Trước ngày 30/4/1975, tiền thõn của Trường Dự bị Đại học TP.HCM là Viện Đại học Cộng đồng Tiền Giang (được thành lập thỏng 8/1971, bắt đầu chiờu sinh đào tạo từ năm học 1973-1974). Sau ngày miền Nam được hồn tồn giải phúng, Hội đồng Chớnh phủ cú Quyết định số 240/CP ngày 06/12/1976 chuyển Viện Đại học TIền Giang thành Trường Dự bị Đại học Tiền Giang với cơ sở I ở TP.HCM và cơ sở II tại Tiền Giang.
Ngày 08/4/1982, Bộ trưởng Bộ Đại học và THCN cú quyết định số 322/QĐ- KHTV, đổi tờn Trường Dự bị Đại học Tiền Giang thành Trường Dự bị Đại học TP. Hồ Chớ Minh, đặt cơ sở tại số 91 Nguyễn Chớ Thanh - Q.5, TP.HCM đến ngày nay.
Theo đú, Thư viện trường Dự bị đại học TP. Hồ Chớ Minh trước là Thư viện của Viện đại học Cộng đồng Tiền Giang. Từ năm 1976-1991, Thư viện trực thuộc phũng Giỏo vụ của Trường, hoạt động cũn đơn giản với số lượng sỏch khụng nhiều, sử dụng bảng phõn loại BBK theo Liờn Xụ (cũ).
Trong giai đoạn này, thư viện gấp rỳt bổ sung sỏch giỏo khoa, giỏo trỡnh mới để đỏp ứng yờu cầu giảng dạy và học hằng năm cho gần 2.000 HS Dự bị đại học, từ 250-300 sinh viờn học tiếng Nga chuẩn bị du học.
Từ năm 1990-1994, Thư viện trực thuộc phũng Cụng tỏc Chớnh trị. Từ năm 1994-1996, Thư viện chuyển qua trực thuộc phũng Đào tạo. Trong cỏc năm núi trờn, do sắp xếp cụng việc chung của Trường nờn cú sự thay đơn vị quản lý. Hoạt động của thư viện chủ yếu cũng như giai đoạn trước, sỏch được bổ sung khỏ đầy đủ và bắt đầu cú sự cập nhật thường xuyờn.
Từ năm 1996-1997, Thư viện tỏch ra là một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giỏm hiệu.
Từ năm 1999 đến nay, do yờu cầu của tỡnh hỡnh hoạt động nhà Trường, thư viện chuyển về trực thuộc phũng Đào tạo.
Trong những năm gần đõy, hệ thống thư viện Việt Nam núi chung và thư viện cỏc Viện, cỏc trường Đại học, Cao đẳng núi riờng cú sự phỏt triển mạnh mẽ. Đặc biệt là sự ra đời của Hội liờn hiệp thư viện cỏc trường Đại học đĩ thỳc đẩy cỏc Thư viện ỏp dụng cụng nghệ mới liờn thụng liờn kết với nhau. Cựng gúp phần vào tiến bộ chung đú, Thư viện Trường Dự bị đại học đĩ khụng ngừng phấn đầu đi lờn để đỏp ứng nhu cầu ngày càng cao của độc giả.
Thư viện của Trường hiện nay được trang bị phũng đọc thoỏng mỏt, kho sỏch tham khảo và giỏo trỡnh tài liệu tương đối đầy đủ (trờn 12.000 đầu sỏch và hơn 50 loại bỏo, tạp chớ). Tập thể thư viện cũng đang nghiờn cứu việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý và sử dụng thư viện, cũng như việc chuẩn húa hệ thống phõn loại thư viện theo Dewey, mụ tả sỏch theo ISBD, AACR2,... và dần dần sẽ đi vào phục vụ thư viện điện tử, cũng như việc liờn thụng với cỏc thư viện khỏc nhằm trao đổi thụng tin,...
