- Cơ chế điều tiết phù hợp Chấm dứt hợp đồng
3. Lựa chọn nhà thầu đạt yêu cầu
4.4 Vai trị của quản lý dự án tích hợp
Quản lý dự án tích hợp là tập hợp các quy trình đảm bảo các yếu tố khác nhau của dự án được phối hợp đúng đắn. Nó thiết lập và quản lý sự tham gia của tất cả các bên liên quan và tài nguyên có liên quan, theo các quy trình được xác định được tạo ra từ tổ chức đó một Bộ quy trình chuẩn. Cuối cùng, nó liên quan đến việc đánh đổi giữa các mục tiêu và giải pháp thay thế cạnh tranh để đáp ứng hoặc vượt quá nhu cầu và mong đợi.
Quản lý dự án tích hợp nhằm mục đích làm việc ở quy mô tổ chức. Quá thường xuyên, kiến thức quản lý dự án vẫn còn tồn tại trong các bộ phận riêng lẻ tại một tổ chức quản lý dự án. Là người quản lý dự án, nhất thiết cần có khả năng giữ cho nhóm của mình có động lực và chỉ đạo trong mỗi dự án. Tận dụng phần mềm quản lý dự án tích hợp giúp theo dõi quá trình và phù hợp với phạm vi dự định.
Các chức năng chính của quản lý dự án tích hợp là:
(1) Cải thiện định nghĩa phạm vi
Lý tưởng nhất, nhà quản lý sẽ xác định giải pháp và định hướng dự định trước khi bắt đầu công việc cho dự án. Điều này cho phép chúng ta có một vài ý tưởng về cách đi đến kết quả cuối cùng và sẽ giữ tồn bộ nhóm trong vịng lặp khi nhóm quản lý cần xác định phạm vi dự án.
Với quản lý dự án tích hợp, khi phạm vi ban đầu được xác định, nó có thể được truyền đạt rõ ràng đến nhóm của tổ chức quản lý. Và khi khách hàng quyết định rằng phạm vi cần thay đổi một chút, chúng ta có thể thực hiện các thay đổi này một cách liền mạch mà khơng làm gián đoạn dịng dự án ban đầu.
(2) Giữ thông tin liên lạc mở
Cùng với phạm vi dự án, truyền thơng là một khía cạnh cực kỳ quan trọng của bất kỳ dự án nào. Khi hướng được xác định, nó cần được truyền đạt cho nhóm. Và khi nó thay đổi, giao tiếp đó cần diễn ra càng sớm càng tốt.
Với quản lý dự án tích hợp, khơng chỉ phạm vi dự án được đưa ra mà còn cho phép liên lạc liên tục giữa các thành viên trong nhóm. Khi nhiệm vụ hoàn thành, bên chịu trách nhiệm tiếp theo sẽ được thông báo để bắt đầu công việc.
(3) Cải thiện theo dõi lịch trình
Khi chúng ta đã xác định phạm vi dự án, bước tiếp theo là đi qua và thiết lập lịch trình và thời hạn. Trong quản lý dự án tích hợp, chúng ta có thể thiết lập các phân phối phụ thuộc lẫn nhau và cho phép giao tiếp xảy ra giữa mỗi nhóm khi dự án phát triển. Thay đổi phạm vi không cần u cầu khung thời gian hồn tồn mới, nhưng có thể được tính khi chúng phát sinh và lịch trình dự án có thể được điều chỉnh để phù hợp với các thay đổi. Điều này có thể giúp quản lý vẫn đến thời hạn cuối cùng đúng hạn và tránh mọi vấn đề làm lại tốn kém.
(4) Đánh giá và cung cấp phản hồi
Cuối cùng, với quản lý dự án tích hợp, chúng ta có thể giúp thúc đẩy việc phân phối dự án cuối cùng để đáp ứng thời hạn và hạn chế về ngân sách mà không yêu cầu số lượng đầu vào không đáng kể thay cho mình. Khi các nhiệm vụ cần được rõ ràng, chúng ta có thể bắt đầu nó mà khơng cảm thấy rằng nhóm của mình sẽ có ấn tượng sai.
Đồng thời, chúng ta có thể theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ của mình, mà khơng khiến ai khác cảm thấy rằng họ là một thành viên nhóm khơng đầy đủ. Điều này có thể rất hữu ích khi có vẻ như tinh thần đồng đội của chúng ta cần một sự thúc đẩy. Cho dù mọi thứ cần được tăng tốc hoặc kiểm tra, với quản lý dự án tích hợp, chúng ta có thể đảm nhiệm cả việc theo dõi và đánh giá tình hình cùng một lúc.
