III. Phân theo độ tuổ
2.2.3. Thực trạng quản lý chi và hiệu quả quản lý ch
2.2.3.1. Lập kế hoạch chi
Do Công ty là đơn vị hạch toán phụ thuộc vào Tổng công ty nên được tự chủ chi phí kinh doanh nhất định theo quy định của Tổng công ty. Tại Công ty, Tổng công ty quy định mức chi cố định hằng năm dựa trên tỷ lệ % trên doanh thu kinh doanh bảo hiểm thu được. Tỷ lệ chi này thông thường ở mức 40% với các sản phẩm bảo hiểm vật chất xe cơ giới và 30% với các sản phẩm bảo hiểm khác.
Do vậy, để lập kế hoạch chi phí, Công ty thực hiện tương đối đơn giản và nhanh chóng, dựa trên kế hoạch doanh thu đã được xây dựng và Tổng công ty phê duyệt, phân bổ vào đầu năm kế hoạch.
Do chi phí được thực hiện theo quy định cứng của Tổng công ty nên nhìn chung công tác kế hoạch hóa chi phí của Công ty hằng năm không còn nhiều ý nghĩa. Đặc biệt là với đặc thù kinh doanh bảo hiểm, chi phí phát sinh sau, doanh thu phát sinh trước nên khó có thể dự kiến chi phí bồi thường trong kinh doanh bảo hiểm.
(Đơn vị: Triệu đồng)
Hình 2.9: Chi phí kế hoạch của Công ty Bảo hiểm bưu điện khu vực phía Bắc từ 2017 - 2020
2.2.3.2. Thực hiện kế hoạch chi
Do “Công ty là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên tự chủ chi phí sẽ tuân theo quy định của Tổng công ty. Hiện tại, trong sản phẩm bảo hiểm vật chất xe cơ giới, Tổng công ty khống chế mức chi phí cho các công ty thành viên là 30% trong tổng doanh thu bảo hiểm khai thác. Chi bồi thường sẽ được thực hiện” khi có sự kiện bảo hiểm phát sinh.
Tài sản cố định của Công ty được Tổng công ty phân bổ đầu tư, Tổng công ty theo dõi hạch toán và trích khấu hao. Công ty chỉ thực hiện theo dõi, quản lý về mặt vật chất. Hằng năm, Công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản cố định định kỳ.
Đối với tiền thuê trụ sở làm việc, chi phí này hoàn toàn do Tổng công ty chi trả theo số tiền thực tế phát sinh nên không được quản lý tại Công ty do vậy luận văn không đánh giá chi phí liên quan tới thuê trụ sở làm việc và khấu hao tài sản cố định.
Thứ hai, thực hiện chi cho tài sản lưu động
Chi cho tài sản lưu động của Công ty gồm mua thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, văn phòng phẩm, trang bị bàn ghế,….
Hằng năm, hằng quý, các phòng ban của Công ty tiến hành rà soát và xác định nhu cầu mua sắm vật tư, hàng hóa của mình và đề xuất theo mẫu phiếu chuyển cho Phòng Tài chính kế hoạch tổng hợp, xem xét. Phòng Tài chính kế hoạch lập dự trù kinh phí mua sắm vật tư, hàng hóa trên cơ sở cân đối nhu cầu của các đơn vị và kinh phí mà Tổng công ty cho phép để trình Ban giám đốc phê duyệt (trong 4% doanh thu khai thác bảo hiểm được giữ lại).
Hình 2.10: Chi cho tài sản lưu động của Công ty Bảo hiểm bưu điện khu vực phía Bắc từ 2017 - 2020
Tổng công ty hiện phân bổ 30% doanh thu khai thác bảo hiểm hằng năm cho chi phí kinh doanh gồm 26% chi trả chi phí cho hoạt động khai thác bảo hiểm, còn 4% trang trải các chi phí còn lại.
Thứ ba, thực hiện chi phí kinh doanh bảo hiểm
- Thực hiện chi cho nghiệp vụ kinh doanh bảo hiểm:
+ Đối với chi bồi thường, chi trả tiền bảo hiểm: quy trình bồi thường được thực hiện theo đúng quy định của Hội sở.
Chi phí bồi thường sẽ do Tổng công ty cấp xuống. Tuy nhiên, Tổng công ty khống chế mức chi phí bồi thường tối đa là 52% trên doanh thu khai thác bảo hiểm. Các đơn vị trực thuộc nếu vượt quá mức tỷ lệ này sẽ không nhận được mức tiền thưởng cuối năm.
