Việc thành lập, giải thể, điều chỉnh ĐGHC nói chung, trong đó có cấp xã được qui định bởi những yêu cầu, nguyên tắc, trình tự mang tính bắt buộc. Điều 128 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015 đã quy định 04 nhóm nguyên tắc cơ bản trong điều chỉnh ĐGHC. Khoản 1 Điều này quy định “ĐVHC được tổ chức ổn định trên cơ sở các ĐVHC hiện có. Khuyến khích việc nhập các ĐVHC cùng cấp”. Về điều kiện bảo đảm xác lập, điều chỉnh ĐGHC, Luật đưa ra các điều kiện giới hạn “thực hiện trong các trường hợp cần thiết” (khoản 2 Điều 128) . Luật xác định rõ hơn các trường hợp hạn chế việc giải thể ĐVHC (Khoản 3 Điều 128): Do yêu cầu phát triển KT- XH, bảo đảm QP, AN của địa phương, quốc gia; do thay đổi các yếu tố địa lý, địa hình tác động đến sự tồn tại của ĐVHC đó. Như vậy, các quy định này vừa mang tính nguyên tắc định hướng, vừa là điều kiện pháp lý để xác định sự cần thiết khi xây dựng đề án sắp xếp ĐVHC các cấp, góp phần hạn chế tình trạng tùy tiện trong chia tách, thành lập mới các ĐVHC trong thời gian vừa qua.
Nguyên tắc sắp xếp ĐVHC cấp huyện, cấp xã cũng được xác định tại Điều 2, Nghị quyết số: 653/2019/UBTVQH14 của UBTVQH qui định:
1. Việc sắp xếp ĐVHC cấp huyện, cấp xã phải thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương, Nghị quyết này và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
2. Sau khi sắp xếp các ĐVHC cấp huyện, cấp xã thì các ĐVHC được sắp xếp phải đạt tiêu chuẩn về diện tích tự nhiên, quy mô dân số theo quy định tại Nghị quyết số 1211/2016/UBTVQH13 của UBTVQH, trừ trường hợp nhập từ 03 ĐVHC cùng cấp trở lên hoặc nhập 02 ĐVHC cùng cấp nhưng do có yếu tố đặc thù mà không thể nhập thêm ĐVHC khác liền kề.
3. Khi sắp xếp ĐVHC cấp huyện, cấp xã phải chú trọng, cân nhắc kỹ các yếu tố đặc thù về truyền thống lịch sử, văn hóa, dân tộc, tôn giáo, tín
ngưỡng, phong tục, tập quán, vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, cộng đồng dân cư, yêu cầu bảo đảm QP, AN, trật tự, an toàn xã hội và phát triển KT - XH.
4. Gắn việc sắp xếp ĐVHC cấp huyện, cấp xã với đổi mới, sắp xếp hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả; thực hiện tinh giản biên chế, cơ cấu lại và nâng cao chất lượng đội ngũ CB, CC, VC, người lao động; giải quyết chế độ, chính sách hợp lý đối với CB, CC, VC, người lao động.
Ngoài ra, việc sắp xếp ĐVHC cấp xã cần đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản khác:
- Đối với ĐVHC cấp xã thì yếu tố địa văn hóa, tính cộng đồng, tự quản có ý nghĩa quan trọng. Vì vậy, cần chú trọng tính kế thừa các yếu tố lịch sử trong sáp nhập ĐVHC. Mỗi ĐVHC có đặc thù lịch sử, truyền thống văn hóa, cộng đồng dân cư cố kết khác nhau về quy mô lãnh thổ, địa xã hội, hành chính - lãnh thổ. Yếu tố lãnh thổ và yếu tố dân cư là hai yếu tố không thể tách rời nhau chính vì vậy việc xác lập, chia, tách hay sáp nhập các ĐVHC cần phải tạo ra gắn kết giữa hai yếu tố này.
- Nguyên tắc bảo đảm sự ổn định tương đối và tính đặc thù của các ĐVHC. Sự ổn định của các ĐVHC là điều kiện tiên quyết để đảm bảo giữ vững sự ổn định, phát triển KT - XH. Đối với các ĐVHC vùng biên giới, hải đảo thì yếu tố chính trị, ANQP, chủ quyền lãnh thổ quốc gia về không gian vùng biển, biên giới, điều kiện quản lý thống nhất không gian lãnh thổ là yếu tố quyết định, điều kiện tiên quyết...
Việc điều chỉnh các ĐVHC chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết, có cơ sở thực tiễn. Mặt khác, để đảm bảo ổn định ĐVHC cũng đòi hỏi phải hạn chế việc sáp nhập các ĐVHC cấp xã một cách tùy tiện, chủ quan… ảnh hưởng đến động lực phát triển, khai thác các nguồn lực của các địa phương.
- Nguyên tắc bảo đảm sự quyền lãnh đạo thống nhất, phân công, phối
phương; bảo đảm tính thống nhất, chỉnh thể trong tổ chức quản lý và sự hài hòa về lợi ích; phát huy lợi thế của địa phương trong phát triển KT - XH. Việc sáp nhập các ĐVHC phải tính toán có quy mô hợp lý, giúp cho người dân thuận lợi trong các hoạt động sản xuất, dễ tiếp cận với các cơ quan công quyền. Ngoài ra, cũng cần tính đến việc cung ứng các loại hình DVC, nhất là các DVC cơ bản như Giáo dục, Y tế,... thuận lợi cho nhân dân.