1.5 Giải pháp tuyển dụng
1.5.1 Hoạch định các chính sách tuyển dụng
Là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và việc xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng đƣợc các nhu cầu đó. Để hoạch định đƣợc các chính sách tuyển dụng cần dựa vào cung và cầu lao động của danh nghiệp.
Cầu lao động
Là số lƣợng và cơ cấu lao động cần thiết để hoàn thành số lƣợng sản phẩm, dịch vụ và công việc của tổ chức trong một giai đoạn nào đó.
Hoạch định các chính sách tuyển dụng
Các giải pháp thay thế
Tuyển dụng nhân lực
Nguồn bên trong Nguồn bên ngoài
Các phƣơng pháp nguồn bên trong
Các phƣơng pháp nguồn bên ngoài
Các phƣơng pháp xác định cầu nhân lực:
- Phƣơng pháp xác định nhu cầu nhân lực theo hao phí lao động.
Theo phƣơng pháp này, xác định nhu cầu nhân lực cho năm tới (năm kế hoạch) dựa vào các căn cứ sau đây: tổng số lƣợng lao động hao phí để hoàn thành số lƣợng sản phẩm, hoặc khối lƣợng công việc, nhiệm vụ của năm kế hoạch; quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch; hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch.
m n n i i i K T SL t D 1 Trong đó:
D: Cầu lao động năm kế hoạch của tổ chức (ngƣời).
ti: Lƣợng lao động hao phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm i (giờ - mức). SLi: Tổng số sản phẩm i cần sản xuất năm kế hoạch.
Tn: Quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch (giờ/ngƣời).
Km: Hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch. n: Số loại sản phẩm cần sản xuất năm kế hoạch.
Để xác định lƣợng lao động hao phí cho 1 đơn vị sản phẩm ta phải dựa vào mức lao động tức mức thời gian hao phí cho từng công việc, theo từng nghề.
- Phƣơng pháp tính theo năng suất lao động.
Nội dung cơ bản của phƣơng pháp này là lấy tổng sản lƣợng năm kế hoạch (hiện vật và giá trị) chia cho năng suất lao động của một ngƣời lao động năm kế hoạch sẽ đƣợc cầu nhân lực năm kế hoạch của tổ chức.
W Q D
D: Cầu lao động năm kế hoạch. Q: Tổng sản lƣợng năm kế hoạch.
W: Năng suất lao động bình quân của một lao động năm kế hoạch.
Theo phƣơng pháp này cần chú ý tổng sản lƣợng năm kế hoạch và năng suất lao động của một lao động năm kế hoạch phải thống nhất đơn vị tính. Nếu tổng sản lƣợng tính bằng tiền (giá trị) thì năng suất lao động cũng tính bằng tiền. Nếu tổng sản lƣợng tính bằng hiện vật (cái, chiếc, tấn, tạ, kg…) thì năng suất lao động của một lao động năm kế hoạch cũng phải tính bằng hiện vật.
- Phƣơng pháp xác định nhu cầu lao động theo tiêu chuẩn định biên.
Tiêu chuẩn định biên là khối lƣợng công việc/ nhiệm vụ mà một ngƣời phải đảm nhận. Ví dụ số học sinh mà một giáo viên phải đảm nhận; số giƣờng bệnh mà một hộ lý phải phục vụ.
Dự báo cầu nhân lực năm kế hoạch theo phƣơng pháp này sẽ căn cứ vào nhiệm vụ cần hoàn thành năm kế hoạch nhƣ: Tổng số học sinh nhập trƣờng theo từng loại lớp học (lớp 1; lớp 2…) của trƣờng; hoặc tổng số giƣờng bệnh cần phục vụ năm kế hoạch của bệnh viện; và định mức phục vụ của một giáo viên hoặc của một y sỹ, bác sỹ năm kế hoạch.
Phƣơng pháp tính theo tiêu chuẩn định biên thích hợp để dự báo cầu nhân lực năm kế hoạch của các tổ chức thuộc ngành giáo dục, y tế, phục vụ…
- Phƣơng pháp ƣớc lƣợng trung bình.
Dự báo cầu nhân lực của tổ chức thời kỳ kế hoạch dựa vào cầu nhân lực bình quân hàng năm của tổ chức trong thời kỳ trƣớc.
Theo phƣơng pháp này, việc tính toán cầu nhân lực đơn giản, số liệu dễ thu thập nhƣng phƣơng pháp này dựa vào số liệu của quá khứ, khi dự báo có thể không thấy hết những biến động có thể xảy ra trong thời kỳ kế hoạch ảnh hƣởng đến cầu nhân lực của tổ chức.
- Phƣơng pháp dự tính nhu cầu trên cơ sở nhu cầu của từng đơn vị.
Theo phƣơng pháp này, ngƣời quản lý ở từng đơn vị (phân xƣởng, phòng, ban) dựa vào mục tiêu của đơn vị, xác định khối lƣợng công việc cần phải hoàn
thành cho thời kỳ kế hoạch, dự đoán cần bao nhiêu nhân lực để hoàn thành khối lƣợng công việc đó. Cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch sẽ đƣợc tổng hợp từ cầu nhân lực của từng đơn vị.
Ƣu điểm cơ bản của phƣơng pháp này là ngƣời quản lý ở từng bộ phận, đơn vị ở trong tổ chức thƣờng có những thông tin chính xác về nhiệm vụ, sản lƣợng, khối lƣợng công việc… mà đơn vị mình sẽ hoàn thành trong thời kỳ kế hoạch, do đó sẽ dự đoán đƣợc số nhân lực cần thiết kể cả những ngƣời lao động mới dự kiến cần đƣợc thu hút và bổ sung.
Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là để có số liệu cần thiết cho dự báo đòi hỏi phải có sự hợp tác của nhiều ngƣời trong đơn vị. Hơn nữa mỗi ngƣời quản lý ở từng bộ phận, đơn vị có thể sử dụng những giả định khác nhau cho sự phát triển đơn vị mình trong tƣơng lai để dự báo cầu nhân lực. Để khắc phục nhƣợc điểm này ngƣời đứng đầu tổ chức phải thông báo rõ mục tiêu dài hạn của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch, đƣa ra những ràng buộc về tài chính, vốn, lao động… dựa vào đó ngƣời quản lý từng đơn vị dự báo cầu nhân lực của đơn vị mình.
- Phƣơng pháp phân tích hồi qui.
Sử dụng hàm số toán học phản ánh mối quan hệ của cầu nhân lực với các biến số nhƣ: doanh số bán ra; sản lƣợng sẽ sản xuất của kỳ kế hoạch; năng suất lao động; số học sinh, sinh viên dự kiến sẽ nhập trƣờng thời kỳ kế hoạch… để dự báo cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch.
Để áp dụng phƣơng pháp này cần thu thập số liệu phản ánh mối quan hệ giữa cầu nhân lực theo thời gian và các yếu tố theo chuỗi thời gian.
Chẳng hạn: y = f (X1, X2, X3…)
Chuỗi thời gian thu thập đƣợc số liệu càng dài thì kết quả dự báo cầu nhân lực thời kỳ kế hoạch càng chính xác.
Có thể áp dụng phƣơng pháp này để xác định cầu nhân lực của các tổ chức dựa vào phân tích mối quan hệ của nhiều yếu tố. Tuy vậy, phƣơng pháp này thƣờng thích hợp khi thu thập đƣợc số liệu của tổ chức trong một chuỗi thời gian dài trong
quá khứ hoặc có mẫu số liệu khá lớn. Phƣơng pháp này chỉ thích hợp trong trƣờng hợp môi trƣờng của tổ chức rất ổn định.
- Phƣơng pháp tiêu chuẩn hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm.
Nội dung cơ bản của phƣơng pháp này là lấy tiêu chuẩn hao phí lao động để sản xuất ra một đơn vị sản lƣợng (1.000.000 đồng giá trị sản lƣợng; hoặc là một đơn vị sản phẩm) tính theo giờ - mức nhân với tổng sản lƣợng năm kế hoạch. Sau đó chia cho quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch ta đƣợc cầu lao động năm kế hoạch.
D = (Q x t) / T
Trong đó:
D: Cầu nhân lực năm kế hoạch.
Q: Tổng sản lƣợng cần phải sản xuất năm kế hoạch.
t: Tiêu chuẩn hao phí lao động cho một đơn vị sản lƣợng năm kế hoạch. T: Tổng số giờ làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch. - Phƣơng pháp chuyên gia.
Dự báo cầu nhân lực dài hạn dựa vào ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm trong từng lĩnh vực, có thể là ý kiến của một nhóm chuyên gia hoặc là ý kiến của cá nhân nhƣ giám đốc nguồn nhân lực hoặc là chuyên gia kế hoạch hóa dài hạn. Các chuyên gia dựa vào đánh giá của họ về tình hình tổ chức trong tƣơng lai, điều kiện kinh tế, xã hội của tổ chức, với kinh nghiệm mà họ đã từng tích lũy đƣợc sẽ đƣa ra phƣơng án dự báo cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch.
Để đạt đƣợc kết quả mong muốn, tổ chức cần phải sử dụng tổng hợp kết quả ƣớc lƣợng cầu nhân lực thời kỳ kế hoạch của tổ chức mà nhiều chuyên gia đã hiến kế. Kinh nghiệm cho thấy có 03 phƣơng pháp sau :
Phƣơng pháp 1: Yêu cầu mỗi chuyên gia nộp bảng tƣờng trình về ƣớc tính cầu nhân lực của tổ chức theo kinh nghiệm riêng của họ, sau đó sẽ tính trung bình cầu nhân lực của tổ chức theo ƣớc tính của các chuyên gia.
Phƣơng pháp 2: Tổ chức hội thảo mời các chuyên gia đến dự và phát biểu, thảo luận nhóm. Kết luận cuối cùng là ý kiến thống nhất của các chuyên gia về ƣớc tính cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch.
Phƣơng pháp 3: Để thực hiện phƣơng pháp này, một ngƣời có trách nhiệm dự báo cầu nhân lực của tổ chức, có thể là chuyên viên của phòng quản lý nguồn nhân lực, thực hiện các công việc sau:
Lựa chọn danh sách các chuyên gia am hiểu về tổ chức và có kiến thức, kinh nghiệm dự báo cầu nhân lực.
Xác định rõ những vấn đề có liên quan đến dự báo nhân lực: khó khăn, thuận lợi, mục tiêu và chiến lƣợc phát triển tổ chức trong tƣơng lai.
Soạn một bảng hỏi về dự báo cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch và gửi đến từng chuyên gia.
Các chuyên gia ƣớc tính cầu nhân lực của tổ chức theo kiến thức và kinh nghiệm của mình, chuyển đến cho ngƣời có trách nhiệm tổng hợp. Kết quả dự báo cầu nhân lực đƣợc gửi trở lại các chuyên gia xem xét cho ý kiến về phƣơng pháp lựa chọn. Nếu một chuyên gia nào đó chƣa đồng tình về phƣơng án tổng hợp dự báo cầu nhân lực đã chọn thì yêu cầu giải thích rõ: nguyên nhân không đồng tình, cần thay đổi nhƣ thế nào và chuyển bản góp ý đó đến ngƣời có trách nhiệm tổng hợp cầu nhân lực. Phƣơng án cuối cùng dự báo nhu cầu nhân lực của tổ chức là kết quả nhất trí cao của các chuyên gia.
Phƣơng pháp phân tích xu hƣớng.
Nội dung của phƣơng pháp này là: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và mục tiêu cần đạt đƣợc của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch nhƣ: số lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ; doanh số bán ra; ƣớc tính những thay đổi về kỹ thuật ảnh hƣởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức… so với thời kỳ hiện tại, ƣớc tính cầu nhân lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức thời kỳ kế hoạch.
Áp dụng phƣơng pháp này, công việc dự báo cầu nhân lực đƣợc thực hiện một cách dễ dàng nhƣng ƣớc lƣợng thƣờng ít chính xác và chủ yếu dựa vào số liệu của thời kỳ trƣớc đó.
Cung lao động
- Cung nội bộ:
Phân tích tình hình sử dụng lao động với nội dung: Đánh giá cơ cấu lao động hiện tại có phù hợp với yêu cầu của công việc lao động hay không. Phân tích đánh giá trình độ của ngƣời lao động. Phân tích đánh giá sự biến động lao động trong tƣơng lai. Từ việc phân tích sẽ đƣa ra các kế hoạch thích ứng cho tuyển dụng, tuyển chọn lao động.
- Cung bên ngoài:
Nguồn lao động: Học sinh, sinh viên tốt nghiệp, lao động tự do, lao động hiện đang làm việc tại các doanh nghiệp khác, những ngƣời hết tuổi lao động có mong muốn và khả năng lao động, lao động trên thị trƣờng …