2030
3.3.4.1. Tăng cường hiệu quả công tác dự báo đơn hàng
Hiện nay, Tập đoàn lập kế hoạch nhập mua hàng dựa trên đơn hàng đăng ký từ các công ty thành viên. Do giá xăng dầu được Chính phủ quy định, biên lợi nhuận là tương đối khó để kiểm soát, Tập đoàn giao chỉ tiêu kế hoạch cho các công ty thành viên chủ yếu dựa trên sản lượng. Mức giá bán cho các công ty thành viên dựa trên giá bán lẻ từng thời kỳ trừ đi một khoản chiết khấu. Khoản chiết khấu này về bản chất là chi phí và lợi nhuận mà Tập đoàn trả lại cho các công ty thành viên. Chình vì thế,
các công ty luôn cố gắng đạt mục tiêu sản lượng mà không cần quan tâm đến giá bán cho từng thời kỳ. Các công ty khi đăng ký đơn hàng với Tập đoàn có xu hướng cao hơn so với nhu cầu công ty tự ước tính để tự dự phòng trong trường hợp có nhu cầu đột xuất. Vì thế, trong những thời kỳ giá dầu thế giới biến động không thuận lợi, việc nhập mua quá nhiều so với nhu cầu thực dẫn đến hàng tồn kho cao, gây ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Tập đoàn.
Do đó, tác giả kiến nghị Tập đoàn cần có cơ chế hiệu quả hơn trong việc dự báo nhu cầu thông qua đánh giá đơn hàng từ các công ty thành viên. Cụ thể là:
(i) Chủ động theo dõi sát sao biến động thị trường thuộc các công ty quản lý, từ đó đánh giá tính khả thi trong kế hoạch sản lượng của công ty. Dựa trên các phân tích và giải trình của công ty, Tập đoàn sẽ phê duyệt hoặc điều chỉnh đơn hàng cho phù hợp với tình hình thực tế.
(ii)Soạn thảo và ban hành quy chế phê duyệt và điều chỉnh đối với các đơn hàng của công ty thành viên. Theo đó, việc quy định rõ ràng và minh bạch lý do phê duyệt hay điều chỉnh đơn hàng giúp hạn chế cơ chế xin cho, ưu tiên cho một số công ty nhất định, đảm bảo công bằng bình đẳng giữa các công ty xăng dầu thành viên, từ đó nâng cao hiệu quả công tác tạo nguồn.
(iii) Đưa ra cơ chế phạt nếu công ty không bán được hết số hàng đã đăng ký, gây tổn hại cho Tập đoàn. Theo đó, Tập đoàn có thể đưa ra những chế tài trong trường hợp Công ty cố tình đăng ký đơn hàng vượt nhu cầu thực và không có lý do hợp lý, gây ảnh hưởng đến nguồn lực và lợi nhuận của Tập đoàn
(iv) Định kỳ rà soát lại đơn hàng của công ty cùng với sản lượng thực tế bán được để đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Công tác rà soát cần được thực hiện thường xuyên, ít nhất một quý một lần dựa trên sự phối hợp giữa Phòng Kinh doanh và Ban Kiểm toán để kịp thời nắm bắt sự thay đổi trong thị trường, đánh giá được khả năng dự báo nhu cầu và tiếp cận thị trường của các công ty thành viên.
(v) Nghiên cứu áp dụng mô hình mức tồn kho hợp lý để kịp thời cung ứng trong trường hợp cần thiết. Hàng tồn kho của Tập đoàn có lúc quá cao, có lúc không đảm bảo theo dự trữ lưu thông, đây là vấn đề phối hợp chưa tốt giữa Tập đoàn và các công
ty thành viên, đã đưa đến chi phí vốn phát sinh rất cao, chưa tính đến việc phát sinh lỗ do giảm giá, đôi khi nguồn tồn kho thấp sẽ không đủ hàng cung ứng cho hệ thống, đưa đến tâm lý không tốt cho khách hàng khi hợp tác với Tập đoàn.
(vi) Nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ đảm nhận công tác nghiên cứu thị trường; tăng cường thu thập, cập nhật được thông tin về biến động trên thị trường xăng dầu thế giới và khu vực, từ đó xây dựng được một chiến lược phát triển kế hoạch kinh doanh lâu dài cũng như có những dự báo trong ngắn hạn để đối phó với tình hình.