1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần An Bảo
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần An Bảo)
1.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Hội đồng quản trị
Là các thành viên có trình độ chuyên môn cao, quản lí giỏi, họp mỗi năm một lần và quyết định các phương hướng, nhiệm vụ phát triển công ty, kế hoạch kinh doanh hằng năm. Thảo luận và thông qua bảng tổng kết năm tài chính, quyết định số lợi nhuận trích lập các quỹ công ty, số lợi nhuận chia cho các cổ đông, phân chia trách nhiệm thiệt hại xảy ra đối với công ty trong kinh doanh.
Giám sát, kiểm tra mọi hoạt động của công ty. Đánh giá phân tích và đề ra các hoạt động, biện pháp tổ chức kinh doanh tốt hơn và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của doanh nghiệp trước pháp luật.
Phòng kỹ thuật
Là nơi tập hợp các chuyên viên kỹ thuật, kỹ sư hàng đầu công ty. Thực hiện công tác nghiên cứu tư vấn, thiết kế, sửa chữa thiết bị phục vụ cho các đơn vị hoạt động kinh
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG THI CÔNG
Phòng kỹ thuật có vai trò hết sức quan trọng và mang tính quyết định đối với hoạt động kinh doanh và uy tín công ty đối với khách hàng. Ngoài ra trong tiến trình thi công, bộ phận kỹ thuật theo dõi quá trình thực hiện công trình theo yêu cầu thiết kế và tiến độ thi công đúng với hợp đồng đã ký.
Tình hình thực hiện công trình được phòng kỹ thuật báo cáo lên ban giám đốc từ lúc bắt dầu thi công cho đến nghiệm thu và bàn giao công trình.
Phòng tài chính - kế toán
Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của Nhà nước
Lập báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo khác do đơn vị trực thuộc và các phòng ban khác lập.
Giúp Ban giám đốc trong việc hướng dẫn và chỉ đạo các phòng ban, các đơn vị trực thuộc ghi chép các sổ kế toán đúng với quy định của công ty và nhà nước.
Giúp giám đốc torng việc ra quyết định thông qua tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch tài chính…
Lưu trữ và bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, quản lí tập trung thống nhất số liệu.
Phòng xuất nhập khẩu
Chuẩn bị hồ sơ hàng xuất, hàng nhập trong kỳ. Theo dõi và quản lý hàng xuất nhập khẩu cho công ty. Quan hệ với các đối tác trong nước và nước ngoài. Phối hợp với phòng kinh doanh để tìm các đối tác.
Phòng kinh doanh
Phòng phát triển kinh doanh có trách nhiệm nghiên cứu và tổng hợp tình hình kinh doanh, thị trường sản phẩn và giá cả thiết bị… của các đơn vị kinh doanh cũng như bên ngoài công ty.
Xây dựng hoạch định chiến lược, định hướng kinh doanh chung cho toàn công ty. Hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của các đơn vị mang hiệu quả kinh tế cao nhất cho toàn công ty.
Lập kế hoạch quảng cáo, khuyến mãi, hỗ trợ, điều tra thị trường. Lập báo cáo kế hoạch hàng tuần, hàng tháng cho phòng kế toán tổng hợp báo cáo cho giám đốc.
Phòng hành chính quản trị
Xây dựng mô hình tổ chức: quản lí nhân sự, tuyển dụng lao động, lập bảng chấm công, tính lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
Lưu hồ sơ văn bản tài liệu cho công ty.
Trách nhiệm theo dõi, đốc thúc và tổng hợp số liệu báo cáo sử dụng con dấu của đơn vị.
Thu thập văn bản pháp luật và cung cấp cho các đơn vị phòng ban.
Lập kế hoạch dự trù chi tiền cho các khoản chi phí cố định của công ty để chuyển cho phòng kế toán lập báo cáo
Phòng thi công
Trực tiếp theo dõi quá trình thi công công trình, hạng mục công trình. Thực hiện kế hoạch kinh doanh theo tiến độ thi công những công trình có quy mô lớn theo vốn đầu tư.
Trách nhiệm đội thi công công trình là phải đảm bảo chất lượng công trình, thực hiện các quy định công ty trong việc đảm bảo an toàn lao động, chăm lo đời sống, bảo vệ sức khỏe công nhân nhằm nâng cao chất lượng công trình, tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả cao.
1.1.3.3 Cơ cấu tổ chức phòng Tài chính - Kế toán tại công ty
Bộ máy tổ chức kế toán được tổ chức theo kiểu trực tuyến, kế toán tổng hợp điều hành các nhân viên phần hành không thông qua khâu trung gian. Phòng tài chính kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung: Toàn bộ công việc hạch toán trong công ty từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin, lên tổng hợp - chi tiết, đến lập báo cáo đều tiến hành tập trung tại phòng tài chính kế toán. Hình thức tổ chức công tác này thuận tiện cho việc chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của lãnh đạo Công ty.
Sơđồ 1.2: Sơđồ bộ máy kế toán Công ty Cổ phần An Bảo
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT - TGNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN HÀNG HÓA KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TẠI CÁC CỬA HÀNG CHI NHÁNH
Kế toán trưởng:
- Tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị do mình phụ trách.