Nhìn chung, chi phí bồi thường của Công ty hằng năm tăng giảm phụ thuộc và rủi ro và mức độ thiệt hại thực tế xảy ra. Chi phí bồi thường bắt đầu có xu hướng tăng lên trong năm 2019 và năm 2020. Tuy nhiên, tỷ trọng trên doanh thu kinh doanh bảo hiểm luôn ở mức thấp hơn so với mức tối đa quy định.
Tỷ trọng chi phí bồi thường bảo hiểm trên doanh thu kinh doanh bảo hiểm năm 2017 là 43,68%; tới năm 2018 là 40,02%, năm 2019 là 44,17% và năm 2020 là 42,53%. Mức tỷ lệ này thấphơn nhiềuso vớimức tối đa mà Tổng công ty cho phép.
Tất cả các thông tin tổn thất phải được báo Callcenter theo số: 1900545475. Callcenter thực hiện việc tiếp nhận, xử lý và chuyển thông tin tốn thất giữa Callcenter và giám định viên theo quy định. GĐV/NĐPC “nhận định sơ bộ về phạm vi bảo hiểm theo các loại hình bảo hiểm mà Chủ xe đã/hoặc có thể tham gia để xử lý hoặc hướng dẫn khách hàng thực hiện các bước cần thiết. Trưởng phòng giám định bồi thường sẽ phân công giám định viên thực hiện”. Bộ phận giám định chịu trách nhiệm hướng dẫn KH xử lý ban đầu, mở hồ sơ bồi thường trên chương trình nghiệp vụ, chuyển giao bộ phận bồi thường hướng dẫn thu thập hoàn thiện hồ sơ và tiến hành giải quyết bồi thường. Khi này, giám định viên sẽ thực hiện giám định hiện trường, xác minh phí bảo hiếm, tái bảo hiếmvà đồng bảohiếm. GĐV sau khi hoàn tất công tác giám định sơ bộ/ giám định hiện trường, “GĐV/NĐPC phải báo cáo tới Lãnh đạo phòng để thông qua. Sau khi tiếp nhận và xử lý ban đầu của vụ tốn thất, trên cơ sở kết quả giám định sơ bộ nguyên nhân và mức độ tổn thất, giám đốc Công ty xác định tổn thất có thuộc phân cấp của đơn vị hay không và báo cáo Lãnh đạo đơn vị hướng xử lý. Công ty thực hiện bồi thường theo quy định của” Tổng công ty.
Hình 2.11: Quy trình bồi thường bảo hiểm vật chất xe cơ giới
+ Đối với chi trả tiền môi giới, đại lý bán bảo hiểm: Công ty thựchiện theo đúng quy định của Tổngcông ty. Theo đó, 10% doanh thu kinh doanh bảo hiểm sẽ
được sử dụng để chi trả tiền hoahồng cho môigiới và đại lý bảo hiểm.
(Đơn vị: Triệu đồng)
Hình 2.12: Chi phí đại lý và môi giới, chi phí ký kết hợp đồng của Công ty Bảo hiểm bưu điện khu vực phía Bắc từ 2017 -
2020
Những nămqua, Côngty đã thựchiện mởrộng mạng lưới đại lý và môigiới bảohiểm, các đạilý, môigiới này đều hoạt động tích cực và hiệuquả nên doanh thu kinh doanh bảo hiểm ngày càng tăng, chi phí môi giới, đại lý bảo hiểm cũng tăng tương ứng.
Ngoài chi phí chi trả thu nhập cho đại lý và môigiới bảohiểm, Công ty còn chi trả chi phí giaokết hợp đồng bảohiểm cho nhân viên khai thác bảo hiểm gồm tiền xăng xe, tiếp khách với mức chi cố định là 11% trong tổng doanh thukhai thác bảo hiểm.
+ Chi phí khác bằng tiền: bao gồm các khoản chi dịch vụ điện, nước điện thoại, chi phí internet,….. Cáckhoản chinày đềuđược Công ty chủ động thanh toán theo chiphí thực tế phátsinh nằm trong khoản kinh phí 4% doanh thu khai thác bảo hiểm được giữ lại theo quyđịnh củaTổng công ty.
- Thực hiện chi hoạt động tài chính: trong giai đoạn qua, Công ty hầu như không phát sinh chi phí tài chính.
sinh.
- Thực hiện chi cho con người: Tại Công ty, gồm chi tiền lương kinh doanh, chi tiền thưởng. Tổng công ty thực hiện chi trả tiền lương trực tiếp cho các chức danh: Tổng giám đốc, Trưởng phòng Tài chính, kế hoạch, cán bộ, nhân viên phòng Giám định bồi thường và chi trả phụ cấp chức vụ cho các chức danh quản lý gồm Tổng giám đốc, Trưởng các phòng Kinh doanh. Tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được chi trả theo nguyên tắc sau:
+ Lương khối gián tiếp: “Tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên Phòng kế hoạch tài chính do Công ty chủ động chi trả nằm trong” 4% doanh thu khai thác bảo hiểm được giữ lại tại Công ty.
