1.4.3 .Một số nội dung chính của chính sách nhân lực
2.2. Tổ chức lao động
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Giải thích: Chức năng Chỉ đạo Chức năng phối hợp
Chức năng kiểm tra
(nguồn phòng nhân sự) Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc
Ban kiểm soát
Phòng kế hoạch Phòng sản xuất Phòng kỹ thuật Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán
Trường ĐHCN Việt Hung 22 GVHD: Th.s Nguyễn Minh Hải
Chức năng của các bộ phận trong công ty
Công ty đã thống nhất bộ máy điều hành quản lý của công ty với các chức năng nhiệm vụ sau:
Đại hội đồng cổ đông
- Có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
- Quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của công ty
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và quyết định tổ chức lại, giải thể công ty
- Các quyền, nhiệm vụ khác theo điều lệ của công ty
Hội đồng quản trị
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên trong Ban Kiểm Soát
- Nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ
- Có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong công ty
Ban kiểm soát
- Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ thận trọng - Trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong tổ chức công tác kế toán, thống
kê và lập BCTC nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông
- Can thiệp vào hoạt động công tu khi cần: kiến nghị hội đồng quản trị hoặc đại hội cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ xung cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh công ty
- Kiểm tra bất thường khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, ban kiểm sỏa thực hiện kiểm tra trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời gian 15 ngày, kể từ từ lúc kiểm tra ban kiểm soát phải báo cáo giải trính về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến hội đồng quản trị cổ đông và nhớm cổ đông có yêu cầu
Trường ĐHCN Việt Hung 23 GVHD: Th.s Nguyễn Minh Hải
Giám đốc
- Điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Phụ trách giám sát quản lý vĩ mô và chỉ đạo giám sát mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty.
- Bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty như bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao
Phó giám đốc
- Giúp việc cho giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các nội dung công việc được phân công
- Giúp Giám đốc điều hành, tổ chức quản lý mọi công việc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, phụ trách lĩnh vực công tác kinh doanh, hành chính, quản trị, đời sống
- Tổ chức sắp xếp, bố trí hợp lý lực lượng lao động sao cho đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất, đề xuất và tham gia bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên. Khi giám đốc vắng mặt, uỷ quyền cho Phó giám đốc chỉ huy điều hành mọi mặt hoạt động của công ty.
- Chủ động giải những công việc được giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và điều lệ của công ty
Phòng kinh doanh
- Quản trị hàng hóa. Nhập xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa cho các cửa hàng
- Tham mưu đề xuất cho giám đốc để xử lý các công tác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
- Lập kế họach cho chương trình quảng cáo và khuyến mãi thúc đẩy việc bán hang - So sánh đối chiếu doanh thu thực tế với doanh thu theo chỉ tiêu. Tìm ra nguyên nhân
tăng giảm doanh thu so với kế hoạch đưa ra hướng khắc phục kịp thời.
Trường ĐHCN Việt Hung 24 GVHD: Th.s Nguyễn Minh Hải
- Tìm hiểu chức năng, đặc tính sản phẩm cách sử dụng các sản phẩm của công ty truyền đạt lại cho các nhân viên bán hàng để thực hiện công việc một cách tốt nhất - Chịu trách nhiệm hướng dẫn sử dụng, các kỹ thuật cần thiết khi khách hàng có yêu
cầu
- Bảo hành, sữa chữa các sản phẩm cho khách hàng theo quy định và sự phân công sắp xếp của công ty.
- Lập kế hoạch sửa chữa định kỳ hàng tháng, hàng quý đối với từng loại thiết bị máy móc để trình lên Ban Giám đốc phê duyệt, đảm bảo sao cho toàn bộ các thiết bị máy móc của các nhà máy, công trường định kỳ được bảo dưỡng, vận hành tốt nhưng đồng thời phải đảm bảo tính vận hành liên tục của sản xuất.
- Lập kế hoạch và cung cấp vật tư theo tiến độ thực tế tại các công trường thi công của Công ty.
- Theo dõi giám sát về mặt kỹ thuật của toàn bộ các công trình xây lắp điện trên công trường
Phòng sản xuất
- Tư vấn cho Ban Giám đốc về lựa chọn sản phẩm để sản xuất và phương pháp sản xuất mỗi mặt hàng.
