- Cơ chế điều tiết phù hợp Chấm dứt hợp đồng
3. Lựa chọn nhà thầu đạt yêu cầu
4.5 Quản lý các hoạt động củadự án
Các yếu tố chính trong quản trị của PPP bao gồm:
• Chỉ định phân phối quyền và trách nhiệm giữa những người tham gia khác nhau trong tổ chức.
• Xác định các quy tắc và quy trình để đưa ra quyết định bằng cách sử dụng phương pháp dựa trên nguyên tắc, nhận ra và khuyến khích các phản ứng kinh doanh từ tất cả các cấp quản lý để đối phó với những thay đổi trong hồn cảnh.
• Xác định khn khổ chiến lược cần thiết để lựa chọn các dự án và chương trình phù hợp với các chương trình.
• Khuyến khích sử dụng hiệu quả các nguồn lực. • Giám sát hiệu suất.
• Đảm bảo hỗ trợ thích hợp cho sự thay đổi của tổ chức cần thiết để nhận ra các lợi ích dự định.
• u cầu trách nhiệm giải trình ở tất cả các cấp để quản lý các tài nguyên được sử dụng. Nghệ thuật quản trị tốt là thiết kế các hệ thống cung cấp đủ kiểm tra và cân bằng để đảm bảo trách nhiệm mà không làm giảm khả năng của các nhà quản lý dự án và chương trình để đưa ra các mục tiêu mà họ đã được giao nhiệm vụ. Cấu trúc và quy trình quản trị chỉ đơn thuần là các cơ chế cần thiết để đạt được quản trị tốt; họ không đại diện cho quản trị tốt trong bản thân và nên được giữ ở mức tối thiểu thực tế. Khung chính sách quản trị dự án tốt - Phát triển văn hóa và năng lực đúng đắn.
Hình 4.4: Nội dung quản trị dự án
Trọng tâm của quy trình được phát triển cho Quản trị của PPP là:
• Đầu tiên về việc thực hiện các dự án và chương trình phù hợp bị hạn chế bởi khả năng và năng lực của tổ chức để thực hiện công việc - Quản lý danh mục đầu tư.
• Thứ hai về việc tạo mơi trường tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các dự án và chương trình được chọn ngay - phát triển và duy trì văn hóa hiệu quả được hỗ trợ bởi các khả năng hiệu quả. Đạo đức và đạo đức nghề nghiệp cung cấp nền tảng tốt cho các nhà quản lý dự án và chương trình hoạt động trong cấu trúc này hoạt động để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
• Cuối cùng về việc tạo ra các hệ thống để xác nhận tính hữu ích và hiệu quả của công việc đang diễn ra, điều này phản hồi lại các khía cạnh lựa chọn và giám sát của quản trị.
Chìa khóa để phát triển một khung quản trị hiệu quả giúp sử dụng hiệu quả các quy trình này là văn hóa. Các tổ chức được quản trị tốt phát triển văn hóa mở tập trung vào việc đạt được sự xuất sắc thông qua việc tạo ra các cấu trúc sở hữu có ý nghĩa, trong đó các nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm về cơng việc và kết quả của nó (trong đó quản trị là người hỗ trợ), được hỗ trợ bởi một bên liên quan chủ động. lợi ích của các bên liên quan chính - quản trị, thẩm quyền và trách nhiệm.
Các yếu tố của khung quản trị dự án
Quản trị của PPP, bao gồm quản trị dự án, chương trình và danh mục đầu tư tập trung vào việc đảm bảo quản lý phát triển và triển khai các hệ thống có khả năng đảm bảo các dự án và chương trình phù hợp được lựa chọn bởi tổ chức và sẽ được thực hiện một cách hiệu quả nhất có thể.
Quản trị của PPP liên quan đến việc đặt ra các mục tiêu đúng đắn, và sau đó đặt ra các câu hỏi đúng để Hội đồng quản trị có thể tin tưởng rằng ban quản lý tổ chức đang sử dụng tốt nhất các nguồn lực được giao để thực hiện các dự án và chương trình. Nội dung mà Hội đồng quản trị yêu cầu trước hết cần đảm bảo cho Hội đồng quản trị các cấu trúc quản lý cung cấp câu trả lời của họ có khả năng, hiệu quả và trung thực; sau đó đảm bảo
với Hội đồng quản trị rằng các tài nguyên do ban quản lý triển khai đang tạo ra giá trị tối ưu để hỗ trợ các mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn được xác định trong chiến lược của tổ chức. Vai trò của Ban quản lý là tìm hiểu chiến lược và mục tiêu của Hội đồng quản trị và phát triển các hệ thống có khả năng cung cấp hiệu quả câu trả lời cho cả hai bộ phận cũng như đưa ra lời khuyên và khuyến nghị để cải thiện. Có một số yếu tố chính cần thiết trong cấu trúc quản lý hỗ trợ quản trị hiệu quả các dự án và chương trình:
• Quản lý danh mục đầu tư: Tập trung vào việc lựa chọn các dự án và chương trình phù hợp để thực hiện để hỗ trợ chiến lược và chấm dứt những dự án khơng cịn đóng góp giá trị cho tổ chức.
• Tài trợ dự án: Cung cấp liên kết trực tiếp giữa người điều hành và người quản lý dự án hoặc chương trình, tập trung vào tồn bộ vịng đời dự án dẫn đến việc cung cấp giá trị. • Văn phòng quản lý dự án: Cung cấp giám sát và khả năng báo cáo chiến lược.
• Quản lý cấp cao đầu vào cho quản lý dự án quản lý dự án: Bao gồm xác định cơ hội, phát triển kỹ năng, phương pháp, thực tiễn tốt nhất, quản lý nghề nghiệp và kỷ luật. Các khía cạnh của quản lý cấp cao đầu vào có thể được kết hợp trong các vai trị được giao cho văn phòng quản lý dự án, quản lý danh mục đầu tư và / hoặc nhà tài trợ trong cấu trúc quản trị tổng thể.
• Dự án và chương trình: Quản lý hiệu quả các dự án và chương trình là thước đo của một hệ thống quản trị hiệu quả.
Quản lý danh mục đầu tư
Quản lý danh mục đầu tư là một chức năng quản lý quan trọng để hỗ trợ quá trình quản trị tổ chức bằng cách đảm bảo các dự án được chọn được liên kết và hỗ trợ tổ chức chiến lược. Quản lý danh mục đầu tư tập trung vào việc lựa chọn các dự án và chương trình phù hợp để duy trì hoặc bắt đầu và dự án nào sẽ trì hỗn hoặc hủy bỏ. Các quyết định này phải được dựa trên những gì mà hỗn hợp tốt nhất để tổ chức các chiến lược dài hạn hơn của tổ chức trong khi duy trì các hoạt động hiện tại. Điều này bao gồm chấm dứt các dự án khơng cịn đóng góp giá trị cho một tổ chức theo cách bảo tồn giá trị tối đa và đảm bảo các nguồn lực được phân bổ lại thơng qua quy trình quản lý danh mục đầu tư cho các nỗ lực có giá trị hơn.
Các quy trình quản trị danh mục đầu tư phần lớn đi trước các quy trình quản trị dự án và chương trình, các quyết định danh mục đầu tư phê duyệt việc tạo ra các dự án và chương trình mà tổ chức sẽ thực hiện. Sau đó, trên cơ sở thường xuyên đánh giá khả năng tồn tại liên tục của họ dựa trên kế hoạch chiến lược được cập nhật cho tổ chức. Trong trường hợp đề xuất giá trị tổng thể khơng cịn hỗ trợ cho việc tiếp tục dự án hoặc chương trình, quản trị tốt địi hỏi phải đóng cửa hiệu quả để các nguồn lực có giá trị có thể được triển khai lại cho cơng việc có giá trị hơn.
Quản lý danh mục đầu tư hỗ trợ quản trị tổng thể bằng cách:
• Sắp xếp các dự án và chương trình được lựa chọn để đầu tư với các mục tiêu chiến lược của tổ chức và cung cấp phản hồi cho các quy trình hoạch định chiến lược.
• Đảm bảo kết hợp thích hợp các dự án lợi nhuận cao có rủi ro cao tạo ra “tổ chức tương lai” so với các dự án an toàn hoặc thiết yếu với thời gian hoàn vốn ngắn, hãy nhớ rằng khơng có dự án nào là “dự án không rủi ro”, quản trị tốt tập trung vào quản lý rủi ro và lợi ích mang lại.
• Cân bằng khối lượng cơng việc được chấp nhận so với khả năng và năng lực của tổ chức để đảm nhận cơng việc.
• Đảm bảo thơng tin cần thiết để cho phép đưa ra quyết định đúng đắn và mức độ không chắc chắn (rủi ro) liên quan đến các đánh giá được hiểu và được tổ chức chấp nhận khi cân bằng với các lợi ích dự đốn.
Tài trợ dự án
Nhà tài trợ dự án là một liên kết chính trong các hệ thống quản lý hỗ trợ quản trị tốt. Nhà tài trợ dự án hoặc chương trình là sự liên kết giữa các cấp điều hành và chiến lược của tổ chức và việc cung cấp hiệu quả các lợi ích mà dự án / chương trình được tạo ra để tạo điều kiện cho nhà tài trợ là một người cực kỳ quan trọng để phân phối thành công dự án hoặc chương trình.
Điều này có nghĩa là nhà tài trợ phải chịu trách nhiệm trước ban quản lý cấp cao hơn trong việc chỉ đạo dự án với một trách nhiệm lớn nhất để đảm bảo rằng các lợi ích cho tổ chức được thực hiện. Bao gồm đảm bảo rằng dự án ln có ý nghĩa kinh doanh hợp lý, phê duyệt các sản phẩm chính và đưa ra quyết định hoặc khuyến nghị tại các điểm quan trọng trong vòng đời dự án theo yêu cầu trong kế hoạch quản lý dự án. Nhà tài trợ dự án là người chấp nhận rủi ro chính và nên:
a) Có thẩm quyền và trách nhiệm cuối cùng cho dự án.
b) Đảm bảo rằng một nhu cầu thực sự hoặc cơ hội đang được giải quyết bởi dự án. c) Sở hữu trường hợp kinh doanh.
d) Đảm bảo rằng dự án vẫn là một đề xuất khả thi.
e) Đưa ra các quyết định tổ chức / thương mại quan trọng cho dự án và đưa ra các quyết định một cách kịp thời.
f) Rủi ro dự án của chính phủ. g) Thực hiện đánh giá dự án.
h) Đảm bảo rằng giải pháp được giao phù hợp với nhu cầu của tổ chức. i) Theo dõi và kiểm sốt tiến trình thay đổi kinh doanh ở cấp độ hoạt động. j) Thu hút các bên liên quan chính.
k) Đại diện cho tổ chức trong các quyết định dự án quan trọng. l) Phê duyệt các sản phẩm chính của dự án.
m) Chính thức kết thúc dự án và đảm bảo rằng các bài học kinh nghiệm được ghi lại. n) Đảm bảo giải quyết các vấn đề phát sinh bởi, hoặc nằm ngồi tầm kiểm sốt của người
quản lý dự án.
o) Thành lập và chủ trì Ban chỉ đạo dự án (nếu cần).
q) Tạo điều kiện thuận lợi cho các nguồn lực của dự án để đạt được chuyển giao thành công
Vai trị chính xác có thể thay đổi tùy thuộc vào bản chất của tổ chức và các mục tiêu của dự án. Trong trường hợp nhà tài trợ khơng có thẩm quyền trực tiếp cho một hành động cụ thể (ví dụ: bổ nhiệm người quản lý dự án), nhà tài trợ được yêu cầu đảm bảo tổ chức có trách nhiệm hồn thành vai trị của mình.
Ý nghĩa quản trị trong văn phòng quản lý dự án
Văn phòng quản lý dự án (Project Management Office – PMO) có vai trò quan trọng hỗ trợ quản trị; cần đảm bảo thơng tin chính xác có sẵn cho quản lý điều hành về hiệu suất và xu hướng của các dự án và chương trình mà họ báo cáo. Ban quản lý PMO cần đảm bảo tuân thủ quy định và nghiêm ngặt trong các quy trình của họ để đạt được độ chính xác báo cáo cần thiết trong khi cho phép phát triển và đổi mới để đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Đây là một hành động cân bằng khó khăn để PMO đạt được. Hai chức năng chính mà PMO thực hiện trước tiên là đảm bảo thông tin trong báo cáo của họ là hữu ích, phù hợp, chính xác và đầy đủ và sau đó cung cấp các đánh giá diễn giải và dự đoán để giúp quản lý cấp cao thực hiện trách nhiệm quản trị và hỗ trợ quá trình ra quyết định quản lý danh mục đầu tư.
Quản trị ở cấp chương trình và dự án
Các dự án và chương trình được tạo ra bởi tổ chức cung cấp sự thay đổi cần thiết để đạt được mục tiêu của nó. Nghĩa vụ của các nhà quản lý dự án và chương trình là tạo ra các đầu ra và khả năng cung cấp một cách hiệu quả nhất có thể, trong khi làm việc có đạo đức và phù hợp với các quy trình và thủ tục của tổ chức.
Nếu hệ thống quản trị hoạt động hiệu quả, các dự án và chương trình của tổ chức sẽ được quản lý hiệu quả. Định nghĩa bốn lớp quản trị và quản lý:
a) Quản trị liên quan đến xác định dự án, phê duyệt chúng và đánh giá kết quả. b) Tài trợ thông qua nhà tài trợ dự án hoặc đại diện chỉ đạo dự án.
c) Quản lý thông qua người quản lý dự án khởi xướng, quản lý và kết thúc dự án.
d) Phân phối thơng qua các nhà quản lý nhóm, được hỗ trợ bởi các nhóm của họ, tạo ra các kết quả đầu ra của dự án.
Ban quản lý tổ chức nên đảm bảo rằng tổ chức dự án phù hợp để thực hiện dự án. Tất cả các dự án nên có người được xác định và chịu trách nhiệm về:
a) Đảm bảo rằng giám sát kỹ thuật và quản lý được duy trì.
b) Tài trợ cho dự án theo đuổi các nhu cầu hoặc mục tiêu của tổ chức đã nêu. Trách nhiệm của nhà tài trợ vượt ra ngoài việc hoàn thành dự án bao gồm thay đổi tổ chức, việc đưa các sản phẩm của dự án vào các hoạt động của tổ chức và thực hiện các lợi ích dự định. c) Quản lý dự án trên cơ sở hàng ngày, đảm bảo rằng việc cung cấp phù hợp với các kết
dự án cho việc lãnh đạo và quản lý dự án hàng ngày liên quan đến nhóm dự án trên tất cả các chức năng cần thiết.
d) Cam kết cơng việc chun gia trong dự án. Ngồi ra, tùy thuộc vào dự án cụ thể, các vai trị này có thể được bổ sung bởi đội ngũ hỗ trợ dự án là chuyên gia trong các lĩnh vực như pháp lý, tài chính, lập kế hoạch, quản lý rủi ro và mua sắm.
Ở mỗi cấp, người ra quyết định phải chịu trách nhiệm trước quản lý cấp cao hơn đối với các quyết định chính liên quan đến dự án. Người ra quyết định có thể là cá nhân hoặc nhóm người (ví dụ: Ban, PMO) với mức độ thẩm quyền, kỹ năng và kiến thức phù hợp. Các cấp thẩm quyền và nhân sự của bất kỳ cơ quan ra quyết định nào thường sẽ được xác định trong các thỏa thuận quản trị hoặc các kế hoạch ủy quyền của tổ chức tài trợ. Đối với các dự án, thường phải có sự phê duyệt và giám sát quản lý bên ngoài:
a) Cho phép bắt đầu các dự án và từng giai đoạn của một dự án. b) Cho phép thay đổi dự án.
c) Thay đổi trạng thái của một dự án.
d) Đảm bảo tuân thủ các chính sách của tổ chức.
e) Đảm bảo tuân thủ mọi yêu cầu pháp lý hoặc quy định hiện hành
Ngồi ra, thường sẽ có một mức độ giám sát chất lượng của bất kỳ đầu ra nào, bao gồm việc áp dụng bất kỳ ràng buộc tổ chức nào (ví dụ: tiêu chuẩn và các thành phần sẽ được sử dụng), được hỗ trợ bởi một hệ thống đảm bảo phù hợp. Các hoạt động đảm bảo có thể được chỉ định cho một hoặc nhiều người độc lập với người quản lý dự án và nhóm và bao gồm:
• Đề xuất với nhà tài trợ dự án rằng nên tổ chức đánh giá hoặc kiểm tốn.
• Kiểm tra nhu cầu và mong muốn của người dùng đang được đáp ứng hoặc quản lý. • Kiểm tra rủi ro đang được kiểm sốt.
• Kiểm tra các kế hoạch là thực tế và có thể đạt được.