2.2.2.1. Xác định nhu cầu
Hàng năm, căn cứ vào nhu cầu của đơn vị tập thể, cá nhân, từng giai đoạn cụ thể, thời gian để cung cấp sản phẩm dịch vụ hoặc phát triển dịch vụ mới, cùng với nhiệm vụ nâng cao năng lực và trí tuệ để đáp ứng nhu cầu càng ngày càng tăng của đối tác và khách hàng, Công ty sẽ đƣa ra các khóa đào tạo tƣơng ứng, bắt kịp thị trƣờng.
Các khóa đào tạo của Công ty VDC đƣợc tổ chức và sử dụng nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên. Giám đốc và Ban giám đốc Công ty luôn lƣu ý đến các nguyên nhân dẫn đến năng suất và hiệu quả làm việc thấp rất đa dạng: năng lực của nhân viên kém; không có hệ thống kích thích nhân viên; cách thức tổ chức kém; nhân viên không biết các yêu cầu, tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc… Vì thế, Ban lãnh đạo Công ty thƣờng đặt ra nhu cầu đào tạo khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc
Trƣớc khi quyết định về các chƣơng trình đào tạo, Giám đốc và Ban giám đốc Công ty họp và thảo luận để xác định chính xác nhu cầu đào tạo cần thực hiện cho CBCNV:
64
- Công ty (hoặc Trung tâm) tổ chức đào tạo để thực hiện các mục tiêu ở mức độ nhƣ thế nào, nhằm đánh giá đúng thực trạng hiệu quả và nhu cầu chung của Công ty
- Những ngƣời đƣợc đào tạo và ngƣời đào tạo cần có những kỹ năng gì để thực hiện tốt công việc
- Điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ đào tạo trong Công ty có và thiếu những gì, từ đó phát huy và khắc phục, tận dụng hiệu quả cao nhất của khóa đào tạo đó
Trong các chƣờng trình đào tạo, việc xác định nhu cầu của Công ty VDC thƣờng áp dụng các phƣơng pháp phân tích sau:
- Phân tích Công ty: để đánh giá đƣợc chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị nhân sự cho khóa đào tạo. Đây là công việc tƣơng đối khó khăn, nhƣng Công ty vẫn phải làm để từng bƣớc cụ thể hóa và tối ƣu hóa hiệu quả sau đào tạo
Công ty đã làm việc rất cẩn thận để chuẩn bị đội ngũ đào tạo, sau đó là đội ngũ cán bộ kế cận. Ban giám đốc và Lãnh đạo nói riêng cần xác định đƣợc những chức vụ sẽ trống, sẽ bồi dƣỡng nâng cao, các cách thức chuẩn bị ứng viên cho các chức vụ trống (nếu có)
Trong phƣơng pháp phân tích này, việc phân tích môi trƣờng tổ chức chung của Công ty VDC cần đánh giá đầy đủ quan điểm, tình cảm, niềm tin của toàn bộ CBCNV trong Công ty với bản thân họ và tác động của vấn đề đào tạo không đầy đủ đến những điểm không tốt trong môi trƣờng tổ chức của Công ty
- Phân tích tác nghiệp: Phân tích tác nghiệp xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho CBCNV để thực hiện tốt công việc. Phân tích tác nghiệp hơi giống với phân tích công việc, tuy nhiên phân tích tác nghiệp là định hƣớng nhân viên không phải là định hƣớng công việc. Việc Công ty VDC áp dụng phƣơng pháp phân tích này để xác định nhu cầu xem nhân viên cần làm gì để thực hiện công việc tốt. Đây là loại phân tích mà Công ty thƣờng sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới hoặc các công việc mới đƣợc thực hiện lần đầu đối với nhân viên
65
- Phân tích nhân viên: Khi việc xác định nhu cầu đƣợc định hƣớng rõ hơn, Công ty chú trọng đến loại phân tích này để xác định năng lực và các đặc tính cá nhân của mỗi CBCNV sẽ đƣợc đào tạo, nhằm nâng cao và phát huy những điểm mạnh và sở trƣờng của họ. Từ đó, có thể hạn chế đƣợc tối đa những điểm yếu của nhân viên, và hiệu quả đào tạo sẽ đạt kết quả nhƣ mong muốn
2.2.2.2. Tổ chức các loại hình đào tạo * Đào tạo ở nước ngoài:
Hàng năm, với vị thế và mong muốn khẳng định thƣơng hiệu, cùng với nhiều đối tác có thỏa thuận hợp tác cung cấp các dịch vụ viễn thông cho khách hàng trong và ngoài nƣớc nhƣ: OBS (Pháp), BT (Anh quốc), Singtel (Singapore), NTT (Nhật bản)… Công ty VDC thƣờng tổ chức các khóa đào tạo và giao lƣu, trao đổi kinh nghiệm làm việc và hợp tác tại nƣớc ngoài nhƣ: Nhật, Singapore, Hồng Kong… nhằm trao đổi và nâng cao kiến thức, phục vụ tốt hơn nhu cầu khách hàng, tăng tình đoàn kết hữu nghị và hợp tác song phƣơng, đa phƣơng với các công ty hàng đầu trong khu vực và quốc tế
Dƣới đây là bảng các khóa đào tạo tại nƣớc ngoài từ 2011-2013
Bảng 2.6: Các khóa đào tạo nƣớc ngoài
Năm Tên nƣớc Số ngƣời đào tạo Khóa đào tạo
2011
Nhật bản 5 Nâng cao quản lý POP
Singapore 6 Chăm sóc khách hàng và đối tác
Hong Kong 8 Marketing
2012
Singapore 5 Marketing
Nhật bản 3 Cấu hình trunkmode
Hong Kong 7 Cung cấp VPOP
2013
Hong Kong 5 Quản lý khách hàng
Anh quốc 3 Phát triển khách hàng tại khu vực APAC
Pháp 4 Lắp thêm POP tại Hà Nội
(Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động)
66
Nhìn vào bảng trên, ta thấy, Công ty VDC rất quan tâm đến công tác đào tạo và phát triển NNL tại nƣớc ngoài, đặc biệt đó là những nƣớc có nền kinh tế và tri thức rất phát triển (Anh quốc, Singapore, Hong Kong…)
Trong năm 2014, từ đầu năm đến nay, Công ty VDC cũng đã tổ chức đƣợc 2 khóa đào tạo tại các nƣớc nhƣ Thái Lan: 05 ngƣời cho chƣơng trình “Phát triển kinh doanh với khách hàng tại Thái Lan và kế hoạch đặt POP của VDC tại Bangkok”; Singapore với 03 ngƣời cho chƣơng trình “Đào tạo các kỹ năng chăm sóc khách hàng và đối tác”. Kế hoạch đến cuối năm 2014, Công ty VDC sẽ tổ chức thêm từ 2-3 khóa đào tạo tại Lào và Combodia, với số ngƣời tham dự dự kiến khoảng 10-12 ngƣời.
Ngoài việc đạo tạo và phát triển NNL cho mục đích SXKD, Công ty VDC cũng chủ động mở rộng các khóa đào tạo khác nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết, giao lƣu, học hỏi, trao đổi giữa các đơn vị, các DN. Hơn nữa, việc đào tạo nâng cao tri thức cũng đƣợc ƣu ái: đào tạo tiến sĩ và đào tạo thạc sĩ tại các nƣớc nhƣ Singapore, Thái Lan, Nhật bản…
Đó chính là một nhân tố hết sức thuận lợi và tiến bộ, bởi có đào tạo ở nƣớc ngoài mới thấy đƣợc năng lực cũng nhƣ hạn chế của Công ty VDC nói riêng và các DN Việt Nam nói chung. Qua đó, CBCNV của Công ty đã học hỏi đƣợc rất nhiều, tích lũy đƣợc những tinh hoa, tri thức của những nƣớc tiên tiến phát triển, lĩnh hội và áp dụng một cách tích cực và có hiệu quả cho quá trình SXKD chung của Tập đoàn VNPT, từng bƣớc đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển bền vững của Công ty
* Đào tạo trong nước:
Bên cạnh các khóa đào tạo tại nƣớc ngoài, Công ty cũng luôn tổ chức các khóa đào tạo trong nƣớc: Tp Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hà Nội và các tỉnh thành trong cả nƣớc. Công ty VDC có các: Văn phòng Công ty, Trung tâm I (VDC1), Trung tâm Công nghệ thông tin (VDCIT), Trung tâm Giá trị gia tăng (VDCO) tại Hà Nội; Trung tâm II (VDC2) tại Tp Hồ Chí Minh và Trung tâm III (VDC3) tại Đã Nẵng. Ngoài ra, các công ty thành viên nhƣ: VTN, VTI, VMS, Viễn thông tỉnh –
67
thành… cũng thuộc Tập đoàn VNPT nên cùng trao đổi, giao lƣu và học hỏi lẫn nhau, cùng có nhiệm vụ chung là cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Vì vậy, mỗi năm, Công ty VDC có số lƣợng CBCNV tham gia các khóa đào tạo này rất nhiều
Dƣới đây là bảng các khóa đào tạo trong nƣớc năm 2013
Bảng 2.7: Các khóa đào tạo trong nƣớc
Năm Tên khóa học Số ngƣời tham gia Địa danh
2013
Chứng chỉ CCNA 35 Hà Nội và Đà Nẵng, TP
Hồ Chí Minh Kinh doanh, chăm sóc
khách hàng 88 Hà Nội, các tỉnh thành Marketing 62 Hà Nội, các tỉnh thành Quản lý khách hàng 110 Hà Nội Khác 260 Hà Nội, Tp Hồ Chí Minh, Đà Nẵng (Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động)
Nhìn vào bảng trên, ta thấy, công tác đào tạo NNL tại Công ty VDC rất đa dạng, phản ánh đúng thực trạng hiện nay của Công ty là với số qui mô và phạm vi hoạt động lớn, Công ty đã không ngừng gia tăng các hoạt động đào tạo và phát triển NNL nhằm bắt kịp với thị trƣờng và xu thế chung của thế giới
* Đội ngũ giáo viên và kinh phí đào tạo:
- Đội ngũ giáo viên:
Công ty thƣờng tổ chức đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho CBCNV từ chi phí đào tạo trong Công ty. Cùng với việc mời giảng dạy và cộng tác của các Công ty ngoài hoặc các đối tác, các đơn vị trong Tập đoàn VPNT để cùng tổng kết những thuận lợi và khó khăn, các kết quả đạt đƣợc hay chƣa đạt… Bởi vậy, Công ty rất cần có đội ngũ giáo viên giỏi có trình độ chuyên môn cao và từ đó mỗi CBCNV đều tự nhận thức đƣợc mình có thế mạnh gì, cần thêm những gì để tăng khả năng làm việc với kết quả cao nhất
68
Cùng với các hoạt động đào tạo và phát triển chung, Công ty có mở rộng về giao lƣu và trao đổi kinh nghiệm, học hỏi từ các đơn vị và các DN bạn để có đƣợc đội ngũ giáo viên có chất lƣợng, nhiệt huyết, đam mê, yêu nghề… không ngừng củng cố tinh thần đoàn kết nhằm mang lại kết quả cao nhất cho đội ngũ giáo viên giảng dạy
Ban Giám đốc Công ty có đề xuất trả lƣơng hàng tháng cho đội ngũ giáo viên thực sự có tâm huyết, có thể đem hết năng lực và đam mê của mình để truyền đạt cho ngƣời đƣợc đào tạo. Giám đốc có thể quyết định và đề xuất về hình thức chi phí này, hầu hết mọi CBCNV đều hƣởng ứng và ủng hộ. Hiện nay, Công ty VDC luôn có đội ngũ giáo viên thƣờng trực nhằm đáp ứng nhu cầu hiện có hoặc tiến tới hơn nữa là các nhu cầu phát sinh không ngừng từ đối tác và khách hàng.
- Kinh phí đào tạo:
Hàng năm, Công ty VDC luôn dành một khoản chi phí tƣơng đối lớn cho việc đào tạo và phát triển NNL. Chi phí cho đào tạo và phát triển NNL tăng qua các năm. Điều này chứng tỏ công tác đào tạo và phát triển NNL trong Công ty ngày càng đƣợc quan tâm.
2.2.2.3. Hoạt động phát triển nguồn nhân lực
* Sau khi hoàn thành quá trình đào tạo, Công ty VDC sắp xếp ngƣời đƣợc đào tạo vào các vị trí thích hợp để thực hiện công việc:
- Đối với các hợp đồng dài hạn (từ 1 năm trở lên): Những CBCNV có thời gian làm việc tại Công ty từ 2 năm trở lên và có hợp đồng lao động với thời hạn ít nhất 1 năm sẽ đƣợc bố trí tại đúng vị trí làm việc trƣớc đây và có thời gian thử thách ứng dụng của quá trình đào tạo mới. Thông thƣờng, thời gian thử thách là từ 3-6 tháng, nếu ứng viên đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc sẽ đƣợc cân nhắc: hoặc là tiếp tục tại vị trí cũ, hoặc là sẽ đƣợc cân nhắc lên vị trí cao hơn
- Đối với hợp đồng ngắn hạn (dƣới 12 tháng): Sau quá trình đào tạo, những CBCNV này sẽ đƣợc Phòng Tổ chức Lao động đánh giá, cùng phối hợp, trao đổi, làm việc với các Phòng Ban liên quan để đƣa ra các quyết định thích hợp, sẽ đƣợc
69
cân nhắc vào Phòng nào hay công việc gì. Sau đó, Phòng Tổ chức Lao động căn cứ vào Bộ luật lao động và qui chế tuyển dụng của Công ty và trình Giám đốc quyết định ký hợp đồng tiếp (có thể là 12 tháng hoặc có thể là không thời hạn)
- Hình thức đánh giá sau quá trình đào tạo:
+ Bố trí thời gian thích hợp, thông báo cho toàn bộ ứng viên + Sắp xếp địa điểm kiểm tra
+ Đƣa ra các hình thức đánh giá, kiểm tra: Phát phiếu với bảng danh sách các câu hỏi (trắc nghiệm hoặc tự luận) đối với ứng viên: nếu ứng viên đạt từ 7-10 điểm sẽ đạt kết quả tốt, đƣợc ban lãnh đạo đánh giá cao; nếu đạt từ 5 đến < 7 điểm-đó là mức độ trung bình để hoàn thành công việc đƣợc giao; nếu < 5 điểm, không đạt yêu cầu và bị loại
+ Tập hợp tất cả bài thi, kiểm tra để hội đồng chấm điểm (hoặc đánh giá), mà đơn vị chủ quản sẽ quyết định ứng viên đó có đạt tiêu chuẩn và hiệu quả cao thế nào
+ Lãnh đạo đơn vị đề xuất Phòng Tổ chức Lao động: hoặc là tăng lƣơng, hoặc là thêm thời gian thử thách với cƣơng vị cao hơn, đó là cƣơng vị quản lý
* Sau một thời gian nhất định (từ 6 tháng đến 12 tháng), trong quá trình làm việc của CBCNV, cùng với sự theo dõi của các Phòng ban, đồng nghiệp đối với các CBCNV đƣợc đào tạo để phát triển công việc hay vị trí mới, Phòng Tổ chức Lao động làm việc với Ban giám đốc để đƣa ra các quyết sách đúng đắn nhất để thực hiện đúng cam kết trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
* Hàng năm, Công ty VDC có các mức đánh giá dựa trên các tiêu chí: nội quy lao động, chấp hành pháp luật, hiểu quả công việc, sáng kiến… để đƣa ra các mức thƣởng tƣơng ứng, nhằm động viên và khuyến khích ngƣời lao động sau một thời gian cống hiến, ghi nhận công lao và công sức với sự phát triển của Công ty
* Đối với công tác đãi ngộ, cứ sau 3 năm cống hiến, Công ty có chính sách nâng hệ số lƣơng đối với ngƣời lao động. Hiện nay, hệ số thấp nhất áp dụng với cử nhân và kỹ sƣ là 2.34 đối với bậc Đại học, các cấp bậc dƣới (công nhân, trung
70
cấp…) sẽ đƣợc Lãnh đạo Công ty xem xét và đƣa ra con số thích hợp, nhƣng không vƣợt quá hệ số 2.75, dựa trên Bộ luật lao động, nội quy Tập đoàn VNPT nói chung