+ Lương khối trực tiếp: Phó giám đốc, cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh và phòng nghiệp vụ phát triển kênh vnpost đều chi trả theo lương kinh doanh với mức cố định là 5% doanh thu khai thác bảo hiểm. Các khoản trích theo lương cho khối trực tiếp nằm trong 4% doanh thu khai thác bảo hiểm được giữ lại tại Công ty.
Chi phí tiền lương đã được Công ty thực hiện nghiêm túc theo quy định của Tổng công ty. Bộ phận trực tiếp hoàn toàn hưởng lương kinh doanh, phụ thuộc khả năng khai thác bảo hiểm nên đã thúc đẩy hiệu quả lao động, mở rộng thị trường.
Như vậy, ngoài các chi phí cho môi giới bảo hiểm, đại lý bảo hiểm và tiền lương khối trực tiếp, chi phí giao kết hợp đồng bảo hiểm được Công ty chi trả theo quy định cứng của Tổng công ty thì các khoản chi phí được linh động chi trả theo thực tế trong giới hạn 4% doanh thu khai thác bảo hiểm được giữ lại gồm chi phí vật tư, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí các khoản trích theo lương và lương khối gián tiếp. Trong trường hợp mức chi thực tế cho các khoản chi này không vượt quá mức quy định của Tổng Công ty, Công ty được phép giữ lại để chủ động thực hiện các khoản chi. Thời gian qua, nhờ “tiết kiệm các khoản chi phí vật tư, chi phí dịch vụ mua ngoài, Công ty đã tiết kiệm được một khoản kinh phí nhất định và bổ sung vào quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ đào tạo để nâng cao trình độ và” cải thiện thu nhập cho lao động.
Bảng 2.11: Tình hình tiết kiệm chi phí của Công ty Bảo hiểm bưu điện khu vực phía Bắc
(Đơn vị: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Chi phí tiết kiệm được 526,1 477,3 431,4 304,2
Trong đó
Chi cho đào tạo 2,6 0 0 0
Chi quỹ phúc lợi, tiền thưởng 523,5 477,3 431,4 304,2 Mặc dù vậy, số liệu trên bảng 2.11 trên đây cho thấy kinh phí tiết kiệm được của Công ty ngày càng giảm. Do đó, số bổ sung cho quỹ phúc lợi khen thưởng và quỹ đào tạo cũng giảm. Kinh phí tiết kiệm này hằng năm chỉ trả rất ít cho hoạt động đào tạo. Ngoài năm 2017, Công ty chi 2,6 triệu cho in ấn tài liệu đào tạo thì các năm khác hoàn toàn không có chi đào tạo. Kinh phí tiết kiệm chủ yếu chi trả tiền ăn ca cho người lao động và chi trả các khoản tiền thưởng cố định vào các dịp lễ, tết, hoặc chi phí nghỉ mát hằng năm. Tuy nhiên, chi phí tiền thưởng và phúc lợi của Công ty còn thấp.
(Đơn vị: Triệu đồng)
Hình 2.13: Tình hình thực hiện kế hoạch chi phí của Công ty Bảo hiểm bưu điện khu vực phía Bắc từ 2017 - 2020
Do kế hoạch chi phí của Công ty được lập hằng năm tương đối đơn giản. Đặc biệt là với đặc thù kinh doanh bảohiểm, chiphí phátsinh sau, doanh thu phát sinh trước chi phí kế hoạch của Công ty dự báo không chính xác. Do đó, khi thực hiện, chi phí thực tế của Công ty có sự khác biệt lớn với kế hoạch chi phí.
2.2.3.3. Giám sát thực hiện chi
Hoạt động giám sát thực hiện chi của Công ty chưa được coi trọng, nguyên nhân một phần cũng do các khoản được Tổng công ty phân cấp chủ động chi còn ít. Về mặt bản chất chỉ có 4% chi phí được giữ lại từ doanh thu khai thác bảo hiểm là được chủ động hoàn toàn, các khoản chi khác đều được cố định theo tỷ lệ của Tổng công ty. Do đó, giám sát thực hiện chi chủ yếu được bộ phận kế toán giám sát hằng ngày thông qua chứng từ phát sinh để đánh giá tínhhợp lý, hợplệ của khoảnchi.