6. Kết cấu của đề tài
2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong nhà sách:
Cửa hàng trưởng:
- Quản lý hiệu quả và tổ chức tốt hoạt động kinh doanh của nhà sách.
- Trực tiếp quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động kinh doanh tại cửa hàng theo mục tiêu kế hoạch của Tổng công ty.
- Phối hợp với bộ phận Marketing của chi nhánh và công ty triển khai các
chương trình khuyến mãi, các hoạt động hô trợ bán hàng nhằm tăng hiệu quả bán hàng cho đơn vị.
- Thực hiện phân tích, đánh giá nhu cầu khách hàng, đưa ra cái nhìn chung về
các biến động theo mùa vụ để phân tích và đưa ra kế hoạch đặt hàng, bán hàng phù hợp.
- Trực tiếp giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng mà vuợt quá thẩm quyền của truởng ca.
- Thực hiện các báo cáo kinh doanh định kỳ, các báo cáo khác theo yêu cầu của chi nhánh hoặc của công ty.
Trưởng ca:
- Quản lý hiệu quả và tổ chức các hoạt động kinh doanh của Nhà sách trong ca
bán hàng được phân công.
- Chịu trách nhiệm về ngành hàng được phân công, tổ chức nhân sự và hàng hóa tại cửa hàng trong ca.
- Hỗ trợ cửa hàng trưởng tổ chức các chương trình bán hàng lưu động hoặc các
chương trình bán hàng mùa vụ tại nhà sách theo kế hoạch đã đề ra.
- Theo dõi, giám sát các loại hàng nào bán chạy nhất và kiểm tra, kiểm soát hàng tồn của các quầy, đồng thời kiểm soát và duyệt các phiếu đề nghị đặt hàng của các quầy.
44
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra nhìn nhận chung về các biến động theo mùa vụ để có kế hoạch đặt hàng, trưng bày hợp lý.
- Giám sát việc thực hiện và đề xuất các phương án khả thi để thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch năm của nhà sách: doanh thu, trị giá hàng tồn kho, tỷ lệ thất thoát hàng hóa…
- Quản lý nhân sự tại nhà sách và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: lên lịch làm việc, chấm công, đánh giá, phân công công việc, đào tạo nhân viên….
- Kiểm soát lưu trữ hồ sơ, chứng từ các quầy để đảm bảo lưu trữ đầy đủ và khoa học.
Bán hàng
- Thực hiện đúng mục tiêu chung của người nhân viên bán hàng: làm hài lòng khách hàng, bán được nhiều hàng càng tốt.
- Chịu trách nhiệm về quầy hàng mà mình được phân công, bán hàng đồng thời tư vấn cho khách hàng khi có yêu cầu.
- Theo dõi các mặt hàng bán chạy, kiểm soát hàng tồn kho của quầy, chịu trách nhiệm đặt hàng hóa, không để xảy ra truờng hợp thiếu hàng, thường xuyên vệ sinh hàng, quầy kệ.
- Thuờng xuyên theo dõi cập nhật tin tức về hàng mới và giới thiệu hàng hóa của quầy hoặc của cửa hàng đến khách hàng.
Thu ngân
- Xử lý các hóa đơn thanh toán của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, khoa học.
- Thu tiền đầy đủ, đúng và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng của Nhà sách.
45 Bảo vệ
- Bảo vệ an toàn các loại hàng hóa, tài sản của Nhà sách và của khách hàng, kiểm soát an ninh trật tự trong ca làm việc.
- Bảo vệ an toàn xe của khách hàng và của Nhân viên của chi nhánh giửi trong bãi xe của Nhà sách, tạo điều kiện thuận lợi cho Khách hàng đến mua hàng.
- Giám sát luợng khách ra vào, hướng dẫn khách gửi hành lý, vật dụng đúng nơi quy định.Quản lý tủ gửi đồ của Khách hàng.
- Phối hợp với các nhân viên trong nhà sách thực hiện niêm phong, đóng cửa nhà sách hàng ngày.
Tạp vụ
- Làm vệ sinh sạch sẽ cho khu vực bên trong, xung quanh và mặt tiền của Nhà
sách.Luôn đảm bảo cửa kính bóng sạch.
- Làm vệ sinh khu vực WC.
BOOK CAFE
Quản lý
- Chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động của BC trước cấp trên về tài sản, nhân sự, tình hình hoạt động kinh doanh, tổ chức bán hàng, tổ chức các chương
trình sự kiện.
- Tổ chức, kiểm tra (sàn, vách, bàn ghế, vật dụng, cây cảnh…) luôn luôn sạch sẽ, các trang thiết bị vật dụng luôn trong tư thế sẵn sàng hoat động.
- Tổ chức họp Nhân viên vào đầu ca để phổ biến hoạt động của Book cafe, các dịch vụ cần cải tiến, ý kiến của khách hàng, các công việc không thường xuyên trong ca…đồng thời kiểm tra để đảm bảo tất cả các Nhân viên có thực hiện đúng đông phục của cửa hàng hay không; tác phong, tư thế sẵn sàng hay chưa.
46 Trưởng ca
- Chịu trách nhiệm trước Ban Quản ly Book cafe về toàn bộ hoạt động của Book cafe trong ca làm việc của mình phụ trách như: sự vận hành của BC, thái độ
làm việc của Nhân viên BC, tổ chức các chuơng trình, sự kiện lớn, vừa, nhỏ diễn ra tại BC.
- Tiếp nhận các ý kiến đóng góp của Khách hàng, đồng thời giải quyết các thắc mắc, khiếu nại đó trong ca trực của mình, nếu sự việc quá nghiêm trọng thì phải báo cáo kịp thời lên cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo.
- Sắp xếp lịch làm việc, theo dõi việc tăng ca, nghĩ phép của Nhân viên ở Bookcafe, trên cơ sở đó có ý kiến đề xuất việc khen thưởng, kỉ luật hợp lý.
Thu ngân
- Chịu trách nhiệm quản lý về toàn bộ tiển bạc trong ca phụ trách.
- Nhận các thông tin những Khách hàng đặt bàn trước để chuẩn bị những chứng từ, hóa đơn liên quan đẻ đáp ứng nhanh khi Khách hàng yêu cầu thanh toán.
- Phục vụ
- Chịu trách nhiệm phục vụ Khách hàng một cách niềm nỡ, chu đáo với tác phong lịch sự, vui vẻ, nhã nhặn và ân cần khi đến BC.
- Hoàn thành tốt các công việc đuợc giao và đạt tiêu chuẩn của Bookcafe
Phuơng Nam.
- Đưa thực đơn đến khách hàng lựa chọn và ghi lại yêu cầu của Khách hàng.
Pha chế
- Chịu trách nhiệm về thức uống, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, thực hiện các công đoạn một cách nhanh chóng nhằm đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng.
- Pha chế hoặc soạn thức uống theo yêu cầu của thu ngân chuyển đến và đảm bảo yêu cầu về chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm.
47
- Luôn luôn chú trọng cải tiến chất luợng thức uống pha chế và tìm tòi bổ sung thức uống mới phù hợp với huơng vị, thị hiếu khách hàng.
Tạp vụ
- Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác vệ sinh trong BC: vệ sinh quán, bàn ghế,
đảm bảo mọi thứ luôn sạch sẽ, gọn gàng ngăn nắp.
- Kiểm tra các dụng cụ vào đầu giớ làm việc, nếu hư hỏng, thiếu công cụ phải
báo cáo để sữa chữa hoặc thay thế.
- Tiến hành vệ sinh các khu vực được phân công.