Dựa vào thông tin từ lịch nhận hàng, trưởng bộ phận XNK sẽ điều động xe tải để chở hàng theo nguyên tắc là phải đảm bảo kết hợp được giữa hàng xuất và hàng nhập để giảm thiểu chi phí vận tải cho công ty, đồng thời đảm bảo việc lấy hàng và giao hàng đúngtiến độ. Đối với hàng nguyên container, nhân viên phụ trách sẽ điều động tài xế container và thông báo thời gian kéo hàng về(thông thường kéo vào ban đêm).
4.3.8 Làm th tục giao nhận hàng tại cảng
au khi đã lấy lệnh giao hàng từđại lý hãng tàu, nhân viên giao nhận đến cảng để làm thủ tục nhận hàng.
Hình 4.8: Cảng Cát Lái, Quận 2, TP HCM
(Nguồn: Internet)
Đối với hàng lẻ:
Nhân viên giao nhận mang D/O và tờ khai hàng hóa nhập khẩu đến Phòng Thương vụ cảng, Hải quan để kiểm tra nếu hợp lệ sẽ đóng dấu tờ mã vạch. Đến kho 2- kho xuất hàng liên hệ thương vụkho để in phiếu xuất kho (4 bản) và nộp 1 bản lệnh giao hàng cho nhân viên thương vụ kho. Sau khi nhận phiếu xuất kho và bộ chứng từđến Hải quan giám sát để làm thủ tục nhận hàng. Tại đây, nộp 2 bộ hồsơ bao gồm: Tờ khai hải quan, Lệnh giao hàng, B/L, phiếu xuất kho. Cán bộ hải quan kiểm tra thông tin phù hợp, đóng dấu xác nhận lên phiếu xuất kho. au đó, mang theo phiếu xuất kho đã có dấu của hải quan giám sát đến kho, nộp cho nhân viên kho để
Trường hợp hàng hóa phân vào luồng đỏ phải kiểm tra thực tếthì sau khi hàng hóa đã được đưa lên phương tiện vận tải, hải quan tiến hành niêm phong phương tiện vận tải hoặc niêm phong kiện hàng hóa và lập biên bản bàn giao cho Chi cục Hải quan nơi kiểm tra thực tếhàng hóa. Đến Hải quan giám sát nộp 2 bộ hồsơ, cán bộ hải quan sẽđóng dấu vào tờ khai và giữ lại 1 tờ khai. Giao 1 phiếu xuất kho cho tài xế của phương tiện vận chuyển, tài xế sẽ nộp lại phiếu xuất kho này tại cổng bảo vệđể chở hàng ra khỏi cảng.
Đối với hàng nguyên container:
Sau khi lấy D/O và làm giấy mượn cont, đến cảng liên hệ thương vụ cảng để trình D/O và đóng tiền giao nguyên cont và tiền hạ rỗng, thương vụ cảng sẽ in phiếu giao nhận- phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) và phiếu hạ cont tại cảng, sau đó mang 1 bộ hồ sơ bao gồm tờ khai gốc có xác nhận của cán bộ hải quan nơi đăng kí, tờ khai photo, tờ mã vạch, lệnh giao hàng và vận đơn đến hải quan đểđối chiếu Manifest. Nếu hồsơ hợp lệ, Hải quan đối chiếu Manifest (Bản khai chi tiết hàng hoá) trả lại tờ khai gốc, tờ khai photo, mã vạch và phiếu E R đã đóng dấu xác nhận.
au đó, tiến hành thanh lý bãi, chuẩn bị các chứng từ: Phiếu EIR, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, D/O, Mã vạch (Danh sách container đủđiều kiện qua khu vực giám sát hải quan) để xuất trình. Tại đây, cán bộ hải quan giám sát bãi vào sổ và đóng dấu đỏ thông quan lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan (đối với tờ khai thuộc luồng xanh và luồng vàng), đóng dấu đã thanh lý bãi lên phiếu giao nhận cont sau đó giữ lại tờ lệnh để đối chiếu, đóng dấu thanh lý lên mã vạch.