- Xây dựng kế hoạch tiến độ, kế hoạch năng lực sản xuất - Thiết lập các cải tiến trong quá trình sản xuất
- Lập kế hoạch trang bị máy móc, bố trí mặt bằng nhà xưởng - Ra quyết định về cơ cấu tổ chức của hệ thống sản xuất
- Thiết kế nơi làm việc, phân công trách nhiệm cho mỗi hoạt động
- Sắp xếp, bố trí nhân sự phù hợp và tiếp nhận yếu tố đầu vào cho sản xuất
- Phối hợp thực hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng bảo đảm sự hoạt động bình thường của thiết bị máy móc.
- Xây dựng các hệ thống chỉ dẫn và phân công công việc, chỉ dẫn và xác định các nhiệm vụ ưu tiên. Phối hợp xây dựng các chính sách nhân sự đảm bảo nguồn lực đáp ứng sản xuất.
Trường ĐHCN Việt Hung 25 GVHD: Th.s Nguyễn Minh Hải
Phòng kế hoạch
- Tổ chức xây dựng các kế hoạch kinh doanh và tham mưu cho Hội đồng Quản Trị cũng như Ban Giám đốc định hướng phát triển trong trung và dài hạn của Công ty. Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh của từng phòng ban, từng đơn vị, phòng sẽ lập kế hoạch kinh doanh tổng thể trong từng quý, từng năm để trình Ban Giám đốc xem xét phê duyệt
Phòng nhân sự:
- Có trách nhiệm quản lý hồ sơ, lý lịch của toàn bộ nhân viên trong công ty, giúp giám đốc thực hiện các chế độ có liên quan đến người lao động, quản lý hồ sơ và giấy giới thiệu, thực hiện công tác đôn đốc duy trì và làm việc theo đúng yêu cầu của lãnh đạo. - Tổ chức hoạt động hàng ngày của bộ máy công ty. Thực hiện việc giao tiếp hành
chính với bên ngoài.
- Tham mưu giúp việc cho giám đốc các biện pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.
Phòng kế toán tài chính:
- Có trách nhiệm giám sát kiểm tra và cố vấn cho giám đốc về mặt tài chính và theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về tình hình sản xuất kinh doanh trong kỳ, về tình hình tư vấn sử dụng và luân chuyển vốn, thực hiện các chế độ về tài chính của công ty.
- Cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết cho Giám đốc Công ty trên cơ sở đó giúp cho việc kiểm tra một cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuất của công ty để Giám đốc có thêm cơ sở chỉ đạo sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Theo dõi tính lương và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên theo quy chế hiện hành của công ty.
- Tổ chức hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước và theo điều lệ hoạt động của công ty. Lập kế hoạch tài chính và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đó theo tháng, quý, năm.
Trường ĐHCN Việt Hung 26 GVHD: Th.s Nguyễn Minh Hải
- Sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng của công ty
- Phối hợp với phòng sản xuất trong công tác quản lý sản phẩm sản xuất. Quản lý nguyên vật liệu cũng như sản phẩm tồn kho
- Phối hợp với tổ xe theo lịch trình mà công ty đề ra
Tổ xe
- Thực hiện các lịch trình mà công ty đưa ra
- Phối hợp với phân xưởng, phòng sản xuất trong việc chuyền nguyên vật liệu hay các sản phẩm đến các nhà kho, cửa hàng
Cửa hàng:
- Là nơi trưng bày, mua bán, giao dịch hàng hóa của công ty
- Báo cáo tình hình kinh doanh lên các phòng ban để từ đó có hướng giải quyết kịp thời các vấn đề.
Như vậy công ty có bộ máy tương đối đầy đủ với các phòng ban chuyên môn tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành từ khâu sản xuất tới khâu tiêu thụ. Tuy nhiên kết cấu này mang tính dập khuân, ít phát huy được sự sáng tạo trong công việc của cán bộ, công nhân viên có thể giỏi một việc nhưng lại không biết nhiều việc khi chuyển bộ phận có gập khó khăn
Trường ĐHCN Việt Hung 27 GVHD: Th.s Nguyễn Minh Hải