Với bộ phận buồng phòng
• buồng phòng: Để hoạt động kinh doanh lưu trú đạt hiệu quả cao, hai bộ
phận lễ tân và luôn cần phải phối hợp chặt chẽ để chuẩn bị buồng phục vụ khách hàng và xử lý các yêu cầu, phản hổi về dịch vụ lưu trú của khách sạn.
• Mỗi ngày nhân viên lễ tân thông báo cho bộ phận buồng về tình hình
phòng khách chuẩn bị đến và phòng khách chuẩn bị đi để chủ động trong việc phân chia thứ tự ưu tiên làm phòng.
• Lễ tân sẽ liên hệ lại với bộ phận buồng phòng để xử lý tình huống sau khi tiếp nhận bất kỳ yêu cầu hay phản hồi nào liên quan đến hoạt động “buồng phòng” của khách hàng.
• Bộ phận buồng thông báo cho lễ tân biết về tình trạng phòng và khách để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và phân buồng hợp lý cho khách.
• Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm
tra mini bar, tình trạng phòng và báo lại cho lễ tân – chuyển giao các hóa đơn/ biên nhận dịch vụ: giặt là… để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.
Với bộ phận F&B
• Khách hàng có nhu cầu đặt bàn ăn tại nhà hàng của khách sạn hay sử dụng
dịch vụ ăn uống tại phòng, họ cần liên lạc qua nhân viên lễ tân.
• Bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu và thông báo cho bộ phận F&B thực
hiện.
• Bộ phận F&B chuyển giao các hóa đơn, chứng từ, phiếu ký nợ hoặc những khoản tiền thu được từ khách cho lễ tân, phục vụ yêu cầu cập nhật hồ sơ thanh toán cho khách.
Với bộ phận Sales & Marketing
• Đối với bộ phận này, lễ tân phối hợp để cập nhật thông tin, giới thiệu,
quảng bá và bán các sản phẩm dịch vụ của khách sạn.
• Không chỉ vậy, lễ tân còn kết hợp triển khai thực hiện các chương trình ưu
đãi của khách sạn đối với khách hàng từ quá trình đặt phòng đến lưu trú tại khách sạn.
• Khi nhận thông tin hư hỏng các trang thiết bị trong phòng khách – tình trạng mạng Wifi, nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng (điện – nước – điện lạnh – mạng Internet…) thực hiện việc sửa chữa kịp thời.
• Sau khi kiểm tra tình hình thực tế, bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng sẽ thông
báo lại cho nhân viên lễ tân biết về mức độ hư hỏng, thời gian khắc phục để thông tin lại cho khách biết hoặc cần thiết phải chuyển phòng cho khách.
Với các bộ phận dịch vụ bổ sung
Các khách sạn 4 – 5 sao theo tiêu chuẩn có các dịch vụ bổ sung như: khu Spa, phòng tập Gym, phòng Karaoke, phòng đánh Bi-a, sân golf – tennis…
• Nhân viên lễ tân cần phải nắm thông tin cơ bản về các dịch vụ bổ sung và
thường xuyên cập nhật các dịch vụ mới để giới thiệu và tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ khách hàng.
• Lễ tân chuyển các yêu cầu dịch vụ đến các bộ phận liên quan chuẩn bị
phục vụ khách.
• Các bộ phận dịch vụ bổ sung sẽ chuyển giao các hóa đơn, chứng từ phát
sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ của khách để cập nhật vào hồ sơ thanh toán.
Với bộ phận an ninh
Mối quan hệ giữa lễ tân với bộ phận an ninh trong khách sạn là nhằm đảm bảo công tác an ninh và an toàn trong khách sạn. Là bộ phận thường xuyên tiếp
xúc với khách, nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ nhân viên an ninh quan sát dòng khách ra vào khách sạn.
Khi khách bị mất đồ trong khách sạn, phát hiện khách có hành vi vi phạm pháp luật hay có vấn đề gì xảy ra liên quan đến tính mạng của khách – từ thông tin ghi nhận được, lễ tân sẽ nhanh chóng báo lại để bộ phận an ninh xử lý theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của đơn vị lưu trú.
Với bộ phận nhân sự
Nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo và hành chính trong khách sạn. Trong hoạt động đào tạo và tuyển dụng của đơn vị, nhân viên lễ tân sẽ tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ do bộ phận nhân sự tổ chức.
Với bộ phận kế toán
Sau khi khách làm thủ tục check-out rời khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện việc chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ – hồ sơ thanh toán (kể cả khách lẻ đã thanh toán hay khách công ty chưa thanh toán) cho bộ phận kế toán tiến hành hạch toán doanh thu – quản lý công nợ và làm các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của khách sạn