(Nguồn: Công ty TNHH Lữ hành Quốc tế Chân Trời Việt, 2013)
* Đứng đầu là Giám đốc Công ty, là người đại diện theo pháp luật của Công ty, tổ chức và điều hành mọi hoạt động theo đúng mục tiêu, đúng chiến lược của Công ty, chịu trách nhiệm trước toàn thể cán bộ nhân viên, trước các cơ quan ban ngành, các đối tác kinh doanh và khách hàng.
Giám đốc Công ty có quyền quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy, có quyền Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty ; quản lý các phòng ban bộ phận. Ra quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Đồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty ; ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty; ký kết các hợp đồng, các văn bản của Công ty. Giám đốc Công ty được nhận lương từ lợi nhuận Công ty.
* Phòng điều hành: chịu trách nhiệm điều hành các bộ phận hoạt động liên quan Tour du lịch như bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận vận tải, bộ phận hướng dẫn du lịch.
Thực hiện các nhiệm vụ sau:
Giám đốc Công ty (1 người) Phòng điều hành (02 người) Phòng KD Tour (06 người Phòng KD dịch vụ (03 người) Phòng Marketing (02 người) Phòng kế toán (02 người) Bộ Phận C/sóc KH (02 người) Bộ phận vận tải (05 người) BPhận hướng dẫn DLịch (09 người)
- Nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh, tiến hành các công việc đặt chỗ điều vận chuẩn bị cho chuyến du lịch như đặt phòng khách sạn, đặt dịch vụ nhà hàng, vé điểm thăm quan, vé tàu, vé du thuyền, xe vận chuyển và hướng dẫn viên.
- Điều hành các hoạt động bộ phận chăm sóc khách hàng, vận tải và hướng dẫn viên ; lên kế hoạch hoạt động cho từng vị trí.
- Tìm hiểu, ký kết hợp đồng và thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng dịch vụ của các đơn vị cung cấp các dịch vụ và các đại lý du lịch.
- Đảm bảo khả năng cung ứng các yếu tố liên quan tới chương trình du lịch của khách hàng.
- Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban trong Công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả, thông báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch đón tiếp đoàn khách và nội dung đón tiếp.
- Căn cứ vào kế hoạch, tổ chức điều động, bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch. Phối hợp với phòng Marketing, thực hiện các hoạt động quảng cáo và tiếp thị thông qua hướng dẫn viên, qua các đối tác kinh doanh.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng chương trình du lịch
* Phòng kinh doanh Tour : Đây chính là phòng thiết kế sản phẩm du lịch của Công ty. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Điều kiện tối thiểu với nhân viên kinh doanh của Công ty là có khả năng làm việc bằng tiếng Pháp và tiếng Anh tốt, có nhiệt huyết với công việc kinh doanh và có năng lực làm việc.
Phòng kinh doanh có chức năng :
- Chịu trách nhiệm tìm kiếm, tư vấn và xây dựng các chương trình du lịch cho khách hàng.
- Thực hiện công việc theo sự điều hành của Giám đốc, đảm bảo thực hiện đúng chỉ tiêu về khách hàng, doanh thu, thương hiệu và uy tín cho công ty.
- Quản lý, chăm sóc khách hàng và phối hợp với các phòng điều hành, phòng dịch vụ và phòng kế toán để có được mức giá phù hợp cho khách hàng.
* Phòng kinh doanh dịch vụ : phụ trách mảng kinh doanh dịch vụ du lịch : Đặt dịch vụ : khách sạn, nhà hàng, xe du lịch, vé tàu, vé máy bay ; dịch vụ làm visa, hộ chiếu cho khách quốc tế ;
Phòng dịch vụ có chức năng :
- Lập kế hoạch mục tiêu hoạt động của mình và triển khai thực hiện. Chịu trách nhiệm nghiên cứu và mở rộng khách hàng, đối tác nhằm mở rộng thị trường của mình.
- Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để cung cấp các dịch vụ tốt nhất, kinh tế nhất cho khách hàng du lịch của Công ty và những khách hàng khác có nhu cầu.
* Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm về các hoạt động nghiên cứu, khai thác và phát triển thị trường kinh doanh du lịch. Nó có chức năng cơ bản sau:
- Xây dựng và hoạch định các chiến lược Marketing cho Công ty - Tổ chức và thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, xây dựng các bảng điều tra, thăm dò ý kiến khách hàng của Công ty.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong Công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả. Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các nguồn khách, thông báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch đón tiếp đoàn khách và nội dung đón tiếp.
