- Giám đốc bộ phận lễ tân (Front Office Manager)
2.2.4.Quy trình phục vụ khách
Buồng phòng là bộ phận có vai trò vô cùng quan trọng tại khách sạn. Phục vụ buồng phòng là một trong những công việc bắt buộc, làm cơ sở đánh giá chất lượng tại khách sạn là tốt hay chưa.
Quy trình phục vụ buồng tại khách sạn bao gồm 3 giai đoạn chính:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị phòng đón khách
Nhận/ Giao ca
Nhân viên (Nv) buồng nhận phân công công việc từ trưởng bộ phận vào đầu ca làm việc
Tiến hành chuẩn bị các dụng cụ làm buồng
Kiểm tra số phòng
Trước khi tiến hành vệ sinh buồng thì kiểm tra xem phòng đó có khách lưu trú hay không (kiểm tra xem khách có treo biển Không làm phiền không)
Khi thực hiện công việc phục vụ phòng, nhân viên khách sạn dọn phòng khách và vệ sinh phòng tắm. Kiểm tra lại các trang thiết bị trong phòng. Nhân viên phải đảm bảo rằng không có vấn đề gì trong phòng để khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất.
Giai đoạn 2: Phục vụ khách trong thời gian khách lưu trú
Khi khách đến nhận phòng: Nhận thông báo từ quầy lễ tân hoặc tổ trưởng bộ phận, chuẩn bị tư thế đón và đưa khách vào phòng theo đúng số phòng đã báo. Đối với khách đoàn thì trưởng đoàn sẽ là người đại diện thực hiện các thủ tục cần thiết và chịu tránh nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình lưu trú. Khi khách vào phòng: Nhân viên buồng bàn giao tài sản trong phòng cho khách.
Kiểm tra trực tiếp với khách và thông báo đến khách về chất lượng phòng, số lượng và chất lượng các trang thiết bị, vật dụng có trong phòng.
Giới thiệu bảng nội quy khách sạn và khéo léo, lịch sự nhắc nhở khách thực hiện đúng các nội quy đó. Cung cấp những thông tin cần thiết như số điện thoại của lễ tân, trực buồng,…để khách gọi khi cần thiết
Giới thiệu các dịch vụ bổ sung của khách sạn để khách cân nhắc và ra quyết định “mua”
Sau cùng hỏi xem khách có yêu cầu gì nữa không? Nếu không thì lịch sự chào và chúc khách nghỉ tại khách sạn vui vẻ.
Giai đoạn 3: Chuẩn bị cho khách trả phòng và rời khách sạn
Nhận thông báo từ lễ tân và tiến hành kiểm tra phòng đúng số phòng đã báo: kiểm tra xem khách có sử dụng các đồ dùng (tính phí) trong phòng không; kiểm tra các
trang thiết bị có bị hư hỏng không; các vật dụng có đầy đủ không;…và gọi báo ngay cho lễ tân để thực hiện check-out cho khách
Kiểm tra xem khách có để quên gì không, nếu có thì báo cho lễ tân để hoàn trả lại khách
Tiến hành dọn phòng theo các bước như quy định và sẵn sàng đón lượt khách mới.