1.3. Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của tổ chức khoa học công nghệ
1.3.3. Nội dung hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của tổ chức khoa học
nghệ theo cơ chế tự chủ
Đây là nội dung do bộ phận chức năng chuyên sâu về tổ chức nhân sự thực hiện theo phạm vi chức năng tổ chức trong quản lý. Chức năng tổ chức là chức năng kế tiếp của chức năng hoạch định và đến lượt mình chức năng tổ chức tạo ra tiền đề để thực hiện các chức năng lãnh đạo và kiểm tra. Nó có vị trí, vai trị rất quan trọng quyết định tới hoạt động có hiệu quả của cả tổ chức. Nội dung hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý bao gồm:
1.3.3.1. Xây dựng k hoạch hoàn thiện c cấu bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quá trình thực hiện c ch tự chủ
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý phụ thuộc nhiều yếu tố. Trước hết là chức năng của tổ chức còn các yếu tố khác như: quy mô, địa bàn hoạt động của tổ chức cũng cần được quan tâm đúng mức. Việc lựa chọn quyết định một cơ cấu phù hợp nhất có ý nghĩa quyết định tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý. Mặc dù các nhà khoa học và kinh nghiệm thực tiễn đã tổng kết một số mẫu cơ cấu tổ chức điển hình nhưng khơng thể sao chép máy móc để áp dụng cho tổ chức của mình. Mặt khác, cơ cấu tổ chức quyết định cơ chế hoạt động của bộ máy và khi kết hợp cả cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động sẽ chi phối cả mục tiêu và cả chủ thể (người đứng đầu tổ chức, đứng đầu bộ máy), đồng thời chi phối tới mọi cá nhân hoạt động trong cơ cấu tổ chức. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức được thiết kế khơng bất biến mà ln cần phải hồn thiện cho phù hợp nhất với tổ chức.
Một cơ cấu bộ máy tổ chức được đánh giá là hợp lý khi đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức được phân chia và phân công rõ ràng, không chồng chéo.
- Đảm bảo sự phối hợp của cơ cấu tổ chức với chức năng, nhiệm vụ của tổ chức nghĩa là vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được phân công.
- Sự phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận và cá nhân.
- Cơ cấu tổ chức hợp lý cịn phải có cơ cấu hoạt động rõ ràng, đồng bộ, đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận nhịp nhàng, ăn khớp.
- Lựa chọn được con người có đủ năng lực, phẩm chất, kỹ năng để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
1.3.3.2. Tổ chức thực hiện hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý theo c ch tự chủ Thứ nhất là: Phân tích c cấu tổ chức bộ máy, rà soát, xác định lại chức năng cụ thể của tổ chức trong giai đoạn hiện tại
Về mặt lý thuyết: Chức năng là những nhiệm vụ tổng quát mà chủ thể quản lý phải thực hiện trong quá trình quản lý để đạt mục tiêu quản lý. Như vậy,
chức năng tổ chức trả lời câu hỏi: chủ thể quản lý cần phải làm những gì trong quá trình quản lý, mà bộ máy quản lý của tổ chức chính là chủ thể quản lý nên chức năng của tổ chức là những nhiệm vụ tổng quát mà Bộ máy quản lý phải thực hiện. Ý nghĩa cơ bản của chức năng quản lý là cơ sở để thiết kế bộ máy quản lý; cơ sở để kiểm tra, đánh giá hoạt động quản lý. Do đó, hồn thiện bộ máy tổ chức quản lý phải xuất phát từ việc xác định rõ chức năng cụ thể của tổ chức KHCN trong giai đoạn hiện tại được tự chủ ở mức nào.
Thứ hai là: Rà sốt việc bố trí, sử dụng cá nhân, bộ phận vào các vị trí làm việc trong c cấu bộ máy tổ chức
Từ sự phân chia hợp lý chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận chức năng là cơ sở để các bộ phận phân chia tới từng vị trí làm việc quyết định việc định biên biên chế cho từng bộ phận, mỗi vị trí do một cá nhân đảm nhiệm được gọi là các bộ phận quản lý. Cơ sở để lựa chọn cán bộ quản lý ngoài những tiêu chuẩn chung về năng lực chuyên môn, năng lực quản lý, phẩm chất chính trị, phẩm chất đạo đức thì kỹ năng làm việc rất được coi trọng. Đội ngũ này quyết định tới hoạt động của toàn cơ cấu tổ chức và hiệu lực, hiệu quả của Bộ máy quản lý. Đây là khâu thường được ví như đi chọn giày cho vừa chân tức là căn cứ vào yêu cầu của từng vị trí để tìm kiếm, tuyển dụng, bố trí nhân sự. Tuy nhiên, con người không giống như một chi tiết máy trong bộ máy luôn thay đổi theo thời gian và cần được đào tạo, bồi dưỡng để hồn thiện. Chính vì vậy, ngồi việc chọn đúng người, giao đúng việc cũng rất cần được tiếp tục hoàn thiện.
1.3.3.3. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cho các bộ phận, các vị trí làm việc trong bộ máy quản lý
Sau khi có cơ cấu tổ chức phù hợp thì việc phân chia chức năng, nhiệm vụ tương thích với trách nhiệm quyền hạn cho từng bộ phận có ý nghĩa quyết định tới hoạt động hiệu quả của Bộ máy quản lý. Việc phân chia rõ ràng, chi tiết, minh bạch gắn liền với phân định quyền hạn, trách nhiệm phản ánh triết lý quản lý của tổ chức là độc tài hay dân chủ; tập quyền hay phân quyền. Nó là cơ sở để phát huy được trí tuệ, sáng kiến của cấp dưới, cơ sở để phân cấp, uỷ quyền quản lý, cơ sở để kiểm tra, đánh giá. Công
cụ để thực hiện nội dung này là các văn bản quy chế hoạt động của Bộ máy quản lý và các bộ phận trực thuộc.
Như vậy với ba nội dung cần hồn thiện nêu trên có mối quan hệ biện chứng với nhau, nội dung này là tiền đề cho nội dung khác và liên tục được quan tâm hoàn thiện trong quá trình quản lý. Chỉ một nội dung không cần được quan tâm hoàn thiện cũng làm cho bộ phận máy quản lý hoạt động kém hiệu lực, hiệu quả.