a) Sau khi kết thỳc mỗi cuộc kiểm toỏn, Nhúm (nhõn viờn) kiểm toỏn nội bộ phải kịp thời lập bỏo cỏo kiểm toỏn gửi Trưởng Ban kiểm soỏt, Tổng Giỏm đốc đồng thời sao gửi cho đơn vị được kiểm toỏn.
b) Bỏo cỏo từng cuộc kiểm toỏn:
- Là văn bản chớnh thức trỡnh bày tổng hợp về kết quả của cuộc kiểm toỏn từ cỏc biờn bản kiểm toỏn chi tiết và đưa ra kiến nghị đối với cỏc bộ phận liờn quan của đơn vị được kiểm toỏn.
- Là nguồn tài liệu chủ yếu để đỏnh giỏ kết quả cụng việc của Nhúm (nhõn viờn) kiểm toỏn nội bộ.
- Gúp phần hỗ trợ cỏc cấp quản lý đỏnh giỏ được hoạt động của đơn vị, tỡm ra những giải phỏp đổi mới, hoàn thiện hoạt động quản lý đối với đơn vị.
- Là nguồn thụng tin hữu ớch đối với tổ chức kiểm toỏn độc lập khi tiến hành kiểm toỏn đối với đơn vị.
c) Bỏo cỏo từng cuộc kiểm toỏn nội bộ cần phải trải qua cỏc bước cụ thể: - Chuẩn bị viết bỏo cỏo kiểm toỏn, trỡnh bày bỏo cỏo kiểm toỏn;
- Hoàn chỉnh, phỏt hành và lưu trữ bỏo cỏo kiểm toỏn.
d) Trờn cơ sở cỏc bằng chứng đó thu thập được, Trưởng nhúm kiểm toỏn phõn cụng nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ tham gia dự thảo và trỡnh bày cỏc thụng tin trờn bỏo cỏo kiểm toỏn.
đ) Bỏo cỏo phải trỡnh bày đầy đủ nội dung và kết quả kiểm toỏn theo mục tiờu yờu cầu đó đề ra cho từng cuộc kiểm toỏn; đề xuất kiến nghị cỏc biện phỏp xử lý cỏc sai sút và gian lận; cỏc giải phỏp cần thiết để hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt nội bộ, cỏc cơ chế chớnh sỏch chế độ của Nhà nước, cải tiến quy trỡnh nghiệp vụ, hoàn thiện cơ cấu của NHTM (nếu cú), từ đú nõng cao chất lượng, an toàn bền vững và hiệu quả hoạt động của đơn vị.
e) Bộ phận kiểm toỏn nội bộ phải tổ chức quy trỡnh xột duyệt bỏo cỏo kiểm toỏn từ khõu chuẩn bị dự thảo bỏo cỏo kiểm toỏn, kiểm tra chỉnh sửa dự thảo đến khõu hoàn chỉnh
Sau đú tổ chức họp giữa trưởng bộ phận kiểm toỏn nội bộ với cỏc nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ tham gia kiểm toỏn nhằm thống nhất dự thảo trước khi gửi cho lónh đạo bộ phận được kiểm toỏn để lấy ý kiến.
Khi cú ý kiến phản hồi, bộ phận kiểm toỏn nội bộ tham khảo ý kiến, chỉnh sửa sai sút nhầm lẫn trong dự thảo từ đú lập và phỏt hành bỏo cỏo kiểm toỏn nội bộ chớnh thức, đồng thời tổ chức tập hợp và lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn.
g) Bỏo cỏo kiểm toỏn phải tuõn thủ cỏc yờu cầu sau: - Ngắn gọn và đơn giản.
- Chọn từ ngữ thận trọng trỏnh hiểu nhầm.
- Hành văn trong sỏng, mạch lạc, đỳng ngữ phỏp, lịch sự.
- Cõn nhắc việc đề cập đến những điểm cũn bất đồng và tớnh hợp lý của số học. - Chỉ những phỏt hiện quan trọng mụ tả sự yếu kộm hoặc vi phạm thủ tục kiểm soỏt mới được đưa vào bỏo cỏo. Việc bỏo cỏo về những sai sút đơn lẻ khụng mang lại giỏ trị và cú thể cú những tỏc dụng ngược lại đối với bản bỏo cỏo;
- Phản ỏnh sự thật, khụng thiờn vị và những phỏt hiện trong bỏo cỏo khụng mang tớnh thành kiến và búp mộo sự thật;
- Mang tớnh xõy dựng. Bỏo cỏo cần mang tớnh chất giỳp đỡ đối tượng kiểm toỏn với những khuyến nghị cải tiến cần thiết;
- Tập trung vào mục tiờu kiểm toỏn;
- Chớnh xỏc và trỏnh những chi tiết khụng cần thiết để đảm bảo tỏc dụng; - Rừ ràng để cú thể trỏnh hiểu lầm và trỏnh những thuật ngữ, từ khú hiểu
- Khụng mang tớnh cỏ nhõn và cảm tớnh. Bỏo cỏo về những phỏt hiện mang tớnh thủ tục và kiểm soỏt chứ khụng mang tớnh chất của phỏt hiện đơn lẻ;
h) Toàn bộ những phỏt hiện trong bỏo cỏo cần được trớch dẫn đến bằng chứng trong hồ sơ làm việc của cuộc kiểm toỏn nhằm đảm bảo những phỏt hiện và những vấn đề được nờu ra trong bỏo cỏo là cú đầy đủ cơ sở và được rà soỏt kỹ trước khi trỡnh cấp cú thẩm quyền xem xột, quyết định.
Cỏc phỏt hiện trong bỏo cỏo kiểm toỏn cần được bỏo cỏo và trao đổi với Giỏm đốc/Thủ trưởng của bộ phận được kiểm toỏn. Trong trường hợp bộ phận được kiểm toỏn chậm trễ trong việc xử lý cỏc phỏt hiện, cần đưa ra một thời hạn chớnh thức để bộ phận này giải đỏp vấn đề và cần thụng bỏo rằng trong trường hợp khụng thực hiện yờu cầu sẽ bị nờu trong bỏo cỏo.
i) Kết cấu bỏo cỏo từng cuộc kiểm toỏn gồm cỏc nội dung chủ yếu sau: - Ngày, thỏng lập bỏo cỏo.
- Người nhận Trưởng Ban kiểm soỏt HĐQT, Tổng Giỏm đốc.
- Sao gửi Ban lónh đạo và cỏc thành viờn quản lý khỏc cú liờn quan đến đơn vị được kiểm toỏn.
- Căn cứ kiểm toỏn. - Kế hoạch kiểm toỏn.
- Nội dung kiểm toỏn, phạm vi cụng việc.
- Hoạt động kinh doanh của đơn vị, cơ cấu tổ chức, đặc điểm của đơn vị.
- Số liệu về hoạt động: Bao gồm như số lượng nhõn viờn, tổng số cỏc khoản nợ vay và tiền gửi, chi phớ, khả năng tạo lợi nhuận... (mục đớch của phần này là nhằm giỳp nhận biết được những thụng tin quan trọng về đơn vị).
- Phạm vi cụng việc: Nờu rừ cụng việc kiểm toỏn thực hiện, trong đú cú dẫn chiếu đến những hoạt động thuộc phạm vi kiểm toỏn, kỳ kiểm toỏn, cơ sở chọn mẫu và tỷ lệ phần trăm xử lý nghiệp vụ kiểm tra.
- Kết quả về nội dung kiểm toỏn.
- Những điểm mạnh cụ thể và những phỏt hiện mang tớnh tớch cực.
- Sai sút yếu kộm trong hệ thống bỏo cỏo, rủi ro chủ yếu được xỏc định và những yếu kộm trong cụng tỏc quản lý rủi ro và giải trỡnh của đơn vị được kiểm toỏn.
- Kiến nghị và đề xuất chỉnh sửa và khắc phục sai sút.
- Kiến nghị cải tiến quy trỡnh nghiệp vụ hoàn thiện cơ cấu bộ mỏy tổ chức đơn vị được kiểm toỏn.