7. Kết cấu của đề tài
2.3.3 Nhận xét về KSNB các khoản chi tại Chi cục Dân số-Kế hoạch hóa
hóa gia đình tỉnh Bình Định
2.3.3.1 Những kết quả đạt được trong kiểm soát nội bộ các khoản chi
a. Về môi trƣờng kiểm soát:
Lãnh đạo Chi cục luôn đề cao tính chính trực và giá trị đạo đức, Chi cục có xây dựng các quy tắc đạo đức, ứng xử và đƣợc phổ biến tới toàn thể CC, NLĐ trong Chi cục.
Ban lãnh đạo Chi cục có kiến thức, kinh nghiệm và trình độ quản lý tốt, nghiêm túc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc, kiên quyết chống các hành vi gian lận hoặc sai trái.
Lãnh đạo Chi cục ý thức đƣợc sự quan trọng và cần thiết của việc KSNB trong đơn vị, luôn tận tình, sâu sát vào từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị đặc biệt là các khoản chi. Lãnh đạo Chi cục thuờng xuyen tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với CC, NLĐ qua nhiều hình thức.
CC, NLĐ nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan và không ngừng nỗ lực nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại.
Lãnh đạo Chi cục rất quan tâm đến việc đào tạo đội ngũ kế cận (cử CC học trung cấp, cao cấp lý luận chính trị) để thay thế những vị trí quan trọng khi có công chức nghỉ hƣu.
b. Về nhận diện và đánh giá rủi ro:
Chi cục có ban hành quy chế liên quan đến việc nhận diện, phòng chống và xử lý rủi ro trong quản lý thu, chi ngân sách.
Chi cục đã thực hiện chi tiêu ngân sách đúng chế độ, định mức theo quy định; sử dụng nguồn vốn tiết kiệm, hiệu quả; không gây ra tình trạng lãng phí và thất thoát ngân sách.
71
chủ, công khai đến toàn thể CC, NLĐ trƣớc khi ban hành để thực hiện.
Trình độ CC phụ trách chi ngân sách đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc hiện tại của Chi cục.
Lãnh đạo Chi cục đã nhận thức đƣợc sự cần thiết để nhận diện và đánh giá các rủi ro trong công tác chi NSNN; qua đó kịp thời đề ra phƣơng hƣớng giải quyết rủi ro chi ngân sách một cách hợp lý. Đồng thời, thông qua nhận diện rủi ro và đánh giá rủi ro, Chi cục đã tăng cƣờng tính tuân thủ các yêu cầu pháp lý, các quy định để kiểm soát các khoản chi ngân sách tại Chi cục theo đúng quy định hiện hành của nhà nƣớc; nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót, sai phạm trong công tác chi ngân sách tại Chi cục.
c. Về hoạt động kiểm soát các khoản chi:
Chi cục đã thực hiện kiểm soát phòng ngừa thông qua việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ; quy chế liên quan đến việc nhận diện, phòng, chống và xử lý rủi ro trong quản lý thu, chi ngân sách và đƣa ra các thủ tục kiểm soát tƣơng đối hợp lý nhƣ xây dựng quy trình của các khoản chi trong đơn vị nhƣ quy trình chi thanh toán lƣơng; làm thêm giờ; chi phúc lợi tập thể; chi mua sắm dịch vụ công cộng,… để ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận và sai sót tại Chi cục.
Chi cục đã có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân đảm nhận khâu chi ngân sách, mỗi khoản chi đều có sự xét duyệt và ủy quyền rõ ràng.
Chi cục đã sử dụng phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET hiện đại, phù hợp để hỗ trợ công tác kế toán, công tác quản lý và kiểm soát các khoản chi ngân sách tại Chi cục đƣợc chặt ch .
Chi cục luôn đảm bảo những nghiệp vụ có thực mới đƣợc phê duyệt chi và có sự đối chiếu giữa sổ sách, các văn bản quy định của nhà nƣớc và chứng từ chi tiêu thực tế.
72
d. Về hệ thống thông tin và truyền thông:
Việc thu thập và quản lý thông tin đƣợc Chi cục thực hiện khá hiệu quả. Thông tin phục vụ cho KSNB các khoản chi tại Chi cục đƣợc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài. Tất cả các thông tin này đều rất chính xác và luôn đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, liên tục.
Chi cục thƣờng xuyên phổ biến những điểm mới của Luật, Nghị định, Thông tƣ mới ban hành liên quan đến lĩnh vực dân số đến CC, NLĐ trong Chi cục.
Truyền thông giữa các phòng phù hợp và đảm bảo tính đầy đủ nhằm tạo điều kiện cho CC thực hiện tốt nhiệm vụ chi.
Lãnh đạo Chi cục rất quan tâm đến sự phát triển hệ thống thông tin tại Chi cục nhƣ có kế hoạch nâng cấp, sửa chữa máy chủ kho dữ liệu dân cƣ hàng năm, đảm bảo hoạt động nhập, kết xuất dữ liệu không bị gián đoạn.
Thƣờng xuyên đi kiểm tra, giám sát tình trạng các Pa nô tuyên truyền về công tác dân số trên địa bàn tỉnh, để có cơ sở điều chỉnh những nội dung truyền thông không còn phù hợp hoặc sửa chữa/tháo dỡ những Pa nô hƣ hỏng.
e. Về hoạt động giám sát:
Hiện nay, Chi cục đã thực hiện công tác giám sát các hoạt động trong đó có hoạt động chi ngân sách. Hoạt động giám sát diễn ra hàng ngày trong từng nghiệp vụ, trong từng quy trình chi NSNN. Lãnh đạo Chi cục thƣờng xuyên chỉ đạo kiểm tra, kiểm soát các hoạt động trong nội bộ Chi cục trong đó có hoạt động chi NSNN. Qua đó, nhận diện và xử lý các vƣớng mắc phát sinh để báo cáo cấp trên chỉ đạo, xử lý kịp thời; góp phần giảm thiểu rủi ro trong hoạt động chi của Chi cục.
Công tác phối hợp giữa Chi cục và Trung tâm Y tế các huyện, thị xã, thành phố đồng bộ, thông suốt: hàng năm, Chi cục cùng với Sở Y tế có hai đợt giám sát, phối hợp công tác với Trung tâm Y tế để giải quyết những vƣớng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện công tác dân số ở cấp huyện
73
nhƣ về nhân sự, về việc giải ngân kinh phí, về việc thực hiện các chỉ tiêu chuyên môn.
Hoạt động giám sát định kỳ của Chi cục do phòng Kế hoạch - Tài chính (Sở Y tế), cơ quan thanh tra, kiểm toán nhà nƣớc hoặc giám sát hoạt động chƣơng trình mục tiêu Y tế-Dân số do Tổng cục DS-KHHGĐ. Qua việc giám sát của các đơn vị này đối với hoạt động của Chi cục trong đó có hoạt động chi NSNN s giúp cho Chi cục khắc phục đƣợc những hạn chế trong việc triển khai thực hiện các chính sách, các quy trình nghiệp vụ chi NSNN; khắc phục đƣợc những sai sót của Chi cục liên quan đến hoạt động chi NSNN.
2.3.3.2. Những hạn chế trong kiểm soát nội bộ các khoản chi
a. Về môi trƣờng kiểm soát:
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, môi trƣờng kiểm soát của Chi cục còn những hạn chế sau:
Cơ cấu CC, NLĐ tại Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh Bình Định hiện nay về cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ của Chi cục, tuy nhiên hệ thống tổ chức của ngành dân số (từ Trung ƣơng đến địa phƣơng) chƣa đƣợc hoàn thiện, tổ chức bộ máy liên tục xáo trộn nhất là đội ngũ làm công tác dân số ở cấp huyện; việc giải thể Trung tâm DS-KHHGĐ các huyện, thị xã, thành phố tổ chức lại thành phòng DS-KHHGĐ thuộc Trung tâm Y tế khó phát huy đƣợc các mục tiêu của công tác dân số. Lãnh đạo Trung tâm Y tế chỉ quan tâm tới công tác khám chữa bệnh, ít quan tâm đến công tác dân số; nhân lực của phòng dân số cấp huyện rất ít, chỉ từ 5 đến 6 ngƣời nhƣng Trung tâm Y tế đã điều động hoặc phân công cho họ kiêm nhiệm thêm công việc khác của y tế, do vậy việc thực hiện công tác dân số tại cấp huyện còn nhiều bất cập, hạn chế.
Chính sách đãi ngộ cho ngƣời làm công tác dân số rất thấp, vì vậy, khó thu hút những ngƣời có trình độ cao nhƣ bác sĩ, dƣợc sĩ vào làm công tác dân số. Điều này làm ảnh hƣởng lớn đến việc thực hiện các mục tiêu của công tác
74
dân số trong tình hình mới. Vì công tác dân số trong giai đoạn này không chỉ đơn thuần là kế hoạch hoá gia đình mà nâng cao chất lƣợng dân số, đƣa những dịch vụ hiện đại đến với ngƣời dân, để làm đƣợc điều này cần phải có đội ngũ nhân lực có trình độ cao.
