Thư mục là một SPTT-TV mà phần chớnh là tập hợp cỏc biểu ghi thư mục (cú hoặc khụng cú túm tắt, chỳ giải) được sắp xếp theo một trật tự xỏc định, phản ỏnh cỏc tài liệu cú chung một hay một số dấu hiệu về nội dung hay hỡnh thức. éối tượng chủ yếu được phản ỏnh trong thư mục là tài liệu núi chung, trong đú cú tài liệu bậc 1 hoặc tài liệu bậc 2
Căn cứ vào cỏc tiờu chớ phõn loại khỏc nhau cú nhiều loại thư mục khỏc nhau như : Thư mục Quốc Gia, Thư mục chuyờn ngành, Thư mục thụng bỏo khoa học, Thư mục giới thiệu, Thư mục nhõn vật, Thư mục địa chớ…
Xuất phỏt từ nội dung vốn tài liệu, đặc điểm NDT và NCT trong Trường Dự bị đại học TP. HCM., Thư viện đĩ biờn soạn thư mục giới thiệu sỏch mới.
Thư mục giới thiệu sỏch mới là loại thư mục được biờn soạn thường xuyờn theo định kỳ hàng thỏng. Nội dung phản ỏnh trong thư mục giới thiệu sỏch mới chớnh là cỏc tài liệu mới được bổ sung vào thư viện.
Thư mục giới thiệu sỏch mới tại Thư viện được tổ chức bằng hỡnh thức đưa lờn trang Web nội bộ của thư viện. Thư mục này nằm trong hệ thụng tra cứu của Thư viện. éõy là loại thư mục phản ỏnh tồn bộ tài liệu mới được bổ sung về Thư viện.
Đối với thư mục giới thiệu sỏch mới của Thư viện được tổ chức biờn soạn khụng theo định kỳ hàng thỏng mà theo cỏch: khi tài liệu, sỏch bỏo mới bổ sung về thư viện biờn mục xong, thư viện sẽ tiến hành in một thụng bỏo sỏch mới làm thư mục giới thiệu sỏch mới để giới thiệu cho bạn đọc.
Cỏc tài liệu trong thư mục này được sắp xếp theo chủ đề của bảng phõn loại DDC. Trong mỗi mụn loại, tài liệu lại được sắp xếp theo vần chữ cỏi ABC theo tờn tỏc giả hay tờn sỏch. Cỏc yếu tố được mụ tả trong thư mục bao gồm: tờn tài liệu, tờn tỏc giả, năm xuất bản, nơi xuất bản, ký hiệu phõn loại, ký hiệu xếp kho.
Thư mục giới thiệu sỏch mới của Thư viện là một thụng bỏo sỏch mới, khụng phải là một ấn phẩm độc lập nờn khụng cú lời núi đầu, khụng cú mục lục, khụng cú bảng tra. Thư mục giới thiệu sỏch mới là phương tiện quan trọng đảm bảo việc cung cấp kịp thời, nhanh chúng thụng tin tài liệu mới tới tất cả cỏc đối tượng người dựng tin trong Nhà trường. Bờn cạnh đú, thụng qua thư mục này cũng cung cấp những điểm truy cập thụng tin giỳp NDT tra tỡm tài liệu một cỏch nhanh chúng cú được những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập và nghiờn cứu.
Kết quả điều tra NDT cho thấy, hơn 44,5% NDT sử dụng Thư mục giới thiệu sỏch mới để hỗ trợ cho việc tỡm tài liệu và gần 30.6% NDT đỏnh giỏ là tốt, 36.7% đỏnh giỏ tương đối tốt, 24.6% đỏnh giỏ khụng tốt
Thư mục giới thiệu sỏch mới Mức độ đỏp ứng Tốt Tương đối tốt Khụng tốt Khỏc 146 (30.6%) 175 (36.7%) 117 (24.6%) 39 (8.1%)
2.2. Cỏc dịch vụ thụng tin – thư viện của Trường DBĐH TP. HCM.
DVTT-TV là hoạt động cơ bản mà Thư viện Nhà trường luụn chỳ trọng thực hiện nhằm giỳp cho NDT nhận được những thụng tin phự hợp với nhu cầu của mỡnh. Hiện tại, Thư viện Nhà trường triển khai cung cấp cỏc dịch vụ sau:
2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
Cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của cỏc cơ quan TT-TV, nhằm giỳp NDT sử dụng được tài liệu phự với nhu cầu thụng tin của mỡnh. Dịch vụ này được triển khai dưới cỏc hỡnh thức như: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà, dịch vụ sao chụp tài liệu...
Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là hỡnh thức phục vụ mang tớnh truyền thống của cỏc Trung tõm TT-TV. éõy là dịch vụ cơ bản cung cấp tài liệu gốc nhằm giỳp NDT thoả mĩn yờu cầu thụng tin của mỡnh.
Dịch vụ đọc tại chỗ là một yờu cầu khụng thể thiếu được đối với NDT của Thư viện Trường DBĐH TP. HCM. Tại đõy, NDT cú thể được đỏp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tỡm cỏc thụng tin dữ kiện, số liệu, cỏc thuật ngữ, bài bỏo, tạp chớ và cỏc vật mang tin khỏc trong kho.
Dịch vụ đọc tại chỗ của Thư viện được tổ chức theo phương thức kho mở. Đõy khụng phải là phương thức mới lạ đối với thư viện cỏc nước tiờn tiến và cỏc nước trong khu vực nhưng đối với cỏc thư viện trường học vào những năm 2004 thỡ cú thể núi Thư viện Trường DBĐH TP. HCM. là một trong những thư viện trường học đầu tiờn tổ chức dịch vụ đọc tại chỗ theo kho mở.
Đối tượng phục vụ của dịch vụ này là tất cả cỏc người dựng tin trong Nhà trường. Nhưng phần lớn đối tượng phục vụ là học sinh - sinh viờn và một số ớt đối tượng là giảng viờn và cỏn bộ.
Về phương thức phục vụ: Với phương thức tổ chức theo kho mở nờn tài liệu trong kho được sắp xếp theo bảng phõn loại Dewey, ký hiệu xếp giỏ bao gồm yếu tố chớnh là ký hiệu phõn loại Dewey và ký hiệu Cutter theo tỏc giả hoặc tờn tài liệu, giỳp bạn đọc cú thể trực tiếp tiếp xỳc, lựa chọn cỏc tài liệu mà mỡnh cần, qua đú thu hỳt NDT đến sử dụng Thư viện ngày càng tăng. Tài liệu được sắp xếp theo chỉ số phõn loại DDC nờn nội dung kho sỏch được giới thiệu một cỏch đầy đủ, khoa học
tạo điều kiện thuận lợi cho NDT khai thỏc cỏc nguồn tài liệu tham khảo phong phỳ tại Thư viện.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Do đặc điểm thiết kế của Thư viện là tổ chức theo hệ thống kho mở do đú cả khụng gian đều dành cho khụng gian học tập với hơn 100 chỗ ngồi thoỏng mỏt, rộng rĩi; cỏc giỏ sỏch, tài liệu sắp xếp phự hợp, tạo tõm lý thoải mỏi và điều kiện thuận lợi cho bạn đọc. Tuy nhiờn bờn cạnh việc tổ chức khụng gian học tập và để tài liệu thỡ Trung tõm cũng thiết kế 02 phũng học nhúm và 01 phũng dành cho cỏn bộ, giảng viờn để những người cú nhu cầu thỡ đăng kớ với cỏn bộ trực quầy.
Hệ thống kho mở của Thư viện được trang bị hệ thống cỏc trang thiết bị hiện đại như hệ thống điều hũa, cỏc thiết bị an ninh mĩ vạch...tạo điều kiện thuận lợi trong việc bảo quản tài liệu và tạo mụi trường tốt cho NDT tới đọc tài liệu.