- Là người giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính Theo Luật kế toán hiện hành.
Kế toán tổng hợp:
- Có trách nhiệm báo cáo lên cho kế toán trưởng - Kiểm tra tính chính xác ở các đơn vị trực thuộc
- Hướng dẫn các phần thực hành kế toán thực hiện đúng quy định của công ty và của nhà nước
- Tổng hợp số liệu báo cáo, lập báo cáo tài chính
Kế toán công nợ:
- Theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn. - Theo dõi công nợ theo hợp đồng, hạn thanh toán. - Bù trừ công nợ giữa các đối tượng công nợ với nhau.
- Lên các báo cáo: Sổ chi tiết công nợ, các khoản nợ đến hạn, quá hạn, bảng kê các chứng từ công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ.
Kế toán tiền mặt – TGNH
- Theo dõi toàn bộ quá trình thu, chi tiền mặt, TGNH tại công ty.
- Thường xuyên so sánh tiền mặt trên sổ quỹ và sổ thực tế tại công ty hiện có - Lập báo cáo về tình hình tài thu chi của năm nay so với năm trước nộp cho kế
toán trưởng để lập báo cáo ngân sách cho kỳ tới
Kế toán hàng hóa
- Ghi chép phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách ghi nhận, xuất kho hàng hóa, bán hàng hóa và tính thuế.
- Kiểm tra chặt chẽ quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp đầy đủ thông tin tổng
hợp và chi tiết cần thiết về hàng hóa cho kinh doanh. Đối với từng loại hàng hóa, vật tư theo dõi chi tiết từng loại, nhóm, mã, vật tư, hàng hóa.
- So sánh đối chiếu với kế toán công nợ
- Lập báo cáo về nguồn hàng nộp cho kế toán trưởng lập các dự toán tiêu thụ và
- Lập báo cáo về những mặt hàng tiêu thụ mạnh nộp cho phòng kinh doanh để cho chiến lược kinh doanh hiệu quả.
- Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa , . . . tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.
- Tính toán giá nhập xuất hàng hóa theo 1 phương pháp thống nhất mà chế độ
quy định. Phân bổ chi phí mua bán hàng hóa phù hợp với doanh thu để xác định kết quả kinh doanh phù hợp .
Kế toán tại các cửa hàng chi nhánh
- Quản lý tình hình tài sản, vật tư hàng hóa, các khoản phải thu, phải trả, . . . của chi nhánh, cửa hàng. Theo dõi các khoản thanh toán giữa các đơn vị công ty , đồng thời lập các báo cáo tổng hợp cho phòng kế toán tại công ty.
1.1.4 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung với sự hỗ trợ của máy vi tính (phần mềm kế toán MISA). Hình thức này phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và đội ngũ cán bộ kế toán hiện có của Công ty. Công ty thực hiện quyết toán theo từng tháng trong năm.
- Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nan ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Hình thức ghi sổ của Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung được thực hiện thông qua kế toán trên excel .
- Công ty sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam để phục vụ cho việc ghi chép. Trường hợp phát sinh các giao dịch liên quan đến ngoại tệ thì sẽ quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam để ghi chép kế toán.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng tồn kho được ghi sổ theo giá gốc. Trị giá hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp kế toán TSCĐ: TSCĐ được ghi sổ theo giá gốc, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng , thời gian khấu hao TSCĐ được quy định tại phụ lục 01 của Thông tư 45/2013/TT-BTC để xác định tthời gian để trích khấu hao cho từng loại TSCĐ cụ thể.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hàng tháng kế toán lập báo cáo theo tháng, hàng năm lập báo cáo tổng hợp và quyết toán thuế.
* Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Nhật ký chung
Hiện nay, kế toán Công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chung và sử dụng kế toán trên máy vi tính.
1.2 Xác định vấn đề nghiên cứu
Hiệu quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được phản ánh qua doanh thu và chi phí, trong đó doanh thu là điều kiện tiên quyết.
Trong hoạt động kinh doanh, ngoài việc mua sắm các yếu tố đầu vào, tiến hành tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp phải tiến hành tiêu thụ để thu tiền về tạo nên doanh thu cho mình. Đây là bộ phận quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp.
1.3 Kiểm chứng vấn đề nghiên cứu tại Công ty Cổ Phần An Bảo 1.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng 1.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty như sau:
Doanh thu từ cung cấp các sản phẩm về thiết bị chống đột nhập,camera quan sát ,thiết bị phòng cháy chữa chay ,thiết bị xử lí thông tin báo động từ xa,thiết bị điện tử chuyên dụng dùng cho quản lí bảo vệ ,thiết bị điện,điện lạnh và chiếu sáng,chống sét,thiết bị vật tư cung cấp thoát nước ,xử lí môi trường ,máy phát điện,máy nổ,máy bơm nước,vật liệu xây dựng,hàng trang trí,nội thất
- Khi bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì công ty lập các chứng từ:
+ Trước khi có giao dịch mua bán hàng hóa giữa 2 bên công ty cần ký kết Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng
+ Sau khi xác nhận đơn hàng giữa 2 bên, Kế toán kho lập phiếu xuất kho. + Kế toán thanh toán thu tiền hàng dựa trên phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế. + Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán, khi giao nhận hàng, kế toán kho lập biên bản giao nhận hàng hóa với khách hàng.
