1.2. HÌNH THỨC VÀ PHƢƠNG PHÁP ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN
1.2.1. Hình thức đào tạo và phát triển NNL
Trong thực tế có nhiều tiêu thức phân loại các hình thức đào tạo khác nhau
1.2.1.1. Theo định hướng nội dung đào tạo, có hai hình thức: đào tạo định hướng công việc và đào tạo định hướng doanh nghiệp
* Nội dung đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
- Xây dựng kế hoạch đào tạo: Muốn xây dựng đƣợc kế hoạch đào tạo thì xây dựng bản kế hoạch hoá nguồn nhân lực lấy đó làm căn cứ thiết kế hệ thống các kế hoạch cho công tác đào tạo
- Kế hoạch hoá nguồn nhân lực: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu của công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động đáp ứng đƣợc các nhu cầu đó
- Kế hoạch hoá nguồn nhân lực gồm có 3 loại:
+ Kế hoạch ngắn hạn 1 năm trở xuống, thƣờng đƣa ra các mục tiêu thực hiện và kế hoạch tác nghiệp của một năm.
+ Kế hoạch trung hạn từ 1năm trở lên đến 3 năm
+ Kế hoạch dài hạn từ 3 năm trở lên nhằm dự đoán số lao động cần có trong tƣơng lai để các doanh nghiệp có nguồn nhân lực dự phòng phù hợp với chiến lƣợc phát triển kinh doanh của đơn vị mình.
23
Mặt khác kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong ngắn hạn thƣờng sát với thực tế và phù hợp với những biến động của các doanh nghiệp nên thƣờng áp dụng. Kế hoạch dài hạn áp dụng đối với những chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực.
* Trình tự xây dựng kế hoạch đào tạo
- Việc xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là công việc đầu tiên và quan trọng nhất đối với công tác đào tạo. Vì thế muốn xây dựng kế hoạch đào tạo đƣợc chính xác, hợp lý cần căn cứ vào các yếu tố nhƣ: Nhu cầu của các bộ phận; Nhu cầu công việc; Nhu cầu của ngƣời lao động; Tình hình sản xuất kinh doanh; Chủ trƣơng chính sách của doanh nghiệp: nguồn tài chính, các chính sách khuyến khích và chế độ hỗ trợ…
- Công tác đánh giá chung nhƣ: nguồn nhân lực, công nghệ, máy móc thiết bị, kế hoạch sản xuất kinh doanh
* Phƣơng pháp xây dựng kế hoạch đào tạo - Phân tích thực trạng doanh nghiệp
- Phiếu điều tra công nhân viên
- Chủ trƣơng, chính sách của chính phủ, doanh nghiệp
- Xây dựng kế hoạch đào tạo còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Do trƣởng phòng ban đề xuất ngƣời lao động đi đào tạo; Do tình hình sản xuất kinh doanh: nhƣ nhập thêm công nghệ mới, mở rộng quy mô…
* Xác định nhu cầu học tập của ngƣời lao động
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực muốn đƣợc tiến hành thuận lợi, tránh đƣợc những chi phí phát sinh thì việc xác định kế hoạch đào tạo đóng một vai trò hết sức quan trọng. Kế hoạch xây dựng cần cụ thế chi tiết bao nhiêu thì quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch đó diễn ra dễ dàng bấy nhiêu.
* Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Việt Nam đang trên bƣớc đƣờng phát triển, những cơ hội và thách thức khi gia nhập các tổ chức trong khu vực và quốc tế đặt đất nƣớc chúng ta phải thực hiện những công cuộc đổi mới để hội nhập. Thời gian qua, nền kinh tế nƣớc ta đã thay
24
đổi, có những chuyển biến mạnh mẽ và sâu sắc, tuy nhiên, trình độ ngƣời lao động của ta còn chƣa cao, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu trong thời kỳ đổi mới. Do đó, công tác tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển cần đƣợc tiến hành sao cho đạt đƣợc mục tiêu mà Đảng đã đề ra: “Nâng cao dân trí, đào tạo nguồn nhân lực và bồi dƣỡng nhân tài”. Muốn công tác đạt hiệu quả cần có một trình tự đào tạo cụ thể, phù hợp với doanh nghiệp cũng nhƣ lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
* Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Các doanh nghiệp thƣờng nhận thức rõ sự bất hợp lý giữa trình độ hay khả năng làm việc của ngƣời lao động với yêu cầu của công việc đặt ra nên để tránh hiện tƣợng này các doanh nghiệp đã đƣa ra những biện pháp xác định nhu cầu đào tạo hợp lý. Do đó cần biết nhu cầu đào tạo là gì? Nhu cầu đào tạo là số công nhân cần thiết phải đào tạo để đáp ứng đƣợc nhu cầu sản xuất và các nhu cầu khác (về hƣu, mất sức lao động, thuyên chuyển…).
