hi đã hoàn thiện bộ chứng từ cần thiết cho lô hàng, trưởng bộ phận chứng từ phân công và nhắc nhở nhân viên lên tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACC để truyền dữ liệu lên mạng hải quan. Trên thực tế, không phải lô hàng nào gửi chứng từ rồi đều có thể mở tờ khai hải quan được mà còn phải dựa vào rất nhiều thông tin cần phải xác nhận lại từ khách hàng đểtránh trường hợp sai sót khi lên tờkhai như là mã địa điểm đích vận chuyển bảo thuế, mã địa điểm xếp hàng…
Để bắt đầu khai báo, khởi động phầm mềm bằng cách nhấp vào biểu tượng ECUS5- VNACCS trên màn hình Desktop.
Hình 4.2: Màn hình sau khi khởi động phần mềm ECUS5- VNACCS
Nhập tên truy nhập, mã truy cập của doanh nghiệp khách hàng để đăng nhập. au khi đăng nhập thành công, vào hệ thống và chọn thông tin của doanh nghiệp khách hàng cần khai báo. Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký thông tin doanh nghiệp thì cần phải đăng ký thông tin doanh nghiệp để tiến hành khai hải quan bao gồm: mã xuất nhập khẩu, tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, sốfax, người liên hệ, điện thoại người liên hệ, email…
Hình 4.3: Màn hình ECUS sau khi chọn thông tin doanh nghiệp
(Nguồn: Tự chụp)
Để bắt đầu khai báo, chọn chức năng “Tờ khai hải quan” ở menu phía trên, chọn tiếp “Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu” rồi tiến hành điền thông tin vào tờ khai.
Hình 4.4: Màn hình ECUS để nhập thông tin tờ khai nhập khẩu
(Nguồn: Tự chụp)
Cách khai báo:
- Nhập chính xác thông tin từ chứng từ vào “Thông tin chung”,” Thông tin chung 2” và “Danh sách hàng” trên màn hình. Chỉ nhập thông tin cho những ô màu trắng, bắt buộc điền thông tin vào các ô có đánh dấu “*” còn các ô màu xám dữ liệu sẽ được Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn. Chú ý các nội dung quan trọng sau: tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số vận đơn, số hóa đơn, điều kiện thanh toán, điều kiện thương mại, trị giá hóa đơn, tên hàng, mã HS của hàng hóa… Nếu công ty khách hàng được ngân hàng bảo lãnh thuếcho lô hàng thì điền vào tiêu thức “Địa điểm vận chuyển đích bảo thuế” theo thông tin của khách hàng gửi đến.
- Trong phần “Danh sách hàng” đã quy định mỗi tờ khai chỉđược khai tối đa 50 mặt hàng, trường hợp một lô hàng có trên 50 mặt hàng sẽ phải thực hiện khai báo trên nhiều tờ khai, các tờ khai của cùng một lô hàng được liên kết với nhau dựa trên số nhánh của tờ khai.
- Đối với hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển, khai báo danh sách container của lô hàng bằng nghiệp vụđăng ký file đính kèm (HY ).
Hình 4.5: Màn hình ECUS đểkhai báo file đính kèm
(Nguồn: Tự chụp)
- Khi hoàn thành tờ khai trên hệ thống ECUS- VNACCS, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại xem có sai sót hay không sau đó in thửđểtrưởng bộ phận kiểm tra lại thông tin cho chính xác (đối với các lô hàng lớn và quan trọng). Khi tờkhai đã được kiểm tra, tiến hành khai chính thức tờ khai, sử dụng chữ kí số của doanh nghiệp khách hàng và khai chính thức tờ khai.
Hệ thống sẽ kiểm tra, tựđộng phân luồng và trả về kết quả tờkhai được phân vào luồng xanh (1), luồng vàng (2) hay luồng đỏ(3). Trong đó:
Các mặt hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu lần đầu tiên sẽđược phân vào luồng đỏ
Đối với tờ khai luồng xanh:
- Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tựđộng cấp phép thông quan và xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu”
- Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tựđộng kiểm tra các chỉtiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏhơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
Trường hợp khai báo nộp thuế ngay đối với loại hình A12- Đầu tư, kinh doanh (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan....): Hệ thống xuất ra “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. hi đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống đã nhận thông tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống sẽ xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.
5 Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ: hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng
hi đã hoàn tất, in tờ khai chính thức và chuyển bộ chứng từđầy đủđến đội đăng ký tờ khai, đội đăng ký tờ khai đến công ty khách hàng đóng dấu và đăng kí tờ khai ở Chi cục Hải quan. Mẫu tờkhai được sử dụng ởđây là Tờ khai HQ/2012-N , trong đó số tờ khai, ngày giờđăng ký: là số thứ tự của sốđăng ký tờ khai hàng ngày theo từng loại hình nhập khẩu tại từng Chi cục Hải quan do hệ thống tựđộng ghi.
Cuối cùng, nhân viên chứng từ nhập vào file theo dõi các tờ khai đã khai cho các công ty khách hàng để kiểm soát được thông tin các tờkhai đã thực hiện.