4.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị chuỗi cung ứng của hệ
4.2.7. Chế độ trao đổi thông tin, áp dụng công nghệ mới
Đối với mỗi doanh nghiệp, luồng thông tin chính là huyết mạch, để công ty hoạt động có hiệu quả, luồng thông tin cần được vận động xuyên suốt và trôi chảy trong toàn bộ các hoạt động của chuỗi cung ứng. Với hệ thống thông tin rời rạc, đứt gãy và thiếu tính đồng bộ, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng của công ty tất yếu sẽ không hiệu quả. Do vậy, nhu cầu thiết lập và hoàn thiện một số hệ thống trao đổi thông tin xuyên suốt trong chuỗi càng trở lên cấp thiết hơn bao giờ bởi vì hệ thống thông tin có trao đổi xuyên suốt, thông tin chuyển giao có đầy đủ thì người nhận thông tin mới dễ dàng kiểm soát và thực hiện tốt các công việc đem lại hiệu quả cao.
- Để hoàn thiện hệ thống trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong công ty, cần phải thiết lập được mẫu chuẩn trao đổi thông tin nội bộ. Mẫu chuẩn này cần quy định rõ nội dung và các yếu tố tối thiểu của thông tin cần chuyển giao, thông tin càng cụ thể và rõ ràng bao nhiêu thì càng ít gây hiểu sai và ít bị nhiễu.
- Phần mềm ERP đang được công ty áp dụng với đặc tính ban đầu là phần mềm quản trị chung các vấn đề của một doanh nghiệp từ nhân lực, tài chính, sản xuất đến marketing. Tuy nhiên, mỗi bộ phận nếu chỉ quan tâm đến các thông tin liên quan đến bộ phận của mình thì thông tin sẽ không đảm bảo tính toàn diện và bao quát. Do vậy, rất có thể thông tin sẽ bị nhiễu ở một khâu hoặc một bộ phận nào đó trong chuỗi cung ứng, dẫn đến lỗi cho các khâu tiếp theo. Để phần mềm ERP thực sự phát huy hiện quả, yêu cầu mọi bộ phận phải theo dõi và nắm bắt thông tin bao quát.
- Cần áp dụng công nghệ thông tin trong việc lựa chọn các NCC, xây dựng bộ dữ liệu NCC theo thời gian, theo các tiêu chí phục vụ nhằm giúp ra việc lựa chọn NCC tối ưu.
- Áp dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện order hàng, thay đổi việc order bằng fax hiện nay sang phần mền order hàng để việc lựa chọn NCC được tối ưu và tránh việc thất thoát, order nhầm hàng và phải hủy hàng
- Áp dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho, lưu giữ và theo dõi chất lượng hàng hóa nhằm tối ưu việc bảo quản, giá trị tồn kho của hàng hóa, tránh việc phải hủy bỏ hàng do hết hạn hoặc do việc bảo quản không đảm bảo tiêu chuẩn.
- Tạo ra một kênh thông tin trực tiếp tại các điểm bán hàng với Phòng vật tư để việc cung ứng hàng hóa được trao đổi thông tin 2 chiều và thực hiện việc cung ứng được thông suốt.
- Thực hiện áp dụng công nghệ mới trong việc sản xuất các mặt hàng gia vị và sốt phải nhập để có thể chủ động hơn trong việc sản xuất hàng bán và giảm thiểu chi phí khi phải nhập hàng từ nước ngoài.