hi đã thanh lý bãi xong sẽ tiến hành thanh lý cổng, nhân viên hải quan cổng sẽđóng dấu lên phiếu giao nhận cont và giữ lại 1 bản. Lúc này xe được phép vào bãi cont của cảng để lấy hàng và chở về kho hoặc đến Chi cục Hải quan nơi công ty khách hàng đăng ký hải quan để kiểm hóa
(đối với luồng đỏ). Để tìm vị trí cont, đến phòng điều độ cảng đăng nhập vào hệ thống. Nhân viên điều độ sẽ ghi lên tờ lệnh các ký hiệu cho biết vị trí cont. Dựa trên dữ liệu này, ta có thể tự tìm hoặc nhờ công nhân cảng đi tìm.
au khi hàng đã được chất lên xe, giao 2 phiếu EIR còn lại và giấy hạ cont cho tài xế lái xe, khi xe ra tới cổng thì tài xế xe sẽ xuất trình cho bảo vệ cổng 2 phiếu EIR còn lại và phiếu hạ cont. Lúc này, bảo vệ cổng giữ lại 1 phiếu EIR và trả lại 1 phiếu.
4.3.9 Vận chuyển hàng về kho
hi đã hoàn thành thủ tục tại cảng, nếu hàng thuộc diện miễn kiểm tra, hàng hóa sẽđược giao thẳng về kho công ty. Nếu hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra thực tế, hàng sẽ được đưa Chi cục Hải quan nơi công ty khách hàng đăng ký để kiểm hóa, sau khi hoàn thành thủ tục thông quan mới được đưa về kho của khách hàng.
Khi hàng về kho của khách hàng thì phải kiểm tra lô hàng nhập khẩu, lập biên bản giao hàng: 2 bản (1 bản cho công ty và 1 bản cho khách hàng). Trong biên bản giao hàng phải thể hiện rõ: tên, địa chỉ người giao và người nhận hàng, tên hàng, số lượng, phương tiện vận tải… au khi bàn giao đầy đủ thì công ty được thanh toán đầy đủ và hoàn thành quá trình giao nhận hàng của mình với khách hàng.
Sau đó, người vận chuyển phải trả lại container rỗng cho hãng tàu tại đúng nơi quy định, trong khoảng thời gian quy định trên giấy mượn cont. Người vận chuyển sẽ nhận được giấy xác nhận đã trả container rỗng, đem giấy này cùng với giấy mượn container ra hãng tàu để lấy lại tiền cược. Nếu trả cont trong tình trạng tốt, không bị hư hỏng thì sẽ nhận lại tiền cược khi xuất trình cho đại lý hãng tàu giấy mượn cont cùng biên lai thu tiền cược. Nếu cont bịhư hỏng hoặc bị bẩn thì hãng tàu sẽ khấu trừ chi phí sữa chữa cont, phí vệ sinh cont vào tiền cược.
4.3.10 ưu hồsơ, theo dõi thanh to n a người nhập hàng
Sau khi hoàn tất quy trình giao nhận, nhân viên giao nhận phụ trách sẽ mang toàn bộ hồsơ liên quan giao cho bộ phận xuất nhập khẩu lưu trữ hồsơ. Bộ hồsơ bao gồm tất cả chứng từ phải được lưu trữtrong vòng 5 năm để xuất trình cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu kiểm tra.
Mặt khác, bộ phận kế toán của công ty Đông A kết toán và lập hóa đơn phí dịch vụ thủ tục hải quan, chi phí vận tải, các chi phí liên quan đến hóa đơn và các chi phí liên quan khác không có trong hóa đơn như: phí bốc xếp, phí điều động xe nâng lấy hàng, phí bồi dưỡng cán bộ hải quan từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khâu kiểm hóa…Những phí này cần được dự trù từ trước và được tính vào phí dịch vụ thủ tục hải quan. Bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập và theo dõi công nợ để tiến hành thu nợ từ khách hàng.
4.4 Các yếu tố t động đến dịch vụ giao nhận giao nhận hàng hóa bằng đường biển.
4.4.4 Bối cảnh kinh tế - xã hội c a quốc gia
Bối cảnh kinh tế - xã hội của một quốc gia ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Một nền kinh tế - xã hội ổn định và phát triển sẽ tạo một tiền đề vững chắc, không những tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn thu hút sựđầu tư, hợp tác từcác thương nhân nước ngoài.
Trong những năm gần đây, kinh tếnước ta diễn ra trong bối cảnh kinh tế thế giới phục hồi chậm hơn dự báo. Những cuộc chiến tranh sắc tộc, tôn giáo, nội chiến, xung đột, nạn khủng bố, dịch bệnh vẫn diễn ra trên nhiều nước khiến kinh tế nhiều nước suy thoái và kiệt quệ, ảnh hưởng lớn đến sự tăng trưởng thương mại toàn cầu, hoạt động của thị trường hàng hóa kém sôi động. Giá cả
hàng hóa thế giới ở mức thấp đã ảnh hưởng đến kinh tếnước ta, nhất là hoạt động xuất nhập khẩu và thu ngân sách Nhà nước.
Những biến động về chính trị, xã hội có liên quan trong hoạt động giao nhận quốc tế mang ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển. Một dẫn chứng như ở một quốc gia có xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng tàu (đối với nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng (đối với nước nhận hàng) hoặc các chuyến tàu phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua),… Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
4.4.5 Chính sách c a hà nước
Dịch vụ vận tải hàng hóa quốc tế xuất nhập khẩu nói chung và dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển nói riêng là ngành chịu ảnh hưởng rất lớn từ sự phát triển chung của nền kinh tế, đặc biệt là từ các chính sách kinh tế của Nhà nước ban hành để khuyến khích đầu tư, mở cửa, phát triển thị trường. Ngoại thương có phát triển thì nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế mới gia tăng, từ đó kéo theo sự phát triển của hoạt động giao nhận hàng hóa. Thực tiễn đã chứng minh điều đó, năm 2016, tổng sản phẩm trong nước (GDP) của nước ta tăng 6,21%, kim ngạch xuất khẩu tăng 8,6% và kim ngạch nhập khẩu tăng 4,6% so với năm 2015 (Tổng cuc thống kê, 2016). Qua đó, ta có thể thấy rằng hàng hóa xuất nhập khẩu tăng lên dẫn đến nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế và hoạt động giao nhận hàng hóa cũng tăng một cách đáng kể. Đối với mỗi doanh nghiệp trong môi trường kinh tế quốc tế thì chính sách tài chính và chính sách tiền tệ là những nhân tố tác động trực tiếp đến định hướng kinh doanh và tình hình hoạt động kinh doanh của họ. Thông qua các công cụ của chính sách tài chính và chính sách tiền tệ
như thuế, phí, tín dụng, lãi suất, tỷ giá hối đoái… Nhà nước chi phối và điều chỉnh tất cả các khâu trong quá trình kinh doanh, đặc biệt là các yếu tốliên quan đến tình hình tài chính, đến việc huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Đối với thịtrường giao nhận, vận tải biển quốc tế thì tỷ giá hối đoái là một trong những yếu tố mang tính quyết định đến chi phí hoạt động kinh doanh của các công ty. Trong thời gian vừa qua, tỷ giá hối đoái trên thị trường tiền tệ gặp nhiều biến động. Ngoài những yếu tố quốc tế bất lợi, kết quả hoạt động giao nhận, vận tải biển của các công ty còn bị nhân tố giá làm cho mất cân đối. Bởi vì giá cước vận tải và chi phí cho các dịch vụ hàng hải bịgiao động khi thịtrường tiền tệ quốc tế phải đối mặt với nhiều biến động to lớn. Nguyên nhân của sự biến động trong tỷ giá xuất phát từ sự chênh lệch lạm phát giữa các quốc gia, sự chênh lệch lãi suất, thâm hụt tài khoản vãng lai, nợ công, tỷ lệ trao đổi thương mại và mức độ ổn định chính trị và hiệu quả kinh tế của mỗi quốc gia. Từ những nguyên nhân đó, các quốc gia cần phải áp dụng những chính sách kinh tế kịp thời và hiệu quảđể tạo ra môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển.
4.4.6 ơ sở hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng xã hội
ự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong ngành giao thông vận tải đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, giúp hàng hóa lưu thông nhanh chóng, quá trình phân phối chuẩn xác, an toàn và giảm được các chi phí vận tải. Trong đó thì kết cấu hạ tầng và phương tiện vật chất kỹ thuật của ngành giao thông vận tải như hệ thống đường sá, cầu cống, nhà ga, bến cảng, bến bãi hay phương tiện vận chuyển cũng như các trang thiết bị phục vụ giao nhận vận chuyển là những yếu tố không thể thiếu được trong hoạt động của ngành giao nhận. Một cơ sở vật chất kỹ thuật đồng bộ và tiên tiến mới có thể mang lại hiệu quả cho hoạt động giao nhận - vận tải nói riêng và chuỗi logistics nói chung.
Tỉnh Đồng Nai là khu vực có nhiều khu công nghiệp (hơn 30 khu công nghiệp), số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tuơng đối lớn tạo ra một môi trường thương mại đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế. Tuy nhiên, vấn đềcơ sở hạ tầng giao thông thực sựchưa tốt và chưa được quan tâm đúng mức. Gần đây, khi hệ thống giao thông được sửa chữa, nâng cấp thì gây ra tình trạng kẹt đường, ùn tắc giao thông trong nhiều tháng qua, gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Chất lượng đường giao thông chưa tốt khiến cho thời gian vận chuyển dài, gây tốn nhiều chi phí cho công ty. Hệ thống cảng ởĐồng Nai hoạt động chưa hiệu quả, khiến cho các doanh nghiệp phải dồn về các cảng ở Thành phố Hồ Chí Minh, gây tốn kém chi phí vận chuyển hàng hóa.
Bên cạnh đó, sự phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế gắn liền với sự phát triển thương mại điện tử. Việc tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin đã mang lại năng suất công việc cao, rút ngắn thời gian, giảm thiểu tình trạng tiêu cực, gian lận thương mại trong hoạt động xuất nhập khẩu và hải quan. Hiện nay, nước ta đã và đang sử dụng thủ tục khai hải quan điện tử trên toàn quốc. Việc triển khai và áp dụng hệ thống khai hải quan điện tự này thực sự mang lại những lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu cũng như sự quản lý của Nhà nước của lĩnh vực kinh doanh dịch vụ logistics.
4.4.7 Môi trường quốc tế
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu quốc tếliên quan đến nhiều quốc gia khác nhau, do đó, môi trường luật pháp ởđây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế.
Bất kỳ một sựthay đổi nào trong những môi trường luật pháp của các quốc gia nói trên cũng như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ của một trong những quốc gia đó; hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tếcũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Các bộ luật của các quốc gia cũng như các Công ước quốc tế không chỉ quy định về khái niệm, phạm vi hoạt động mà quan trọng hơn nó quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những người tham gia vào lĩnh vực giao nhận. Vì vậy, việc hiểu biết về những nguồn luật khác nhau đặc biệt là nguồn luật của những quốc gia khác sẽgiúp người giao nhận tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất.
4.4.8 Yếu tố nội tại doanh nghiệp
Nguồn vốn
Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động luôn cần nguồn vốn nhất định để đầu tư, mở rộng công việc kinh doanh của mình. Lượng vốn lớn, công ty có thể đầu tư thêm cơ sở hạ tầng, phương tiện, trang thiết bị…nhằm hỗ trợ, nâng cao chất lượng hoạt động. Bên cạnh đó, nguồn vốn mạnh còn giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều cơ hội hợp tác đầu tư, đáp ứng yêu cầu của những khách hàng lớn.
Cơ sở vật chất và kỹ thuật
Cơ sở vật chất, kỹ thuật là yếu tố rất quan trọng đối với những công ty cung cấp dịch vụ giao nhận. Rất nhiều thứđòi hỏi sự hỗ trợ của kỹ thuật, công nghệ, nhờ vào đó công việc được đơn giản hơn, ít thao tác hơn, từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Việc đầu tư vào cơ sở vật chất, kỹ thuật có thể rất tốn kém, làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh của công ty, tuy nhiên, nếu có được sựđầu tư phù hợp, chắc chắn hiệu quả công việc sẽđược tăng lên đáng kể, đáp ứng được yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ.
Việc đầu tư cơ sở, vật chất hiện đại, chất lượng cao còn giúp cho giảm thiểu được những rủi