Với xu hƣớng phát triển hội nhập, đa phƣơng hóa, nền kinh tế tri thức, công tác đào tạo và phát triển thƣờng đƣợc xác định theo:
- Đào tạo định hƣớng công việc. Đây là hình thức đào tạo về kỹ năng thực hiện một loại công việc nhất định, nhân viên có thể sử dụng kỹ năng này để làm việc trong những DN khác nhau
- Đào tạo định hƣớng DN. Đây là hình thức đào tạo về các kỹ năng, cách thức, phƣơng pháp làm việc điển hình trong DN. Khi nhân viên chuyển sang DN khác, kỹ năng đào tạo đó thƣờng không áp dụng nữa
1.2.1.2. Theo mục đích của nội dung đào tạo
Có các hình thức: đào tạo, hƣớng dẫn công việc cho nhân viên; đào tạo, huấn luyện kỹ năng; đào tạo kỹ thuật an toàn lao động; đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật; đào tạo và phát triển các năng lực quản trị... Các hình thức đào tạo rất đa dạng, dƣới đây là các hình thức sau:
Ta có bảng các hình thức đào tạo nhƣ sau:
25
Bảng 1.2: Các hình thức đào tạo đƣợc áp dụng trong DN
Hình thức đào tạo % DN thực hiện
Hƣớng dẫn công việc cho nhân viên mới 82
Đánh giá thực hiện công việc 76
Nghệ thuật lãnh đạo 69
Quá trình tuyển chọn nhân viên 65
Kỹ năng giao tiếp 64
Điều khiển, sử dụng trang bị máy móc mới 62
Xây dựng nhóm, đội 61
Kỹ năng ủy quyền 60
Kỹ năng lắng nghe 59
Quản trị thời gian 59
Đào tạo đội ngũ cán bộ đào tạo 59
Kiến thức về sản phẩm 58 Xếp đặt mục tiêu 58 Sử dụng máy tính 57 Đống viên, khuyến khích 57 Ra quyết định 56 An toàn lao động 56
Giải quyết những căng thẳng trong quản trị 54
Lập trình máy tính 54
Giải quyết vấn đề 53
...
- Đào tạo, hƣớng dẫn (hoặc định hƣớng) công việc cho nhân viên nhằm
26
cung cấp thông tin, kiến thức mới và các chỉ dẫn cho nhân viên mới tuyển về công việc và DN, giúp cho nhân viên mới mau chóng thích nghi với điều kiện, cách thức làm việc trong DN mới
- Đào tạo, huấn luyện kỹ năng nhằm giúp cho nhân viên có trình độ lành nghề và các kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc theo yêu cầu
- Đào tạo kỹ thuật an toàn lao động hƣớng dẫn nhân viên cách thức thực hiện công việc an toàn, nhằm ngăn ngừa các trƣờng hợp tai nạn lao động. Đối với một số công việc nguy hiểm, có nhiều rủi ro nhƣ công việc thợ hàn, thợ lặn, thợ xây, thợ điện... hoặc tại một số DN thƣờng nhiều rủi ro nhƣ trong ngành xây dựng, khai thác quặng, luyện kim... đào tạo kỹ thuật an toàn lao động là yêu cầu bắt buộc và nhân viên nhất thiết phải tham dự các khóa đào tạo an toàn lao đồng và ký tên vào sổ an toàn lao động trƣớc khi làm việc
- Đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật thƣờng đƣợc tổ chức định kỳ nhằm giúp cho đội ngũ cán bộ chuyên môn kỹ thuật luôn đƣợc cập nhật với các kiến thức, kỹ năng mới
- Đào tạo và phát triển năng lực quản trị nhằm giú cho các quản trị gia đƣợc tiếp xúc, làm quen với các phƣơng pháp làm việc mới, nâng cao kỹ năng thực hành và các kinh nghiệm tổ chức quản lý và khuyến khích nhân viên trong DN. Chƣơng trình thƣờng chú trọng vào các kỹ năng thủ lĩnh, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích và ra quyết định
1.2.1.3. Theo cách thức tổ chức
Đào tạo và phát triển theo theo cách thức tổ chứ có các hình thức: đào tạo chính quy, đào tạo tại chức, lớp cạnh xí nghiệp, kèm cặp tại chỗ
