổ r ki m traể ►
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung- sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán được ghi trên
tiền;
- Tham gia quá trình đàm phán hợp đồng với khách hàng để đảm bảo các điều khoản thanh toán của hợp đồng chặt chẽ và hợp lý để cho công tác thu hồi nợ;
sổ nhật ký chung.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái , lập bảng cân đối số phát sinh
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liêu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đuợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị
về hệ thống báo cáo kế toán bao gồm các báo cáo tài chính lập theo mẫu quy định và các mẫu báo cáo kế toán quản trị. Biểu mẫu báo cáo đuợc lập theo yêu cầu quản lý riêng của công ty. Ngoài một số biểu mẫu đã có quy định, đuợc in ra từ hệ thống phần mềm Bravo nhu báo cáo quản trị về doanh thu, sản luợng của từng loại sản phẩm cung cấp, hay các thông tin kế toán khác đuợc lấy trong phần mềm. Còn các biểu mẫu chủ yếu khác theo yêu cầu riêng của nhà quản lý đuợc thiết kế chủ yếu trên Excel, phù hợp với đặc điểm của từng loại thông tin cần báo cáo, phòng ban lập báo cáo.
về bộ máy tổ chức phòng Tài chính Ke toán
Phòng kế toán đuợc tổ chứ theo hình thức là vừa tập trung, vừa phân tán. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhu sau:
*) Bộ phận tài chính:
- Tham muu cho chủ tịch HĐQT, TGĐ về nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn và chính sách của công ty;
- Phân tích tình hình tài chính, quản lý các hoạt độngt ài chính của công ty; - Xây dựng kế hoạch tài chính, kiểm soát việc hoạt động kế hoạch ngân sách,
chinh sách tào chính đuợc TGĐ phê duyệt. *) Bộ phận kế toán:
- Tổ chức và điều hành hoạt động hạch toán kế toán, đảm bảo nguyên tắc: kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, chính xác và đảm bảo tính pháp lý;
- Quản lý, kiểm tra, huớng dẫn thực hiện chế độ kế toán- thống kê của công ty, lập báo cáo tài chính kịp thời, chính xác và đúng quy định;
- Cân đối dòng tiền, nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
- Tổ chức thu hồi các khoản nợ đầy đủ và đúng hạn;
- Xây dựng quy chế khoán thu hồi công nợ để thúc đẩy nhân viên thu hồi nợ được đầy đủ và nhiều nhât.
Sơ đồ 2.7. Bộ máy tổ chức phòng kế toán
TỎNG GIẢM ĐÓC
l____________
λ KHÔI KÉ TOÁN CÔNG TY λ
KẾ TOÁN TRƯỞNG k____________________________ < KHOlKtTOANN aan PGDPT CÔNG NỢ (____________________ >
KHÔI TΛI CHiNH GTY PCD PT TÀI CHÍNH C . J '--- N KÉ TOÁN MÙ MÁY 2 '--- > klTOẤN MtA MÁY 1 TRƯỞNG PHÒNG TCKT Ghi chú: --- ► Quanhi
2.2.4.2. Truyền thông
Eurowindow quy định trình tự xử lý và đối ứng với việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm đảm bảo thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và các bộ phận, cá nhân trong công ty, thông tin giữa công ty và các bên có liên quan bằng văn bản, email, ... theo các quy định, quy trình của công ty. Các mệnh lệnh từ nhà quản trị cấp cao truyền đầy đủ xuống và đuợc nhân viên thực hiện, Việc trao đổi giữa các phòng ban bộ phận cũng đuợc thực hiện đầy đủ và thể chế hóa bằng văn bản. Việc trao đổi thông tin môi truơng với bên ngoài: bao gồm các nội dung về chính sách, cam kết môi truờng, các quy trình kiểm soát điều hành (với nhà thầu), các yêu cầu về kiểm soát nhà thầu (thông qua hợp đồng), kết quả thực hiện hoạt động môi truờng và các yêu cầu pháp luật và yêu cầu liên quan khác. Việc thu thập thông tin thông qua bộ phận truyền thông và bộ phận pháp chế của công ty, bộ phận thông tin và truyền thông sẽ làm nhiệm vụ thu thập các thông tin từ bộ phận bán hàng, thuơng mại, khách hàng và bộ phận pháp chế thu thập thông tin pháp lý từ cơ quan Nhà nuớc để phổ biến cho các thành viên trong đơn vị, nguợc lại, bộ phận thông tin và truyền thông sẽ công bố các thông tin của đơn vị tới nguời quan tâm qua sử dụng các phuơng tiện thông tin đại chúng nhu website công ty, tạp chí, truyền hình.
Phòng hành chính nhân sự là nơi tiếp nhận các phản hồi và cập nhật văn bản phản hồi này vào sổ theo dõi trao đổi thông tin. Các phản hồi này đuợc chuyển cho Lãnh đạo cấp cao nhất để xem xét, phân công, xử lý khi có phản hồi. Bộ phận đuợc phân công phản hồi tiến hành xử lý và chuẩn bị văn bản để trình Lãnh đạo.
2.2.5. Giám sát các hoạt động kiểm soát
Tại Công ty Cổ Phần Eurowindow đã thiết lập kiểm soát ở tất cả cấp độ từ nhân
viên đến lãnh đạo. Xây dựng kết hợp cả giám sát thuờng xuyên và giám sát tách biệt. Vế giám sát thuờng xuyên, tại công ty thực hiện chủ yếu duới dạng cung cấp báo cáo cho Ban Giám Đốc của bộ phận có liên quan. Ví dụ nhu: Báo cáo tài chính và báo cáo của kế toán quản trị do bộ phận kế toán lập qua đó có thể giám sát số liệu ghi chép trên sổ kế toán với số liệu kiểm kê thực tế, số kế hoạch với định mức; Báo cáo về luợng vật tu mua sắm hàng ngày từ bộ phận Xuất Nhập Khẩu và Chuỗi Cung ứng để so sánh giữa tiến độ và thực hiện, báo cáo về công việc của các nhân
viên thực hiện cho các trưởng bộ phận để kiểm tra mức độ hoàn thành công việc.... Ngoài ra, giám sát thường được bổ sung thêm các báo cáo về hoạt động kiểm soát thực hiện tại bộ phận được lập, báo cáo giám sát của bộ phận Kiểm tra kiểm soát nội bộ, phòng ISO với từng công việc; các cuộc họp về tiến độ dự án.
Ngoài ra, tại công ty Cổ Phần Eurowindow được thực hiện giám sát theo một khoảng thời gian nhất định (thường là bán niên hoặc một niên độ kế toán). Phương tiện sử dụng để giám sát thông qua bảng câu hỏi trên hệ thống công ty. Nhân viên thực hiện hoạt động tiến hành đánh giá về kiểm soát tại Công ty sau đó thông tin sẽ được tập hợp và truyền đạt lên cấp quản lý. Định kỳ, phòng quản lý chất lượng hệ thống có trách nhiệm lập kế hoạch đánh giá hoạt động và trình lên Tổng Giám đốc. Bộ phận Kiểm tra kiểm soát nội bộ cùng phối hợp thực hiện các phòng ban kiểm tra