CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2.3. Sử dụng nhân lực có hiệu quả
* Xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc:
Để hoàn thiện việc bố trí và sử dụng nhân lực Cục Quản trị - Tài vụ cần xây dựng bảng mô tả công việc cụ thể để dựa vào đó có thể bố trí nhân lực một cách phù hợp nhất, đúng chuyên môn của công chức. Với mỗi vị trí công việc cụ thể cần có một bảng tiêu chuẩn công việc riêng làm cơ sở cho việc bố trí lao động. Tất cả bản mô tả công việc của Cục hiện tại chỉ dừng lại ở việc liệt kê các nhiệm vụ chủ yếu và các chức năng, trách nhiệm của các vị trí chƣa đƣợc cập nhật thông tin một cách kịp thời. Do vậy, Cục phải xây dựng lại bản mô tả công việc, phân tích công việc cho các vị trí và phải thƣờng xuyên cập nhật kịp thời thông tin cho các bản mô tả công việc này. Việc cập nhật thông tin nhằm biết đƣợc sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của công việc. Để có các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc thể hiện đầy đủ các yếu tố trên thì phân tích công việc phải chính xác và đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên.
Trình tự thực hiện phân tích công việc nhƣ sau: Bƣớc 1: Xác định mục đích phân tích công việc Bƣớc 2: Thu thập các thông tin cơ bản
Bƣớc 3: Chọn các công việc đặc trƣng
Bƣớc 4: Kiểm tra tính chính xác của thông tin
* Bố trí lại những bộ phận sử dụng lao động chƣa hợp lý:
Để bố trí lại những bộ phận lao động chƣa hợp lý cần xác định nhu cầu nhân lực cụ thể tại những vị trí này xem thừa, thiếu cụ thể là bao nhiêu để tiến hành bố trí lại. Dựa vào bảng tiêu chuẩn công việc xem xét đối tƣợng cán bộ công chức ở bộ phận thừa nếu phù hợp sẽ chuyển sang bộ phận thiếu, nếu không có ai phù hợp thì tiến hành đào tạo lại theo ngành nghề phù hợp. Mặt khác có thể giảm biên chế bộ phận thừa nhân lực và tiến hành tuyển dụng bổ sung nhân lực cho nơi thiếu cán bộ.
* Đào tạo lại lao động trái ngành nghề:
Với những lao động trái ngành nghề đào tạo Cục Quản trị - Tài vụ cần tổ chức các lớp học đào tạo trái ngành nghề. Việc đào tạo phải xen kẽ lý thuyết và thực hành thực tế tại công việc đƣợc đào tạo. Sau mỗi khóa học cần kiểm tra kỹ càng lý thuyết và thực hành đạt yêu cầu mới tiến hành bố trí công việc.
* Về thuyên chuyển công tác:
Điều này có thể xuất phát từ thực tế yêu cầu công việc của Cục Quản trị - Tài vụ hoặc nguyện vọng của cán bộ, công nhân viên, cần đảm bảo sao cho việc thay đồi là phù hợp với khả năng, trình độ của bản thân ngƣời lao động. Cục Quản trị - Tài vụ cũng cần đặt ra những chính sách và quy định cụ thể:
+ Cần quy định rõ về ngƣời có quyền đề xuất thuyên chuyển và ngƣời có quyền và chịu trách nhiệm về việc thuyên chuyển.
+ Khi thuyên chuyển cần đảm bảo sự phù hợp trình độ của cán bộ công chức và vị trí mới.
*Đề bạt:
Đề bạt những công chức suất xắc, cần có có những chính sách thăng tiến để đƣa cán bộ, công chức vào việc làm có vị trí cao hơn, lƣơng bổng cao nhằm khuyến khích họ ngày một làm việc hiệu quả và hăng say hơn. Để quá trình đề bạt đạt đƣợc kết quả tốt và có tác dụng tích cực Cục Quản trị - Tài vụ
cần có các chính sách hợp lý, khuyến khích sự phát triển của cá nhân và thủ tục để bạt rõ ràng, nhất quán. Một chính sách đề bạt tốt nên thể hiện quan điểm của quản lý là khuyến khích và quan tâm đến việc đề bạt.
* Xuống chức:
Khi cán bộ, công chức trong nội bộ sẵn có của Cục không đáp ứng đƣợc vị trí hiện tại. Ban lãnh đạo Cục nên xem xét và đƣa về vị trí thấp hơn cho phù hợp với ngƣời lao động. Hay cũng là một sự kỷ luật đối với ngƣời lao động trong Cục.
