CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
nhân viên tại công ty VNPT Technology
4.2.1. Xây dựng kế hoạch đánh giá kết quả thực hiện công việc
Để công tác đánh giá KQTHCV của ngƣời lao động đƣợc thực hiện một cách khoa học và rõ ràng, ngƣời lao động và các cấp quản lý cần chủ động trong công tác ĐGTHCV giúp công tác này đạt hiệu quả cao nhất có thể. Tác giả thể hiện quy trình xây dựng tiêu chí đánh giá KQTHCV qua hình 4.1 nhƣ sau:
Hình 4.1 Quy trình xây dựng tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc
Quá trình xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc xuất phát từ việc phân tích các công việc của ngƣời lao động đang và sẽ thực hiện trong tƣơng lai. Từ đó ra đƣợc bản mô tả công việc chi tiêt và rõ ràng. Bản mô tả công việc là nội dung chi tiết của công việc tƣơng ứng với từng vị trị cụ thể, giúp xác định rõ chức năng chính và nhiệm vụ cụ thể của nhân viên. Thông qua đó có thể đƣa ra các tiêu chuẩn năng lực cá nhân cần có để đáp ứng yêu cầu của công việc.
Việc xác định mục tiêu đánh giá rõ ràng, cụ thể sẽ giúp cho cấp lãnh đạo và nhân viên dễ dàng xây dựng đƣợc hệ thống tiêu chí đánh giá chính xác phục vụ tốt cho công tác đánh giá. Mục tiêu đánh giá cần phải linh hoạt theo định hƣớng hoạt động kinh doanh của công ty. Trong điều kiện bƣớc đầu xây dựng các tiêu chí đánh giá, mục tiêu của công tác ĐGTHCV chủ yếu là tìm đƣợc những ngƣời lao động làm việc hiệu quả, có ý thức gắn bó với tổ chức. Sau khi hoàn thiện đƣợc bƣớc đầu thì mục tiêu tiếp theo của công tác đánh giá là hƣớng đến phân loại nhân viên theo năng lực, từ đó có những giải pháp đào tạo, bổ nhiệm, trả lƣơng thƣởng nhằm khuyến khích, giữ chân cũng nhƣ thu hút ngƣời tài cho công ty.
Xác định mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận giúp lƣợng hóa các tiêu chí đánh giá chủ yếu, các tiêu chí kết quả thực hiện công việc. Trên cơ sở đó xác định mục tiêu cụ thể công việc ứng với từng chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên. Trên cơ sở đó xác định các tiêu chí ĐGTHCV.
Xác định rõ đối tƣợng đánh giá và trách nhiệm của từng ngƣời liên quan: Công ty cần quy định cụ thể đối tƣợng đánh giá là những ai trong công ty. Đó là toàn bộ nhân viên trong công ty bao gồm những ngƣời thử việc, thực tập hay chỉ nhân viên chính thức và thời gian làm việc tại công ty tối thiểu là bao nhiêu. Trong kế hoạch đánh giá cần quy định rõ trách nhiệm của từng thành viên trong công tác đánh giá nhằm tránh sự chồng chéo trong việc thực hiện cũng nhƣ giúp mọi ngƣời thấy rõ vai trò trách nhiệm của bản thân.
Công ty nên xây dựng tiêu chí đánh giá trên cở sở thảo luận dân chủ, cán bộ quản lý và nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để đi đến thống nhất về các tiêu chí đánh giá.
Tất cả những quy định này phải đƣợc quy định cụ thể thành văn bản và phổ biến tới tất cả ngƣời lao động trong công ty để mọi ngƣời thấy rõ vai trò và trách
nhiệm của mình cần làm gì để hoàn thành công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc. Phải cho ngƣời lao động thấy rõ quá trình đánh giá này ảnh hƣởng trực tiếp tới quyền lời của chính ngƣời lao động và tổ thức, vì vậy họ sẽ có động lực để thực hiện tốt nhất.
4.2.2. Xây dựng bản mô tả công việc nhằm làm cơ sở xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách rõ ràng và khách quan thực hiện công việc một cách rõ ràng và khách quan
Kết quả của công tác phân tích công việc là bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc có ảnh hƣởng trực tiếp đến việc xác định tiêu chuẩn làm cơ sở so sánh với kết quả thực hiện công việc thực tế của ngƣời lao động. Tuy nhiên, hiện tại, công tác phân tích công việc chƣa đƣợc ban lãnh đạo công ty chú trọng. Vì vậy, cần xây dựng bản phân tích công việc rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu để đảm bảo đƣa ra những tiêu chuẩn phù hợp phục vụ cho công tác đánh giá KQTHCV, từ đó ngƣời lao động có thể tin tƣởng vào công tác ĐGTHCV của công ty.
