Tháng 12 năm 2004, ông Nguyễn Tiến Chương (hiện là iám đốc kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị) cùng một số thành viên khác thành lập công ty TNHH TM & DV Đông A với mong muốn phát triển trong nghành dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.Hoạt động chủ yếu của công ty Đông A là khai thuê, làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK) trọn gói từ khâu lập chứng từ lên tờ khai hàng hóa,làm thủ tục hải quan, thủ tục hành chính khác và vận chuyển hàng hòa từ cảng, sân bay, địa điểm thu gom hàng lẻ (Container freight station- CFS) vềđến kho của khách hàng đối với hàng nhập khẩu theo sự thỏa thuận trong hợp đồng mà hai bên đã ký và vận chuyển hàng hóa từ kho khách hàng ra cảng, sân bay, CFS đối với hàng xuất khẩu.
Từ những ngày đầu mới thành lập với số vốn điều lệ là: 1,000,000,000 VNĐ, sau một thời gian hoạt động, công ty đã điều chỉnh vốn điều lệtăng lên 6,000,000,000 VNĐ. Với những mối quan hệ kinh tế rộng rãi và sự nỗ lực không ngừng vươn lên của các thành viên, công ty
Đông A đã tạo dựng được uy tín trên thị trường Đồng Nai và các tỉnh lân cận. Tính đến nay thì Hội đồng quản trị của công ty đã có 9 thành viên, tất cả đều là những nhân viên chủ chốt giữ những chức vụ quan trọng trong công ty.
4.1.3 Chứ năng, nhiệm vụ và mục tiêu
Chứ năng
Đông A là một công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khai thuê Hải quan, giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu nên công ty có các chức năng chủ yếu:
- Dịch vụ tư vấn, khai thuê hải quan và đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin- C/O).
- Kinh doanh dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường bộ, đường biển, đường hàng không.
- Vận tải hàng hóa bằng xe tải nội tỉnh, liên tỉnh. Nhiệm vụ:
Công ty Đông A xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch, định hướng kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực khai thuê hải quan và đề ra những kế hoạch phát triển lâu dài trong tương lai, mở rộng phạm vi kinh doanh không những trên địa bàn tỉnh Đồng Nai mà còn sang các vùng lân cận như: Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Bà Rịa- Vũng Tàu.
Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản, vật tư, tiền vốn, máy móc thiết bị. Đồng thời bảo đảm và không ngừng phát triển đồng vốn của công ty. Công ty thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và nghĩa vụđối với Nhà nước, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật.
Công ty thực hiện các chế độ quản lý tài sản, tài chính- kế toán, thuế, tiền lương theo đúng quy định luật pháp nhà nước Việt Nam, chăm lo đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân viên.
Nghiên cứu áp dụng khoa học - kỹ thuật vào thực tiễn, cải thiện máy móc thiết bị cho phù hợp với hoạt động kinh doanh nhằm mở rộng thị trường. Tăng cường chất lượng và dịch vụ nhằm giữ vững khách hàng.
Mục tiêu:
- Mở rộng thịtrường kinh doanh, nâng cao năng lực cung cấp dịch vụ cho khách hàng và năng lực cạnh tranh. Tăng cường thu hút nguồn vốn đầu tư vào công ty, bổ sung và mua sắm phương tiện vận tải như xe tải, xe container để vận chuyển hàng hóa XNK.
- Phát triển trở thành doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, có uy tín và quy mô lớn.
4.1.4 ơ ấu tổ chức và quản lý nhân sự
Sơ đồ 4.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TM & DV Đông A
(Nguồn: Bộ phận kếtoán Công Ty TNHH TM & DV Đông A)
Công ty TNHH TM & DV Đông A phân chia theo 3 cấp: ban giám đốc; phòng ban thường trực; các đội –nhóm. Các phòng ban thường trực sẽ thực hiện chỉđạo của Ban giám đốc và báo cáo tình hình hoạt động. Theo đó, mọi thông tin đều tập trung vào bộ phận XNK và phụ trách bộ phận sẽđiều động các đội - nhóm có liên quan để bàn giao, phân công công việc. Cơ cấu tổ chức trên tuy khá đơn giản nhưng có ưu điểm là dễ quản lý, kế hoạch đưa xuống được thực hiện nhanh chóng, phản hồi thông tin chính xác và ít tốn thời gian.
