Quy trình kiểm soát chi NSNN một đầu mối qua KBNN phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN thì nguyên tắc kiểm soát, thanh toán các khoản chi được quy định như sau:
- Thứ nhất, tất cả các khoản chi NSNN phải được kiểm tra, kiểm soát
trong quá trình chi trả, thanh toán. Các khoản chi phải đảm bảo nguyên tắc đúng dự toán được giao, đúng chế độ, theo tiêu chuẩn và định mức.
- Thứ hai, mọi khoản chi NSNN phải được hạch toán đúng niên độ
ngân sách, cấp ngân sách, mục lục NSNN bằng đồng Việt Nam. Các khoản chi NSNN bằng ngoại tệ, bằng hiện vật… thì phải được quy đổi ra tiền và hạch toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ, giá hiện vật… do cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quy định.
- Thứ ba, công tác thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN thực
hiện theo nguyên tắc chi trả trực tiếp từ KBNN cho người hưởng lương, người hưởng trợ cấp xã hội và đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ.
- Thứ tư, Khi thực hiện kiểm soát chi, quyết toán chi NSNN các khoản
chi sai phải được thu hồi giảm chi hoặc nộp trả NSNN.
Ngoài ra, việc kiểm soát chi NSNN cần được thực hiện nhất quán và đồng bộ từ khâu lập dự toán, chấp hành ngân sách (chi tiêu NSNN) đến khâu quyết toán NSNN.
Chủ thể kiểm soát
Chủ thể kiểm soát chi NSNN một đầu mối qua KBNN chính là cơ quan KBNN với trách nhiệm cụ thể như sau:
- Kiểm soát các chứng từ, hồ sơ đồng thời thực hiện thanh toán các khoản chi ngân sách đủ điều kiện thanh toán kịp thời theo quy định tại tại Thông tư 161/2012/TT- BTC và Thông tư 39/2016/TT-BTC.
- Tham mưu và đề xuất với cơ quan Tài chính trong công tác thanh tra, kiểm tra tình hình sử dụng NSNN; cung cấp và xác nhận số thực chi, số tạm ứng, số kinh phí cuối năm ngân sách của các ĐVSDNS tại KBNN.
- KBNN có quyền tạm đình chỉ hoặc từ chối thanh toán và phải thông báo bằng văn bản cho ĐVSDNS biết, đồng thời, chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong các trường hợp sau:
+ Chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
+ Không đủ các điều kiện chi theo quy định tại điều 3 thông tư này. - KBNN có trách nhiệm tạm dừng thanh toán theo yêu cầu của cơ quan Tài chính bằng văn bản đối với các trường hợp quy định tại điểm b,c khoản 1 Điều 4 Thông tư 161/2012/TT- BTC.
Hình thức kiểm soát
Đối với kiểm soát chi NSNN một đầu mối qua KBNN thì có 3 hình thức kiểm soát sau:
- Kiểm soát trước hoạt động (việc kiểm soát lường trước):
Được tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về chủng loại, số lượng, chất lượng và đến nơi quy định.
Kiểm soát lường trước là một hình thức kiểm soát nhằm ngăn ngừa nội dung đã có thể biết trước nhằm mục tiêu ngăn chặn điều đó xuất hiện (nếu như tác động xấu đến sự đạt được mục tiêu của tổ chức).
Kiểm soát trước sự hoạt động giúp các nhà quản lý ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra. Loại hình kiểm soát này đòi
hỏi có khá nhiều thông tin và thời gian để xử lý. Chính vì vậy, các nhà quản lý có thể sử dụng kết hợp nó với các dạng kiểm soát khác.
- Kiểm soát trong hoạt động (việc kiểm soát các kết quả qua từng giai đoạn):
Được tiến hành để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi hậu quả có thể xảy ra. Kiểm soát trong hoạt động là một hình thức giám sát và các nhà quản lý có thể đưa ra các hoạt động điều chỉnh ngay khi giám sát. Loại hình kiểm soát này phát huy được tác dụng khi nhà quản lý nắm bắt thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi. Ngày nay với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thì những thiết bị thông minh cho phép nhanh chóng xử lý được các vấn đề.
- Kiểm soát kết quả (Kiểm soát sau hoạt động):
Kiểm soát kết quả là hình thức đo lường kết quả cuối cùng của hiện tượng hay hoạt động, nguyên nhân của sai lệch so với các tiêu chuẩn và kế hoạch.
Các dạng kiểm soát trên đều là cần thiết và được áp dụng tổng hợp để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay người ta đặc biệt nhấn mạnh đến tầm quan trọng của những dạng kiểm soát lường trước.
Công cụ kiểm soát
Công cụ kiểm soát chi NSNN một đầu mối qua KBNN là những phương tiện mà chủ thể kiểm soát sử dụng để thực hiện hoạt động kiểm soát.
Mặc dù bản chất và mục đích cơ bản của việc kiểm soát chi NSNN một đầu mối qua KBNN không thay đổi, nhưng đã có hàng loạt công cụ và kỹ thuật được dùng qua nhiều năm để giúp cho các nhà quản lý thực hiện hoạt động kiểm soát. Để kiểm soát chi NSNN một đầu mối qua KBNN hiệu quả, chủ thể kiểm soát cần quán triệt các nguyên tắc đã được xây dựng phía trên và sử dụng những công cụ sau:
- Công cụ kế toán nhà nước bao gồm kế toán KBNN, kế toán NSNN và kế toán các đơn vị sử dụng NSNN.
- Công cụ mục lục NSNN.
- Công cụ hệ thống định mức phân bổ ngân sách.
- Công cụ dự toán chi ngân sách, thực chất đó là kế hoạch chi ngân sách của một năm hoặc có thể chia ra hàng quý, hàng tháng.
- Công cụ hợp đồng mua sắm tài sản công.
- Công cụ thanh toán, kiểm soát chi NSNN của KBNN gắn liền với việc thanh toán cho các ĐVSDNS.
- Các công cụ khác.