CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.3 Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện đàotạo nguồn nhânlực của PCNB
4.3.2 Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu đàotạo
Nhƣ đã trình bày ở trên, tồn tại lớn nhất trong công tác xác định nhu cầu đào tạo tại PCNB chính là việc các đơn vị xác định nhu cầu đào tạo một cách cảm tính và chủ quan, không dựa trên nhu cầu thực tế của nhân viên và công việc của họ. Để các chƣơng trình đào tạo đạt hiệu quả cao, các đơn vị của PCNB cần thực hiện công tác xác định nhu cầu đào tạo nhƣ sau:
Trƣớc tiên cán bộ chuyên trách về nhân lực của PCNB cần phối hợp với trƣởng các đơn vị trực thuộc đánh giá đúng nhu cầu đào tạo của nguồn nhân lực cho doanh nghiệp sau đó gửi danh sách, lãnh đạo sẽ xem xét, cân đối và quyết định. Công tác đánh giá thực hiện đƣợc thực hiện tốt sẽ giúp cho việc xác định nhu cầu đƣợc tốt hơn. Hơn nữa, việc đánh giá cần gắn liền với phân tích tổ chức, với mục tiêu, chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp để có đủ nguồn lực cho công tác này và có đƣợc sự ủng hộ của cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp. Đánh giá nhu cầu đào tạo cần gắn với phân tích công việc và phân tích cá nhân ngƣời lao động. PCNB cần đánh giá nhu cầu đào tạo hàng năm và đánh giá một cách chủ động. Từ bảng kết quả đánh giá thực hiện công việc, ban lãnh đạo của công ty sẽ biết đƣợc công việc nào cần có kiến thức, kỹ năng, trình độ và ngƣời lao động đã đáp ứng đƣợc chƣa. Bằng việc xác định các yếu tốt cần đào tạo sẽ giúp công ty xác định đƣợc nhu cầu đào tạo chính xác hơn.
Bước 1: Chuẩn bị
Để chuẩn bị cho xác định nhu cầu đào tạo cần tìm hiểu thông tin và trả lời các câu hỏi: Kế hoạch phát triển doanh nghiệp? Chiến lƣợc đào tạo? Mục tiêu đào tạo? Các tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo? Kinh nghiệm đào tạo trƣớc đây của doanh nghiệp? Phƣơng pháp đào tạo dự kiến (các tổ chức đào tạo và giảng viên?) Kinh phí và nguồn kinh phí đào tạo? Lý lịch nhân viên và bản mô tả công việc.
Bước 2: Xác định khoảng cách về kết quả thực hiện công việc
Xác định rõ khoảng cách về kết quả thực hiện công việc của mỗi nhân viên sẽ giúp chúng ta xác định ai hoàn thành tốt công việc, ai không hoàn thành tốt.
Kết quả thực hiện công việc tiêu chuẩn – kết quả thực hiện công việc thực hiện thực tế = khoảng cách về kết quả thực hiện công việc.
Đây là công việc tƣơng đối khó khăn, vất vả cho cán bộ phụ trách đào tạo, vì vậy, công việc này cần giao cho trƣởng các bộ phận để đánh giá theo bảng 4.2 sau:
Bảng 4.2 Bảng so sánh giữa yêu cầu công việc và thực tế làm việc của nhân viên
Tên nhân viên: ………… Phòng ban:………..
Cán bộ theo dõi: ………. Ngày: ………...
Các yêu cầu của công việc Thực tế nhân viên làm Sự thiếu hụt giữa yêu cầu và thực tế
Các nhiệm vụ đƣợc yêu cầu ………..…… ... Các kỹ năng cần thiết cho công
việc ………
Những kỹ năng hiện có
Các kỹ năng còn thiếu hoặc cần phải hoàn thiện Các kiến thức cần có cho công
việc .………
Các kiến thức và hiểu biết hiện có của nhân
viên
Các kiến thức và hiểu biết cần hoàn thiện hay còn
thiếu Các quan điểm cần có khi thực
hiện công việc ……….
Những quan điểm thực hiện công việc của
nhân viên
Các quan điểm còn thiếu hay cần hoàn thiện của
nhân viên
(Nguồn: Đề xuất của tác giả) Bước 3: Phát hiện nguyên nhân của khoảng cách hoặc cơ hội
- Thiếu kiến thức và kỹ năng: Nhân viên không biết cách thực hiện công việc của mình, không có kiến thức để thực hiện công việc...)
- Chƣa có sự thay đổi phù hợp trong tổ chức, thiếu động lực lao động, tổ chức công việc chƣa hợp lý…vv. Ngƣời lao động có kiến thức và kỹ năng làm việc nhƣng họ vẫn không hoàn thành tốt công việc.
Bước 4: Đưa ra các phương án để giải quyết vấn đề
Cần đặt ra một loại câu hỏi để thăm dò đâu là nguyên nhân chính, chẳng hạn nhƣ:
- Nhân viên cảm thấy nhƣ thế nào về kết quả công việc của họ?
- Nhân viên đƣợc khen thƣởng nhƣ thế nào khi họ đạt đƣợc kết quả nhƣ
yêu cầu?
- Nhân viên có bị phạt vì không đạt kết quả nhƣ yêu cầu?
- Khả năng của nhân viên có phù hợp với công việc đƣợc giao?
Với nguyên nhân nhân viên thiếu hụt kiến thức, kỹ năng, ban lãnh đạo của công ty cần thực hiện một hoặc kết hợp các giải pháp sau: cung cấp khóa đào tạo ngoài công việc, tạo điều kiện thực hành, cung cấp ý kiến phản hồi, đơn giản hóa nhiệm vụ, thực hiện hỗ trợ công việc, thực hiện đào tạo trong công việc. Trong một số trƣờng hợp có thể phải thực hiện thuyên chuyển nhân viên hoặc chấm dứt hợp đồng lao động nếu đào tạo vẫn không có hiệu quả.
Nếu nguyên nhân chủ yếu do sự thay đổi trong tổ chức, do thiếu động lực lao động, do tổ chức công việc chƣa hợp lý,…thì giải pháp cho những vấn đề này có thể bao gồm xây dựng kế hoạch chiến lƣợc, tái cơ cấu tổ chức, thực hiện quản lý thực hiện công việc, khuyến khích vật chất và tinh thần, xây dựng nhóm làm việc hiệu quả…
Cần chú ý là rất ít khi chỉ thực hiện giải pháp đào tạo mà có thể giải quyết đƣợc các vấn đề về kết quả thực hiện công việc; cần phải thực hiện các biện pháp về tổ chức quản lý nữa mới có thể đạt đƣợc mức độ phát triển nguồn nhân lực cần thiết.
Bước 5: Xác định tầm quan trọng và thứ tự ưu tiên cho các nhu cầu đào tạo
- Lập danh sách nhu cầu (nguyện vọng) đào tạo.
- Đánh giá các nhu cầu đào tạo trên cơ sở xem xét: tầm quan trọng của chúng đối với sự phát triển của công ty (mục tiêu tổ chức, chất lƣợng dịch vụ,…), nhóm
đối tƣợng mục tiêu (thực tế và hạn chế), bản mô tả công việc và mức độ khẩn cấp của nhu cầu đào tạo đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Một nhu cầu đào tạo đƣợc xem là quan trọng khi nó có ảnh hƣởng lớn hoặc nếu không thực hiện thì gây ra hậu quả đáng kể. Trong khi đó nhu cầu đào tạo khẩn cấp đòi hỏi sự thực hiện ngay lập tức.
- Sắp xếp thứ tự ƣu tiên của các nhu cầu đã đƣợc xác định.
Việc xác định mục tiêu đào tạo cũng rất cần thiết. Xác định mục tiêu đào tạo phải đƣợc thực hiện một cách rõ ràng, cụ thể để giúp ngƣời học nhận thức đƣợc trách nhiệm của mình với công ty để có những nỗ lực, phấn đấu hơn trong quá trình đào tạo. Mục tiêu phải mang tính khả thi, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và khả năng hiện tại của công ty. Mục tiêu đó cũng phải phù hợp và có những biện pháp cụ thể để thực hiện. Mục tiêu phải có các chỉ tiêu đánh giá rõ ràng, phải đƣợc giới hạn về số lƣợng, cơ cấu học viên và thời gian đào tạo. Công ty nên tổ chức một buổi đào tạo cho các cấp quản lý của mỗi phòng ban và thƣờng xuyên đề cử nhân viên đi học.
4.3.3 Xác định mục tiêu đào tạo cho từng lĩnh vực và nhóm đối tượng cụ thể
Theo phần phân tích thực trạng, việc xác định mục tiêu đào tạo cho từng lĩnh vực và nhóm đối tƣợng cụ thể của công ty chƣa đƣợc chú trọng. Việc đào tạo chủ yếu do áp đặt từ trên xuống. Do đó, việc xác định mục tiêu đào tạo nên đƣợc cải thiện và chú trọng. Sau khi xác định thứ tự ƣu tiên nhu cầu đào tạo, công ty cần lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực. Nên lập kế hoạch thành bảng gồm 9 cột: cho các nội dung sau: số thứ tự; tên các chƣơng trình đào tạo, cụ thể; đối tƣợng đào tạo; số lƣợng học viên; thời gian dự kiến thực hiện; độ dài khóa học; phƣơng pháp đào tạo, kinh phí và trách nhiệm thực hiện.
Sau bảng tóm tắt đó, nên có phần nêu rõ mục tiêu đào tạo cho mỗi khóa học, chƣơng trình đào tạo, nêu lý do chọn phƣơng pháp đào tạo, giáo viên và các nguồn lực khác cần có để kế hoạch đó đƣợc thực hiện.
Để đạt hiệu quả hơn nữa, cán bộ phụ trách đào tạo cần phải phối hợp với giảng viên giảng dạy và các trung tâm đào tạo để xây dựng nội dung đào tạo phù hợp. Để làm đƣợc điều đó, ban tổ chức nhân sự phải cử ngƣời có khả năng đàm
phán tốt và có trình độ thực hiện. Một số nội dung trong khâu Hoàn thiện công tác lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực, công ty PCNB cần thực hiện nhƣ sau:
- Về phƣơng pháp đào tạo: Công ty nên thực hiện đa dạng hóa các hình thức đào tạo nội bộ để giảm thiểu chi phí không cần thiết. Ngoài ra, công ty cũng nên áp dụng các biện pháp tiên tiến hiện nay nhƣ mô phỏng, xử lý tình huống, đóng kịch … để ngƣời học hứng thú hơn, tiếp thu nhanh hơn và có cơ hội thực tập, xử lý các tình huống.
- Về nội dung đào tạo: Trong chƣơng trình đào tạo, ngoài các kiến thức chuyên môn, nội dung đào tạo cần phải đƣợc mở rộng cả kiến thức liên quan để tạo điều kiện cho ngƣời học dễ liên hệ và tiếp thu. Qua đó, nhân viên sẽ hiểu đƣợc văn hóa của công ty và hiểu đƣợc những khó khăn mà công ty đang gặp phải. Nội dung đào tạo cần đặc biệt quan tâm đến các môn đào tạo kỹ năng cho ngƣời lao động, nhất là cán bộ quản lý nhƣ kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng quan hệ con ngƣời và kỹ năng nhận thức.
- Về dự tính chi phí đào tạo: Qui mô đào tạo ngày càng mở rộng nên nhu cầu đào tạo ngày càng tăng và theo đó kinh phí cho việc đào tạo cũng tăng theo. Việc đào tạo cho bất cứ phòng ban nào trong công ty thƣờng sẽ tốn một chi phí khá lớn nên công ty cần tính toán hợp lý và quản lý thật tốt. Việc đầu tƣ cho nguồn nhân lực là rất cần thiết nhƣng phải thật phù hợp để tránh những lãng phí không cần thiết.
4.3.4 Đẩy mạnh việc thực hiện đánh giá đào tạo: đánh giá trong các khóa học, đánh giá sau khóa học đánh giá sau khóa học
Trên thực tế, chỉ một số đơn vị tiến hành công tác đánh giá hiệu quả đào tạo nguồn nhân lực, nhƣng việc đánh giá chỉ là để chống đối, cho là có với công ty. Nhìn chung, các đơn vị chƣa chủ động và nghiêm túc thực hiện việc đánh giá. Do đó, công ty cũng phải thƣờng xuyên tổ chức các đoàn kiểm tra, theo dõi tiến độ học tập đào tạo và theo dõi việc thực hiện đánh giá của các đơn vị. Qua đó, công ty sẽ đánh giá chính xác đƣợc hiệu quả đào tạo một các rõ ràng và chính xác nhất.
Quy trình đánh giá hiệu quả đào tạo công ty PCNB theo kế hoạch đang triển khai có 4 cấp độ:
2 : Học tập: họ học đƣợc gì từ khoá học;
3: Ứng dụng: họ áp dụng những điều đã học đƣợc vào công việc thế nào; 4: Hiệu quả: Khoản đầu tƣ vào đào tạo đem lại hiệu quả gì.
Qua phân tích thực trạng cho thấy PCNB, ta có thể thấy rằng công ty đang chỉ mới đáp ứng đƣợc 2 cấp độ 1 và 2 trong công tác đánh giá hiệu quả đào tạo. Có một vài đơn vị đã đánh giá đƣợc mức 3 nhƣng chƣa cụ thể, rõ ràng.
Để hoàn thiện công tác đánh giá hiệu quả đào tạo, PCNB nên sử dụng những công cụ sau trong đánh giá hiệu quả đào tạo:
- Phiếu đánh giá: Đây là bản câu hỏi đánh giá yêu cầu học viên chấm điểm và cho ý kiến về chƣơng trình học, giảng viên giảng dạy cũng nhƣ nội dung và phƣơng pháp đào tạo. Qua đó phòng tổ chức, nhân sự sẽ biết đƣợc điểm nào nhân viên còn yếu và cần hoàn thiện trong chƣơng trình đào tạo.
- Thảo luận nhóm: Công ty cũng nên tiến hành thảo luận nhóm với học viên ngay sau khoá họcđể trực tiếp nhận phản hồi của nhiều ngƣời cùng một lúc về khoá học. Từ đó, công ty sẽ có những biện pháp kịp thời để nâng cao chất lƣợng đào tạo cho những khóa học sau.
- Bài kiểm tra cuối khoá: Hầu hết sau mỗi khóa đào tạo, các công ty thƣờng tổ chức một bài kiểm tra cuối khóa để đánh giá xem nhân viên đã học đƣợc gì từ khóa đào tạo. Không chỉ bài kiểm tra cuối khóa, công ty cũng cần kiểm tra kiến thức học của nhân viên theo định kỳ để củng cố lại kiến thức đã học và khả năng áp dụng vào thực tế. Bài kiểm tra cuối khóa có thể áp dụng dƣới một số hình thức nhƣ bài tập tình huống, câu hỏi trắc nghiệm, … Thông thƣờng giảng viên sẽ là ngƣời tiến hành kiểm tra và cho ý kiến phản hồi về bài kiểm tra tại chỗ.
Tuy nhiên, những phƣơng pháp trên chỉ đánh giá đƣợc mức độ 1 và 2 trong 4 bƣớc của quy trình đánh giá. Những phƣơng pháp này có thể thực hiện ngay sau chƣơng trình đào tạo. Trong khi đó, để đánh giá đƣợc thực chất hiệu quả đào tạo trong việc áp dụng những kiến thức/ kỹ năng đã học đƣợc vào công việc hiện tại của họ và mang lại kết quả cho doanh nghiệp (mức độ 3 và 4), việc đánh giá nên đƣợc thực hiện sau một thời gian đào tạo. Do đó, việc đánh giá này thƣờng sẽ do cán bộ
quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên của họ để xem mức độ tiến bộ của họ sau đào tạo. Sau đây là một số cách đánh giá hiệu quả ở mức độ 3:
- Quan sát nhân viên tại chỗ: Trong quá trình làm việc, cán bộ quản lý trực tiếp sẽ dễ dàng quan sát đƣợc những biểu hiện của nhân viên để biết đƣợc những kiến thức và kỹ năng họ đã đƣợc đào tạo có đƣợc áp dụng vào thực tế công việc không. Họ có bất cứ thay đổi nào về thái độ và hành vi nào so với trƣớc khi chƣa đào tạo hay không. Và từ đó, cán bộ quản lý sẽ đánh giá đƣợc mức độ hiệu quả của công tác đào tạo.
- Phỏng vấn cấp trên trực tiếp: Cán bộ chuyên trách về nguồn nhân lực có thể phỏng vấn trực tiếp cán bộ đào tạo về biểu hiện và kết quả công việc của ngƣời học sau khi đào tạo để biết đƣợc ngƣời học có thay đổi gì trong khi thực hiện công việc và đạt đƣợc kết quả gì sau khi đào tạo. Căn cứ vào kết quả đánh giá, cán bộ chuyên trách có thể xác định đầu tƣ vào việc đào tạo và phát triển nhân viên mang lại kết quả gì cho doanh nghiệp.
Mức độ 4 của quá trình đánh giá tƣơng đối khó thực hiện. Thực tế, công ty PCNB cần xác định tổng chi phí đầu tƣ cho hoạt động đào tạo, chi phí đào tạo bình quân trên đầu ngƣời lao động và chi phí đào tạo bình quân trên một ngƣời học. Tác nhân làm tăng doanh số có thể ở một số nhân tố nhƣ mức độ tăng doanh số và phân tích các nhân tổ ảnh hƣởng.
Để đạt đƣợc kết quả đào tạo cao nhất, rất cần sự nỗ lực và cố gắng của cả bản thân ngƣời học và sự hỗ trợ của ngƣời quản lý. Quan trọng nhất là việc ngƣời học áp dụng đƣợc kiến thức và kỹ năng đã học vào công việc hiện tại. Cuối mỗi đợt đào tạo, ngƣời học nên đƣợc định hƣớng lập một kế hoạch hành động nêu rõ kế hoạch áp dụng những gì đã học vào thực tế, nỗ lực thay đổi hành vi cũ nhƣ thế nào để nâng cao hiệu quả công việc, cần những sự hỗ trợ gì từ cán bộ quản lý trực tiếp.
4.3.5 Kiện toàn bộ phận phụ trách đào tạo nguồn nhân lực
Việc có một bộ phận chuyên trách việc đào tạo trong công ty là rất cần thiết. Đây có thể coi là một trong những bộ phận nòng cốt trong công ty, đƣợc trang bị những kỹ năng và kiến thức đào tạo. Đối với 1 doanh nghiệp lớn nhƣ PCNB thì việc
chỉ bố trí 1 cán bộ phụ trách nhân lực nhƣng lại không chuyên trách mà kiêm nhiệm