Hơn ba mươi lăm năm qua, dự trực thuộc phũng chức năng hoặc Ban Giỏm hiệu, nhưng với chủ trương nhất quỏn, Nhà trường luụn đặt vai trũ của Thư viện ở vị trớ quan trọng, luụn quan tõm và đầu tư đỳng mức để Thư viện hoạt động đỏp ứng yờu cầu, nhiệm vụ được giao. Thư viện của Trường được Bộ Giỏo dục và Đào tạo tặng bằng khen năm học 1998.
1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của Thư viện Trường Dự bị Đại học TP. HCM. 1.3.2.1. Chức năng Thư viện Trường Dự bị đại học TP. HCM:
Thư viện Trường nhằm phục vụ cho giảng dạy của thầy cụ giỏo và việc học tập của học sinh – sinh viờn. Với chức năng lưu trữ, lũn chuyển sỏch bỏo tài liệu, thụng qua nội dung sỏch bỏo tài liệu, Thư viện gúp phần tớch cực vào việc nõng cao chất lượng học và dạy.
Tuyờn truyền đường lối chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước, nõng cao nhận thức của học sinh, cỏn bộ cụng chức của nhà trường.
Đề xuất và tổ chức thực hiện cỏc loại hỡnh hoạt động của thư viện trong nhà trường, nghiờn cứu ỏp dụng cỏc kỹ thuật khoa học thư viện tiờn tiến.
1.3.2.2. Nhiệm vụ của Thư viện trường Dự bị Đại học TP. HCM:
theo tớnh hỡnh kinh phớ của nhà trường. Mua sỏch bỏo, bổ sung tài liệu phự hợp sự phỏt triển của nhà trường về lõu dài.
- Cụng tỏc xử lý kỹ thuật thư viện: a) Đăng ký sỏch bỏo
b) Phõn loại, biờn mục
c) Xõy dựng hệ thống mục lục, thư mục d) Thanh lọc, thanh lý sỏch bỏo
e) Kiểm kờ kho sỏch.
f) Lưu trữ và bảo quản sỏch: Nghiờn cứu cỏch sắp xếp, lưu trữ và bảo quản cho khoa học vừa dễ tỡm khi cần, để quản lý sỏch tốt.
g) Tổ chức phục vụ bạn đọc:
- Tổ chức bàn ghế sạch đẹp, thoỏng mỏt.
- Tổ chức cho mượn sỏch tham khảo, sỏch giỏo khoa, giỏo trỡnh (đọc tại phũng đọc cỏc tài liệu quớ hiếm, cho mượn về cỏc sỏch tham khảo, giỏo khoa, giỏo trỡnh...) - Lập sổ theo dừi cho mượn dành cho cỏn bộ và học sinh
- Làm thẻ thư viện hàng năm cho học sinh.
1.4. Cơ sở vật chất Thư viện Trường Dự bị Đại học TP. HCM.
Trụ sở thư viện gồm 03 phũng, 02 kho tổng diện tớch hơn 500m . Phõn bố thành 05 phũng, tất cả đều liờn thụng và ngăn vỏch kiếng trong suốt khụng giới hạn tầm nhỡn:
Phũng đọc giỏo viờn Phũng đọc sinh viờn
Phũng nghiệp vụ (xử lớ kỹ thuật)
Phũng lưu hành (phục vụ cho bạn đọc tại chổ, mượn về nhà)
Phũng tham khảo, truy cập Internet (gồm cú 20 mỏy phục vụ cho sinh viờn tỡm kiếm thụng tin và giải trớ, dịch vụ tham khảo - tư vấn…)
Thư viện cũng đang sử dụng phần mềm quản lý thư viện LIS của Trương Bỏ Hà, chạy trờn hệ thống Client server, SQL server 2000, Windowns Server 2003
1.5. Cỏn bộ Thư Viện:
Thư Viện gồm 05 cỏn bộ đều được đào tạo đỳng chuyờn ngành Thư
Viện Thụng Tin, trong đú cú 02 đại học Thư Viện, 01 trỡnh đụ ̣ Cao đẳng Thư Viện - Thụng Tin. Ngồi ra cũn cú đội ngũ cộng tỏc viờn Sinh viờn - học sinh tham gia làm việc bỏn thời gian.