BAN ÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN XNK BỘ PHẬN CHỨNG TỪ ĐỘ ĐĂN Ý TỜ KHAI ĐỘI GIAO NHẬN ĐỘI XE TẢI ĐỘI XE CONTAINER
Bảng 4.1: Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH TM & DV Đông Atính đến tháng 4/2017 STT Bộ phận Số lượng (người) ỷ trọng (%) rình độ Đại họ Cao đẳng Trung ấp 1 Ban gi m đố 2 5.41 2 0 0 2 Bộ phận kế to n 5 13.51 3 2 0 3 Bộ phận 26 68.42 9 14 3 4 Bộ phận hứng từ 5 13.51 3 2 0 5 ổng 38 100 17 18 3
(Nguồn: Bộ phận kếtoán Công Ty TNHH TM & DV Đông A)
Biểu đồ 4.1: Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH TM & DV Đông Atính đến tháng 4/2017
(Nguồn: Tác giả) 0 5 10 15 20 25 30
Ban giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận XNK Bộ phận chứng từ Đại học Cao đẳng Trung cấp Số lượng
Bảng 4.2: Cơ cấu về giới tính của Công ty TNHH TM & DV Đông Atính đến tháng 4/2017 STT Giới tính Sốlượng (người) Tỷ trọng (%) 1 Nam 28 73.68 2 ữ 10 26.32 3 ổng 38 100
(Nguồn: Bộ phận kếtoán Công Ty TNHH TM & DV Đông A)
Biểu đồ 4.2: Cơ cấu về giới tính của Công ty TNHH TM & DV Đông A tính đến tháng 4/2017
(Nguồn: Tác giả)
73.68% 26.32%
Nam
4.1.5 Chứ năng và nhiệm vụ các bộ phận
Ban gi m đốc
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chỉ đạo toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty, quản lý chung, triển khai và đôn đốc công việc.
- Kiểm tra giám sát các bộ phận trong quá trình hoạt động nhằm mục đích phát hiện và điều chỉnh hệ thống quản lý khi phát sinh những vấn đề bất cập.
- Điều hành các cuộc họp của công ty, phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các bộ phận.
- Quan hệ với khách hàng, nghiên cứu và mở rộng thịtrường. - Xây dựng định hướng chiến lược kinh doanh của công ty.
- iám đốc chịu trách nhiệm quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, tài sản và thực hiện đúng các quy định của nhà nước về tài chinh- kế toán.
- Ký duyệt các chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định về chếđộ tài chính - kế toán do bộTài Chính quy định.Các chứng từ và sổ sách kế toán khi trình ký phải có đầy đủ các chữ ký của người chịu trách nhiệm, Phó giám đốc và các bộ phận quản lý ký xác nhận đã kiểm tra.
- Tổ chức phân công và chỉ đạo trực tiếp cán bộ công nhân viên công ty thực hiện tốt nhiệm vụđược giao nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty.
- Quyết định hình thức kỷ luật, khiển trách đối với cán bộnhân viên đang làm việc tại công ty.
Bộ phận kế toán
Bao gồm kếtoán trưởng, trưởng bộ phận kế toán và các nhân viên. Số lượng nhân viên bộ phận kế toán hiện tại là 5 người. Bộ phận kế toán có những chức năng và nhiệm vụchính như sau:
- Quản lý quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ kế toán khác theo quy định về chế độ tài chính - kế toán, doanh nghiệp do Bộ Tài Chính ban hành.
- Tiếp nhận các chứng từ, bảng quyết toán… từ bộ phận chứng từ và bộ phận XNK để tổng hợp báo cáo, cập nhật sổ sách kế toán.
- Lập kế hoạch làm việc với bộ phận chứng từ và bộ phận XNK đểấn định thời gian nộp báo cáo và các chứng từ khác có liên quan.
