3.3.1. Tăng cường nguồn lực thụng tin cú chất lượng
Thư viện Trường DBĐH TP. HCM. là mụ hỡnh thư viện hiện đại, hiệu quả hoạt động của Thư viện trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ của nguồn tin, tư liệu. Cũng giống như bất kỳ một cơ quan TT-TV, Thư viện Trường DBĐH TP. HCM. luụn mong muốn tổ chức được cỏc SP & DVTT-TV phong phỳ và đa dạng đỏp ứng nhu cầu NDT. Chớnh vỡ vậy, điều quan tõm trước tiờn là phải xõy dựng cho được vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phỳ về chủng loại với chất lượng tốt, phự hợp yờu cầu ngày càng cao của NDT.
Thư viện Trường DBĐH TP. HCM. tuy cú quy mụ nhỏ nhưng phải phục vụ nhu cầu tài liệu về nhiều lĩnh vực cho tất cả cỏc đối tượng NDT trong Trường DBĐH TP. HCM. Rất phong phỳ và đa dạng, do vậy số lượng tài liệu để đỏp ứng chuyờn biệt cho từng hệ đào tạo cũng chưa nhiều. Thực tế cho thấy số lượng, nội dung, loại hỡnh tài liệu của Thư viện chưa đỏp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu khai thỏc của giỏo viờn và sinh viờn trong tồn trường, nhất là hệ Du học sinh và Lưu học sinh nước ngồi. Tài liệu về chuyờn ngành cụ thể cho cỏc trường thành viờn cũn ớt và thiếu tớnh cập nhật. Cỏc tài liệu xỏm như bỏo cỏo khoa học, kỷ yếu của cỏc hội nghị khoa học trong và ngồi Trường chưa được thu thập đầy đủ. Nguồn tài liệu nội sinh trong Nhà trường vẫn cũn ớt và chưa được thu thập đầy đủ. Nguồn tài liệu điện tử cũng phong phỳ nhưng vẫn chưa đầy đủ cho cỏc chuyờn ngành đào tạo của cỏc hệ sinh viờn trong trường. Chớnh vỡ vậy, việc lựa chọn, bổ sung tài liệu phự hợp với NDT là rất cần thiết.
Để tăng cường số lượng và nõng cao chất lượng nguồn lực thụng tin Thư viện phải tăng cường thờm kinh phớ (kể cả nguồn kinh phớ ngõn sỏch hay dự ỏn) và phõn bổ hợp lý nguồn kinh phớ cho bổ sung tài liệu và cú chớnh sỏch bổ sung hợp lý,
khoa học về diện tài liệu, về loại hỡnh tài liệu, về ngụn ngữ tài liệu, về số lượng tài liệu. Bờn cạnh đú Thư viện cần cú những biện phỏp cụ thể giỳp cho việc bổ sung tài liệu phự hợp với NCT như:
- Thường xuyờn khảo sỏt NCT của cỏn bộ, giảng viờn, sinh viờn theo từng chuyờn ngành đào tạo trong Nhà trường để nhằm bổ sung tài liệu phự hợp với xu hướng đổi mới phương phỏp dạy và học
- Thường xuyờn đỏnh giỏ nguồn lực thụng tin hiện cú của Thư viện thụng qua ý kiến khảo sỏt, ý kiến đỏnh giỏ của NDT để từ đú cú thể điều chỉnh kịp thời cụng tỏc bổ sung tài liệu
- Phỏt triển cú chọn lọc nhiều loại hỡnh tài liệu mới nhằm đa dạng húa nguồn tài liệu; Chỳ trọng tăng cường nguồn tin điện tử phự hợp với từng chuyờn ngành, hệ đào tạo của trường
- Thư viện cần thiết lập cơ chế hợp tỏc với cỏc thư viện Khoa, Bộ mụn khỏc trong việc chủ động thu thập nguồn tài liệu nội sinh
- Tăng cường mở rộng quan hệ hợp tỏc với cỏc cơ quan bờn ngồi để thuận tiện trong việc trao đổi tài liệu và nhận tài liệu tặng biếu
3.3.2. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc nõng cao hiệu quả chất lượng cỏc SP&DVTT-TV của Thư viện Trường DBĐH TP. HCM.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, Thư viện được Nhà trường đầu tư kinh phớ thường xuyờn, dự ỏn và nguồn ngõn sỏch của nhà nước..., vỡ vậy cơ sở vật chất và cỏc trang thiết bị của Thư viện cơ bản đĩ được trang bị tương đối đầy đủ và hiện đại.