- Tuyển dụng và đào tạo các nhân viên phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận trong Công ty.
- Kiểm tra, giám sát mọi hoạt động kinh tế diễn ra trong đơn vị. Tổng hợp phân tích số liệu hoạt động kinh tế trong công ty, tham mưu đề xuất cho công tác quản lý sản xuất, kinh doanh của công ty đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Cập nhật sổ cách, hạch toán đầy đủ các loại doanh thu và chi phí sản xuất trong đơn vị. Chịu trách nhiệm trước cơ quan, trước pháp luật về việc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê tại công ty.
- Tổ chức áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật về công tác kế toán và sắp xếp, tinh giảm gọn nhẹ bộ máy kế toán trong đơn vị cho phù hợp với mô hình sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Thực hiện quản lý cấp phát, thu tiền của khách, của nội bộ công ty và bảo vệ an toàn tiền tệ theo quy định của Bộ Tài chính.
- Thường xuyên báo cáo thông tin kịp thời những số liệu về tài chính với giám đốc công ty và các ban, ngành có liên quan.
- Các kế toán viên phải chấp hành nghiêm túc sự phân công của lãnh đạo công ty và thực hiện đúng các quy định của nhà nước.
Đây là một cơ cấu tương đối ổn định, có sự phối kết hợp chặt chẽ giữa cách phòng ban, tạo nên một tổ chức đoàn kết, đảm bảo một chu trình hoạt động tốt và chất lượng.
2.1.2.2. Vốn kinh doanh
Vốn kinh doanh là nguồn lực chính, làm căn cứ để Công ty xây dựng các chiến lược và hoạch định mục tiêu cho các hoạt động của Công ty. Đây là nhân tố hết sức quan trọng làm cơ sở cho Công ty đưa ra các chính sách cho chiến lược marketing Mix. Vốn kinh doanh của Công ty được hình thành từ hai nguồn là vốn chủ sở hữu và vốn vay.
Vốn chủ sở hữu là số tiền góp của Giám đốc Công ty và lợi nhuận giữ lại được nhập vào vốn để mở rộng hoạt động. Đây là số tiền thực có của Công ty, Công ty không có nghĩa vụ thanh toán và trả lãi suất cho số tiền này. Theo số liệu của phòng kế toán, vốn chủ sở hữu của Công ty đạt hơn 6 tỷ đồng. Đây là một khoản vốn hợp lý cho một Công ty có quy mô vừa như Horizon Việt Nam.
Vốn vay là khoản vốn được hình thành từ nguồn đi vay hay chính là số tiền công ty tạm thời chiếm dụng của các tổ chức, đơn vị, cá nhân và Công ty phải có nghĩa vụ hoàn trả cả gốc và lãi cho tổ chức, đơn vị, cá nhân đó. Tuy nhiên, nó tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt tỷ lệ nợ càng tăng thì rủi ro sẽ càng lớn. Hiện nay, Công ty đang triển khai mở rộng thị trường và phát triển thêm dịch vụ vận tải nên có nhu cầu dùng vốn vay nhiều. Công ty đang sử dụng vốn vay của ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam nhằm đầu tư xe vận tải hành khách.
Bảng 2.2. Cơ cấu vốn của Công ty Horizon Việt Nam
Chỉ tiêu Cơ cấu vốn của Công ty
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1. Vốn chủ sở hữu 100 % 80 % 70 %
2. Vốn vay 0 % 20 % 30 %
Tổng 100 % 100 % 100 %
(Nguồn : Phòng kế toán, Công ty Horizon Việt Nam, 2012)
Qua cơ cấu vốn trên, Công ty đang có xu hướng tăng vốn vay trong những năm gần đây, năm 2011 là 20% và năm 2012 là 30%. Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu năm 2011 là 16%, năm 2012 là 21%. Như vậy, Công ty ít phụ thuộc vào vốn vay, chịu mức độ rủi ro thấp. Đang trong giai đoạn tăng trưởng như Công ty thì sử dụng vốn vay ở mức 20-30% là chưa khai thác được tiềm năng tài chính của Công ty. Theo nhu cầu kinh doanh, cần mở rộng quy mô thì Công ty cần tăng vốn vay với mức hợp lý.