- Bảo quản tốt ngân quỹ cho công ty.
- Tham mưu cho iám đốc vế công tác quản lý tài chính - kế toán, công tác quản lý sử dụng có hiệu quả tài sản cốđịnh và vốn lưu động.
- Kiểm tra bảng quyết toán và công tác phí của nhân viên.
- Tổng kết sổ sách và lập báo cáo gởi cho Ban giám đốc và Chủ tịch Hội đồng quản trị. - Thừa hành iám đốc công ty để làm việc với cơ quan Tài chính, Thuế và các cơ quan quản lý nhà nước về các vấn đềcó liên quan đến công tác tài chính - kế toán.
Bộ phận xuất nhập khẩu
Đây là bộ phận có số lượng nhân viên nhiều nhất trong công ty (26 nhân viên), tạo ra giá trị cho công ty bằng việc trực tiếp thực hiện những yêu cầu của khách hàng. Bộ phận xuất nhập khẩu có những nhiệm vụ và chức năng sau:
- Nhận công việc trực tiếptừ Ban giám đốc. Nội dung công việc được phân công phải ghi rõ trong bảng phân công công tác. hi đã được phân công phải triển khai thực hiện ngay, mọi khó khăn vướng mắc cần phải báo cáo trực tiếp cho Trưởng bộ phận hoặc Ban giám đốc để xử lý.
- Trưởng bộ phận được phân công công việc cụ thể, tổ chức công việc và quản lý nhân viên, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, ký xác nhận đã kiểm tra các chứng từ như: giấy tạm ứng, bảng quyết toán, lệnh điều xe,… và chịu trách nhiệm pháp lý về công tác quản lý này.
- Trưởng bộ phận sẽ ký xác nhận vào lệnh điều xe vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, lập bảng tổng kết báo cáo cho Ban giám đốc và bộ phận kế toán.
- Cập nhật, tư vấn cho khách hàng về thủ tục xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho các khách hàng.
- Nhận tờ khai và thực hiện việc lấy hàng hóa xuất nhập khẩu ở các cảng, sân bay cho đến khi công việc kết thúc, tham mưu và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc đối với công việc được giao.
- Thay mặt khách hàng làm mọi thủ tục hải quan khi nhận hàng, xuất hàng tại các cảng hoặc sân bay.
- Đề xuất Ban giám đốc thực hiện các công việc hay từ chối các dịch vụ không khả thi. - Đăng ký tờ khai hải quan và hoàn thành các thủ tục xuất nhập khẩu cần thiết liên quan đến lô hàng và bàn giao cho bộ phận khác có liên quan. hi bàn giao chứng từ phải ký xác nhận vào sổ giao nhận chứng từ của công ty để theo dõi.
- iám sát hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng từ kho đến cảng và ngược lại.
Bộ phận hứng từ
- Nhận thông tin từ khách hàng, lên tờ khai hải quan, chỉnh sửa và lập những chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết như: hóa đơn (Invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), hợp đồng (Sales Contract) và các hồ sơ khác có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩutheo sự ủy thác của khách hàng. Đồng thời nhận báo cáo về kế hoạch công tác từ bộ phận XN vàbộ phậnkế toán.
- Trưởng bộ phận sẽ liên hệ với khách hàng về những nội dung chưa rõ, nhằm hoàn thành việc lập bộ chứng từ đúng theo quy định.
- Bàn giao những chứng từ đã hoàn thành cho bộ phận XN và bộ phậnkế toán. Khi bàn giao chứng từ phải ghi sổ và ký xác nhận những gì có liên quan đến bộ hồ sơ.
- Dựa vào các hồ sơ của khách hàng để khai báo hải quan theo quy định của Luật Hải quan về tên hàng, số lượng, đơn giá và thuế xuất nhập khẩu.
- Ngoài ra, còn có một bộ phận nhỏ chịu trách nhiệm tư vấn và đăng ký C/ cho hàng hóa xuất khẩu khi có yêu cầu từ phía khách hàng.