Tuy nhiờn, trước sự phỏt triển mạnh mẽ của cỏc cụng nghệ hiện đại trong thời đại bựng nổ thụng tin hiện nay thỡ Thư viện vẫn phải thường xuyờn nõng cấp cỏc cơ sở vật chất và cỏc trang thiết bị, cần phải phõn bổ nguồn kinh phớ để sử dụng một cỏch hợp lý, cú hiệu quả thiết thực nhất như:
- Tăng cường thờm cỏc trang thiết bị hiện đại như mỏy tớnh, mỏy Photocopy, mỏy in, giỏ sỏch, xe đẩy sỏch... để thay thế những trang thiết bị đĩ hỏng và khụng sử dụng được
- Thường xuyờn cú chế độ bảo trỡ, bảo dưỡng cỏc trang thiết bị và sửa chữa kịp thời cỏc trang thiết bị hư hỏng nhẹ
- Hàng năm cần tu bổ và đầu tư thờm những cơ sở vật chất mới nhằm tạo ra mụi trường và khụng gian học tập tốt nhất cho NDT trong Nhà trường
- Bố trớ mỏy múc, trang thiết bị một cỏch hợp lý để đỏp ứng nhu cầu học tập và nghiờn cứu của NDT
- Thư viện cũng cần bổ sung thờm chỗ ngồi và khụng gian học tập cho sinh viờn đặc biệt trong kỳ ụn thi của sinh viờn
Ngồi ra, Thư viện Nhà trường cũng nờn tạo điều kiện cho cỏn bộ của Thư viện (cỏn bộ quản lý và phụ trỏch cỏc trang thiết bị) đi tham quan học tập kinh nghiệm tại cỏc thư viện tiờn tiến trong và ngồi nước. Giỳp họ cú cỏi nhỡn định hướng khi cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Thư viện khi cần trang bị thờm.
3.3.3. Nõng cao trỡnh độ cỏn bộ thụng tin – thư viện
Thời đại ngày nay, khi CNTT đĩ trở thành một yếu tố quan trọng trong hoạt động TT-TV thỡ vai trũ của người cỏn bộ thư viện cũng cú nhiều thay đổi. Họ khụng chỉ thực hiện đơn thuần cỏc nhiệm vụ lưu giữ, bảo quản và phục vụ tài liệu một cỏch truyền thống mà cũn phải biết khai thỏc, xử lý thụng tin theo cụng nghệ mới, hiện đại. Bờn cạnh đú, cỏn bộ thư viện cần phải cú kiến thức chủ đề chuyờn sõu và cỏc mối quan hệ để làm tốt dịch vụ tỡm tin trực tuyến và trờn phương tiện, vật mang tin mới.
Khụng giống như những mụ hỡnh thư viện truyền thống khỏc, Thư viện Nhà trường được định hướng hoạt động theo mụ hỡnh thư viện hiện đại. Do vậy đũi hỏi ở cỏn bộ Thư viện rất cao, khụng những giỏi về chuyờn mụn, tin học, ngoại ngữ mà cũn phải nhạy bộn, thớch ứng với kỹ thuật, cụng nghệ hiện đại trong hoạt động của mụi trường thư viện hiện đại nhằm giỳp đỏp ứng mọi NCT.
Để cú thể nõng cao chất lượng hoạt động của thư viện hiện đại, cũng như ngày một nõng cao chất lượng của cỏc SP & DVTT-TV tại Thư viện Nhà trường thỡ việc nõng cao trỡnh độ cho đội ngũ cỏn bộ của Thư viện là việc cần thiết phải làm trong giai đoạn hiện nay. Chớnh vỡ vậy, việc nõng cao chất lượng, số lượng đội ngũ cỏn bộ
cần xem xột theo hướng bồi dưỡng, tuyển dụng thờm nhõn viờn chuyờn mụn húa theo từng nhúm cỏn bộ.