* Một số điểm lƣu ý khi bố trí nhân lực.
Ban lãnh đạo Cục Quản trị - Tài vụ cần chú ý một số điểm sau khi bố trí nhân lực để việc bố trí không chỉ đúng ngƣời đúng việc mà còn đảm bảo khuyến khích đƣợc cán bộ, công chức phát huy khả năng sáng tạo và tâm huyết với công việc theo hƣớng sau:
- Bố trí và sử dụng cán bộ, công chức phải coi trọng phẩm chất đạo đức của họ, cụ thể nhƣ tinh thần tiết kiệm, ý thức tập thể, tính liêm khiết trung thực, tuân thủ các cam kết với Cục…điều này tạo nên sự ổn định trong hệ thống và sự trung thành của nhân viên với đơn vị.
- Bố trí và sử dụng nhân lực theo hƣớng chuyên môn hóa, lấy sở trƣờng làm chính. Mỗi cán bộ, công chức thƣờng có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể tham gia nhiều công việc khác nhau tuy nhiên ban lãnh đạo Cục cần phải nhận ra năng lực sở trƣờng của họ ở công việc nào là nổi trội và có lợi nhất đồng thời hạn chế các điểm yếu tạo điều kiện cho họ phát huy hết khả năng của mình. Bên cạnh đó Cục cũng cần tránh cho cán bộ, công chức kiêm nhiệm vì làm nhiều việc sẽ không hiệu quả bằng công việc chuyên sâu.
- Bố trí và sử dụng nhân lực cần cân nhắc giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể, lấy lợi ích của tập thể của Cục làm nền tảng. Đây là một quy tắc nếu không tuân thủ sẽ gây đảo lộn về mặt tƣ tƣởng của ngƣời lao động từ đó gây hậu quả khó lƣờng.
- Bố trí sử dụng lao động phải tập trung, thống nhất từ cấp cao nhất nhƣng phân quyền rộng rãi cho cấp dƣới trong hệ thống tổ chức làm nhƣ vậy cán bộ, công chức mới yên tâm, vui vẻ làm việc đồng thời tạo đƣợc không khí hòa hợp trong Cục.
- Bố trí và sử dụng nhân lực nên đƣợc thực hiện thông qua các cuộc trao đổi, gặp gỡ giữa cấp trên và ngƣời đƣợc bố trí để thông suốt. Bên cạnh đó ban lãnh đạo cũng cần phải chú ý đến ý kiến đóng góp của tập thể và lắng nghe ý kiến đó.
4.2.4. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng công chức theo yêu cầu của từng vị trí việc làm
Thứ nhất, xác định đúng nhu cầu đào tạo, bồi dƣỡng.
Trƣớc hết, Cục Quản trị - Tài vụ phải xác định đƣợc những năng lực đã có, năng lực cần có, từ đó xác định những năng lực cần phải đào tạo, bồi dƣỡng. Để xác định đƣợc năng lực đã có, có thể dựa vào việc đánh giá hiệu suất lao động, kết quả đạt đƣợc trong công việc hay những trải nghiệm hàng ngày… Để xác định năng lực cần có, có thể căn cứ vào chiến lƣợc, mục tiêu của tổ chức, các hoạt động hoạch định kế hoạch chức nghiệp. Đồng thời, muốn xác định khoảng thiếu hụt giữa năng lực cần có và năng lực đã có, có thể phỏng vấn trực tiếp hoặc phát phiếu điều tra tình hình thực tế năng lực và nhu cầu phát triển năng lực của từng công chức.
Cục Quản trị - Tài vụ cần phân tích và xây dựng đảm bảo nhu cầu đào tạo, bồi dƣỡng cho từng CBCC ở các vị trí khác nhau. Bản nhu cầu đào tạo, bồi dƣỡng phải đƣợc bổ sung trong từng khoảng thời gian nhất định.
Thứ hai, đổi mới nội dung, hình thức và phƣơng pháp đào tạo, bồi dƣỡng. Để nâng cao chất lƣợng đào tạo, bồi dƣỡng, cần kết hợp hình thức đào tạo, bồi dƣỡng theo tiêu chuẩn ngạch, bậc với hình thức đào tạo, bồi dƣỡng theo vị trí việc làm và theo chức danh để khắc phục tình trạng đào tạo hình
thức, chỉ để có đủ chứng chỉ, bằng cấp phục vụ cho việc thi nâng ngạch hay bổ nhiệm. Vì vậy, cần phải xây dựng hai loại khung năng lực: khung năng lực cho các ngạch công chức và khung năng lực cho từng vị trí việc làm và chức danh cụ thể. Trên cơ sở các khung năng lực chuẩn, có thể xây dựng các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng cho các ngạch, cho các vị trí công việc, chức danh thích hợp.