- Trong đào tạo chính quy, học viên đƣợc thoát ly khỏi các công việc hàng ngày tại DN, do đó, thời gian đào tạo ngắn và chất lƣợng đào tạo thƣờng cao hơn so với các hình thức đào tạo khác. Tuy nhiên số lƣợng ngƣời có thể tham gia các khóa đào tạo nhƣ thế rất hạn chế
- Đào tạo tại chức áp dụng đối với số cán bộ, nhân viên vừa đi làm vừa tham gia các khóa đào tạo. Thời gian đào tạo có thể thực hiện ngoài giờ làm việc kiểu các
27
lợp buổi tối hoặc có thể thực hiện trong một phần thời gian làm việc, ví dụ, mỗi tuần học một số buổi hoặc mỗi quý tập trung học một vài tuần... tùy theo điều kiện cụ thể của từng địa phƣơng hay DN
- Lớp cạnh xí nghiệp thƣờng áp dụng để đào tạo nhân viên mới cho DN lớn. DN có cơ sở đào tạo riêng nhằm tuyển sinh đào tạo những nghề phổ biến, lựa chọn những sinh viên xuất sắc của khóa đào tạo, tuyển vào làm việc trong DN. Học viên sẽ học lý thuyết tại lớp, sau đó tham gia thực hành ngay tại các phân xƣởng trong DN. Các lớp đào tạo này thƣờng rất hiệu quả, học viên vừa nắm vững về lý thuyết, vừa làm quen với điều kiện làm việc, thực hiện ngay tại DN, thời gian đào tạo ngắn, chi phí đào tạo thấp. Tuy nhiên, chỉ có những DN lớn mới có khả năng tổ chức hình thức đào tạo kiểu các lớp cạnh xí nghiệp
- Kèm cặp tại chỗ là hình thức đào tạo theo kiểu vừa làm vừa học, ngƣời có trình độ lành nghề cao (ngƣời hƣớng dẫn) giúp ngƣời mới vào nghề hoặc ngƣời có trình độ lành nghề thấp (ngƣời học). Quá trình đào tạo diễn ra ngay tại nơi làm việc
1.2.1.4. Theo địa điểm hoặc nơi đào tạo
Có các hình thức: đào tạo tại nơi làm việc và đào tạo ngoài nơi làm việc
1.2.1.5. Theo đối tượng học viên
Có các hình thức: đào tạo mới và đào tạo lại
- Đào tạo mới áp dụng đối với những ngƣời lao động phổ thông, chƣa có trình độ lành nghề mặc dù ngƣời lao động có thể mới lần đầu đi làm việc hoặc đã đi làm việc nhƣng chƣa có kỹ năng để thực hiện công việc
- Đào tạo lại áp dụng với những ngƣời lao động đã có kỹ năng, trình độ lành nghề nhƣng cần đổi nghề do yêu cầu của DN
Việc lựa chọn hình thức đào tạo nào để mang lại hiệu quả cao nhất phụ thuộc vào các yêu cầu về quy mô đào tạo, mức độ phức tạp, nội dung cần đào tạo và điều kiện trang bị kỹ thuật, tài chính... cụ thể của từng DN
Từ những năm 1980, các chƣơng trình đào tạo và phát triển trong các DN đã chuyển từ hình thức đào tạo theo quá trình sản xuất – chú trọng cung cấp các kỹ năng kỹ thuật cần thiết để thực hiện theo yêu cầu công nghệ, kỹ thuật của công việc
28
sang hình thức đào tạo để nâng cao lợi thế cạnh tranh cho DN. Ba vấn đề ƣu tiên quan trọng hàng đầu trong đào tạo và phát triển hiện nay là:
+ Nâng cao chất lƣợng
+ Đổi mới công nghệ, kỹ thuật + Phục vụ khách hàng
Chƣơng trình nâng cao chất lƣợng nhằm đáp ứng các nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng và yêu cầu cạnh tranh trong kinh tế toàn cầu. Nhân viên đƣợc huấn luyện về cách thức làm việc và cách thức phối hợp thực hiện công việc theo nhóm, đội, cách thức tham gia vào việc ra quyết định và giải quyết vấn đề... Nâng cao khả năng thủ lĩnh, xây dựng tổ nhóm, xếp đặt mục tiêu, giải quyết vấn đề ra quyết định, sử dụng mát tính hỗ trợ các mô hình là những bộ phận quan trọng trong chƣơng trình quản trị chất lƣợng đồng bộ