Nhúmcỏn bộ quản lý
Trong bối cảnh hiện nay, hiệu quả hoạt động của Thư viện đũi hỏi những cỏn bộ quản lý thư viện nhiều phẩm chất cũng như năng lực quản lý rất khắt khe. Cỏn bộ quản lý ngồi năng lực chuyờn mụn về quản lý cần hiểu biết về cỏc lĩnh vực chuyờn mụn, kiến thức về CNTT, cỏc chớnh sỏch về phỏt triển vốn tài liệu, marketing cụng tỏc thư viện, cú khả năng tạo lập cỏc mối quan hệ ngoại giao, năng động trong vấn đề điều hành và chỉ đạo nghiệp vụ cấp dưới...
éể thực hiện được những yờu cầu trờn, người cỏn bộ quản lý cần thường xuyờn được đào tạo về những lĩnh vực sau: trỡnh độ chớnh trị, trỡnh độ quản lý, chuyờn mụn nghiệp vụ. Bờn cạnh đú người cỏn bộ quản lý phải thường xuyờn tham gia cỏc hội nghị, hội thảo cú định hướng, được tạo điều kiện tham quan, học hỏi kinh nghiệm của cỏc cơ quan TT-TV tiờn tiến trong vào ngồi nước, nắm bắt được xu hướng phỏt triển của hoạt động TT-TV theo hướng hiện đại để cú khả năng đỏnh giỏ tỡnh hỡnh, đưa ra được những quyết định đỳng đắn và kịp thời.
Nhúm cỏn bộ thụng tin – thư viện
Đõy là nhúm cú vai trũ quan trọng và gúp phần đắc lực cho hiệu quả hoạt động của Thư viện. Cỏn bộ thư viện là người trực tiếp tạo ra cỏc sản phẩm, đồng thời là người tổ chức, triển khai cỏc DVTT-TV, do đú cỏn bộ thư viện đúng vai trũ quan trọng cho chất lượng cỏc SP&DVTT-TV.
Tại Thư viện Nhà trường, đội ngũ cỏn bộ này bao gồm cả cỏn bộ tốt nghiệp chuyờn ngành TT-TV, cỏn bộ tốt nghiệp cỏc ngành khỏc nhưng đĩ qua cỏc lớp đào tạo về TT-TV. Tuy nhiờn, để đỏp ứng những đổi mới của CNTT thỡ ngồi những kiến thức chuyờn mụn, đội ngũ cỏn bộ cần phải trang bị thờm những kiến thức về tin học, về ngoại ngữ, thường xuyờn tham gia cỏc lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, cỏc lớp tập huấn nõng cao kỹ năng phục vụ trong mụi trường thư viện hiện đại như: kỹ năng sử dụng cụng nghệ đa phương tiện, kỹ năng thu thập và xử lý tài liệu trực tuyến, kỹ năng khai thỏc dữ liệu và tri thức....
Ngồi những kiến thức chuyờn ngành, kiến thức chuyờn mụn nghiệp vụ, kiến thức tin học, ngoại ngữ thỡ Thư viện cũng cần cập nhật cho cỏn bộ kiến thức về cỏc
lĩnh vực khoa học khỏc như khoa học tự nhiờn, khoa học xĩ hội, khoa học kỹ thuật.... nhằm tạo sự hiểu biết rộng trong hoạt động thu thập, xử lý thụng tin.
Bờn cạnh đú, lĩnh đạo Nhà trường cũng cần cú chớnh sỏch khuyến khớch dành cho cỏn bộ trong việc nõng cao trỡnh độ của cỏn bộ như việc học Thạc sĩ, Tiến sĩ trong nước và nước ngồi bằng cỏch đưa ra cỏc chớnh sỏch về hỗ trợ học phớ, tạo điều kiện về quỹ thời gian học tập, đảm bảo phụ cấp trong thời gian đi học... Đồng thời, bản thõn mỗi cỏn bộ thư viện phải khụng ngừng củng cố, nõng cao kiến thức đỏp ứng yờu cầu của nghề nghiệp ngày càng cao như hiện nay.
Nhúm cỏn bộ cụng nghệ thụng tin
Đõy là nhúm cỏn bộ giữ một vị trớ khỏ quan trọng trong qỳa trỡnh vận hành thư viện hiện đại. Nhúm cỏn bộ này ở Nhà trường chủ yếu đều cú trỡnh độ Đại học và Thạc sỹ trở lờn. Và để Thư viện thực sự trở thành một trong những thư viện hiện đại kiểu mới trong hệ thống cỏc trường Dự bị đại học ở khu vực phớa Nam thỡ việc đào tạo đội ngũ cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn sõu về tin học và CNTT là cần thiết. Vỡ vậy, Nhà trường nờn cú những chớnh sỏch tuyển dụng hợp lý và chế độ đĩi ngộ thớch hợp nhằm giỳp họ gắn bú lõu dài với Thư viện.
Đối với cỏn bộ cú trỡnh độ CNTT chuyờn sõu thỡ Nhà trường nờn bồi dưỡng thờm kiến thức về chuyờn ngành TT-TV. Cũn đối với cỏn bộ TT-TV cú khả năng phỏt triển về tin học thỡ đào tạo thờm cho họ về kiến thức tin học và CNTT như tổ chức cỏc lớp ngắn hạn, dài hạn về quản trị, điều hành, bảo trỡ hệ thống mạng và mỏy tớnh...
Để nõng cao hơn nữa chất lượng SP&DVTT-TV của Thư viện cần cú sự cố gắng hơn nữa của tập thể lĩnh đạo, nhõn viờn và cỏn bộ trong tồn Trường. Cú như vậy vị thế của Thư viện ngày càng được nõng cao và phỏt triển.
3.3.4. Nõng cao chất lượng xử lý tài liệu
Trong những năm gần đõy, vấn đề chuẩn húa núi chung và chuẩn húa trong cụng tỏc xử lý tài liệu là điều kiện tiờn quyết để cỏc thư viện cú thể hội nhập và phỏt triển.
Để tạo ra cỏc SP & DVTT-TV cú thể đỏp ứng NCT của NDT trong Nhà trường một cỏch tốt nhất cần phải nõng cao hơn nữa chất lượng xử lý tài liệu của Thư viện và cũng cần cú sự thống nhất trong việc ỏp dụng cỏc chuẩn vào cụng tỏc
xử lý tài liệu. Ngay từ khi đi vào hoạt động, Thư viện Nhà trường bước đầu đĩ ỏp dụng cỏc chuẩn vào cụng tỏc xử lý tài liệu như chuẩn ISBD, MARC 21, DDC, AACR2. Riờng đối với việc định từ khúa, định chủ đề tài liệu, Thư viện vẫn chưa ỏp dụng theo Bộ từ khúa hay một Khung tiờu đề chủ đề nào. Do vậy việc đỏnh từ khúa hiện nay ở Thư viện vẫn đỏnh theo hỡnh thức tự do.
Việc thiết lập cỏc chỉ số phõn loại, hay định từ khúa tài liệu trong quỏ trỡnh xử lý tài liệu đụi khi vẫn chưa cú sự thống nhất trong quỏ trỡnh xử lý. Cỏc chỉ số này bị chi phối rất lớn bởi yếu tố chủ quan của người xử lý tài liệu nờn cần cú những giải phỏp để cú thể thống nhất trong cụng tỏc xử lý nội dung tài liệu như: mức độ phõn loại chi tiết tài liệu đến mức nào, cỏch lấy từ khúa, chủ đề như thế nào cho chớnh xỏc... Chớnh vỡ vậy, với vai trũ là thư viện đầu mối trong tồn Trường, Thư viện Nhà trường cần cú những kế hoạch cho chuẩn húa nghiệp vụ, đảm bảo sự thống nhất trong xử lý tài liệu như tổ chức cỏc lớp tập huấn hoặc cử cỏn bộ tham gia những khúa tập huấn về nghiệp vụ ở trong nước…
3.3.5. Nõng cao chất lượng đào tạo người dựng tin
NDT là một trong những bộ phận quan trọng, là yếu tố khụng thể thiếu trong hoạt động khai thỏc TT-TV. Cỏc NCT của họ là cơ sở để thư viện triển khai cỏc SP&DVTT-TV, đồng thời cũng chớnh họ là người đỏnh giỏ chất lượng của SP & DVTT-TV do thư viện cung cấp. Trong bất kỳ một hệ thống TT-TV nào nếu NDT thiếu hiểu biết về kỹ năng sử dụng cỏc SP & DVTT-TV thỡ việc khai thỏc thụng tin sẽ khụng đạt hiệu quả.
Thư viện Nhà trường với sự đa dạng của cỏc SP&DVTT-TV, đồng thời NDT là những đối tượng con em dõn tộc thiểu số vựng sõu, vựng xa, vựng cực kỳ khú khăn về kinh tế. Do đú đũi hỏi việc đào tạo, hướng dẫn NDT, hướng dẫn sử dụng thư viện càng trở nờn cấp thiết. Mục đớch của việc đào tạo NDT là cung cấp cho họ những thụng tin về cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động của Thư viện và cung cấp cho họ những thụng tin về cỏch tiếp cận và khai thỏc cỏc SP&DVTT-TV một cỏch cú hiệu quả.
Qua việc điều tra việc sử dụng cỏc SP & DVTT-TV tại Thư viện cho thấy, đa số NDT vẫn cũn thúi quen sử dụng cỏc SP&DVTT-TV như đọc tại chỗ, mượn về nhà, tra cứu qua hệ thống MLTTCCTT, danh mục tài liệu, cỏc thư mục thụng bỏo
sỏch mới. Cũn cỏc sản phẩm như CSDL ( nhất là CSDL tiếng Anh), CD-ROM, tỡm tin trờn mạng cũn nhiều NDT chưa sử dụng.
Cho đến nay, việc đào tạo và hướng dẫn NDT tại Thư viện đĩ được triển khai bằng cỏch mở cỏc lớp tập trung cho tồn trường, hoặc trực tiếp đào tạo và hướng dẫn tại chỗ. Dịch vụ này cũng đĩ thu hỳt được nhiều đối tượng NDT. Tuy nhiờn, để đào tạo, hướng dẫn NDT đạt hiệu quả cao hơn nữa, Thư viện cần biờn soạn một nội dung chương trỡnh bồi dưỡng cụ thể, nờn tập trung đi sõu vào những vấn đề cần thiết, cú cập nhật và bổ sung thường xuyờn những thụng tin mới cho phự hợp với sự phỏt triển của Trung tõm như biờn soạn cỏc hướng dẫn kỹ năng thực hành tỡm kiếm, xỏc định phạm vi thụng tin, cỏch đỏnh giỏ nguồn tin trờn mạng, cỏch sao chộp lưu trữ dữ liệu, cẩm nang giới thiệu về thư viện...
Việc đào tạo NDT cú thể diễn ra dưới nhiều hỡnh thức như:
- Sử dụng cỏc bảng hướng dẫn đặt ngay ở khu vực cỏc phũng Thư viện để NDT tiếp cận trước khi tỡm kiếm thụng tin
- Tổ chức cỏc lớp hướng dẫn, đào tạo cơ bản qua dịch vụ hỏi – đỏp, hướng dẫn trực tiếp hoặc qua trang Web của Nhà trường. Bờn cạnh đú, Thư viện cần mở cỏc lớp hướng dẫn chuyờn sõu từng vấn đề cụ thể. Nội dung cỏc khúa học cần thiết kế linh hoạt để phự hợp với đặc điểm, trỡnh độ và nhu cầu của từng nhúm NDT.
- Tổ chức cỏc buổi ngoại khúa hoặc tọa đàm nhằm giỳp cho NDT cú những kiến thức cơ bản về hoạt động thụng tin - thư viện, cỏch sử dụng và khai thỏc cỏc