Chi cục rất quan tâm đến việc đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao năng lực và tạo điều kiện để ngƣời làm công tác dân số cấp huyện thực hiện, chức trách nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên với cơ chế hiện nay, Chi cục với chức năng chỉ đạo, hƣớng dẫn chuyên môn về công tác dân số, còn quản lý về con ngƣời do Trung tâm Y tế quản lý. Vì vậy, để thực hiện đƣợc vấn đề này cần có sự quan tâm và phối hợp chặt ch giữa dân số và y tế.
Một số CC thiếu quan tâm tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của Chi cục dẫn đến có những nhận thức chƣa đúng đắn trong công tác chuyên môn của mình.
Chính sách khen thƣởng còn mang tính hình thức, chế độ khen thƣởng còn thấp.
Một số CC còn chƣa thực hiện tốt nội quy, quy chế của cơ quan nhƣ đi làm không đúng giờ, làm việc riêng trong giờ làm việc; sử dụng tài sản công lãng phí nhƣ sử dụng điện, nƣớc, văn phòng phẩm.
Cơ cấu CC, NLĐ về cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu, nhiệm vụ của Chi cục, tuy nhiên vẫn còn một vài CC mới tuyển dụng, trình độ chuyên môn không đồng đều, kỹ năng làm việc chƣa hiệu quả; phần lớn làm theo kinh nghiệm do ngƣời đi trƣớc để lại; chƣa mạnh dạn trong việc đề xuất cải cách các thủ tục phục vụ cho công việc chuyên môn... Điều này ảnh hƣởng không nhỏ đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng nhƣ của toàn cơ quan.
Việc thu hút nhân lực có trình độ cao tại Chi cục chƣa thực hiện tốt vì Chi cục không có nguồn kinh phí để thực hiện nội dung này.
75
b. Về nhận diện và đánh giá rủi ro:
Lãnh đạo Chi cục trong thời gian qua có chú trọng đến đánh giá rủi ro trong hoạt động chi NSNN bằng việc thực hiện có hiệu quả các thông tƣ, nghị định liên quan đến chi NSNN. Tuy nhiên, một số CC còn chƣa chú trọng việc triển khai các văn bản chính sách liên quan đến chi NSNN vào thực tế, thậm chí chƣa nắm bắt đƣợc nội dung và cách thức thực hiện triển khai trong thực tế các văn bản này. Điều này dẫn đến việc nhận diện và đánh giá rủi ro chi NSNN chƣa đƣợc thực hiện đúng theo quy định.
Đối với hoạt động KSNB các khoản chi tại Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh Bình Định giai đoạn năm 2018-2020 vẫn còn tiềm ẩn những rủi ro nhƣ tỷ lệ giải ngân kinh phí chƣơng trình mục tiêu Y tế -Dân số giai đoạn này rất thấp do bất cập từ văn bản hƣớng dẫn chi; một số đối tƣợng đã nhận tiền hỗ trợ chính sách theo NĐ 39 vi phạm chính sách nhƣng không thu hồi đƣợc tiền để nộp trả ngân sách; chƣa có sự đối chiếu chặt ch giữa số tiền nộp BHXH, BHYT, BHTN giữa Chi cục với Cơ quan BHXH dẫn đến phát sinh tiền lãi chậm nộp; vẫn còn tồn tại tình trạng cử công chức đi công tác không đúng thành phần quy định.
Việc thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan cấp trên tại Chi cục chƣa đƣợc thực hiện tốt, vẫn còn tình trạng nộp chậm, nộp trễ.
Hiện nay, Chi cục chƣa xây dựng một quy trình giám sát chặt ch các rủi ro và kế hoạch đối phó với những trƣờng hợp có sự thay đổi đột xuất về chính sách quy định đối với chi NSNN. Chi cục đã ban hành quy chế nhƣng chƣa thực hiện có hiệu quả việc nhận diện, phòng, chống và xử lý rủi ro trong quản lý thu, chi ngân sách để có biện pháp đối phó với từng loại rủi ro một cách hợp lý.
Văn bản hiện đang áp dụng cho chế độ chi tiêu NSNN quy định không rõ ràng, còn khó hiểu, nhiều chỗ chung chung, mơ hồ, chủ yếu dựa vào kinh
76
nghiệm để xử lý; các văn bản quy định chế độ, định mức chi hiện đang áp dụng có nhiều bất cập không phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, phần nào cũng ảnh hƣởng đến tính chính xác của những khoản chi ngân sách.
