5. Kết cấu luận văn
2.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Ưu điểm:
Bộ máy tổ chức đơn giản; có các phòng ban, bộ phận cần thiết cho việc phân chia nhiệm vụ hoạt động cụ thể trong công ty và phù hợp với loại hình doanh nghiệp.
Nhược điểm:
Chưa có phòng marketing riêng biệt tạo áp lực trách nhiệm quá lớn đối với bộ phận kinh doanh khi phải quản lý nhiều bộ phận. Mặt khác, phòng marketing riêng biệt sẽ đáp ứng được vai trò ngày càng lớn của hoạt động marketing trong việc phát triển thị trường, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và nâng cao thương hiệu trên thị trường.
Hình 2.2: SƠ ĐỒBỘ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TY
(Nguồn: Phòng Kế Toán)
18
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của công ty. Các phòng ban chức năng chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc.
Phòng kế toán: Là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của Công ty, bao gồm Kế toán Trưởng phụ trách quản lý và các kế toán viên hỗ trợ.
Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán, chỉ đạo, thực hiện công tác kế toán tài chính theo luật pháp và quy định của Nhà nước.
Nhiệm vụ:
- Trực tiếp thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, chính sách đối với người lao động trong Công ty.
- Thanh quyết toán các chi phí trong tổ chức và lập báo cáo định kỳ theo quy địnhcủa công ty và Pháp luật.
- Thực hiện công tác kiểm tra giám sát tài chính đối với ngân sách, vốn và tài sản.
- Đại diện Công ty làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập và các cơ quan chức năng khác trong việc thực hiện các quy định của Pháp luật có liên quan hoặc theo yêu cầu của Công ty.
Phòng nhân sự: Là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của Công ty bao gồm trưởng phòng nhân sự và các nhân viên nhân sự.
Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc lãnh đạo về công tác hoạc định nguồn nhân lực; tổ chức, sắp xếp nhân viên và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát theo quy định của công ty và Pháp luật.
Nhiệm vụ:
- Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
19
- Quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thựchiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.
- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
Phòng kinh doanh: Là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của Công ty bao gồm trưởng phòng kinh doanh và các nhân viên chịu sự giám sát trực tiếp và gián tiếp.
Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh và chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các bộ phận bán hàng, bộ phận Marketing, bộ phận hỗ trợ và bộ phận kĩ thuật.
Nhiệm vụ:
- Lên kế hoạch kinh, phương án kinh doanh cụ thể và triển khai thực hiện
- Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên và phân công công việc phù hợp với khả năng của từng nhân viên thuộc phạm vi quản lý.
- Kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và báo cáo công tác kinh
doanh định kì.
Bộ phận Marketing: Thực hiện các công tác nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm trên thị trường thông qua các phương tiện truyền thông, thiết kê cateloge sản phẩm, hỗ trợ cùng bộ phận bán hàng để khuyến khích thúc đẩy gia tăng doanh số bán hàng.
Bộ phận bán hàng: Tìm kiếm khách hàng, thực hiện các công tác bán hàng tại showroom, tư vấn bán hàng trực tiếp tới khách hàng và qua website.
Bộ phận hỗ trợ: Hỗ trợ nhân viên kinh doanh thực hiện các công tác báo giá sản phẩm đến khách hàng thông qua email hoặc điện thoại trực tiếp, đặt lịch vận chuyển sản phẩm, soạn thảo hợp đồng mua bán, tiếp nhận phản hồi từ phía khách hàng về các vấn đề sản phẩm và hỗ trợ thực hiện công tác bảo hành bảo trì sản phẩm.
20
Bộ phận kĩ thuật: Chịu sự giám sát của bộ phận hỗ trợ, hỗ trợ các công việc liên quan đến kĩ thuật, lắp ráp, hướng dẫn sử dụng trực tiếp sản phẩm cho khách hàng và thực hiện một phần công tác bảo trì bảo dưỡng định kì cho máy theo quy định cho phép.
Các phòng ban trong công ty luôn có sự liên kết với nhau trong các công việc cùng hỗ trợ, phối hợp để hoàn thành các nhiệm vụ và kế hoạch đề ra.