Các chƣơng trình đổi mới công nghệ, kỹ thuật vẫn tiếp tục thách thức đối với các DN trong thế kỷ 21. Tốc độ phát triển nhanh chóng của các công nghệ kỹ thuật trong cuộc cách mạng công nghiệp đòi hỏi các DN phải tiếp tục đào tạo các kỹ năng về công nghệ, kỹ thuật và máy tính cho nhân viên của mình để họ không bị trở nên lạc hậu trong công việc
Yêu cầu cạnh tranh đòi hỏi các DN phải chú ý đặc biệt tới các hoạt động nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng để có thể tăng cƣờng lợi thế cạnh tranh của mình. Kinh tế càng phát triển, tỷ trọng các DN hoạt động trong ngành dịch vụ ngày càng tăng. Càng ngày, càng có nhiều DN thấy cần thiết phải nâng cao khả năng cạnh tranh trên cơ sở nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng. Ví dụ, phòng sạch và giá phải chăng không đủ để các khách sạn có lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ khác nữa. Giờ đây, các khách sạn cần phải cung cấp các dịch vụ khách hàng tốt nhất, từ khâu làm thủ tục thuê và trả phòng đến các món quà lƣu niệm, các dịch vụ gửi thƣ trên internet...
Chƣơng trình đào tạo định hƣớng phục vụ khách hàng trở nên đặc biệt quan trọng và chiếm vị trí ƣu tiên hàng đầu trong các DN. Nhân viên của DN đƣợc đào tạo, huấn luyện cách thức giao tiếp, cung cách phục vụ và làm vừa lòng khách hàng
29
nhất về tất các các vấn đề: chất lƣợng, sự đa dạng, tiện lợi và thời gian
Từ phân tích trên, ta thấy cần phải có các nguyên tắc cơ bản trong học tập. Mọi quá trình đào tạo, phát triển dù diễn ra tại nơi làm việc hay ngoài nơi làm việc, đều là các quá trình giảng dạy và học tập, do đó ở bất kỳ hình thức đào tạo nào, giảng viên cũng cần lƣu ý tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau đây trong học tập:
* Kích thích. Khi bắt đầu quá trình đào tạo, nên cung cấp cho học viên các kiến thức chung về các vấn đề sẽ học và chỉ cho học viên thấy đƣợc lợi ích của khóa học đối với việc thực hiện các mục tiêu của DN và mục tiêu của cá nhân nhƣ thế nào. Những mục tiêu này có thể là nâng cao chất lƣợng thực hiện công việc hoặc chuẩn bị tạo cơ hội thăng tiến nghề nghiệp cho nhân viên. Điều này kích thích học viên có động cơ rõ ràng trong học tập, hiểu đƣợc nội dung của các bƣớc trong quá trình đào tạo và tích cực, chủ động tham gia vào quá trình đào tạo.
* Cung cấp thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi trong quá trình đào tạo sẽ giúp học viên giảm bớt hồi hộp, lo lắng và biết cách làm gì để nâng cao kết quả đào tạo. Cung cấp thông tin phản hồi còn đƣợc coi là một phần của chƣơng trình đào tạo đối với phƣơng pháp đào tạo tại nơi làm việc
* Tổ chức. Cách thức tổ chức khóa đào tạo cũng ảnh hƣởng rất quan trọng đến chất lƣợng và hiệu quả đào tạo. Để tổ chức khóa học tốt, cần lƣu ý các vấn đề sau:
- Phân chia quá trình đào tạo thành nhiều phần trọn vẹn, học trong những khoảng thời gian nhất định. Nội dung chƣơng trình phải mang tính tiếp nối, loogic và lƣợng thông tin cần cung cấp vừa phải so với khả năng tiếp thu của học viên
- Cố gắng phát triển và liên hệ các vấn đề và khái niệm mới với các vấn đề và khái niệm quen thuộc trong quá trình giảng dạy
- Lƣu ý những vấn đề đặc biệt quan trọng cho học viên
- Đƣa ra nhiều câu hỏi để hƣớng dẫn và thu hút sự quan tâm của học viên - Đồng thời, nên cố gắng sử dụng nhiều ví dụ minh họa, nhiều phƣơng pháp