1.2. HÌNH THỨC VÀ PHƢƠNG PHÁP ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN
1.2.2. Phương pháp đào tạo và phát triển NNL
Sau khi cân nhắc các vấn đề chiến lƣợc trong đào tạo, xác định đƣợc nhu cầu đào tạo, DN cần đi đến bƣớc tiếp theo là xác định nội dung chƣơng trình và phƣơng pháp đào tạo. Đây là vấn đề đòi hỏi các DN cần thận trọng vì tất cả các chi phí trong đào tạo đều phải đƣợc hoàn vốn
Dƣới đây là các phƣơng pháp đào tạo phổ biến trong các DN hiện nay:
1.2.2.1. Đào tạo tại nơi làm việc
Đây là hình thức đào tạo học viên cách thức thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc. Tất cả mọi cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong DN, ở các chức vụ khác nhau, từ thấp nhất lên cao nhất, trong quá trình làm việc đều rút ra đƣợc những kinh nghiệm làm việc cho mình để thực hiện công việc tôt hơn. Việc đào tạo thƣờng đƣợc phân công theo kế hoạch đào tạo giữa ngƣời hƣớng dẫn hoặc
31
nhân viên lành nghề, có kỹ năng cao với những nhân viên có trình độ lành nghề thấp. Các nghiên cứu cho thấy có khoảng 90% các chƣơng trình đào tạo đƣợc thực hiện tại nơi làm việc
Các dạng đào tạo phổ biến nhất tại nơi làm việc gồm có:
Kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ. Cách thức tổ chức đơn giản nhất là trong quá trình thực hiện công việc sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách ngƣời hƣớng dẫn đã chỉ dẫn. Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng để đào tạo cả công nhân kỹ thuật lẫn các nhà quản trị gia. Khi đào tạo công nhân kỹ thuật, quá trình thực hiện diễn ra nhƣ sau:
- Giải thích cho công nhân mới về toàn bộ công việc - Thao tác mẫu cách thức thực hiện công việc
- Để công nhân làm thử từ tốc độ chậm đến tốc độ nhanh dần
- Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, hƣớng dẫn giải thích cho công nhân cách thức thực hiện tốt hơn
- Để công nhân tự thục hiện công việc, khuyến khích công nhân khi họ đạt đƣợc các tiêu chuẩn về số lƣợng và chất lƣợng công việc
Khi đào tạo các quản trị gia, học viên sẽ làm việc trực tiếp với ngƣời mà họ sẽ thay thế trong tƣơng lai. Ngƣời này sẽ có trách nhiệm hƣớng dẫn cho học viên theo cách thức giải quyết tất cả mọi vấn đề trong phạm vi trách nhiệm. Điều này giúp cho các nhà quản trị giảm bớt đƣợc một số trách nhiệm. Các nhà quản trị gia sẽ yên tâm khi cần đi công tác, hội họp vắng hoặc khi đƣợc thăng chức, về hƣu sẽ có ngƣời thay thế cƣơng vị của mình. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng để đào tạo các quản trị gia cao cấp trong công ty
Ở Việt Nam, cách đào tạo này rất thông dụng, đặc biệt là trong các DN vừa và nhỏ và đối với nghề thủ công phổ biến nhƣ mộc, cơ khí, may, dệt...
Đào tạo theo kiểu kèm cặp, hƣớng dẫn tại chỗ có các ƣu điểm và nhƣợc điểm chủ yếu sau
* Ưu điểm
- Đơn giản, dễ tổ chức, lại có thể đào tạo đƣợc nhiều ngƣời cùng một lúc - Ít tốn kém. Trong quá trình đào tạo, học viên đồng thời tạo ra sản phẩm,
32
DN không cần có các phƣơng tiện chuyển biệt nhƣ phòng học, đội ngũ cán bộ giảng dạy riêng...
- Học viên nắm đƣợc ngay cách thức giải quyết các vấn đề và mau chóng có thông tin phản hồi về kết quả đào tạo
* Nhược điểm
- Ngƣời hƣớng dẫn thƣờng không có kinh nghiệm về sƣ phạm, do đó, có thể hƣớng dẫn học viên không theo trình tự từ dế đến khó, không theo quy trình công nghệ, khiến học viên khó tiếp thu. Trong một số trƣờng hợp, học viên còn học đƣợc cả những thói quen xấu của ngƣời hƣớng dẫn, sau này sẽ rất khó sửa lại
- Ngƣời hƣớng dẫn có thể cảm thấy học viên là mối nguy hiểm đối với công việc của họ nên họ không nhiệt tình hƣớng dẫn
Luân phiên thay đổi công việc
Học viên đƣợc luân phiên từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ phân xƣởng này sang phân xƣởng khác, đƣợc học cách thực hiện những công việc có thể hoàn toàn khác nhau về nội dung và phƣơng pháp. Khi đó, học viên sẽ nắm đƣợc nhiều kỹ năng thực hiện các công việc khác nhau, hiểu đƣợc cách thức phối hợp thực hiện công việc của các bộ phận khác nhau trong DN. Phƣơng pháp này có thể áp dụng để đào tạo cả các quản trị gia lẫn công nhân kỹ thuật và các cán bộ chuyên môn. Ƣu điểm của luân phiên thay đổi công việc:
- Giúp cho học viên đƣợc đào tạo đa kỹ năng, tránh đƣợc tình trạng trì trệ, dễ dàng thích ứng với các công việc khác nhau. DN có thể phân công bố trí nhân viên linh hoạt hơn, phối hợp hoạt động của các phòng ban có hiệu quả cao hơn, còn nhân viên có khả năng thăng tiến cao hơn
- Giúp hoc viên kiểm tra, phát hiện ra các điểm mạnh, điểm yếu của mình và có kế hoạch đầu tƣ phát triển nghề nghiệp phù hợp
1.2.2.2. Đào tạo ngoài nơi làm việc
Ngoài nơi làm việc thƣờng áp dụng các phƣơng pháp đào tạo sau đây:
Phương pháp nghiên cứu tình huống
Phƣơng pháp này thƣờng áp dụng để đào tạo và nâng cao năng lực quản trị. Học viên đƣợc trao bản mô tả các tình huống về các vấn đề tổ chức, quản lý đã
33
xảy ra trƣớc đây trong DN hoặc ở các DN khác tƣơng tự. Mỗi học viên sẽ tự phân tích các tình huống, trình bày suy nghĩ và cách thức giải quyết vấn đề với các học viên khác trong nhóm hoặc trong lớp. Thông qua thảo luận, học viên tìm hiểu đƣợc nhiều cách tiếp cận, quan điểm và cách giải quyết các vấn đề phức tạp trong công ty. Ƣu điểm của phƣơng pháp này
- Tạo khả năng lớn nhất để thu hút ngƣời tham gia, phát biểu các quan điểm khác nhau và đề ra quyết định
- Giúp cho học viên làm quen với cách phân tích, giải quyết các vấn đề thực tiễn Để nâng cao hiệu quả của phƣơng pháp đào tạo này, cần chú ý:
- Đƣa ra các tình huống thật, từ trong hoạt động của công ty. Điều này làm học viên say mê với tình huống, giúp học viên hiểu thêm về công việc trong DN và dễ dàng chuyển các kiến thức đã học thành kinh nghiệm công tác
- Chuẩn bị tình huống kỹ lƣỡng trƣớc khi thảo luận trên lớp
Trò chơi quản trị
Phƣơng pháp này thƣờng áp dụng các chƣơng trình lắp sẵn trên máy vi tính để đào tạo và nâng cao năng lực quản trị của các học viên. Các học viên thƣờng đƣợc chia thành một số nhóm, mỗi nhóm đóng vai thành các thành viên trong ban giám đốc của một DN đang cạnh tranh gay gắt với các DN khác trên thị trƣờng địa phƣơng. Mỗi DN cần xác định các mục tiêu chủ yếu của mình và đề ra quyết định tƣơng ứng nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đó. Ví dụ: để sản xuất đƣợc Z sản phẩm, DN cần đầu tƣ thêm bao nhiêu, chi phí dự tính cho quảng cáo, giá cả cạnh tranh thế nào? Thông thƣờng các dữ kiện thực tế trong một vài năm đƣợc cô đọng lại trong độ vài giờ hoặc một vài ngày của trò chơi. Giống nhƣ trong thực tế, các DN không đƣợc biết gì về quyết định của DN khác mặc dầu các quyết định của DN khác sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của DN mình
Ƣu điểm của trò chơi quản trị:
- Trò chơi rất sinh động vì tính cạnh tranh, hấp dẫn của nó
- Học viên học đƣợc cách phán đoán những gì của môi trƣờng kinh doanh (KD) sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động của DN
34
- Học viên (HV) có cơ hội phát triển khả năng giải quyết vấn đề, đề ra chiến lƣợc và chính sách KD phù hợp cho DN
- HV đƣợc phát triển khả năng thủ lĩnh và khuyến khích khả năng hợp tác, làm việc tập thể
Nhƣợc điểm chủ yếu:
- Trò chơi quản trị đòi hỏi chi phí rất cao
- HV chỉ đƣợc quyền chọn lựa một trong một số phƣơng án lập sẵn, trong khi đó, thực tiễn thƣờng đòi hỏi có rất nhiều phƣơng án thực hiện sáng tạo khác nhau
Phương pháp hội thảo
Các cuộc hội thảo thƣờng đƣợc tổ chức nhằm nâng cao khả năng thủ lĩnh, khả năng giao tiếp, khả năng xếp đặt mục tiêu, khả năng kích thích, động viên CBCNV, khả năng ra quyết định... Đề tài của hội thảo có thể là:
- Quản trị học - Quản trị NNL
- Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo - Quản trị marketing
- Quản trị dự án
- Quản trị kinh doanh quốc tế - Quản trị tài chính
- Quản trị sản xuất
- Nghiên cứu và phát triển công nghệ - ...
Chương trình liên hệ với các trường đại học
Các trƣờng đại học có thể cung cấp các chƣơng trình nâng cao năng lực quản trị nhƣ sau:
- Các chƣơng trình tiếp tục đào tạo chung về nghệ thuật lãnh đạo, khả năng thủ lĩnh... Các chƣơng trình náy có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tháng. Ví dụ, khoa Quản trị Kinh doanh trƣờng Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh thƣờng xuyên mở các lớp ngắn hạn nhằm bồi dƣỡng nâng cao trình độ và cập nhật các kiến
35
thức, kinh nghiệm mới nhất cho các giám đốc công ty
- Các chƣơng trình, các khóa đào tạo riêng biệt nhằm cung cấp thêm các kiến thức cơ bản về từng lĩnh vực nhƣ tài chính, kế toán...
- Các chƣơng trình đào tạo cấp bằng tốt nghiệp nhƣ cao học quản trị kinh doanh hoặc sau đại học... Các khóa này thƣờng đƣợc tổ chức theo kiểu tại chức, HV học ngoài giờ vào buổi tối hoặc mỗi quý tập trung một đợt học khoảng một hai tuần
Phương pháp nhập vai
Mục đích của phƣơng pháp này là tạo ra tình huống giống nhƣ thật và yêu cầu HV phải đóng vai một nhân vật nào đò trong tình huống. Ví dụ, HV sẽ phải nhập vai của một vị giám đốc, ra lệnh kỷ luật một nhân viên, vốn là một nhân viên xuất sắc của DN, do buồn chuyện gia đình, đã uống rƣợu say, gây gổ với một khách hàng lớn, gây hậu quả nghiêm trọng, hoặc phải nhập vai một vị tổng giám đốc, phải đọc lời diễn văn nhậm chức
Việc thực hiện cài bài tập nhập vai thƣờng gây ra các cuộc thảo luận, tranh cãi giữa các thành viên tham gia. Phƣơng pháp này thƣờng rất thú vị, không tốn kém và rất hữu ích để phát triển nhiều kỹ năng mới và giúp HV nhạy cảm với tình cảm của ngƣời khác. Để HV không cảm thấy bị lãng phí thời gian, ngƣời hƣớng dẫn cần chuẩn bị kỹ lời giải thích về ý nghĩa của hành động và hƣớng dẫn đối với ngƣời thực hiện
Phương pháp huấn luyện theo mô hình mẫu
Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc sử dụng để:
- Huấn luyện cho các quản trị gia cấp dƣới cách thức điều khiển, quản lý nhân viên
- Huấn luyện cho các quản trị gia cấp trung về cách thức thực hiện các giao tiếp, sửa đổi các thói quen xấu trong công việc
- Huấn luyện cho nhân viên và các sếp trực tiếp của họ cách thức trình bày các khó khăn, thiết lập mối quan hệ tin tƣởng song phƣơng...