Cần có sự kết hợp các hình thức đào tạo, bồi dƣỡng đa dạng, phong phú, phù hợp với từng đối tƣợng; đồng thời, tổ chức các khóa bồi dƣỡng xen kẽ với các đợt tập huấn, trao đổi kinh nghiệm quản lý.
Trong đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ công chức cần thực hiện việc học đi đôi với hành. Chƣơng trình đào tạo phải thiết thực, phù hợp với từng đối tƣợng, tránh đào tạo lý thuyết chung chung, nội dung dàn trải, mang tính nguyên tắc, ít có nội dung về các kiến thức chuyên môn và kỹ năng của cán bộ công chức. Cần loại bỏ tình trạng cán bộ công chức phải "học đi học lại" một nội dung nhiều lần, tốn kém công sức và thời gian nhƣng kết quả thu đƣợc lại rất hạn chế, ít có tác dụng trong công việc.
Cần mở rộng phƣơng pháp giảng dạy theo tình huống. Có thể sử dụng các tình huống xảy ra trong thực tế quản lý hành chính nhà nƣớc, quản lý nhân sự hành chính để đƣa vào chƣơng trình giảng dạy. Phƣơng pháp này đã đƣợc áp dụng thành công, mang lại hiệu quả ở nhiều nƣớc trong khu vực và trên thế giới.
Thứ ba, coi trọng quá trình tự đào tạo.
Mỗi cán bộ công chức phải coi việc tự học tập nâng cao trình độ, năng lực là công việc thƣờng xuyên, liên tục. Chỉ có nhƣ vậy nhà quản lý công mới nắm bắt đƣợc những thành tựu mới của khoa học, kỹ thuật và theo kịp những thay đổi của đời sống xã hội.
Việc nâng cao năng lực cho cán bộ công chức không chỉ đƣợc thực hiện thông qua hoạt động đào tạo, bồi dƣỡng tại các cơ sở đào tạo. Trong nhiều trƣờng hợp, việc áp dụng các biện pháp phát triển năng lực của cán bộ công chức tại nơi làm việc, gắn liền với công việc lại phát huy tác dụng. Một số biện pháp phát triển năng lực với môi trƣờng hành chính nhà nƣớc cần đƣợc chú ý nhƣ:
- Kèm cặp, huấn luyện. Đây là một phƣơng pháp đào tạo phát triển năng lực tại chỗ. Mỗi cá nhân cán bộ công chức đƣợc giao cho một nhà quản lý có nhiều kinh nghiệm hoặc một ngƣời làm chuyên môn giỏi kèm cặp, huấn luyện. Ngoài cơ hội quan sát, các cá nhân còn phải thực hành và đƣợc chỉ định thực hiện một số công việc quan trọng đòi hỏi những kỹ năng cần thiết.
- Trao quyền ra quyết định cho cấp dƣới. Các nhà quản lý cần phải trao quyền cho cấp dƣới để nâng cao năng lực làm việc của họ. Khi cấp dƣới đƣợc tự chủ và tự chịu trách nhiệm về một vấn đề nào đó họ sẽ nỗ lực để đạt đƣợc kết quả tốt nhất.
- Giao thêm các nhiệm vụ cho cấp dƣới. Việc giao các nhiệm vụ mới vƣợt quá khả năng của cấp dƣới đòi hỏi cá nhân công chức phải nghiên cứu, tìm các biện pháp, hƣớng đi và cách thức tiếp cận công việc mới, đồng thời vƣợt lên khó khăn để giải quyết những tình huống mới nảy sinh. Qua thực tiễn giải quyết công việc, những năng lực mới của công chức sẽ đƣợc hình thành và dần hoàn thiện.
4.2.5. Đổi mới công tác đánh giá nhân lực
Việc đánh giá phải căn cứ vào kết quả, hiệu quả công tác của cán bộ, công chức. Chú trọng thành tích, công trạng, kết quả công tác, việc thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ đƣợc phân công của cán bộ, công chức, coi đó là thƣớc đo chính để đánh giá phấm chất, trình độ, năng lực của cán bộ, công chức. Thực hiện thẩm quyền đánh giá cán bộ, công chức thuộc trách nhiệm của ngƣời
đứng đầu cơ quan đơn vị sử dụng cán bộ công chức, của ngƣời trực tiếp giao nhiệm vụ cho cán bộ, công chức. Việc đánh giá phải theo quy trình đảm bảo dân chủ công bằng, công khai, chính xác và trách nhiệm đối với đánh giá công chức để đánh giá đúng, khuyến khích đối với cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, phân loại rõ và xử lý cán bộ công chức không hoàn thành nhiệm vụ và có biện pháp đào thải trong đào tạo, bồi dƣỡng để nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức.
