2.1.1 .Thu thập số liệu thứ cấp
3.1.3.Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty
3.1. Khái quát về Công ty
3.1.3.Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty
3.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty là tập hợp các bộ phận khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hóa, đƣợc giao trách nhiệm và quyền hạn nhất định, đƣợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý của công ty. Mô hình tổ chức của Công ty đƣợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Việc tổ chức theo mô hình này là xuất phát từ nhu cầu thị trƣờng và cơ bản là đáp ứng tốt nhu cầu, phục vụ cho khách hàng đƣợc nhanh chống, kịp thời, đảm bảo tính ổn định, cân đối nhịp nhàng trong quá trình sản xuất kinh doanh từ nhập hàng, bán hàng và dịch vụ sau bán hàng.
3.1.3.2. Mô hình tổ chức quản lý
Hiện nay cơ cấu tổ chức trong Công ty đứng đầu là giám đốc, giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, các phòng chức năng bao gồm cán bộ công nhân viên của Công ty.
Theo mô hình tổ chức này, cơ cấu tổ chức của công ty đã thể hiện sự thống nhất, các phòng ban và các bộ phận có mối quan hệ phụ thuộc chức năng với nhau và chấp hành một mệnh lệnh từ cấp trên của mình, tạo điều kiện cho nhà quản lý trong công tác kiểm tra. Cơ cấu này cũng đòi hỏi nhà quản lý phải có đủ năng lực để lãnh đạo công ty
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức và bộ máy quản lý Công ty CP TM&DV Vũ Gia
Nguồn: Phòng Nhân sự, Công ty CP Vũ Gia, 2015.
3.1.3.3. Chức năng của từng bộ phận
Giám đốc: là ngƣời có quyền hạn cao nhất trong Công ty; quyết định về chiến lƣợc phát triển của Công ty; là ngƣời đại diện cho Công ty và tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty; Quyết định về cơ cấu tổ chức, nhân sự, quy chế nội bộ Công ty; Tổ chức quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên về kế hoạch kinh doanh của công ty. Phòng Nhân sự do giám đốc lãnh đạo.
Phó giám đốc kinh doanh–tài chính: có nhiệm vụ cân đối, theo dõi việc nhập hàng hóa đầu vào; cân đối tài chính trong doanh nghiệp, mọi việc thu, chi, tiền lương nhân viên, vốn hàng hóa,...; có quyền phân công nhiệm vụ cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Phó giám đốc điều hành: Có nhiệm vụ và quyền hạn kiểm tra đôn đốc các bộ phận làm việc, quản lý chung, tham mưu cho giám đốc; có quyền ký
Giám đốc Phòng Nhân sự Phó Giám đốc Kỹ thuật Phó Giám đốc Kinh doanh Tr.ph BH Tr.ph KH Tr.ph Bảo hành Tr.ph Kỹ thuật
Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên
kết các hợp đồng hoặc những phát sinh khi có sự ủy quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Trưởng phòng bán hàng : Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi và đôn đốc nhân viên cấp dưới của mình thực hiện công tác bán hàng, đạt doanh thu và chỉ tiêu mà giám đốc giao; Tư vấn cho khách hàng một cách đầy đủ và tận tình, để khách hàng tin dùng và mua sản phẩm của công ty; khi có nhu cầu phát sinh từ việc bán hàng thì điều động bộ phận kỹ thuật thực hiện công việc, bàn giao sản phẩm cũng như hướng dẫn sử dụng và giải đáp mọi thắc mắc khi khách hàng có nhu cầu.
Trưởng phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin của khách hàng yêu cầu, đôn đốc, theo dõi, phân công công việc trực tiếp cho nhân viên thuộc bộ phận (lắp đặt, xử lý kỹ thuật máy, hướng dẫn sử dụng cho khách hàng); Chịu trách nhiệm nguyên cứu và hướng dẫn các vấn đề kỹ thuật lắp đặt thiết bị mới cho nhân viên thuộc phòng; giải đáp những thắc mắc về các vấn đề kỹ thuật khi khách hàng yêu cầu.
Trưởng phòng bảo hành: Phân công công việc cho các nhân viên trực thuộc bộ phận mình (tiếp nhận hàng hóa hư hỏng còn bảo hành, hàng sữa chữa,...); Đôn đốc, phân công nhiệm và kiểm tra nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
Trưởng phòng kế toán: Thực hiện công tác kế toán phát sinh tại công ty nhƣ: tập hợp các chứng từ liên quan đến việc kinh doanh bán hàng, đối chiều làm chứng từ, hóa đơn sổ sách, theo dõi công nợ, thu chi,…; Thu nhận và kiểm tra các báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc và lập báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty; Thực hiện công tác tài chính, thống kê toàn công ty; Phân tích tình hình kế toán và tài chính của công ty.
3.1.3.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận:
Bộ máy quản lý của công ty đƣợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Ban lãnh đạo gồm một giám đốc điều hành công ty, hai phó giám đốc
về kinh doanh và điều hành. Mọi vấn đề kinh doanh, do giám đốc toàn quyền quyết định, các phòng ban chức năng chỉ có trách nhiệm theo dõi, giám sát, hƣớng dẫn và phối hợp với các phòng ban chức năng khác thực hiện nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu đề ra. Nhƣng cũng có một số vấn đề đƣợc giám đốc phân quyền, phân cấp cho các phó giám đốc quyền quyết định để chủ động giải quyết kịp thời.