Ý thức, trách nhiệm của công chức thực hiện nhiệm vụ chi ngân sách không sáng tạo và chủ động trong công việc; công chức phụ trách chi NSNN chƣa kịp thời tham mƣu cho lãnh đạo những khoản chi có tính chất trọng yếu trƣớc khi thực hiện chi.
Nhƣ vậy, kết quả khảo sát trên cho thấy, các đối tƣợng đƣợc khảo sát cho rằng công tác nhận diện và đánh giá rủi ro của Chi cục chƣa thật sự hữu hiệu chủ yếu phụ thuộc vào các yếu tố khách quan nhƣ rủi ro do chế độ chính sách; ý thức, trách nhiệm của công chức phụ trách chi ngân sách.
c. Về hoạt động kiểm soát các khoản chi:
Hiện nay, có rất nhiều văn bản hƣớng dẫn quy định chế độ, định mức chi, phụ cấp,…cho nhiều khoản chi, gây khó khăn cho CC trong việc hiểu quy định của từng văn bản, hay vẫn có một số văn bản còn quy định chƣa rõ ràng gây khó khăn cho việc vận dụng vào thực tế.
Việc lập kế hoạch, giải ngân và quyết toán kinh phí thực hiện chƣơng trình mục tiêu Y tế- Dân số hàng năm chƣa kịp thời, chƣa hiệu quả, có nhiều điểm bất cập nhƣ:
Bất cập trong việc phân bổ kinh phí: dự án 3 (ngân sách trung ƣơng) phân bổ nhiều nhƣng theo phân cấp nội dung chi tại QĐ 1125 và TT26 thì không có nhiều nội dung chi để lập kế hoạch, hầu hết nội dung chi của dự án này do ngân sách địa phƣơng bảo đảm, trong khi đó nguồn lực địa phƣơng thì có hạn, dẫn tới thừa ngân sách trung ƣơng thiếu ngân sách địa phƣơng để hoạt động.
Việc tiếp thị xã hội các phƣơng tiện tránh thai tại Chi cục đƣợc thực hiện tƣơng tự trƣờng hợp bán hàng đại lý hƣởng hoa hồng, Chi cục đã thực hiện thu, chi và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (2% trên hoa hồng thu đƣợc)
77
theo đúng quy định. Tuy nhiên Tổng cục DS-KHHGĐ chƣa có hƣớng dẫn cơ chế thu, chi rõ ràng, Chi cục chỉ theo dõi số tiền về mặt sổ sách, chƣa ghi nhận doanh thu trên hoá đơn.
Thu nhập hàng năm của CC, NLĐ tại Chi cục thấp. Ngoài thu nhập từ tiền lƣơng, còn có nguồn thu nhập từ kinh phí tiết kiệm chi nhƣng rất thấp. Do đó, một số CC phụ trách chi ngân sách bị chi phối làm thêm công việc bên ngoài để kiếm thêm thu nhập, phần nào cũng ảnh hƣởng đến công tác kiểm soát chi ngân sách của Chi cục.
Các thủ tục kiểm soát đƣợc đƣa ra cần cụ thể hơn cho các khoản chi giống nhau nhƣng thuộc hai nguồn kinh phí khác nhau nhƣ chi thanh toán cá nhân; chi về hàng hoá, dịch vụ; chi các khoản khác để có thể kiểm soát tốt hơn các khoản chi NSNN tránh tình trạng chi sai nguồn ngân sách, sai mục lục ngân sách.
Công tác kiểm soát vật chất tại Chi cục vẫn chƣa thực hiện tốt ở một số nội dung nhƣ việc kiểm kê tài sản, hàng hóa, vật tƣ của Chi cục cũng chỉ mang tính hình thức, không có sự giám sát, kiểm tra chặt ch . Kế toán cũng chỉ làm qua loa, lấy lệ để báo cho cấp trên hoặc cập nhật thông tin trên phần mềm quản lý tài sản chƣa đầy đủ, kịp thời; chƣa có sự đối chiếu giá trị của tài sản giữa phần mềm quản lý tài sản và phần mềm kế toán hay công tác kiểm soát đối với việc sử dụng điện tại Chi cục còn lỏng lẻo, chƣa kiên quyết trong việc xử lý việc sử dụng điện không tiết kiệm hay việc sử dụng văn phòng phẩm (VPP) không khoán chi thì từng phòng chuyên môn có nhu cầu sử dụng bao nhiêu cũng đƣợc, không có sự giám sát việc sử dụng VPP của các phòng chuyên môn. Điều này s tạo điều kiện cho CC tại cơ quan sử dụng VPP của