2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Đặc điểm của môi trường kinh doanh
Công ty TNHH Lữ hành quốc tế Chân trời việt hoạt động trong môi trường kinh doanh nhiều thuận lợi và nhiều khó khăn :
Việt Nam là nước có tiềm năng du lịch đa dạng và phong phú với hơn 40.000 di tích thắng cảnh trên khắp mọi miền, trong đó có hơn 3000 di tích được xếp hạng di tích quốc gia và hơn 5000 di tích được xếp hạng cấp tỉnh. Việt Nam được UNESCO công nhận có 7 di sản thế giới, 8 khu dự trữ sinh quyển thế giới, 30 vườn quốc gia và nhiều bãi biển đẹp. Chính trị Việt Nam ổn định cũng là điểm thu hút khách du lịch tới Việt Nam.
Chiến lược phát triển kinh tế Việt Nam đến năm 2030 xác định, phát triển ngành du lịch là mục tiêu hàng đầu và then chốt. Hàng năm, Việt Nam đầu tư 50 tỷ đồng (tương đương 2,5 tỷ USD) cho hoạt động xúc tiến dịch vụ du lịch. Xây dựng và cải tạo nhiều cơ sở hạ tầng đạt tiêu chuẩn quốc tế nhằm phục vụ du khách. Số doanh nghiệp cư trú và và doanh nghiệp dịch vụ ăn uống ngày càng tăng :
Hình 2.2. Số lƣợng Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lƣu trú và dịch vụ ăn uống tại Việt Nam giai đoạn 2008-2012
(Nguồn: Báo cáo số lƣợng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lƣu trú và dịch vụ ăn uống tại Việt Nam (2008-2012), Tổng cục Du lịch Việt nam)
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 4,007 4,767 5,771 5,931 6,537 3,076 4,131 4,488 4,611 4,982 Dịch vụ lưu trú Dịch vụ ăn uống
Thị trường khách Pháp ngày càng được mở rộng, nhu cầu ngày càng gia tăng. Người Pháp có nhu cầu du lịch từ xa xưa và yêu thích du lịch những nơi mới lạ và thân thiện. Việt Nam là một đất nước có nền văn hóa châu Á đặc trưng, có những cảnh đẹp về thiên nhiên và những con người thân thiện đáng mến, những đặc điểm này đã tạo nên sức cuốn hút kỳ lạ đối với khách Pháp. Đây chính là cơ sở cho Việt Nam nói chung, Công ty Horizon Việt Nam nói riêng phát triển thị trường này. Theo số liệu thống kê, lượng khách Pháp đến du lịch tại Việt Nam tăng qua số liệu thống kê từng năm :
Bảng 2.3. Số lƣợng du khách Pháp tại Việt Nam giai đoạn 2010 - 2012 Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Lượng khách Pháp đến
Việt Nam (Lượt) 174.525 199.351 211.444 219.721 Tăng trưởng so với
năm trước (%) Tăng 0,5 % Tăng 14,2% Tăng 6,1% Tăng 4,3%
(Nguồn : Số liệu thống kê khách Pháp đến Việt Nam (năm 2010 -2012), Tổng cục du lịch VN)
Lượng khách Pháp tới Việt Nam du lịch tăng qua từng năm, năm 2009 tăng so với năm 2008 là 0,5%, năm 2010 tăng so với năm 2009 là 14,2 %. Năm 2011, ngành du lịch Việt Nam ảnh hưởng bởi khủng hoảng thị trường tài chính Châu Âu trầm trọng với nhiều Quốc gia lớn rơi vào tình trạng nợ công lớn như : Hy Lạp, Ai-Len, Bồ Đào Nha, Italia, Tây Ban Nha,… đã ảnh hưởng ít nhiều tới lượng khách du lịch . Do vậy lượng khách năm 2011 tăng không nhiều, chỉ đạt 6,1% so với năm 2010. Và năm 2012 tăng 4,3% so với năm 2011.
Nguồn nhân lực trong lĩnh vực phục vụ du khách Tây Âu có chất lượng cao do sự ảnh hưởng của văn hóa Pháp và có cơ sở tiếng Pháp tốt. Việt Nam đã trải qua hơn 60 năm Pháp thuộc, từ năm 1884 đến năm 1945, nên ảnh hưởng nhiều từ nước Pháp, tiếng Pháp đã từng là ngôn ngữ bắt buộc. Hiện nay, tiếng Pháp đang được giảng dạy tại nhiều trường trung học và đại học tại Việt Nam. Số lượng người Việt Nam nói tiếng Pháp tương đối đông, cung cấp lực lượng
lao động dồi dào cho lĩnh vực du lịch khách Pháp. Tạo điều kiện thuận lợi cho Chiến lược con người của Công ty được thực hiện.