Đổi mới nội dung, phƣơng pháp và quy trình đánh giá cán bộ, công chức, viên chức nhằm đảm bảo tính công bằng, khách quan, tin cậy. Nội dung đánh giá cần chú trọng ba vấn đề cơ bản đó là: mức độ hoàn thành chức trách, nhiệm vụ; phẩm chất chính trị, đạo đức; tiềm năng phát triển của cán bộ, công chức, viên chức. Trong đó, mức độ hoàn thành chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao là nội dung cơ bản nhất trong đánh giá cán bộ, công chức, viên chức. Đánh giá cán bộ phải từ nhiều góc độ, qua nhiều công việc thực tiễn gắn với hiệu quả, chất lƣợng giải quyết công việc, nhất là trong những thời điểm khó khăn, thách thức. Cần phối hợp các hình thức và phƣơng pháp linh hoạt, trên cơ sở hệ thống các tiêu chuẩn, tiêu chí có thể định lƣợng. Quy trình đánh giá đảm bảo công khai, dân chủ, thực chất, tránh hình thức; Phát huy vai trò, trách nhiệm của ngƣời đứng đầu, cấp trên trực tiếp, đây là kênh quan trọng nhất trong đánh giá cán bộ, công chức, viên chức. Trong đánh giá cán bộ cần tránh khuynh hƣớng “yêu nên tốt, ghét nên xấu” coi cái thứ yếu thành cái chủ yếu, và lại càng tránh tƣ tƣởng ích kỷ, hẹp hòi, cái ƣu quên mau, các khuyết nhớ lâu.
4.2.6. Hoàn thiện tổ chức bộ máy cũng như phát huy hơn nữa vai trò của các bộ phận trong Cục.
Lãnh đạo Cục cần phải nghiên cứu điều chỉnh lại mô hình tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay nhằm hƣớng tới mục tiêu phát triển, nâng cao hiệu quả công việc.
- Phát triển và chia sẻ những mục tiêu với cán bộ, công chức: hãy xác nhận rõ ràng đâu là mục tiêu hƣớng đến và bằng cách nào để đạt đến mục tiêu đó. Những mục tiêu đề ra phải thật sự cụ thể, có thể kiểm soát đƣợc, có thể đạt đến và có thể đạt đúng lúc. Đồng thời đảm bảo mọi thành viên trong Cục biết đƣợc điều này và hiểu đƣợc những gì cần làm để vƣơn tới những mục tiêu ấy.
- Vạch rõ các vai trò và công việc. Xác định thật chi tiết những gì mỗi cá nhân sẽ làm và nên làm. Mọi ngƣời trong Cục cần biết những nỗ lực của họ sẽ đóng góp ra sao cho sự thành công của tổ chức. Lƣu ý việc phân công những vai trò không rõ ràng thƣờng dẫn đến những mâu thuẫn, thất vọng, những cảm giác khó chịu, làm mất tinh thần làm việc của cán bộ, công chức. Vì vậy, Lãnh đạo Cục phải miêu tả chƣơng trình công tác và nội dung công việc thật chính xác, dễ hiểu.
- Gần gũi, thân thiện với cán bộ, công chức. Ngoài công việc, việc tạo bầu không khí cởi mở, thân thiện giữa ngƣời lãnh đạo và nhân viên là điều cần thiết, nhà quản lý phải đặt mình vào vị trí của nhân viên để tìm để tìm hiểu tâm tƣ, nguyện vọng của họ. Phải luôn chủ động giải đáp mọi thắc mắc, giải thích tận tình mọi vấn đề liên quan đến trách nhiệm và quyền lợi của cán bộ, công chức, ngƣời lao động để giảm bớt các căng thẳng, xung đột, dựng nên một môi trƣờng làm việc lành mạnh
- Phát triển một chƣơng trình đào tạo quản lý. Cục Quản trị - Tài vụ phải chủ động xây dựng chƣơng trình đào tạo những nhà quản lý tƣơng lai. Cố gắng phát hiện những năng lực đặc biệt của cán bộ, công chức, ngƣời lao động để có