Nguồn vốn
Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động luôn cần nguồn vốn nhất định để đầu tư, mở rộng công việc kinh doanh của mình. Lượng vốn lớn, công ty có thể đầu tư thêm cơ sở hạ tầng, phương tiện, trang thiết bị…nhằm hỗ trợ, nâng cao chất lượng hoạt động. Bên cạnh đó, nguồn vốn mạnh còn giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều cơ hội hợp tác đầu tư, đáp ứng yêu cầu của những khách hàng lớn.
Cơ sở vật chất và kỹ thuật
Cơ sở vật chất, kỹ thuật là yếu tố rất quan trọng đối với những công ty cung cấp dịch vụ giao nhận. Rất nhiều thứđòi hỏi sự hỗ trợ của kỹ thuật, công nghệ, nhờ vào đó công việc được đơn giản hơn, ít thao tác hơn, từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Việc đầu tư vào cơ sở vật chất, kỹ thuật có thể rất tốn kém, làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh của công ty, tuy nhiên, nếu có được sựđầu tư phù hợp, chắc chắn hiệu quả công việc sẽđược tăng lên đáng kể, đáp ứng được yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ.
Việc đầu tư cơ sở, vật chất hiện đại, chất lượng cao còn giúp cho giảm thiểu được những rủi ro trong quá trình làm việc chẳng hạn như hư hỏng hay lỗi máy móc. Không những thế, một công ty với một cơ sở khang trang, phương tiện hiện đại trước hết về mặt hình thức đã tạo được sựtin tưởng nơi khách hàng, điều này rất quan trọng với đặc thù của ngành giao nhận bởi vì các khách hàng không chỉlà người trong nước mà còn có cả những khách hàng quốc tế.
Cơ chế quản lý
Một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu là cơ chế quản lý tổ chức của bản thân doanh nghiệp. Trong đó, trình độ của người tổ chức điều hành cũng như người trực tiếp tham gia quy trình là nhân tố trọng yếu quyết định thành bại của doanh nghiệp. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất đểđưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào cơ cấu hoạt động và trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểuvà kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xửlý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất, không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽđược đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau.
Trình độ chuyên môn/ Kinh nghiệm của nhân viên
Có thể nói, trong công việc, nhân tố con người sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Trình độchuyên môn, năng lực, sự am hiểu về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ là điều tạo ra chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp. Bởi vì chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng giao nhận có thể gây thiệt hại to lớn cho doanh nghiệp hoặc một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng cũng có thể dẫn đến sự tranh chấp không đáng có.
Công ty Đông A là một trong số ít những công ty giao nhận tại tỉnh Đồng Nai ít có sự thay đổi về nhân lực. Có rất nhiều nhân viên đã làm việc từ những ngày đầu mới thành lập công ty. Điều này cũng có tác động tốt cho việc kinh doanh của công ty như nhân viên có nhiều kinh nghiệm, hiểu biết quy trình làm việc, ít sai sót, có mối quan hệ với khách hàng…Tuy nhiên, do thời gian đầu chưa có sự sàng lọc nên dẫn đến rất nhiều nhân viên làm việc không hiệu quả, ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Vấn đề nhân lực là vấn đề cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nếu có được nguồn nhân lực tốt, chất lượng, công ty sẽ hoạt động có hiệu quả hơn. Nhân lực tốt giúp giảm thiểu những sai sót không đáng có, có thểđưa ra những ý tưởng mới góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực tốt còn giúp công ty phát triển về lâu dài, khi có sự thay thế cần thiết và kịp thời cho những vị trí quan trọng trong công ty.
4.5 Đ nh gi hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa c a Công ty M & DV Đông
4.5.4 Ưu điểm
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một nghề mới xuất hiện ở Việt Nam khoảng trên 10 năm nay. Người kinh doanh dịch vụ giao nhận vừa là người thiết kế, tổ chức và làm mọi thủ tục liên quan đến vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Dịch vụ này phải sử dụng các phương thức vận tải bằng đường biển, đường bộ và đường hàng không. Loại hình dịch vụ này đem lại việc làm cho nhiều người lao động mà không cần nhiều vốn đầu tư cũng như kỹ thuật hiện đại. Đó cũng là điều khách quan cơ bản nhất đóng góp cho sự duy trì và phát triển công ty. Bên cạnh đó, còn nhiều yếu tố khác bổ sung và hỗ trợ tạo thuận lợi cho công ty như:
Mối quan hệ với khách hàng tốt
Công ty có một bộ phận nhận chuyên trách việc quan hệ khách hàng và chăm sóc khách hàng, ngoài những nhiệm vụchính được giao, một số thành viên sẽ kiêm nhiệm cả phần quan hệ và chăm sóc khách hàng. Hiện tại, ban giám đốc và các người phụ trách bộ phận sẽ là những người chịu trách nhiệm chính trong việc này. Khoảng từ2 đến 3 tháng, công ty sẽ tổ chức một bữa ăn tối với những thành viên cấp cao trong công ty khách hàng. Mục đích chính là đểtrao đổi những vấn đềliên quan đến công việc của khách hàng và dịch vụmà công ty Đông A đang cung cấp. Bên cạnh đó, các bên sẽ thảo luận những kế hoạch sắp tới để giúp cho các bên chủđộng hơn trong việc sắp xếp công việc. Ngoài ra, với cương vị là Chủ nhiệm Hội Xuất nhập khẩu Đồng Nai, ông Nguyễn Tiến Chương- Chủ tịch hội đồng quản trị công ty Đông A cũng thường xuyên mời các công ty khách hàng tham dự những buổi hội thảo về hoạt động xuất nhập khẩu, đầu tư và tìm kiếm đối tác nhằm hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu của công ty khách hàng.
Cách tổ chức, quy trình thực hiện công việc đơn giản, hiệu quả
Quy trình đơn giản giúp nhân viên mới nhanh chóng tiếp cận, nắm bắt được công việc, rút ngắn thời gian và chi phí của công ty. Bên cạnh đó, trong công tác kế hoạch nghiệp vụ, các nhân viên trong từng bộ phận được đảm trách công việc thực hiện dịch vụ với khách hàng. Điều này trở thành lợi thế của công ty khi nắm bắt thông tin từ khách hàng cũng như cung cấp thông tin cho khách hàng góp phần làm cho hoạt động giao nhận trở nên nhanh gọn, đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.
Tổ chức hoạt động theo mô hình đội nhóm trực thuộc bộ phận (bộ phận xuất nhập khẩu được chia thành các đội: đội đăng ký tờ khai, đội giao nhận, đội xe tải, đội xe container).
Việc tổ chức theo mô hình đội nhóm góp phần giúp cho công việc được thực hiện một cách nhất quán hơn, Ban iám đốc công ty cũng có thể theo dõi công việc một cách dễ dàng hơn thông qua việc trao đổi với các người phụ trách đội – nhóm. Khi áp dụng mô hình đội – nhóm, người phụ trách và các nhân viên sẽ tự bàn bạc, thỏa thuận với nhau về công việc, sẵn sàng hỗ trợ nhau theo sựđiều động của người phụ trách. Xét về lâu dài, mô hình này sẽ tạo hiệu ứng tốt cho môi trường làm việc của công ty, các nhân viên hiểu, gắn bó với nhau hơn và dễ dàng hỗ trợ nhau trong công việc. Hơn nữa, việc có chung lợi ích giúp cho mọi người có trách nhiệm hơn với công việc.
Doanh thu, lợi nhuận ổn định và có sựtăng trưởng qua các năm.
Điều này nhờ vào chất lượng dịch vụ tốt và việc mở rộng kinh doanh hiệu quả và những chính sách được áp dụng trong từng giai đoạn phát triển của công ty rất hợp lý. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, Công ty Đông A có những bước đi đầu trong các mối quan hệđối khách hàng, lượng khách hàng của công ty rất ổn định, đây cũng là nguồn gián tiếp giới thiệu thêm nhiều khách hàng đến với công ty. Cùng với phương hướng hiện tại về việc mở rộng kinh doanh, nâng cấp các dịch vụchăm sóc khách hàng, chắc chắn công ty sẽ thu hút được rất nhiều khách hàng trong tương lai.
4.5.5 Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, công ty cũng có vài nhược điểm cần được khắc phục.
o Tiếp nhận thông tin từkhách hàng chưa tốt
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng là một khâu rất quan trọng trong việc thực hiện tốt dịch vụ giao nhận, đảm bảo nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, công ty vẫn còn tồn tại những bất cập trong việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Công ty chỉđược tiếp nhận thông tin về mô tả hàng hóa từ khách hàng nên việc sai lệch giữa thông tin do khách hàng cung cấp và thực tế hàng hóa là điều không thể tránh khỏi. Việc nhận được thông tin sai lệch từ khách hàng sẽ gây những nhầm lẫn, ảnh hưởng đến quá trình khai báo Hải quan và quá trình kiểm tra hàng hóa thực tế. Nếu những thông tin sai lệch quá lớn và bị cán bộ Hải quan phát hiện sẽ gây trở ngại cho việc khai báo Hải quan ở những lô hàng sau đó.
o Chi phí hoạt động của công ty lớn
Với những biến động về tình hình kinh tế trên giới đã khiến cho giá trên thịtrường thay đổi liên tục, tất cả doanh nghiệp tham gia vào thịtrường đều gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận. Hiện nay, giá cước vận tải biển đối với hàng hóa xuất khập khẩu đều do các hãng tàu nước ngoài thao túng (chiếm đến 90% thị phần vận tải), như vừa qua các hãng này dựđịnh tăng giá cước chở container bằng cách định thu thêm phụ phí. Vì thế, công ty cũng phải điều chỉnh mức giá dịch vụ gây cản trở đến việc thuyết phục khách hàng mới và làm gia tăng chi phí hoạt động, ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh của cho công ty.
Chi phí của công ty lớn cũng xuất phát từ sự sắp xếp công việc chưa thực sự phù hợp, đặc biệt là trong khâu vận tải hàng hóa. Hoạt động vận tải hàng hóa của công ty chưa kết hợp giữa
để thực hiện việc giao nhận hàng hóa. Lượng xe tải và xe container của công ty ít mà hoạt động giao nhận lại mang tính thời vụ, có những khi lượng hàng nhiều nhưng trong trường hợp hàng hóa nhiều hay phương tiện vận tải bịhư hỏng, các phương tiện vận tải sẵn có không thểđáp ứng đủ nhu cầu thì công ty phải thuê xe ngoài, tuy nhiên đối tác vận tải của công ty nhiều khi không cung cấp được kịp thời phương tiện vận tải hoặc ép giá quá cao điều này làm chậm quá trình giao nhận hàng hóa. Có những khi lượng hàng xuống, công ty vẫn phải khấu hao phương tiện, vẫn phải trả lương cho nhân công khiến lợi nhuận của công ty bịảnh hưởng.
o Chưa sử dụng hiệu quả nguồn vốn.
Tuy chi phí đầu tư ban đầu cao nhưng thực trạng hoạt động kinh doanh cho thấy, công ty chưa sử dụng hiệu quả nguồn vốn. Một trong những nguyên nhân xuất phát từlượng hàng hóa mang tính chu kỳ, có thời điểm hàng hóa rất nhiều, nhưng cũng có lúc lượng hàng ít, phương tiện vận tải chỉ nằm ở bãi xe. Bên cạnh đó, nguồn tìm kiếm khách hàng của công ty hẹp, chủ yếu chỉ là những khách hàng lớn, ký hợp đồng lâu dài, bỏ qua những khách hàng nhỏ có nhu cầu vận chuyển và sử dụng dịch vụnhưng không thường xuyên. Nếu như công ty có thể tận dụng được những nguồn hàng từ những doanh nghiệp nhỏ lẻ, kết hợp với nguồn hàng ổn định hiện có thì việc hiệu quả sử dụng nguồn vốn sẽtăng lên đáng kể.
o Nguồn nhân lực chưa hiệu quả.
Việc tuyển dụng nhân viên thiếu kinh nghiệm, chưa có sự sàng lọc từban đầu đã dẫn đến tình trạng nhân viên làm việc hay sai sót, không có hiệu quả. Việc tuyển dụng nhiều nhưng không có sự sàng lọc sau này khiến cho bộ máy hoạt động cồng kềnh, một bộ phận có quá nhiều nhân viên, mặc dù công việc không nhiều. Chi phí nhân lực có thể sẽ trở thành gánh nặng cho công ty khi tình hình hoạt động kinh doanh thiếu hiệu quả.
4.6 Ma trận SWOT
Bảng 4.6: Ma trận SWOT
Điểm mạnh (Strengths)
1. Có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
2. Có uy tín trong lĩnh vực xuất nhập khẩu ở Đồng Nai.
3. Mối quan hệ với khách hàng tốt.
4. Cách tổ chức, quy trình thực hiện công việc đơn giản, hiệu quả.
5. Lợi nhuận tăng trưởng đều qua các năm.
Điểm yếu ( eaknesses)
1. Thịtrường hoạt động hẹp. 2. Chi phí hoạt động lớn.
3. Đội ngũ nhân viên chưa có sự sàng lọc, nghiệp vụchưa cao.
4. Hoạt động marketing chưa được lên kế hoạch cụ thể và được quan tâm thích đáng.
ơ hội ( pportunities)
1. Tỉnh Đồng Nai tạo điều kiện để phát triển dịch vụ logistics.
2. Hệ thống giao thông đường bộđang được đầu tư mạnh và hiện đại.
3. Tốc độ tăng trưởng nternet và mạng xã hội ở Việt Nam cao.
4. Các cảng, cụm cảng với công suất lớn được xây dựng, nâng cấp và đưa vào khai thác.
h h thứ ( hreasts)
1. Tình hình cạnh tranh gay gắt.
2. Thị trường hoạt động chính đang dần bão hòa.
3. Nhu cầu khách hàng ngày càng cao, thay đổi liên tục.
Bảng 4.7: Kết hợp các yếu tố trong ph n tích S T
Các giải pháp SO
1. 1, 5+ 2, 4: Đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh sang các lĩnh vực khác trong chuỗi logistics như trởthành đại lý giao nhận. 2. S2,S3+O1: Tận dụng mối quan hệ tốt với khách hàng, đẩy mạnh khai thác triệt để thị trường mục tiêu.
Các giải pháp OW
1. O2+W2: Kết hợp với dịch vụ vận tải hàng hóa để giảm chi phí vận chuyển, tăng thêm lợi nhuận.
2. 3+ 1, 4: Áp dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh hoạt động marketing để tìm kiếm, mở rộng thị phần, tăng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Các giải pháp ST
1. S1,S4+T1,T2: Mở rộng thị trường hoạt động, đảm bảo giá cạnh tranh để thu hút thêm khách hàng.
2. 3, 4+T3: Nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường chăm sóc khách hàng để duy trì sự tin tưởng của khách hàng với công ty.
Các giải pháp WT
1. W1,W2+T1: Cắt giảm chi phí, xây dựng giá cả dịch vụ cạnh tranh hợp lý, tìm kiếm nguồn khách hàng mới.
2. W3+T3: Nâng cao quản lý hoạt động, tổ chức sàng lọc hồ sơ tuyển dụng đầu vào, bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn cho nhân viên.
ƯƠ G 5: MỘ SỐ GIẢI P ÁP VÀ YẾ G Ị 5.1 Định hướng phát triển c a ông ty trong tương lai
Trong tương lai, Công ty TNHH TM & DV Đông A đã đặt mục tiêu trởthành đại lý giao nhận cho đối tác nước ngoài đểtăng khảnăng cạnh tranh, phát triển hoạt động kinh doanh và sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có. Vấn đề nhân lực chất lượng cũng được công ty chú trọng hơn. Công ty Đông A phối hợp với Hội Xuất nhập khẩu Đồng Nai tổ chức lớp nghiệp vụ quản lý cấp trung trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Lớp học dành cho những người là quản lý bộ phận, những quản lý trong tương lai, đào tạo chuyên về vấn đề sử dụng nguồn lực và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Các nhân viên trong các đội đăng ký tờ khai, bộ phận chứng từcũng được đào tạo