Bên cạnh những thuận lợi trên, Công ty TNHH Lữ hành Quốc tế Chân Trời Việt phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức :
Thách thức lớn nhất mà Công ty gặp phải đó là sự cạnh tranh trong ngành du lịch ngày càng cao mà sản phẩm du lịch mang tính tương đồng nên Doanh nghiệp rất khó khăn để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn. Theo số liệu của Tổng cục du lịch Việt Nam, cả nước hiện có gần 1.500 doanh nghiệp lữ hành quốc tế, với gần 800 doanh nghiệp phục vụ khách Pháp và thị trường Tây Âu, sự cạnh tranh gay gắt đòi hỏi Công ty cần có chiến lược hoạt động hiệu quả.
Số lượng doanh nghiệp ngày càng tăng nhưng chất lượng dịch vụ của các Doanh nghiệp không đảm bảo, ảnh hưởng tới lòng tin của khách hàng vào du lịch Việt Nam, dẫn đến lượng khách hàng quay trở lại du lịch Việt Nam thấp, chỉ đạt khoảng 15% - 20%. Ngành du lịch phát triển nhưng sự quản lý ngành chưa thực sự tốt, nạn móc túi và trèo kéo khách hàng ngày càng tăng, giá dịch vụ cao hơn giá dịch vụ cùng loại của các nước trong khu vực nên đang giảm sức hút đối với khách quốc tế.
Đặc điểm kinh doanh của Công ty :
Khách hàng của Công ty là du khách Pháp và cộng đồng Pháp ngữ. Họ là những người sống trong xã hội phát triển có yêu cầu dịch vụ rất cao, không hài lòng nếu có bất kỳ sai lệch so với Hợp đồng nên rất khó khăn cho Công ty khi kinh doanh trong môi trường không ổn định, nhiều sự biến đổi và thiếu chuyên nghiệp như Việt nam.
Công ty kinh doanh chủ yếu là khách lẻ, đoàn nhỏ, chưa đủ điều kiện phục vụ khách đoàn đông từ 50 người trở lên.
Công ty kinh doanh tại Hà Nội, một thị trường rộng lớn và sức cạnh tranh cao với số lượng các doanh nghiệp lữ hành quốc tế đông, khoảng gần 700 doanh nghiệp trong đó nhiều doanh nghiệp phục vụ khách Pháp, cộng đồng Pháp ngữ như Công ty.
Ngành du lịch là ngành kinh doanh theo mùa. Mùa du lịch cao điểm từ tháng 2 đến tháng 6 và từ tháng 8 đến tháng 11, mùa thấp điểm là tháng 6, 7, 12,
1. Do đó, doanh thu hoạt động của Công ty không đều và ổn định, có tháng cao, có tháng rất thấp.
Môi trường kinh doanh của Công ty rất khốc liệt, các đối thủ cạnh tranh đối đầu nhau mà không có sự hợp tác với nhau để “ngồi trên một chiếc thuyền”, hướng tới phục vụ khách hàng tốt hơn và đôi bên cùng có lợi nhằm cùng nhau vượt qua thời kỳ khó khăn của nền kinh tế. Điển hình như tháng 11/2012, Công ty TNHH Du lịch Cội nguồn Việt Nam (Viet Nam Original Travel) đã nhái thương hiệu công ty Horizon, xây dựng website giả nhằm mượn danh Công ty và thu hút khách của Công ty về Công ty họ. Điều đó ảnh hưởng tới uy tín của Công ty và ảnh hưởng xấu tới toàn ngành du lịch nếu du khách bị lừa.
Bên cạnh đó, Công ty là một công ty trẻ, chiếm thị phần nhỏ và chưa có nguồn vốn lớn để đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh. Công ty sử dụng vốn tự có là chính nên chưa tạo đòn bẩy cho Công ty phát triển. Theo điều tra của
phòng Marketing, Công ty hiện chiếm 2,38% thị phần của thị trường, rất nhỏ so với thị trường du lịch rộng lớn.