Để làm đƣợc điều này, bộ phận quản lý nhân sự của công ty phối hợp với các bộ phận khác để triển khai hoạt động phân tích công việc với các nhiệm vụ nhƣ: xác định mục đích của phân tích công việc; kế hoạch hóa và điều phối toàn bộ các hệ thống các quá trình có liên quan; xác định các ƣớc tiến hành phân tích công việc; xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu thập thông tin; tổ chức lực lƣợng cán bộ đƣợc thu hút vào phân tích công việc. Sau đó bộ phận quản lý nhân lực tiến hành tổng hợp, xây dựng lại và hoàn thiện bản mô tả công việc cho các vị trí tại công ty.
Khi tiến hành phân tích công việc cần thực hiện theo quy trình sau:
Bƣớc 1: Xác định các công việc cần phân tích, danh mục các công việc cần phân tích đƣợc xác định tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc của doanh nghiệp. Dựa trên nội dung đánh giá kết quả thực hiện công việc của các trung tâm nghiên cứu phát triển của Công ty, có 32 vị trí công việc cần phân tích
Bảng 4.1 Danh mục thống kê các vị trí phân tích công việc tại Công ty STT Chức danh công việc Mã số công việc Bộ phận
1 Giám đốc trung tâm GĐ-01 Trung
tâm Công nghệ
2 Phó giám đốc trung tâm PGĐ-02
3 Trƣờng phòng Iot TP01
4 Trƣởng phòng thiết bị tiêu dùng TP02 5 Trƣờng phòng thiết bị viễn thông
không dây TP03
6 Trƣởng phòng thiết bị viễn thông có dây TP04 7 Trƣờng phòng IDMD TP05 8 Kỹ sƣ phần cứng KS01 9 Kỹ sƣ phần mềm nhung KS02 10 Kỹ sƣ quản lý chất lƣợng KS03 11 Kỹ sƣ thiết kế ID KS04 12 Kỹ sƣ thiết kế MD KS05
13 Giám đốc trung tâm GĐ02
Trung tâm nghiên cứu phát triển phần mềm
14 Phó giám đốc trung tâm PGĐ-02
15 Trƣờng phòng phần mềm TP06 16 Trƣờng phòng hệ thống TP07 17 Quản trị dự án phần mềm QT01 18 Trƣờng nhóm phát triển TN01 19 Trƣờng nhóm Tích hợp hệ thống TN02 20 Kỹ sƣ phát triển phần mềm KS06 21 Kỹ sƣ tích hợp hệ thống KS07 22 Kỹ sƣ mạng KS08
23 Kỹ sƣ cơ cở dữ liệu KS09 24 Trƣởng ban TB01 Ban Doanh Thác 25 Phó ban PB01 26 Trƣởng phòng thiết bị mạng TP08 27 Trƣởng phòng băng thông rộng TP09 28 Trƣởng phòng mạng TP10 29 Kỹ sƣ mạng KS10 30 Kỹ sƣ tối ƣu KS11 31 Kỹ sƣ tích hợp hệ thống KS12 32 Kỹ sƣ triển khai KS13
(Nguồn: Phòng HC-TH Công ty VNPT Technology)
Bƣớc 2: Lựa chọn các phƣơng pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của phân tích công việc; thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bảng câu hỏi cần thiết.
Bƣớc 3: Tiến hành thu thập thông tin về công việc chủ yếu từ lãnh đạo và nhân viên các phòng, ban chức năng bằng các phƣơng pháp nhƣ phỏng vấn, bảng câu hỏi hoặc phƣơng pháp nhật ký công việc.
Bƣớc 4: Sử dụng thông tin thu thập đƣợc vào các mục đích của phân tích công việc, chẳng hạn nhƣ viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc hay xác định nhu cầu đào tạo, hoặc kế hoạch hóa nguồn nhân lực...
Trong bản mô tả công việc phải đƣa ra đƣợc những thông tin chung về công việc; những chức năng và trách nhiệm trong công việc và giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ và trách nhiệm đó; quyền hành của ngƣời thực hiện công việc; những mối quan hệ trong công việc; các điều kiện làm việc để thực hiện công việc đó bao gồm các điều kiện về vật chất kỹ thuật, thời gian làm việc,...từ đó xác định các tiêu chuẩn lựa chọn ngƣời thực hiện công việc để có thể
lựa chọn và bố trí đúng ngƣời đúng việc làm cơ sở xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc.
4.2.3. Hoàn thiện hệ thống tiêu chí/ tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động công việc của ngƣời lao động
Các tiêu chí/ tiêu chuẩn đánh giá KQTHCV là yếu tố không thể thiếu khi xây dựng dựng một hệ thống đánh giá. Cùng với việc đo lƣờng sự thực hiện công việc, thông tin phản hồi đây là 3 yếu tố cấu thành cơ bản của hệ thống đánh giá thực hiện công việc. Tuy nhiên, hiện tại các tiêu chuẩn đánh giá công ty đƣa ra còn chung chung giản đơn, các tiêu trí chƣa đƣa ra các mức đánh giá cụ thể cũng nhƣ chƣa thiết kế trọng số cho từng tiêu trí.
Để khắc phục những hạn chế nêu trên, tác giả đề xuất khối Ban nhân lực của công ty cần phối hợp với các phòng ban khác xây dựng tiêu chí/tiêu chuẩn đánh giá cụ thể cho các vị trí công việc căn cứ vào bản mô tả công việc. Các tiêu chí/ tiêu chuẩn trong bản mô tả công việc đƣợc công ty xây dựng phải đảm bảo:
Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc của ngƣời lao động cho từng vị trí công việc phải đảm bảo hài hòa giữa hai yếu tố sau. Thứ nhất, các tiêu chuẩn phải phù hợp với yêu cầu công việc đƣợc giao cho ngƣời lao động. Thứ hai, các tiêu chuẩn phải phù hợp với mục tiêu quản lý của đơn vị. Các tiêu chuẩn đánh giá đƣa ra cần phải rõ ràng để ngƣời lao động thấy rõ cần làm gì trong công việc và với đầu việc đó thì phải làm đến mức nào để đạt đánh giá.
Các tiêu chuẩn đƣợc đƣa ra đánh giá ngƣời lao động phải phù hợp với đặc điểm công việc của từng phòng ban trong công ty. Bên cạnh đó nó phải có tính hợp lý với các mức độ đánh giá khác nhau về yêu cầu số lƣợng và chất lƣợng khi thực hiện công việc.
Khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc không nên dựa vào ý kiến chủ quan của một vài cá nhân mà nên đƣa ra thảo luận cùng với ngƣời lao động trong công ty.
Trên đây là những đề xuất chung cho việc xây dựng lại các tiêu chí/tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc tại công ty VNPT Technology nhằm hoàn thiện các
tiêu chí/ tiêu chuẩn đánh giá trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại các trung tâm nghiên cứu phát triển. Sau đây tác giả xin trình bày một số đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện tiêu chí/ tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên của các phòng ban, trung tâm khối nghiên cứu phát triển của công ty VNPT Technology nhƣ sau:
Xây dựng bản đánh giá thực hiện công việc dựa trên 3 tiêu chí chính: Hiệu quả công việc; chấp hành nội quy quy định công ty và thái độ thực hiện công việc. Trong tiêu chí “Thái độ thực hiện công việc” tác giả đề xuất 3 tiêu chuẩn: Khả năng sắp xếp, bố trí công việc; Tính tích cực, chủ động trong công việc; Tinh thần phối hợp trong công việc. Bởi lẽ các tiêu chí trong tiêu chuẩn này chỉ mang tính định tính khó đƣợc định lƣợng chính xác nên đôi khi gây khó khăn cho ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá.
Trong tiêu chí “Chấp hành nội quy quy định công ty” có đề cập đến thời gian làm việc trong tuần, các công việc đã hoàn thành và những khó khăn vƣớng mắc gặp phải. Quy định một ngày cụ thể trong tuần để nhân viên gửi báo cáo. Bên cạnh đó tiêu chí còn đề cập đến khía cạnh phối hợp công việc giữa nhân viên với các bộ phận khác.
Trong tiêu chí “Hiệu quả công việc đƣợc giao”, tác giả chú trọng đến tiến độ thực hiện công việc đi kèm với chất lƣợng công việc đƣợc hoàn thành. Đây là một tiêu chí quan trọng nhất của bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động. Hiệu quả công việc của mỗi vị trí cần phải lƣợng hóa đƣợc để ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá hiểu rõ. Ngƣời đƣợc đánh giá biết mình cần phải làm gì và ngƣời đánh giá hiểu rõ công việc của mình.
Nghiên cứu tiêu chuẩn đánh giá (nội dung đánh giá) thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty, tác giả thấy nội dung đánh giá còn chung chung khó áp dụng cho ngƣời đƣợc đánh giá. Nội dung đánh giá (tiêu chuẩn đánh giá) chỉ cần ngắn gọn, súc tích đơn giản và dễ hiểu. Do vậy chỉ cần nêu những ý chính nhất, cô đọng nhất trong tiêu chuẩn hay nội dung đánh giá để ngƣời đánh giá dễ nắm bắt và hiểu đƣợc các nội dung cần đánh giá. Ngoài ra muốn
ngƣời đánh giá hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn hay nội dung đánh giá và việc đánh giá đƣợc dễ dàng, chính xác thì cần phải có các chú thích, viện dẫn và xây dựng các hƣớng dẫn đánh giá thật chi tiết, cụ thể, đầy đủ.
Qua những phân tích trên, tác giả đề xuất các tiêu chí/ tiêu chuẩn đánh giá và các trọng số của các tiêu chí để đánh giá KQTHCV của nhân viên nhƣ bảng 4.2
Bảng 4.2: Các tiêu chí đánh giá KQTHCV của nhân viên tại Công ty VNPT Technology
Tiêu chí Chỉ tiêu đánh giá Trọng số Mức độ hoàn thành Xuất sắc (5đ) Hoàn thành tốt (4đ) Hoàn thành mức khá (3đ) Hoàn thành (2đ) Không hoàn thành (1đ)
Chấp hành nội quy, quy định của công ty
Thời gian làm việc
Đi làm đúng giờ, đảm bảo tối thiểu 48 tiếng
làm việc/tuần.
2 10 08 06 04 02
Báo cáo công
việc
Báo cáo cụ thể và chi tiết về công việc trong tuần bao gồm các công
việc đã hoàn thành, công việc còn dang dở,
những khó khăn gặp phải vào ngày làm việc
cuối cùng trong tuần
2 10 08 06 04 02 Quy trình làm Trách nhiệm tuân thủ đúng quy trình làm
việc theo nội quy
việc công ty, không xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Hiệu quả thực hiện công việc đƣợc giao
Tiến độ công việc Hoàn thành theo đúng tiến độ đã đƣợc giao các chỉ tiêu theo tháng,
quý, năm. Công việc thƣờng ngày có giao thời gian hoàn tất đúng
hạn. 3 15 12 09 06 03 Chất lƣợng công việc Sai sót không đáng kể hoặc rất ít sai sót trong
quá trình thực hiện công việc đƣợc giao: mục tiêu, chỉ tiêu, dự án tham gia, công việc
hàng ngày. 3 15 12 09 06 03 Trách nhiệm với công việc Trách nhiệm về kết quả, chất lƣợng và thời
gian hoàn tất của công việc hàng ngày/dự án, giải quyết và khắc phục
đƣợc hậu quả của những sai sót nhằm giảm thiểu tổn thất 3 15 12 09 06 03 Thực hiện và tuân thủ quy trình ban Tuân thủ đúng các quy trình làm việc đã ban hành, không xảy ra nhầm lẫn, sai sót 3 15 12 09 06 03
hành Kiến thức cơ bản Hiểu rõ các kiến thức và nghiệp vụ trong công việc, dự án tham
gia.
3 15 02 09 06 03
Thái độ thực hiện công việc
Khả năng sắp xếp, bố trí công việc
Có khả năng trong việc bố trí thời gian, thứ tự
ƣu tiên lập kế hoạch giải quyết công việc hàng ngày một cách hợp lý để thực hiện những công việc đƣợc giao. 2 10 08 06 04 02 Tính tích cực, chủ động trong công việc Chủ động đề nghị ngƣời quản lý giao việc
và hoàn thành tốt các công việc đƣợc giao. Chủ động độc lập xử lý tất cả các trƣờng hợp phát sinh. 2 10 08 06 04 02 Tính phối hợp trong công việc Hợp tác với các bộ phận khác chia sẻ thông tin, hỗ trợ lẫn nhau, tạo mối quan hệ và phối hợp tốt giữa các phòng ban,
cá nhân trong quá trình thực hiện công
việc, dự án.
Sau khi có đƣợc kết quả đánh giá chất lƣợng thực hiện công việc, nhân viên sẽ