Đỏnh giỏ cụng việc kiểm toỏn được thực hiện ngay sau khi kết thỳc kiểm toỏn, bao gồm: đỏnh giỏ việc thực hiện cỏc mục tiờu, hoạt động kiểm toỏn, chất lượng cỏc bằng chứng kiểm toỏn, cỏc kết luận và khuyến nghị từ đú rỳt ra cỏc bài học kinh nghiệm cho cỏc cuộc kiểm toỏn tiếp theo.
Mục 3 - Hồ sơ Kiểm toỏn nội bộ:
1. Hồ sơ kiểm toỏn nội bộ là những tài liệu (giấy tờ làm việc) liờn quan đến quỏ trỡnh kiểm toỏn do bộ phận kiểm toỏn nội bộ (nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ) lập, thu thập và lưu giữ. Những giấy tờ làm việc này ghi chộp những thụng tin đó được thu thập và phõn
tớch đó được thực hiện và cần minh chứng cho những phỏt hiện và khuyến nghị cú thể được nờu trong bỏo cỏo.
2. Giấy tờ làm việc cũng cú thể nờu lờn những vấn đề nhỏ cú thể được xử lý mà khụng cần phải đưa vào bỏo cỏo kiểm toỏn. Nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ cần ghi chộp những thụng tin sau đõy vào hồ sơ làm việc:
a) Kế hoạch kiểm toỏn.
b) Bản chất, thời gian và phạm vi thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn. c) Kết quả kiểm toỏn.
d) Kết luận được rỳt ra từ cỏc bằng chứng kiểm toỏn đó thu thập được.
3. Giấy tờ làm việc cần giải thớch ý kiến của nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ về toàn bộ những vấn đề quan trọng cần cú sự điều chỉnh cũng như kốm theo cỏc kết luận của nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ.
Trong phạm vi phỏt sinh những vấn đề khú cú tớnh nguyờn tắc hoặc cần cú sự điều chỉnh, giấy tờ làm việc cần ghi chộp tỡnh hỡnh thực tế cú liờn quan mà nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ đó xỏc định được tại thời điểm đưa ra kết luận.
4. Cỏc giấy tờ làm việc này khụng phải là tài sản cỏ nhõn của nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ hoặc nhúm kiểm toỏn nội bộ mà được coi là tài sản của NHTM.
5. Hồ sơ kiểm toỏn nội bộ được thể hiện dưới nhiều hỡnh thức lưu trữ dữ liệu khỏc nhau như trờn giấy, trờn phim, cỏc phương tiện điện tử và cỏc phương tiện khỏc.
6. Việc mở hồ sơ kiểm toỏn nội bộ nhằm mục đớch:
a) Cung cấp bằng chứng về những cụng việc đó thực hiện. b) Hỗ trợ việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm toỏn.
c) Hỗ trợ việc giỏm sỏt và soỏt xột kiểm toỏn. d) Ghi chộp chi tiết nội dung cụng việc thực hiện. đ) Cơ sở cho những ý kiến và phỏt hiện.
7. Hồ sơ kiểm toỏn nội bộ bao gồm hai loại (Hồ sơ kiểm toỏn cố định và hồ sơ từng cuộc kiểm toỏn):
a) Hồ sơ kiểm toỏn cố định: Là hồ sơ của từng đơn vị cú mối liờn hệ với cỏc cuộc kiểm toỏn. Hồ sơ kiểm toỏn cố định cho từng bộ phận cần bao gồm những tài liệu liờn quan đến từng đơn vị sau đõy:
- Kế hoạch kiểm toỏn. - Đỏnh giỏ rủi ro hàng năm. - Cỏc Bỏo cỏo đó được phỏt hành. - Thư từ trao đổi với bộ phận.
Hồ sơ kiểm toỏn cố định khụng được mang ra khỏi bộ phận kiểm toỏn nội bộ. Một số tài liệu trong hồ sơ này cũng là một phần tài liệu phục vụ cho cỏc giấy tờ làm việc của từng đợt kiểm toỏn và để cú thể sử dụng trong quỏ trỡnh kiểm toỏn. Hồ sơ kiểm toỏn cố định cần lưu trữ dưới hỡnh thức văn bản và file điện tử.
b/ Hồ sơ từng cuộc kiểm toỏn:
Hồ sơ từng cuộc kiểm toỏn bao gồm những tài liệu, giấy tờ làm việc liờn quan đến việc thực hiện một cuộc kiểm toỏn và được lập cụ thể cho từng cuộc kiểm toỏn. Cụ thể:
- Kế hoạch kiểm toỏn. - Quyết định kiểm toỏn. - Chương trỡnh kiểm toỏn.
- Cỏc Biờn bản làm việc và cỏc biểu mẫu kiểm toỏn.
- Bằng chứng kiểm toỏn và giấy tờ làm việc ghi chộp những phỏt hiện kiểm toỏn và ý kiến giải trỡnh của bộ phận được kiểm toỏn.
- Hồ sơ khỏi quỏt về đơn vị, bộ phận được kiểm toỏn như: Mụ hỡnh tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quy trỡnh nghiệp vụ hoạt động...
- Bỏo cỏo kiểm toỏn.
- Kế hoạch chỉnh sửa của bộ phận được kiểm toỏn. - Cỏc thư từ giao dịch cú liờn quan đến cuộc kiểm toỏn.
Toàn bộ giấy tờ làm việc phải được ghi ngày thỏng lập, cú chữ ký nhỏy của người lập và chữ ký của người soỏt xột để chứng tỏ giấy tờ làm việc đó được soỏt xột.
Mục 4 - Quản lý chất lượng kiểm toỏn nội bộ
1. Quản lý chất lượng kiểm toỏn nội bộ nhằm đảm bảo cỏc cụng việc được thực hiện đạt yờu cầu của chuẩn mực và cỏc phương phỏp được xõy dựng cho kiểm toỏn nội bộ được bộ phận kiểm toỏn nội bộ thực hiện. Để đảm bảo đạt chất lượng cao, kiểm toỏn nội bộ cú hai cấp độ quản lý chất lượng cụng việc đú là:
a) Quản lý chất lượng từng cuộc kiểm toỏn.
b) Quản lý chất lượng của bộ phận.
2. Cỏc thủ tục quản lý chất lượng kiểm toỏn nội bộ:
2.1. Quản lý và soỏt xột chất lượng một cuộc kiểm toỏn:
a) Trưởng Nhúm kiểm toỏn và Trưởng Phũng phụ trỏch thực hiện việc soỏt xột lại nhằm đảm bảo tớnh hoàn chỉnh của cụng việc, tớnh nhất quỏn và tớnh toàn diện của cuộc kiểm toỏn phự hợp với kế hoạch kiểm toỏn.
b) Cỏc thủ tục soỏt xột được thiết kế nhằm đảm bảo chất lượng và đảm bảo rằng kế hoạch kiểm toỏn đó được thực hiện một cỏch hoàn chỉnh.
c) Việc soỏt xột chỳ trọng vào cụng việc được giao cho cỏc nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ thực hiện.
d) Trưởng phũng phụ trỏch thực hiện soỏt xột tổng hợp nhằm đảm bảo rằng những khớa cạnh chủ yếu của từng cuộc kiểm toỏn đó được hoàn chỉnh và thực hiện đỳng với kế hoạch kiểm toỏn.
đ) Trưởng nhúm kiểm toỏn thực hiện soỏt xột cụng việc nhằm đảm bảo rằng: - Cụng việc đó được hoàn thành theo đỳng kế hoạch kiểm toỏn và yờu cầu đề ra.
- Cụng việc được thực hiện và kết quả đạt được đó được đưa vào hồ sơ kiểm toỏn một cỏch đầy đủ.
- Giấy tờ làm việc chứng minh và ghi chộp cho cỏc kết luận được đưa ra.
- Toàn bộ những vấn đề kiểm toỏn trọng yếu đó được xử lý và phản ỏnh kết quả kiểm toỏn.
- Mục tiờu của cỏc thủ tục kiểm toỏn đó đạt được.
- Cỏc kết luận đưa ra cú tớnh nhất quỏn với kết quả cụng việc thực hiện và thống nhất với ý kiến kiểm toỏn.
2.2 Chỉ đạo kiểm toỏn:
Lónh đạo kiểm toỏn nội bộ cấp trờn cần phải quan tõm, chỉ đạo cỏc Nhõn viờn kiểm toỏn của mỡnh trong quỏ trỡnh thực thi cụng việc, nội dung chỉ đạo bao gồm:
a) Thụng bỏo cho nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ cấp dưới về trỏch nhiệm của họ và mục tiờu của cỏc thủ tục họ chuẩn bị thực hiện.
b) Thụng bỏo những vấn đề liờn quan đến đơn vị được kiểm toỏn và những vấn đề liờn quan đến kế toỏn hoặc kiểm toỏn cú khả năng phỏt sinh gõy ảnh hưởng đến bản chất, thời gian và phạm vi của cỏc thủ tục kiểm toỏn mà cỏc nhõn viờn này đang thực hiện.
c) Kế hoạch kiểm toỏn (trong đú cú kế hoạch về thời gian và kế hoạch kiểm toỏn tổng thể) là một cụng cụ quan trọng phục vụ cho chương trỡnh kiểm toỏn.
2.3. Giỏm sỏt kiểm toỏn:
Trưởng nhúm kiểm toỏn chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt hàng ngày đối với cuộc kiểm toỏn. Cụng việc này bao gồm:
a) Việc giỏm sỏt tiến độ kiểm toỏn nhằm xỏc định xem nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ cấp dưới cú đủ cỏc kỹ năng và năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao hay khụng và cũng nhằm đảm bảo rằng cụng việc được thực hiện theo đỳng kế hoạch kiểm toỏn.
b) Giỏm sỏt tiến độ kiểm toỏn cũng đảm bảo rằng đó nắm bắt được những vấn đề quan trọng phỏt sinh trong quỏ trỡnh kiểm toỏn thụng qua việc đỏnh giỏ những nội dung quan trọng và chỉnh sửa kế hoạch kiểm toỏn.
2.4. Quản lý chất lượng của Trưởng kiểm toỏn nội bộ:
a) Trưởng kiểm toỏn nội bộ chịu trỏch nhiệm xõy dựng và duy trỡ chương trỡnh quản lý chất lượng bao trựm toàn bộ cỏc khớa cạnh của bộ phận kiểm toỏn nội bộ đồng thời thực hiện giỏm sỏt thường xuyờn tớnh hiệu quả của chương trỡnh kiểm toỏn.
b) Chương trỡnh kiểm toỏn cần được thiết kế để trợ giỳp kiểm toỏn nội bộ đúng gúp giỏ trị tăng thờm và cải tiến hoạt động của NHTM và nhằm đảm bảo rằng kiểm toỏn nội bộ thực hiện cụng việc đạt mong muốn của Hội đồng quản trị và hoạt động tuõn thủ cỏc quy định của Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam.
c) Bộ phận kiểm toỏn nội bộ cần ỏp dụng một quy trỡnh giỏm sỏt và đỏnh giỏ tớnh hiệu quả tổng thể của chương trỡnh quản lý chất lượng. Quy trỡnh cần bao gồm cả cụng tỏc đỏnh giỏ nội bộ và đỏnh giỏ độc lập và đỏnh giỏ nội bộ bao gồm:
- Soỏt xột định kỳ thụng qua việc tự đỏnh giỏ hoặc người khỏc trong tổ chức cú kiến thức về thực hành kiểm toỏn nội bộ đỏnh giỏ.
- Đỏnh giỏ độc lập, như soỏt xột quản lý chất lượng, cần được thực hiện ớt nhất 5 năm một lần, bởi chuyờn gia soỏt xột độc lập cú trỡnh độ hoặc một nhúm soỏt xột từ một tổ chức bờn ngoài.
d) Kết quả đỏnh giỏ độc lập được Trưởng kiểm toỏn nội bộ bỏo cỏo với Trưởng Ban kiểm soỏt xem xột, quyết định theo thẩm quyền.
PHỤ LỤC I
KIỂM TOÁN NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG
