Để có thể đánh giá được chất lượng dịch vụ một cách chuẩn xác và chi tiết nhất bạn có thể dựa vào các nguyên tắc cụ thể như sau:
- Sử dụng các tiêu chuẩn nội bộ: đánh giá nội bộ là một hoạt động thường xuyên và quan trọng mà mỗi doanh nghiệp/tổ chức cần phải thực hiện để đánh giá chất lượng dịch vụ. Việc đánh giá nội bộ sẽ giúp đánh giá chi tiết, hiệu quả, cho phép công ty thấy được bản chất hoạt động của công ty mình, từ đó cải thiện những vấn đề còn tồn đọng.
- Đánh giá những nguyên nhân phát sinh chi phí: ngoài việc xác định rõ những thông số, chi tiết của toàn bộ các chi phí thì công ty vẫn cần phải tìm hiểu thêm các nguyên nhân của mỗi chi phí phát sinh. Việc đánh giá hiệu quả thường nhìn vào các nguyên nhân chi phí. Thay vì cố gắng cắt giảm chi phí thì họ sẽ tập trung vào việc tìm ra nguồn gốc của nguyên nhân vấn đề giúp họ có thể cải thiện hiệu quả kinh doanh. Các yếu tố phát sinh chi phí cần đánh giá chẳng hạn như đi lại, chi phí điện thoại hay đơn giản là chi phí gửi thư, chuyển phát nhanh, …
- Đánh giá sâu rộng và bao quát nhất về chất lượng dịch vụ: việc các công ty dịch vụ đơn thuần chỉ đánh giá chi phí theo các tiêu chí đã được chọn sẵn thì có thể sẽ xảy
ra tình trạng các phòng ban của công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu tài chính nhưng lợi nhuận thì không đạt được theo kế hoạch. Đó là vì dịch vụ luôn không cố định, dễ hoán đổi cho nhau nên dẫn đến việc đánh giá một yếu tố nào đó không chuẩn xác có thể dẫn đến không đánh giá đầy đủ các khu vực cần thiết. Để có thể giải quyết vấn đề này, các nhà quản lý phối hợp với các phòng ban trong công ty thành lập ra tháp chi phí riêng rẽ nhằm mục đích nhìn nhận thấu đáo về một hoạt động nào đó trong một bộ phận sẽ có tác động tốt hay xấu đi tới các bộ phận khác trong công ty.
- Xây dựng về tháp chi phí và lựa chọn cách thức mà doanh nghiệp sử dụng: tháp chi phí cần phải rõ ràng và chi tiết để có thể nêu rõ các vấn đề phát sinh liên quan, có thể bao quát được toàn bộ các hoạt động của các phòng ban. Tháp chi phí được xây dựng khi mà công ty nắm được toàn bộ các chi phí phân bổ và chi phí phát sinh. Dữ liệu đầu vào là từ các giám đốc điều hành cấp cao, những người có cái nhìn tổng quát về các chi phí tổng thể để mang lại dịch vụ cho khách hàng, ngoài ra còn có các vị trí khác nhau trong công ty như các nhà quản lý, các kỹ sư, nhân viên, ... cũng rất quan trọng. Tháp chi phí sẽ bao gồm toàn bộ các chi phí, chi tiết về từng loại chi phí. Ngoài ra tháp chi phí cũng được xây dựng nhằm mục đích để so sánh các phương thức hoạt động của các công việc khác nhau trong công ty để các nhà quản lý từ đó đánh giá giám sát mức độ hiệu quả và đưa ra các biện pháp giảm thiểu chi phí, tăng tính hiệu quả hơn.
- Cẩn thận và chu đáo trong quá trình thu thập về dữ liệu: các nhà quản lý, điều hành thường cẩn thận xem xét việc thu thập dữ liệu với những nhân viên làm trực tiếp công việc này ở phòng ban khác nhau. Cách thức thực hiện hợp lý sẽ làm rõ các yếu tố mà các quy tắc cũ không thể đánh giá hết được. Xem xét lại các hoạt động thu thập dữ liệu ngay từ những giai đoạn đầu tiên của quy trình có thể giúp các công ty đảm bảo rằng họ sẽ tuân theo các quy trình và thủ tục đề ra. Việc chia sẻ thông tin giữa các nhà lãnh đạo trong các bộ phận trong công ty sẽ mang lại cho họ một cái nhìn chính xác và kịp thời về vị trí của họ và có thể giúp họ nhận ra những vấn đề không bình thường trong cấu trúc của hệ thống dữ liệu.
- Thể chế hóa về việc đánh giá: việc các nhà lãnh đạo, quản lý ở các công ty quá quen với việc lấy thông tin và tìm hiểu chi phí dựa trên các nhu cầu của kế toán tài
chính thì sẽ phải hiểu rõ những phương pháp mới để có thể trở nên nhất quán và xuyên suốt trong công ty. Việc đánh giá định kỳ là rất quan trọng đối với các cá nhân. Sự quan tâm hữu hình từ các lãnh đạo, các nhà quản lý nhằm mục đích đưa ra thông điệp rằng công ty luôn muốn cải thiện hoạt động dịch vụ của công ty.
- Chú trọng tới 3 lĩnh vực: yêu cầu về quản lý, môi trường đảm bảo chuẩn hóa, ứng dụng các nguồn lực nhằm thực thi nhiệm vụ. Mặc dù công ty đưa ra nhiều tiêu chí để kiểm soát sự khác biệt trong kinh doanh dịch vụ của mình, nhưng phần lớn họ đều gặp khó khăn ở 3 lĩnh vực chính đó là các yêu cầu về quản lý, môi trường chuẩn hóa và ứng dụng các nguồn lực thích hợp để thực thi các nhiệm vụ đã đề ra. Tháp chi phí sẽ giúp công ty nhận ra các nguồn nhu cầu khác nhau cho dịch vụ. Muốn chuẩn hóa môi trường làm việc thì trước hết phải đề cao tính kỷ luật và tuân thủ, việc chuẩn hóa sẽ giúp gia tăng hiệu suất công việc, giúp đội ngũ nhân viên trở nên năng động, linh hoạt hơn. Việc nhận ra những sự khác biệt liên quan đến chi phí sẽ giúp công ty đánh giá và phân bổ lại chi phí cho hợp lý và hiệu quả hơn, các hoạt động của công ty cũng trở nên hiệu quả hơn nhờ việc giải quyết các vấn đề chi phí dành cho các nguồn lực hỗ trợ không đáng kể.