Trình tự, thủ tục thành lập doanh nghiệp được quy định cụ thể tại Điều 27 Luật Doanh nghiệp năm 2014, theo đó, việc đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Cơ quan ĐKKD bao gồm các bước cụ thể sau:
Bước 1: Bước 2: Bước 3:
Nộp hồ sơ và tiếp Xem xét tính hợp Công bố nội dung
nhận hồ sơ lệ của hồ sơ và ra ĐKDN
quyết định
38
Từ sơ đồ trên, ta phân tích từng bước thành lập doanh nghiệp cụ thể như sau:
Bước 1: Căn cứvào Khoản 1 Điều 27 Luật Doanh nghiệp năm 2014 thìngười thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ ĐKDN cho Cơ quan ĐKKD. Trong đó, hồ sơ ĐKDN được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư - nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Sau khi người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền của người thành lập doanh nghiệp đã nộp hồ sơ hợp lệ thì Phòng ĐKKD sẽ tiếp nhận hồ sơ đồng thời ghi vào sổ biên nhận hồ sơ ĐKDN của cơ quan ĐKKD và trao giấy biên nhận về việc tiếp nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.
Về cách thức nộp hồ sơ ĐKDN: Hiện nay có hai hình thức nộp hồ sơ ĐKDN đó là: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan ĐKKD hoặc nộp hồ sơ qua mạng điện tử.
Việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm đầy đủ các giấy tờ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy [28].
Đối với trường hợp đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng thì người đại diện theo pháp luật cần phải kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người đại diện theo pháp luật sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử (Theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 37 Nghị định 108/2018/NĐ-CP).Với hình thức đăng ký này, người đăng ký không phải nộp hồ sơ ĐKDN bằng bản giấy đến Phòng Đăng kí kinh doanh. Tuy nhiên chỉ những người dùng đã có chữ ký số công cộng mới có thể được kí bộ hồ sơ và doanh nghiệp sẽ phải mất chi phí sử dụng chữ ký số.
Đối với trường hợp đăng ký doanh nghiệp sử dụng tài khoản ĐKKD: Cá nhân – người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng
39
thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành việc nộp hồ sơ qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cũng nhận được giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử giống như trường hợp sử dụng chữ ký số công cộng. Tuy nhiên, đối với loại hình này, người nộp hồ sơ đăng ký
doanh nghiệp cần nộp một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử đến Phòng Đăng ký kinh doanh sau khi nhận được thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Khoản 5 Điều 38 Nghị định 108/2018/NĐ-CP.
Kể từ ngày 15/04/2013 ngày Thông tư 01/2013/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư có hiệu lực, việc ĐKDN qua mạng điện tử chính thức được triển khai trên phạm vi cả nước. Để tiếp nối tinh thần của thông tư này, sau khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và Nghị định số 108/2018/NĐ-CP ngày 23/8/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định cụ thể, chi tiết hơn về việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Qua quá trình áp dụng trên thực tiễn, cho thấy việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử đem lại nhiều lợi ích, tiết kiệm về một thời gian và công sức cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
Bước 2: Căn cứ vào khoản 2 Điều 27 Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì Cơ quan ĐKKD có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ. Trong trường hợp Cơ quan ĐKKD từ chối cấp Giấy chứng nhận ĐKDN thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp biết. Trong bản thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Doanh nghiệp chỉ được cấp Giấy chứng nhận ĐKDN khi có đủ các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điểu 28 Luật Doanh nghiệp năm 2014, đó là: ngành nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh; Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp; Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ; Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật về phí và lệ phí.
Một điểm mới tiến bộ của Luật Doanh nghiệp năm 2014 đó là đã rút ngắn thời hạn đăng ký thành lập doanh nghiệp từ 10 ngày theo Luật Doanh nghiệp2005 và 05 ngày theo Nghị định 43/2010/NĐ-CP xuống chỉ còn 03 ngày làm việc, kể từ
40
ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Việc rút ngắn thời hạn ĐKDN là một bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực ĐKDN, góp phần giảm sự tốn kém về thời gian và công sức cho nhà đầu tư khi gia nhập thị trường.
Bước 3: Vềcông bốnội dung ĐKDN.
Trước đây, theo quy định tại Điều 28 của Luật Doanh nghiệp năm 2005 thì việc công bố nội dung đăng ký kinh doanh được tiến hành rải rác trên nhiều kênh khác nhau như trên mạng thông tin doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc báo giấy, báo điện tử. Tuy nhiên, việc đăng công bố rải rác ở nhiều trang khác nhau khiến các thông tin không tập trung và không được kiểm soát tốt về nội dung thông tin cũng như hình thức của văn bản công bố ra đại chúng.
Kể từ năm 2013, khi Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp chính thức vận hành theo Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT ngày 21 tháng 01 năm 2013 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện duy nhất trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (Điều 55 Thông tư 01/2013/TT-BKHĐT). Việc ban hành quy định này nhằm giúp các thông tin về đăng ký doanh nghiệp được tập trung về một trang thông tin chung của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Những thông tin tại đây được công khai, minh bạch góp phần tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp, đối tác, bạn hàng và mọi người trong xã hội có thể tiếp cận thông tin tổng thể nhanh và chính xác nhất, đồng thời quy định này còn giúp cho công tác quản lý ĐKDN khoa học và hiệu quả hơn. Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã kế thừa tinh thần từ Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT quy định việc công bố nội dung ĐKDN là một trong những thủ tục bắt buộc trong quy trình đăng ký doanh nghiệp, cụ thể được quy định tại Điều 33 Luật Doanh nghiệpnăm 2014. Đồng thời, việc công bố nội dung ĐKDN phải được thực hiện theo trình tự, thủ tục luật định.