Thời gian phục vụ từ 7h15 đến 16h30 hàng ngày (từ thứ 2 đến sỏng thứ 7). Trung bỡnh mỗi ngày cú từ 100 đến 200 lượt/ bạn đọc sử dụng dịch vụ này.
Đối với dịch vụ đọc tại chỗ, Thư viện đều bố trớ cỏn bộ thủ thư trực ở bàn Quầy lưu hành và Quầy tham khảo. Nhiệm vụ của cỏc cỏn bộ là hướng dẫn bạn đọc cỏch tỡm tài liệu, tỡm thụng tin, trả lời cỏc cõu hỏi của bạn đọc, hướng dẫn bạn đọc tỡm tin ở cỏc nguồn tài liệu khỏc khi trong kho của Trung tõm khụng cú tài liệu.
Ưu điểm của dịch vụ đọc tại chỗ theo hỡnh thức kho mở:
+ Thư viện được trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, khụng gian rộng tạo mụi trường học tập tốt cho bạn đọc
+ Thư viện được trang bị mỏy lạnh bảo quản, an ninh tạo điều kiện thuận lợi cho cỏn bộ trong việc đảm bảo an tồn vốn tài liệu, giỳp cho cỏn bộ thư viện giảm ỏp lực trong việc bảo quản tài liệu
+ Thư viện mở cửa phục liờn tục, kể cả ngày nghỉ (sỏng thứ 7). Vỡ vậy thời gian phục vụ khỏ nhiều tạo điều kiện cho bạn đọc trong việc tự học, tự nghiờn cứu
+ Bạn đọc trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu và đọc ngay tại chỗ, tạo cho bạn đọc cú cảm giỏc thoải mỏi khi lựa chọn tài liệu
Nhược điểm:
+ Kho sỏch bị lộn xộn, sỏch xếp sai vị trớ
+ Khả năng nắm bắt nhu cầu và hướng dẫn bạn đọc trong việc tra cứu tài liệu đối với dịch vụ đọc tại chỗ đụi khi vẫn chưa thực sự chủ động
Với một số nhược điểm trờn nhưng dịch vụ đọc tại chỗ đĩ mang lại nhiều tiện ớch cho bạn đọc, chớnh vỡ vậy dịch vụ đọc tại chỗ là dịch vụ được nhiều NDT sử dụng và ưa thớch. Qua điều tra cho thấy đa số NDT trong éHTN (đặc biệt là học sinh - sinh viờn) thớch dịch vụ này.
Về chất lượng dịch vụ (mức độ đỏp ứng) cú 61.3 % NDT đỏnh giỏ dịch vụ này là tốt, 12.1% đỏnh giỏ dịch vụ này là tương đối tốt.
Dịch vụ đọc tại chỗ Mức độ đỏp ứng Tốt Tương đối tốt Khụng tốt Khỏc 292 (61.3%) 58 (12.1%) 0 (%) 126 (26.6%)
Bảng ý kiến đỏnh giỏ về Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ mượn về nhà cho phộp NDT mang tài liệu về nhà sử dụng trong một thời gian nhất định. Dịch vụ này giữ vai trũ quan trọng trong hoạt động của Trung tõm. Đõy là dịch vụ thu hỳt được nhiều NDT, tiết kiệm được thời gian tra cứu cho bạn đọc, giỳp bạn đọc cú thời gian lưu trữ sỏch lõu hơn.
Dịch vụ cho mượn về nhà tại được phõn thành hai mảng cho hai loại tài liệu là tài liệu chuyờn khảo và tài liệu giỏo trỡnh. Riờng đối với tài liệu tham khảo, tài liệu đặc biệt (quý hiếm) và bỏo, tạp chớ bạn đọc chỉ được đọc tại chỗ.
Ngay từ khi Trung tõm đi vào hoạt động, chớnh sỏch cho mượn đối với 2 loại hỡnh tài liệu này là :
+ Bạn đọc được mượn 3 cuốn/7 ngày đối với học sinh - sinh viờn; 7 cuốn/14
ngày đối với cỏn bộ, giảng viờn
+ Được phộp gia hạn thờm 1 lần khi chưa đọc xong.
Theo chớnh sỏch của Thư viện nếu bạn đọc khụng trả đỳng thời hạn, bạn đọc sẽ bị phạt theo những quy định hiện hành của Thư viện và Nội quy thư viện do Hiệu trưởng quy định.
Đối với cỏc tài liệu mượn về của Trung tõm được tổ chức theo hỡnh thức kho mở, sỏch mượn về được đặt ở khu vực sỏch tham khảo, kho giỏo trỡnh nờn bạn đọc cú thể trực tiếp lựa chọn tài liệu mà mỡnh cần, sau đú mang đến Quầy lưu hành làm thủ tục quột mĩ vạch mượn về.
Thư viện Nhà trường được xõy dựng theo mụ hỡnh thư viện hiện đại nờn việc mượn, trả tài liệu được ỏp dụng theo cụng nghệ mĩ vạch. Tại bàn quầy Thư viện đĩ trang bị cỏc mỏy tớnh, đầu đọc mĩ vạch, mỏy in phiếu mượn tài liệu. Cỏc tài liệu ở trong Thư viện đều được dỏn mĩ vạch và tồn bộ thẻ của NDT đĩ được nhập vào CSDL và mĩ húa. Chớnh vỡ vậy, khi bạn đọc tỡm được tài liệu cần mượn, cỏn bộ trực quầy chỉ thực hiện cỏc thao tỏc nghiệp vụ cho mượn tài liệu qua phần mềm hết sức đơn giản, nhanh gọn và chớnh xỏc. Qua việc mượn trả tự động này cỏn bộ khụng mất thời gian phải tỡm hồ sơ, ghi vào sổ mượn - trả của bạn đọc như trước nữa. Việc ỏp dụng cụng nghệ mĩ vạch vào cụng tỏc mượn trả tự động đĩ tiết kiệm rất nhiều thời gian, cụng sức cho bạn đọc và cỏn bộ thư viện tại quầy lưu hành.
Với hỡnh thức tổ chức kho mở như vậy đĩ thu hỳt được nhiều NDT đến mượn tài liệu của Thư viện. Theo thống kờ bạn đọc đến mượn tài liệu và số tài liệu được mượn từ đầu năm học đến nay là 12.872 lượt, với số lượng 2.347 bản.
Ưu điểm của dịch vụ mượn về nhà:
+ Gúp phần giải quyết nhu cầu về tài liệu của những bạn đọc khụng cú thời gian đến đọc tại Thư viện
+ Tạo điều kiện cho người dựng tin sử dụng khai thỏc triệt để kho sỏch hiện cú của Thư viện
Nhược điểm:
+ Nhiều bạn đọc giữ tài liệu quỏ lõu nờn gặp khú khăn trong việc đũi sỏch quỏ hạn làm ảnh hưởng đến vũng quay của tài liệu, chất lượng của tài liệu và hạn chế việc đỏp ứng nhu cầu tin đến với người dựng tin
Tuy nhiờn qua phiếu thăm dũ NCT cho thấy dịch vụ mượn về nhà đĩ được NDT đỏnh giỏ cao và đĩ cú 79.4% người dựng tin sử dụng dịch vụ này, cú 58.8% đỏnh giỏ là tốt, 19.1% đỏnh giỏ tương đối tốt, 3.5% đỏnh giỏ khụng tốt
Dịch vụ mượn về nhà Mức độ đỏp ứng Tốt Tương đối tốt Khụng tốt Khỏc 280 (58.8%) 91 (19.1%) 17 (3.5%) 88 (18.6%)
Bảng ý kiến đỏnh giỏ về Dịch vụ mượn về nhà
2.2.2. Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin nhằm mục đớch cung cấp cho NDT những thụng tin phự hợp với yờu cầu của họ theo cỏc dấu hiệu đĩ cú thụng qua cỏc cụng cụ dựng để tra cứu như kho tra cứu, hệ thống mục lục, cỏc bản tra cứu được biờn soạn kốm theo cỏc tài liệu, cỏc cơ sở dữ liệu.
Dịch vụ tra cứu thụng tin và bộ mỏy tra cứu tin của Thư viện được tổ chức tương đối khoa học và hiện đại. Dịch vụ tra cứu tin được thể hiện dưới hai hỡnh thức : tra cứu tin truyền thống và tra cứu tự động húa. Dịch vụ này đĩ hỗ trợ tớch cực cho việc học tập, giảng dạy và nghiờn cứ của NDT.
Tra cứu tin truyền thống tức là NDT tỡm tin qua cỏc phương tiện như hệ thống mục lục phiếu, cỏc danh mục, cỏc thư mục, qua cỏc tài liệu tra cứu. Đối với Thư viện Nhà trường, hệ thống mục lục phiếu (Mục lục chữ cỏi, Mục lục phõn
loại...) khụng được tổ chức nờn bạn đọc chủ yếu tra cứu tài liệu qua cỏc tài liệu tra cứu ( cỏc TL chỉ đạo, tỏc phẩm kinh điển của Mỏc, Ănghen, Lờnin, Hồ Chớ Minh, cỏc dạng từ điển, bỏch khoa thư, sổ tay, niờm giỏm...), thư mục giới thiệu sỏch mới và danh mục tài liệu. Tựy vào nội dung thụng tin cần tra cứu mà NDT cú thể tra cứu ở cỏc cụng cụ khỏc nhau.
Tra cứu tự động hoỏ là NDT sử dụng mỏy tớnh để tỡm kiếm cỏc thụng tin được tổ chức dưới hỡnh thức MLTNCCTT, CSDL và được lưu trữ trờn bộ nhớ của mỏy tớnh. éể đỏp ứng nhu cầu của NDT, Thư viện được trang bị hệ thống mỏy tớnh tại phũng đọc để NDT thuận tiện tra cứu. Việc tra cứu theo kiểu tự động hoỏ đang chiếm ưu thế hơn tra cứu truyền thống.
Việc tra cứu thụng tin, tài liệu qua 2 hỡnh thức trờn tại Trung tõm chủ yếu do NDT tự thực hiện bằng cỏch sử dụng cỏc cụng cụ tra cứu của Thư viện để lựa chọn tài liệu. Việc hướng dẫn tra cứu thụng tin cho người sử dụng được tiến hành qua cỏc lớp hướng dẫn sử dụng thư viện hoặc được sự hướng dẫn trực tiếp của cỏn bộ thư viện.
Ngồi ra dịch vụ này được Thư viện tổ chức dưới dạng tỡm tin theo yờu cầu, nhưng theo khảo sỏt thực tế số bạn đọc sử dụng dịch vụ này tại Thư viện chưa nhiều, đối tượng học sinh - sinh viờn hầu như ớt quan tõm, chỉ tập trung một số đối tượng là giảng viờn, cỏn bộ. Cỏc yờu cầu này thể hiện dưới dạng tỡm cỏc tài liệu về luận văn, luận ỏn hoặc về một vấn đề cụ thể nào đú.
Cho đến nay dịch vụ tra cứu tin vẫn giữ một vai trũ quan trọng, giỳp NDT nhanh chúng tỡm được cỏc thụng tin cần thiết phục vụ cho học tập, giảng dạy và nghiờn cứu khoa học.
2.2.3. Dịch vụ hỏi – đỏp
Hỏi - đỏp thụng tin là một dịch vụ được thực hiện nhằm đỏp ứng nhu cầu thụng tin của NDT muốn hỏi về một vấn đề nào đú mà họ chưa biết, chưa rừ trong quỏ trỡnh tỡm kiếm thụng tin tại Thư viện.
Dịch vụ hỏi - đỏp được giao cho cỏc cỏn bộ trực quầy tham khảo cú nhiệm vụ trả lời giải đỏp cỏc cõu hỏi thắc mắc của người sử dụng. Dịch vụ này đũi hỏi cỏn bộ Thư viện phải nắm vững bao quỏt cỏc nguồn tin, thành phần cơ cấu của kho,