Trình tự thực hiện nhƣ sau:
- HV đƣợc xem mô hình mẫu. HV đƣợc xem phim, video trong đó có trình bày mẫu cách thức thực hiện một vấn đề nhất định cần nghiên cứu. Ví dụ, cách thức
36
nhà lãnh đạo bắt tay, chào hỏi nhân viên, hoặc cách thức phê bình cấp dƣới... - HV làm theo cách chỉ dẫn mẫu
- Ngƣời hƣớng dẫn cung cấp các thông tin phản hồi về cách thức thực hiện của HV
- HV đƣợc kích thích, động viên để áp dụng bài học vào trong thực tiễn giải quyết và xử lý công việc hàng ngày
Đào tạo theo kiểu chương trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính
Đây là phƣơng pháp đào tạo kỹ năng hiện đại mà ngày nay nhiều công ty ở nhiều nƣớc đang sử dụng rộng rãi. Trong phƣơng pháp này, các chƣơng trình đào tạo đƣợc viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, ngƣời học chỉ việc thực hiện theo các hƣớng dẫn của máy tính. Phƣơng pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có ngƣời dạy.
Có 3 cách để có chƣơng trình dạy qua máy tính: Thiết kế chƣơng trình; Mua chƣơng trình; Đặt hàng chƣơng trình.
Đào tạo từ xa
Là phƣơng pháp đào tạo mà giữa ngƣời dạy và ngƣời học không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phƣơng tiện nghe nhìn trung gian. Phƣơng tiện trung gian này có thể là sách, tài liệu học tập, băng hình, băng tiếng, đĩa CD và VCD, Internet. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin các phƣơng tiện trung gian ngày càng đa dạng
Phƣơng pháp đào tạo này có ƣu điểm nổi bật là ngƣời học có thể chủ động bố trí thời gian học tập cho phù hợp với kế hoạch của cá nhân; có thể đảm bảo đƣợc chất lƣợng đào tạo mà không cần đƣa giáo viên đến tận ngƣời học và do đó tiết kiệm đƣợc chi phí đào tạo. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là thiếu sự trao đổi trực tiếp giữa ngƣời học và ngƣời dạy, đồng thời các phƣơng tiện cũng phải thiết kế hoặc mua nên cũng phải tính toán cho hợp lý
Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm
Phƣơng pháp này bao gồm các cuộc hội thảo học tập trong đó sử dụng các kỹ thuật nhƣ: bài tập tình huống, diễn kịch, mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý
37
hoặc là các bài tập giải quyết vấn đề. Đây là cách đào tạo hiện đại ngày nay nhằm giúp cho ngƣời học thực tập giải quyết các tình huống giống nhƣ trên thực tế.
Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ
Đây là một kiểu bài tập, trong đó ngƣời quản lý nhận đƣợc một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tƣờng trình, báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một ngƣời quản lý có thể nhận đƣợc khi vừa tới nơi làm việc và họ có trách nhiệm sử lý nhanh chóng và đúng đắn. Phƣơng pháp này giúp cho ngƣời quản lý học tập cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hàng ngày
Các ƣu điểm và nhƣợc điểm của phƣơng pháp này:
Ưu điểm: Không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị riêng biệt đặc thù; học viên đƣợc làm việc và có thu nhập trong khi học; HV có thể nhanh chóng nắm vững đƣợc các kỹ năng công việc và đòi hỏi ít chi phí để thực hiện.
Nhược điểm: Lý thuyết đƣợc trang bị không có hệ thống; HV có thể bắt chƣớc những kinh nghiệm, thao tác không tiên tiến của ngƣời dạy.
Từ đó, ta cố thể thấy rằng, điều kiện để đào tạo trong công việc đạt đƣợc hiệu quả là các giáo viên dạy nghề phải đƣợc lựa chọn cẩn thận và phải đáp ứng những yêu cầu chƣơng trình đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ thành thạo công việc và khả năng truyền thụ; quá trình đào tạo phải đƣợc tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch