4.2. Giải pháp tăng cƣờng tạo động lực cho ngƣời lao động tại công ty
4.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác xác định nhiệm vụ, phân tích
Lý do đề xuất:
Nhờ có các thông tin từ những văn bản phân tích công việc mà các nhà quản trị có thể tuyển dụng đƣợc những ngƣời lao động phù hợp với yêu cầu của công việc, bố trí lao động hợp lý, đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác, nhanh chóng. Tuy nhiên, hiện nay công ty Du lịch Công đoàn vẫn chƣa thực hiện tốt công tác phân tích công việc nên ảnh hƣởng rất lớn đến công tác quản trị nhân lực trong công ty cũng nhƣ công tác tạo động lực cho ngƣời lao động. Chỉ có một số ít chức vụ quan trọng đƣợc phân tích và mô tả một cách cụ thể, còn lại hầu nhƣ chỉ dựa trên kinh nghiệm của những ngƣời lao động lâu năm truyền đạt lại cho nhân viên mới hoặc dựa theo tiêu chí chung của cả ngành du lịch chứ chƣa đi vào thực trạng của công ty.
Nội dung đề xuất:
Đối với những nhiệm vụ của từng nhân viên, tốt nhất chúng ta nên xây dựng hệ thống phân tích công việc, có bản mô tả công việc cụ thể rõ ràng với từng vị trí
công việc, và đƣa đến với từng nhân viên, đảm bảo mọi ngƣời ai cũng nắm rõ về vị trí công việc của mình, nhiệm vụ cụ thể của mình, nhƣ vậy nhân viên sẽ có sự tự chủ trong công việc hơn, một yếu tố tác động đến động lực làm việc của nhân viên.
Trƣớc hết cần phải triển khai nghiên cứu từng công việc cụ thể để làm rõ: ở từng công việc ngƣời lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện nhƣ thế nào; những thiết bị, công cụ nào đƣợc sử dụng; những mối quan hệ nào đƣợc thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể cũng nhƣ những yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng và các khả năng mà ngƣời lao động cần phải có để thực hiện tốt công việc.
Bản mô tả công việc đƣợc xây dựng phải gồm có các nội dung sau:
Phần 1: Xác định công việc: Gồm có tên công việc (chức danh công viêc), mã số công việc, hệ số lƣơng (nếu có), tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh cán bộ quản lý trực tiếp.
Phần : Tầm quan trọng của công việc:Mô tả nói lên tầm quan trọng của vị trí công việc này.
Phần 3: Các nhiệm vụ cần làm khi thực hiện công việc: là phần tƣờng thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu miêu tả chính xác, nêu rõ cán bộ công nhân viên phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm nhƣ thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
Phần 4: Mối quan hệ báo cáo. Bên trong nội bộ thì ngƣời lao độngcần báo cáo cho ai, bên ngoài thì cần báo cáo cho ai.
Phần 5: Điều kiện làm việc bao gồm các điều kiện về cơ sở vật chất, thời gian làm việc, công cụ lao động cần thiết điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phƣơng tiện đi lại để phục vụ công việc, thời gian làm việc…
Có thể xây dựng một bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc cho một nhân viên lễ tân nhƣ sau:
Bảng 4.1: Bảng mô tả công việc cho nhân viên lễ tân
1.Xác định công việc.
Tên công việc: Nhân viên bộ phận lễ tân Địa điểm: Quầy lễ tân
Chức danh cán bộ quản lý trực tiếp: Trƣởng bộ phận lễ tân 2. Tầm quan
trọng của công việc
- Giúp Trƣởng bộ phận lễ tân thực hiện các nhiệm vụ của
phòng. Làm việc theo sự phân công, chỉ đạo của trƣởng bộ phận
3. Nhiệm vụ
- Thực hiện thủ tục check-in, check out cho khách tới lƣu trú - Cung cấp thông tin, dịch vụ tour, nhà hàng
- Giải quyết thắc mắc, khiếu nại của khách hàng - Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên chỉ đạo.
4. Yêu cầu chuyên môn, kỹ năng
- Bằng cấp tối thiểu: Chứng chỉ nghiệp vụ chuyên ngành Lễ tân - Số năm kinh nghiệm: 01 năm ở vị trí tƣơng tự
- Ngoại hình ƣa nhìn ( Nam: 1,65m trở lên, Nữ: 1,60m trở lên ) -Tiếng Anh giao tiếp, biết thêm ngoại ngữ khác là lợi thế -Thành thạo vi tính văn phòng và phần mềm quản lý tiền sảnh. - Có khả năng làm việc riêng lẻ và chịu đƣợc áp lực từ công việc.
-Có năng lực xử lý tình huống tốt. Trung thực trong nghề nghiệp 5. Mối quan
hệ báo cáo -Nội bộ : báo cáo cho ngƣời lãnh đạo trực tiếp
6. Điều kiện làm việc
- Phòng làm việc đủ ánh sáng, đầy đủ các trang thiết bị trong phòng nhƣ : máy vi tính, máy in, điện thoại,...
Bảng 4.2: Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
Ngày:
Chức danh công việc: Nhân viên bộ phận lễ tân Bộ phận: Quầy lễ tân
Tên công ty: Công ty TNHH MTV Du lịch Công đoàn Việt Nam Báo cáo cho: Giám đốc
Các nhiệm vụ Tiêu chuẩn kết quả
Thực hiện thủ tục check in, check out cho khách lƣu trú
Nắm bắt đƣợc thông tin đặt phòng của khách hàng nhanh, chính xác, thực hiện thủ tục check in check out nhanh chóng; gây thiện cảm với khách “vừa lòng khách đến, vui lòng khách đi”
Cung cấp thông tin, dịch vụ tour, nhà hàng, khách sạn
Hƣớng dẫn đầy đủ cho khách các dịch vụ đi kèm khi khách đặt phòng 1 cách đầy đủ và dễ hiểu, nếu khách có thắc mắc hoặc nhu cầu phát sinh thì khéo léo giải quyết và hỗ trợ
Giải quyết thắc mắc, khiếu nại của khách hàng
Xác định chính xác nguyên nhân chủ quan và khách quan, trong mọi trƣờng hợp luôn thể hiện rằng mình đang lắng nghe khách hàng và cố gắng tìm cách giải quyết. Nếu khách vấn không đồng tình thì khéo léo chuyển vấn đề của khách đến bộ phận hoặc ngƣời có trách nhiệm để xử lý.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên bàn giao.
Thực hiện tốt các công việc khác mà cấp trên giao phó. Không than phiền hoặc làm qua loa,...
Điều kiện thực hiện đề xuất
Công ty cần phải lựa chọn đúng phƣơng pháp để thu thập đƣợc thông tin về vị trí công việc cũng nhƣ chọn ra ngƣời có đủ trình độ, kinh nghiệm để xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn và phù hợp với đặc điểm riêng của công ty.