Khà nước
Công tác kiểm soát chi NSNN một đầu mối qua KBNN là đảm bảo hiệu quả quản lý NSNN nói chung, hiệu quả quản lý chi NSNN nói riêng. Để đạt được hiệu quả quản lý chi NSNN thì các nội dung chi phải đảm bảo thực hiện đúng, đủ, kịp thời theo dự toán chi NSNN đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Do vậy, kiểm soát các khoản chi đề nghị thanh toán của đơn vị sử dụng NSNN có được phê duyệt trong dự toán chi NSNN hay không là công việc đầu tiên và đặc biệt quan trọng trong quá trình kiểm soát chi NSNN một đầu mối qua KBNN.
Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ chi
Thực hiện nội dung kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ bao gồm: Kiểm soát mẫu dấu của ĐVSDNS; Kiểm soát chữ ký ĐVSDNS và Kiểm soát thủ tục hồ sơ, chứng từ.
1.4.4.1. Kiểm soát mẫu dấu của ĐVSDNS
Mẫu dấu của ĐVSDNS được sử dụng trong giao dịch với KBNN là dấu đã được đăng ký tại cơ quan công an, được đóng thành 2 dấu và phải rõ nét. Dấu của ĐVSDNS phải theo đúng mẫu quy định và còn giá trị sử dụng trong thời gian hiện tại.
- Một số đơn vị đặc biệt như khối an ninh, quốc phòng: mẫu dấu phải được đăng ký với cơ quan bảo mật trong ngành.
- Đối với các BQLDA có tư cách pháp nhân không đầy đủ (không có con dấu riêng): nội dung được phép sử dụng dấu của Chủ đầu tư quy định trong Quyết định thành lập BQLDA và phải đăng ký mẫu dấu của Chủ đầu tư với KBNN tại nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch.
- Đối với khách hàng là cá nhân: không phải đăng ký mẫu dấu, kiểm soát viên sẽ thực hiện kiểm soát các yếu tố qua chứng minh thư hoặc thẻ căn cước.
Cán bộ giao dịch của cơ quan KBNN khi nhận hồ sơ, chứng từ của đơn vị, kiểm tra mẫu dấu của đơn vị kế toán trên chứng từ kế toán như sau:
Dấu đóng phải đúng vị trí, rõ nét, không mờ, không nhòe, không để chữ ký biến dạng và trên mỗi liên chứng từ phải được đóng dấu; Không đóng dấu lên chứng từ chưa ghi nội dung hoặc nội dung chưa đầy đủ, kể cả trong trường hợp đã có chữ ký. Dấu được đóng đúng vị trí của chữ ký chức danh trên chứng từ tại vị trí bên trái đè lên 1/3 chữ ký. Nếu vi phạm một trong các nội dung về kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên thì kiểm soát viên của KBNN được quyền trả lại hồ sơ, chứng từ cho ĐVSDNS và có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị hoàn thiện hồ sơ chứng từ đúng quy định.
1.4.1.2. Kiểm soát chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN
Cán bộ giao dịch khi nhận hồ sơ, chứng từ của đơn vị, kiểm tra chữ ký của đơn vị kế toán trên chứng từ kế toán như sau: Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ phải được ký vào từng liên chứng từ bằng loại mực không phai màu. Tuyệt đối không được ký lồng trên giấy than, không được ký bằng mực màu đen hoặc mầu màu đỏ, không được bằng bút chì; Chữ ký của một người đồng dạng và phải giống chữ ký đã đăng ký theo quy định.
Tất cả các chứng từ đơn vị lập và chuyển đến KBNN đều phải có chữ ký của Kế toán trưởng/ phụ trách kế toán (hoặc người được uỷ quyền), thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) và dấu của đơn vị đó. Các yếu tố về chữ ký và con dấu của ĐVSDNS trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu, chứ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN. Nếu đơn vị vi phạm nguyên tắc nội dung về kiểm soát chữ ký thì cán bộ giao dịch sẽ thực hiện trả hồ sơ, chứng từ lại cho đơn vị để thực hiện lại đúng quy định về chữ ký trên.
1.4.4.3. Kiểm soát thủ tục hồ sơ, chứng từ
Kiểm soát viên của KBNN ngoài nội dung kiểm soát về con dấu, chữ ký trên chứng từ của đơn vị thì còn phải thực hiện kiểm soát về mặt nội dung thủ tục hồ sơ, chứng từ như mẫu biểu, cách thức ghi chép so với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
1.4.4.4. Kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định
Kiểm soát viên của Kho bạc tiến hành kiểm soát để đảm bảo rằng các khoản chi phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi khi đơn vị chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi cụ thể thì KBNN căn cứ vào dự toán chi NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để làm căn cứ kiểm soát:
- Các khoản chi phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan có thẩm quyền quy định.
- Đối với các khoản chi phải thực hiện cam kết chi: số tiền đề nghị thanh toán, chi trả phải nhỏ hơn hoặc bằng số tiền chưa thanh toán của khoản cam kết chi.
- Trong quá trình thực hiện kiểm soát chi NSNN, nếu phát hiện có vi phạm về một trong số các yếu tố như: về chính sách, về chế độ quản lý tài chính thì KBNN có quyền từ chối thanh toán.