đội – nhóm
Đội giao nhận:
Chịu trách nhiệm hoàn thành các thủ tục giao nhận hàng tại cảng, các thủ tục hành chính phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng; giao nhận chứng từ của khách hàng, tiếp nhận thông tin từ cảng, kho và báo cáo trực tiếp về trưởng bộ phận xuất nhập khẩu.
Đội đăng ký tờ khai:
Được phân chia thành 3 đội: Long Bình (khu vực khu chế xuất Long Bình, khu công nghiệp AMATA), Thống Nhất (khu vực khu công nghiệp Biên Hòa, cụm dệt may Tân Hiệp, khu công nghiệp Hố Nai, khu công nghiệp ông Mây) và Tam Phước (khu công nghiệp Tam Phước, khu công nghiệp Long Thành).
- Là bộ phận trực tiếp giao dịch, liên hệ với khách hàng, hỗ trợ trưởng bộ phận xuất nhập khẩu về các vấn đề phát sinh liên quan đến việc thực hiện thủ tục hải quan cho đơn hàng. - Đăng ký tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Theo dõi tình hình và báo cáo cho trưởng bộ phận xuất nhập khẩu các vấn đề liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bằng xe tải.
- iải đáp thắc mắc của khách hàng về các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan. - iám sát hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra thực tế.
- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và có hướng xử lý phù hợp. - Quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng.
Đội xe tải:
Trưởng bộ phận xuất nhập khẩu sẽ là người trực tiếp điều động, sắp xếp công việc cho đội xe tải. Đội xe tải có nhiệm vụ thực hiện việc chuyên chở hàng lẻ (LCL) của khách hàng; nhận phân công từ trưởng bộ phận xuất nhập khẩu; theo dõi tình hình xe tải và báo cáo lại với trưởng bộ phận xuất nhập khẩu.
Đội xe container:
Người phụ trách chính là phó phòng xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ điều phối xe container theo lịch nhận hàng của khách hàng. Đội xe container có chức năng chuyên chở hàng nguyên container (FCL) từ cảng đến kho và ngược lại; hoặc đóng container tạm trong trường hợp xuất hàng lẻ nhưng số lượng kiện lớn, có thể đóng đủ container để vận chuyển đến CF rút hàng vào kho.
4.2 Tình hình hoạt động kinh doanh c a ông ty M & DV Đông từ năm 20 4 đến năm 20 6
4.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh c a ông ty M & DV Đông từnăm 20 4 đến năm 20 6
Trong hơn 10 năm thành lập, cho đến nay Công ty TNHH TM & DV Đông A đã tạo được chỗ đứng trong ngành giao nhận hàng hóa, từng bước tạo uy tín vững mạnh trên thương trường thông qua hiệu quả công việc mà công ty mang lại cho khách hàng. Lĩnh vực kinh doanh của công ty bao gồm kinh doanh dịch vụ khai thuê hải quan, giao nhận hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường bộ, đường biển và đường hàng không, khai thuê C/O và các dịch vụ tư vấn khác. Doanh thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển chiếm phần lớn trong cơ cấu doanh thu của cả công ty. Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty và dự báo sẽ càng chiếm tỷ trọng lớn hơn khi mà trong năm nay công ty đang có hướng mở rộng kinh doanh, tấn công vào các hoạt động khác trong chuỗi logistics như đại lý giao nhận, gom hàng, dịch vụ kho bãi,… Để có cái nhìn rõ hơn, đánh giá được chính xác tình hình kinh doanh của công ty trong quá trình thực tập, dưới đây em xin phân tích số liệu kinh doanh của công ty qua 3 năm gần nhất: 2014, 2015 và 2016.
Bảng 4.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM & DV Đông A (2014-2016) Đơn vị tính: tỷVNĐ hoản mụ 2014 2015 2016 hênh lệ h 2015/2014 hênh lệ h 2016/2015 Gi trị ố độ tăng (%) Gi trị ố độ tăng (%) ổng doanh thu 18.841 35.831 27.794 16.990 90.18 -8.037 -22.43 ổng hi phí 17.605 34.243 25.746 16.638 94.51 -8.497 -24.81