III. TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÁC TƯ LIỆU SẢN XUẤT TRONG TRANG TRẠ
3.3.2. Tổ chức dự trữ vật tư
Dự trữ vật tư nhằm giúp trang trại chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, tránh được cơn sốt giá vật tư trên thị trường. Hơn nữa, kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp ngoài những đặc điểm chung còn có những đặc điểm riêng, nhiều tình huống kinh doanh không chủ động được, đặc biệt là những tình huống ngoại sinh như hạn hán, lụt lội, sâu bệnh. ... Do đó cần phải tổ chức dự trữ vật tư để đáp ứng đủ và kịp thời cho các hoạt động sản xuất.
Sưu tầm bởi: http://tailieunongnghiep.info
Tổ chức dự trữ vật tư thường tập trung giải quyết hai vấn đề cơ bản: Số lượng dự trữ bao nhiêu là tối ưu; thời điểm dự trữ vào lúc nào và thời gian dự trữ bao lâu là thích hợp.
- Xác định lượng vật tư dự trữ
Lượng vật tư dự trữ tối ưu có nghĩa là phải đáp ứng dược mọi nhu cầu sản xuất của trang trại trong bất kỳ tình huống nào và phải đảm bảo có tổng chi phí dự trữ là nhỏ nhất.
Tổng chi phí dự trữ = Chi phí mua vật tư + Chi phí bảo quản Lượng vật tư dự trữ tối ưu được xác định theo công thức:
Trong đó:
Q = 2 DC i p i p
Q: số lượng vật tư dự trữ tôi ưu (theo vụ hoặc năm) D: nhu cầu vật tư tính theo vụ hoặc năm.
C: chi phí cho một đơn vị vật tư dự trữ.
I: chi phí bảo quản cho một đơn vị vật tư dự trữ được biểu hiện là tỷ lệ phần trăm của giá mua.
P: giá mua một đơn vị vật tư dự trữ.
Ví dụ: Một trang trại sử dụng 600 kg phân NPK trong 1 năm và chi phí cho 1
kg phân NPK dự trữ là 5,08 ngàn đồng, chi phí bảo quản là 0.08 ngàn đồng bằng 1,6% giá mua. Vậy giá mua 1 kg NPK sẽ là:
5,08 - 0.08 - 5 (ngàn đồng)
Thay những số liệu này vào công thức:
Q = 2(600).(5.08) = 873 5 × 0,016 5 × 0,016
Nghĩa là trang trại nên dự trù 873 kg phân NPK nhằm tối thiểu hóa chi phí dự trữ, trong đó có chi phí bảo quản và lưu kho.
- Xác định loại vật tư dự trữ
Dự trữ vật tư kỹ thuật nông nghiệp là cần thiết, song không phải loại vật tư nào cũng có vai trò như nhau, được quan tâm như nhau trong việc bảo quản và duy trì trong kho. Vì vậy, trang trại cần áp dụng phương pháp phân tích ABC và phân loại vật tư dự dữ. Thực chất của phương pháp phân tích ABC là phân loại toàn bộ vật tư dự trữ thành 3 nhóm A, B, C (căn cứ vào vị trí, giá trị, số lượng, sự khan hiếm và mối quan hệ của các vật tư dự trữ). Thông thường cách phân loại như sau:
Sưu tầm bởi: http://tailieunongnghiep.info
Vật tư dự trữ % về giá trị vật tư dự trữ % tổng số vật tư dự trữ
Nhóm A 70 - 80 15
Nhóm B 15 - 25 30
Nhóm C 5 55
Cộng 100 100
- Cần ưu tiên tài chính và công tác dự báo cho vật tư nhóm A. Ưu tiên việc bố trí, kiểm tra kiểm soát, bảo đảm an toàn sản xuất của nhóm A.
Xác đinh thời gian dự trữ vật tư, chi phí dự trữ vật tư phụ thuộc rất nhiều vào thòi gian dự trữ, thời gian dự trữ càng dài thì chi phí dự trữ càng lớn. Vì vậy, cần phải xác định thời gian dự trữ hợp lý để giảm thiểu chi phí dự trữ
Thời gian dự trữ vật tư được xác định trên cơ sở đánh giá sự khan hiếm vật tư trong giai đoạn sản xuất, biến động của giá cả vật tư trên thị trường và khả năng tiếp cận vật tư của trang trại.