7. Kết cấu của đề tài
3.2.4.Về thông tin và truyền thông
Thông tin hữu ích rất quan trọng cho việc ra quyết định. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp ra quyết định đúng, kịp thời, góp phần đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. Vì vậy, thông tin và truyền thông là hết sức cần thiết. Hiện nay, công tác này chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, cần phải có biện pháp
92
hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông tại Chi cục, tác giả xin đề xuất một số biện pháp sau:
Cập nhật và phổ biến hàng ngày các thông tin về các văn bản pháp lý đến toàn thể CC, NLĐ, quản lý các phòng qua văn phòng điện tử (Idesk) và tại các cuộc họp diễn ra hàng tuần tại cơ quan.
Chi cục cần bố trí kinh phí để xây dựng Website của Chi cục, đảm bảo thông tin nội bộ của Chi cục đƣợc truyền tải đến CC, NLĐ kịp thời, chính xác.
Khuyến khích CC, NLĐ sử dụng email công vụ, nhóm kín Zalo như một kênh thông tin liên lạc thường xuyên
Mỗi công chức đều đƣợc trang bị một email công vụ, khi truyền tải thông tin phải gửi đến từng cá nhân. Điều này tạo sự khó khăn trong việc quản lý thông tin và liên lạc qua email nên kênh thông tin này ít đƣợc sử dụng. Do đó, đơn vị nên khuyến khích họ sử dụng Zalo nhóm nhƣ một kênh liên lạc thƣờng xuyên. Khi Zalo nhóm đƣợc sử dụng phổ biến thì các yêu cầu nhiệm vụ, các thông báo, quyết định s đƣợc truyền đạt tới toàn thể CC, NLĐ một cách nhanh chóng, kịp thời.
Tổ chức tốt công tác bảo vệ, bảo mật thông tin
Thƣờng xuyên bảo trì hệ thống mạng và hệ thống dữ liệu, lƣu trữ thông tin qua đĩa CD tránh tình trạng mất dữ liệu khi gặp sự cố.
Tăng cƣờng kiểm tra việc bảo quản giấy tờ, tránh tình trạng thất lạc tài liệu, đặc biệt là các tài liệu không đƣợc sử dụng thƣờng xuyên. Tổ chức phân loại, mã hóa các hồ sơ tài liệu để tạo thuận tiện cho công tác lƣu trữ và trích lục. Mã minh chứng từng loại hồ sơ liên quan có thể xây dựng theo tiêu chí sau: năm – tháng – ngày – cơ quan phát hành (trong đơn vị và ngoài đơn vị) – bộ phận phát hành (các Bộ phận, Tổ hoặc bộ phận khác ….) – loại tài liệu – số thứ tự.
93
Tăng cƣờng đào tào, tập huấn trình độ sử dụng công nghệ thông tin cho công chức sử dụng các phần mềm của Chi cục.