Nguyên tắc giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực xây dựng (ở mọi cấp) là căn cứ vào quy hoạch được phê duyệt để cấp phép xây dựng, cải tạo, sửa chữa các công trình xây dựng, đảm bảo an toàn, thẩm mỹ, phù hợp với quy hoạch và các tiêu chuẩn kỹ thuật, địa chất, văn hóa, lịch sử... Hà Nội với vị trí là thủ đô và đô thị lớn, việc cấp phép xây dựng càng cần căn cứ vào quy hoạch, quy định, đảm bảo không tùy tiện, theo cảm tính cá nhân.
Cũng giống như các thủ tục hành chính khác, đối với thủ tục hành chính lĩnh vực xây dựng, người dân, tổ chức, doanh nghiệp… căn cứ vào quy trình, quy định để nộp hồ sơ, giấy tờđề nghị cấp có thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng cho công trình của mình. Tuy nhiên, do giá trị cao của đất đai, bất động sản tại Hà Nội, nhất là các quận trung tâm, nội thành, người nộp hồ sơ thường cố gắng, chủ ý can thiệp vào quá trình ra quyết định của cấp có thẩm quyền theo hướng có lợi nhất cho mình (thường là diện tích xây dựng, số tầng được xây dựng…). Trong trường hợp quy hoạch hoặc quy định của nhà
nước không chặt chẽ, dễ xảy ra tình trạng thông đồng, móc ngoặc giữa người nộp đơn và cán bộ thụ lý thủ tục. Thực tế này là nguyên nhân của việc bộ mặt đô thị của Hà Nội thiếu mỹ quan, lộn xộn, manh mún, thiếu không gian và diện tích xanh.
Ngoài ra, đặc trưng khác biệt giữa thủ tục hành chính xây dựng và thủ tục hành chính những lĩnh vực khác là sự liên quan của không chỉ người nộp đơn và cán bộ giải quyết thủ tục hành chính. Cụ thể, để có thể cấp phép xây dựng, quy định yêu cầu cần có ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan đến công trình xây dựng (ví dụ hàng xóm cạnh công trình xây dựng xin giấy phép). Việc cấp phép xây dựng trong nhiều trường hợp cần có thêm điều kiện một số thủ tục khác đã hoàn thành (ví dụ có giấy phép giao đất; có giấy phép sở hữu đất; có thiết kế, lắp đặt phòng cháy chữa cháy…)