Các thành phần chính của quản lý dự án tích hợp
Mặc dù việc triển khai là chủ quan tùy thuộc vào quy mô và phạm vi quản lý của tổ chức của nhóm, nhưng về mặt lý thuyết, quản lý dự án tích hợp có các thành phần chính sau:
(1) Bộ quy trình dự án
Bộ quy ttrình dự án thường là bước đầu tiên trong quản lý tích hợp. Đây là một tuyên bố về phạm vi, mục tiêu và người tham gia trong một dự án. Nó cung cấp cho tất cả các bên liên quan một phân định ban đầu về vai trò và trách nhiệm của các nguồn lực khác nhau. Nó cũng phác thảo các mục tiêu của dự án và xác định các bên liên quan chính. Cuối cùng, bộ quy trình dự án xác định thẩm quyền và trách nhiệm của người quản lý dự án.
(2) Phạm vi dự án
Phát triển phạm vi dự án thường là bước thứ hai sau khi phác thảo bộ quy trình dự án. Đây là nơi chúng ta xác định mục tiêu và mục tiêu của dự án. Tóm lại, mục tiêu là mục tiêu dài hạn của dự án. Mục tiêu hẹp hơn và xác định các mốc chính xác (như "thực hiện các nút của sơ đồ mạng Grant"). Hãy nghĩ về phạm vi dự án khi tài liệu phác thảo những tham vọng rộng lớn và các mục tiêu cụ thể mà chúng ta hy vọng sẽ đạt được với dự án.
(3) Kế hoạch quản lý dự án
Kế hoạch quản lý dự án ghi lại tất cả các kế hoạch và quy trình khác liên quan đến dự án. Hãy nghĩ về nó như là "kế hoạch xác định tất cả các kế hoạch". Trong kế hoạch này, chúng ta sẽ ghi lại tất cả các hoạt động nhóm cần để xác định, chuẩn bị, tích hợp và phối hợp các kế hoạch thành phần dự án con với nhau.
Ví dụ, chúng ta có thể có các kế hoạch riêng cho các nhóm kỹ thuật và thiết kế. Các giao thức truyền thơng, quy trình chia sẻ kiến thức, quy trình quản lý rủi ro, .v.v. cho mỗi nhóm sẽ được xác định và tích hợp vào kế hoạch quản lý dự án.
(4) Thực hiện dự án
Kế hoạch quản lý dự án chỉ là một kế hoạch. Nhóm cũng cần chỉ đạo và quản lý việc thực hiện dự án. 'Thực thi dự án' xác định các quy trình để thực hiện các thành phần riêng lẻ trong kế hoạch dự án. Đây là trung tâm hoạt động và phù hợp với các mục tiêu và
cột mốc quan trọng của dự án. Đo lường tiến độ và hiệu suất hoạt động trở nên quan trọng trong việc thực hiện dự án.
(5) Giám sát dự án
Trong giai đoạn thực hiện, chúng ta đo lường hiệu suất của dự án. Tuy nhiên, hiệu suất này không tồn tại trong sự cơ lập; chúng ta cần phải đo nó dựa trên đường cơ sở đã thiết lập. Đường cơ sở được xác định trong kế hoạch dự án ban đầu.
Đây là mục tiêu chính của giám sát dự án. Trong giai đoạn này, chúng ta so sánh hiệu suất dự án với đường cơ sở của mình trên cơ sở liên tục. Nếu có độ lệch tâm nghiêm trọng so với đường cơ sở (độ lệch chấp nhận được, một lần nữa, được xác định trong kế hoạch dự án), chúng ta có thể sửa đổi dự án cho phù hợp.
(6) Kiểm sốt thay đổi
Hồn cảnh và yêu cầu thay đổi khi dự án tiến triển. Một số tài ngun trở nên khơng có sẵn, một số nhóm giữ trách nhiệm và một số bên liên quan yêu cầu thay đổi bổ sung. Cách chúng ta đối phó với những thay đổi này được xác định bởi tài liệu “Kiểm soát thay đổi”. Tài liệu này là rất quan trọng để có được các bên liên quan để mua vào tích hợp dự án. Trong các dự án phức tạp với nhiều bên liên quan, sự phản kháng và lợi ích xung đột là khơng thể tránh khỏi. Khi chúng ta thực hiện thay đổi, một tài liệu trung tâm thiết lập các định mức để quản lý các yêu cầu của các bên liên quan trở nên cực kỳ hữu ích.