Cỏn bộ Thư Viện giữ vai trũ chủ đạo là lực lượng chủ chốt lĩnh đạo hoạt động và sự phỏt triển của Thư Viện.
1.6. Vốn tài liệu của thư viện :
Tài liệu sỏch, in ấn:
Sỏch: 15.000 bản với khoảng 5.000 tờn sỏch Tài liệu, giỏo trỡnh: 20.000 bản
Bỏo - Tạp chớ: hơn 50 loại Tài liệu điện tử:
DVD, CD-ROM: hơn 200 01 cơ sở dữ liệu sỏch 01 CSDL Bỏo-tạp chớ 01 CSDL Độc giả
1.7. Người dựng tin
Người dựng tin của thư viện gồm:
- Cỏn bộ, giỏo viờn, cụng nhõn viờn.
- Sinh viờn Dự bị đại học hệ chớnh quy; Dự bị đại học hệ cử tuyển - Học sinh Dõn tộc thiểu số cỏc tỉnh thành phớa Nam
- Du học sinh Lào, Campuchia, Mụng Cổ,... - Lưu học sinh chuẩn bị đi du học Úc, Nga, Mỹ,...
- Học sinh luyện thi đại học, Học sinh phổ thụng (Trường THPT An Đụng) - Sinh viờn liờn kết cỏc trường Đại học Khoa học tự nhiờn, Đại Học Kinh tế, Đại học Bỡnh dương (hệ đào tạo từ xa)...
1.7.1. Đặc điểm người dựng tin
Người dựng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thụng tin. Đú là đối tượng phục vụ của cụng tỏc thụng tin tư liệu. Người dựng tin vừa là khỏch hàng của cỏc dịch vụ thụng tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thụng tin mới.
Người dựng tin giữ vai trũ quan trọng trong cỏc hệ thống thụng tin. Họ như là yếu tố tương tỏc hai chiều với cỏc đơn vị thụng tin. Vai trũ đú thể hiện trờn cỏc mặt sau:
- Người dựng tin luụn là cơ sở để định hướng cỏc hoạt động của đơn vị thụng tin.
- Người dựng tin tham gia vào hầu hết cỏc cụng đoạn của dõy chuyền thụng tin. Họ biết cỏc nguồn thụng tin và cú thể thụng bỏo hoặc đỏnh giỏ cỏc nguồn tin đú.
- Chớnh sỏch bổ sung phụ thuộc vào yờu cầu của người dựng tin.
Trường Dự bị đại học Thành phố Hồ Chớ Minh (TP. HCM.) cú NDT và NCT tại Thư viện khỏ đa dạng và phong phỳ. Đối tượng sử dụng thụng tin của Thư viện bao gồm cỏc cỏn bộ quản lý, cỏn bộ giảng dạy, học viờn cao học, nghiờn cứu sinh, sinh viờn, du học sinh, lưu học sinh, học sinh dõn tộc thiểu số. Tớnh đa dạng của NDT và NCT thể hiện trong sự khỏc biệt về nhu cầu, khả năng chuyờn mụn và trỡnh độ hiểu biết của từng đối tượng. NDT dự là cỏ nhõn hay tập thể cũng đều tiếp nhận, sử dụng thụng tin phục vụ cho cụng tỏc học tập, nghiờn cứu chuyờn mụn của mỡnh. éồng thời họ cũng chớnh là những người tạo ra cỏc thụng tin mới về khoa học cho xĩ hội.
Xuất phỏt từ yờu cầu, nhiệm vụ đào tạo và nghiờn cứu khoa học của Trường Dự bị đại học TP. HCM.trong giai đoạn hiện nay cú thể phõn chia NDT của Thư viện theo cỏc nhúm sau:
- Nhúm cỏn bộ lĩnh đạo, quản lý - Nhúm cỏn bộ nghiờn cứu, giỏo viờn
- Nhúm nghiờn cứu sinh, học viờn cao học, sinh viờn-học sinh, du học sinh, lưu học sinh
Nhúm này bao gồm cỏn bộ lĩnh đạo éảng, chớnh quyền, đồn thể, Ban Giỏm hiệu cỏc trường đại học thành viờn, Giỏm đốc cỏc trung tõm, cỏc trưởng phú khoa, bộ mụn. Nhúm này tuy số lượng khụng lớn nhưng đăc biệt quan trọng, họ vừa là NDT, vừa là chủ thể thụng tin. Họ vừa thực hiện chức năng quản lý cụng tỏc giỏo dục đào tạo, vừa là người xõy dựng cỏc chiến lược phỏt triển của Trường Dự bị đại học TP. HCM.
Thực chất của quỏ trỡnh quản lý là việc ra quyết định mà cường độ lao động của nhúm rất cao nờn thụng tin dành cho nhúm người này mang tớnh tổng kết, dự bỏo, lượng thụng tin diện rộng, khỏi quỏt trờn cỏc lĩnh vực khoa học. Khi ra quyết định quản lý, họ chớnh là những người cung cấp tin cú hiệu quả cao. Vỡ vậy người cỏn bộ thư viện cần khai thỏc triệt để nguồn thụng tin này bằng cỏch trao đổi, xin ý kiến nhằm phỏt triển nguồn thụng tin cho cụng tỏc thụng tin thư viện.
Ngồi mục đớch quản lý lĩnh đạo, cỏn bộ quản lý cũn tham gia giảng dạy, nghiờn cứu khoa học. Vỡ vậy ngồi những thụng tin mà họ cần, cung cấp thờm thụng tin cú tớnh chất chuyờn ngành cho từng cỏn bộ khỏc nhau. Và cũng cần phải khai thỏc triệt để nguồn tin này để cú kế hoạch phỏt triển nguồn tin phự hợp với lĩnh vực đào tạo.
éối với họ thụng tin là cụng cụ của quản lý vỡ quản lý là quỏ trỡnh biến đổi thụng tin thành hành động. Thụng tin càng đầy đủ thỡ quỏ trỡnh quản lý càng đạt kết quả cao. Do vậy thụng tin cần cho nhúm này cú diện rộng, mang tớnh chất tổng kết, dự bỏo, dự đoỏn trờn cỏc lĩnh vực về khoa học cơ bản, khoa học xĩ hội và nhõn văn, tài liệu chớnh trị, kinh tế xĩ hội, cỏc văn bản, chỉ thị nghị quyết của éảng và Nhà nước. Khi ra quyết định quản lý, điều hành hoạt động giỏo dục đào tạo và nghiờn cứu khoa học của Trường Dự bị đại học TP. HCM., họ chớnh là những người cung cấp thụng tin cú giỏ trị cao, do vậy cỏn bộ thụng tin cần khai thỏc triệt để nguồn thụng tin này bằng cỏch trao đổi, xin ý kiến nhằm tăng cường nguồn thụng tin cho cụng tỏc thụng tin - thư viện.
Nhu cầu thụng tin của nhúm này rất phong phỳ. Do cường độ lao động của nhúm này cao nờn việc cung cấp thụng tin phải cụ đọng, sỳc tớch. Hỡnh thức phục vụ thường là cỏc bản tin nhanh, cỏc tin vắn, túm tắt tổng quan, tổng luận. Phương
phỏp phục vụ chủ yếu dành cho nhúm đối tượng này là phục vụ từ xa, cung cấp đến từng người theo những yờu cầu cụ thể.
Phần lớn cỏn bộ quản lý của Trường Dự bị đại học TP.HCM., ngồi cụng tỏc lĩnh đạo quản lý họ cũn tham gia cụng tỏc giảng dạy và nghiờn cứu khoa học. Vỡ vậy, ngồi những thụng tin về đường lối, chớnh sỏch của éảng và Nhà nước thỡ nhúm này cũng rất cần cỏc thụng tin, tài liệu cú tớnh chất chuyờn sõu về cỏc lĩnh vực chuyờn mụn như cỏc cỏn bộ giảng dạy khỏc.
1.7.1.2. Nhúm cỏn bộ nghiờn cứu, giảng viờn, giỏo viờn
Số lợng ngời dùng tin sẽ khơng ngừng gia tăng theo tỷ lệ thuận với nhu cầu, quy mơ và chất lợng đào tạo của Trờng. Th viện cĩ nhĩm ngời dung tin là các cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu tại Trờng.
Đây là đội ngũ cán bộ cơ hữu của Trờng. Họ là những ngời chuyển giao tri thức khoa học đến cho sinh viên, họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của Trờng, vừa là chủ thể thơng tin, vừa là ngời dùng tin của Th viện. Vì tham gia giảng dạy nên họ phải thờng xuyên cập nhật những kiến thức mới, cơng nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy. Cán bộ giảng dạy phải khơng ngừng nâng cao trình độ, trao dồi kiến thức cho bản thân, phải thờng xuyên cập nhật thơng tin.
Thơng tin cho nhĩm ngời dùng tin này cĩ tính chất chuyên sâu, cĩ tính lý luận và thực tiễn. Tính thời sự liên quan đến ngành khoa học cơ bản và khoa học giáo dục. Và hình thức phục vụ thờng là thơng tin chuyên đề th mục chủ đề, tạp chí chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, thơng tin chọn lọc về khoa học và cơng nghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng nh tạp chí khoa học kỹ thuật nớc ngồi, cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử.
Trớc yêu cầu về đổi mới giáo dục, ngời giáo viên phải tìm và giới thiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan đến mơn học để sinh viên cĩ thể tìm tịi và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình sáng tạo, mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu. Do đĩ Th viện cần quan tâm tìm kiểu đối tợng này khơng chỉ là phục vụ thơng tin mà cịn
tranh thủ lấy ý kiến của họ về các ngành thơng tin-tài liệu chuyên mơn hoặc các tài liệu nh giáo trình, sách giáo khoa, sách tham khảo
éõy là nhúm đối tượng phục vụ quan trọng của Thư viện và là nhúm cú hoạt động thụng tin năng động và tớch cực nhất. Họ thường xuyờn cung cấp thụng tin qua hệ thống bài giảng, cỏc bài bỏo, tạp chớ, cỏc cụng trỡnh nghiờn cứu khoa học được cụng bố, cỏc đề xuất, cỏc dự ỏn, cỏc đề tài, cỏc kiến nghị. éồng thời họ cũng chớnh là những NDT thường xuyờn, liờn tục của Thư viện.
Thụng tin cho nhúm này cú tớnh chất chuyờn ngành, cú tớnh chất lý luận và thực tiễn. Thụng tin cú tớnh thời sự liờn quan đến cỏc lĩnh vực khoa học tự nhiờn và xĩ hội, cỏc thụng tin mới về cỏc thành tựu khoa học kỹ thuật trong và ngồi nước, kết quả cỏc cụng trỡnh nghiờn cứu khoa học, cỏc đề tài đĩ và đang được tiến hành, những nguồn thụng tin khoa học cú thể truy nhập được, cỏc hoạt động khoa học được triển khai. Hỡnh thức phục vụ nhúm này là cỏc thụng tin chuyờn đề, thụng tin chọn lọc, thụng tin tài liệu mới.
1.7.1.3. Nhúm nghiờn cứu sinh, học viờn cao học, sinh viờn-học sinh, du học sinh, lưu học sinh
Nhúm người dựng tin là nghiờn cứu sinh, học viờn cao học, sinh viờn-học sinh, du học sinh, lưu học sinh cú số lượng đụng nhất, họ khụng chỉ tiếp thu những kiến thức do giỏo viờn truyền đạt mà từ những kiến thức nền tảng đú họ phải tớch cực, chủ động tỡm kiếm những thụng tin liờn quan nhằm phỏt huy khả năng tư duy độc lập, sỏng tạo, ỏp dụng những kiến thức vào trong thực tiễn xĩ hội.
éối với nghiờn cứu sinh, học viờn cao học là những người đĩ tốt nghiệp đại