+ Sau khi hoàn tất các thủ tục giao nhận, kế toán tổng hợp lập bảng kê chi tiết hàng hóa.
Lập hóa đơn GTGT (Mẫu 01-GTKT-3LL) do Bộ tài chính phát hành: ghi rõ các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, tiền hàng, tỷ lệ thuế GTGT, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán, tên – địa chỉ – mã số thuế của khách hàng, hình thức thanh toán, người mua, người bán hàng và thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên, ngày phát hành hóa đơn.
- Hóa đơn GTGT gồm 03 liên: liên 1: lưu tại cuốn hóa đơn; liên 2: giao khách hàng, liên 3: dùng làm chứng từ cho kế toán theo dõi doanh thu.
1.3.1.2 Phương pháp kế toán
a.Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Giấy báo có ngân hàng
(xem phụ lục 01: Chứng từ kế toán) b.Tài khoản sử dụng:
TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
c.Sổ sách kế toán:
Sổ chi tiết:
- Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng hóa (TK 5111) - Sổ chi tiết Doanh thu cung cấp dịch vụ (TK 5113) Sổ tổng hợp:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái Doanh thu bán hàng
(xem phụ lục 02: Sổ sách kế toán) d.Trích một số nghiệp vụ kế toán phát sinh:
Nghiệp vụ 1: : Ngày 04/12/2018, bán hàng, kiểm tra bảo dưỡng cho trường cho
Trường THPT Quốc Tế Mỹ, thuế GTGT 10% theo HĐ 0000347, kế toán hạch toán:
Kế toán hạch toán
Nợ TK 131 86.855.120 đ Có TK 511 78.959.200 đ Có TK 3331 7.895.920 đ
Nghiệp vụ 2: Ngày 13/12/2018, bán hàng tủ báo cháy cho công ty TNHH
EMERGENT COLD Việt Nam , thuế GTGT 10% theo HĐ 0000355, kế toán hạch toán: (phụ lục 1)
Kế toán hạch toán
Nợ TK 131 34.100.000 đ Có TK 511 31.000.000 đ Có TK 3331 3.100.000 đ
Nghiệp vụ 3: Ngày 13/12/2018, bán hàng phụ kiện bo chuông phòng cháy chữa cháy
cho Công ty cổ phần kim loại CSGT Việt Nam, thuế GTGT 10% theo HĐ 0000354,
Kế toán hạch toán
Nợ TK 131 4.180.000 đ
Có TK 3331 380.000 đ
Nghiệp vụ 4: Ngày 31/12/2018, kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển doanh thu hoạt
động bán hàng sang tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Kế toán hạch toán
Nợ TK 515 : 37.725.872.279 đ Có TK 911 : 37.725.872.279 đ
1.3.2 Kế toán Doanh thu hoạt động tài chính 1.3.2.1 Nội dung Doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính chủ yếu là từ các khoản lãi tiền gửi ngân hàng.
1.3.2.2 Phương pháp kế toán
a.Chứng từ kế toán sử dụng:
- Giấy báo có
(xem phụ lục 01: Chứng từ kế toán) b.Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 511 - Doanh thu hoạt động tài chính TK 5151 – Lãi tiền gửi
TK 5158 – Lãi khác
c.Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái Doanh thu bán hàng
(xem phụ lục 02: Sổ sách kế toán) d.Trích một số nghiệp vụ kế toán phát sinh:
Nghiệp vụ 1: Ngày 25/12/2018, công ty nhận lãi tiền gửi tháng 12 từ Ngân hàng Á Châu với số tiền là: 244.112 đồng.
Kế toán hạch toán :
Nợ TK 1121 244.112
Có TK 5151 244.112
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2018, kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển doanh thu hoạt
động tài chính sang tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Có TK 911 : 2.637.789 đ
1.3.3 Kế toán Thu nhập khác 1.3.3.1 Nội dung Thu nhập khác
Khoản thu nhập khác tại công ty Cổ phần An Bảo hang tháng không nhiều, chủ yếu là thu từ thanh lý TSCĐ và thỉnh thoảng có hàng hóa do khách hàng biếu tặng
1.3.3.2 Phương pháp kế toán
a.Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Biên bản thanh lý, nhượng bán tài sản
(xem phụ lục 01: Chứng từ kế toán) b.Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 711 - Thu nhập khác
c.Sổ kế toán sử dụng:
Sổ chi tiết: Sổ Chi tiết MTC Thu nhập khác (TK 7111) Sổ tổng hợp:
- Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái Thu nhập khác
(xem phụ lục 02: Sổ sách kế toán) d.Trích một số nghiệp vụ kế toán phát sinh:
Nghiệp vụ 1: Ngày 04.12.2018 Công ty bán xe hai bánh hiệu Piaggio vàng, biển số: