CSDL là một tập hợp cỏc dữ liệu về cỏc đối tượng cần được quản lý , được lưu trữ đồng thời trờn cỏc vật mang tin của mỏy tớnh điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giỳp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chúng.
CSDL được xõy dựng nhằm phục vụ cho việc thu thập, lưu trữ, khai thỏc, sử dụng trao đổi, phổ biến thụng tin. Xột về tớnh chất phản ỏnh thụng tin về đối tượng, CSDL bao gồm: CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL tồn văn
Hiện nay, CSDL của Thư viện Trường Dự bị đại học TP. HCM. gồm 2 loại chớnh là CSDL thư mục sỏch - bỏo tạp chớ, CSDL đọc giả do Thư viện xõy dựng.
Cơ sở dữ liệu thư mục
CSDL thư mục được xõy dựng nhằm quản lý tồn bộ nguồn lực thụng tin (NLTT) của Thư viện Nhà trường, đỏp ứng yờu cầu tỡm kiếm và khai thỏc thụng tin của cỏn bộ và học sinh - sinh viờn trong Trường Dự bị đại học Tp. HCM.
éối tượng sử dụng CSDL này là cỏn bộ, học sinh - sinh viờn, học viờn trong và ngồi Trường DBĐH TP. HCM.
CSDL thư mục của Thư viện chứa cỏc thụng tin để cú thể tra cứu đến tài liệu gốc, chứa cỏc thụng tin giỳp NDT cú thể lựa chọn sơ bộ về tài liệu gốc. Đối tượng
xử lý thụng tin để tạo nờn CSDL thư mục là tài liệu chuyờn khảo, sỏch, bài trớch bỏo – tạp chớ, kỷ yếu hội nghị- hội thảo, luận văn, luận ỏn, bỏo cỏo khoa học...Nội dung của CSDL bao gồm tất cả cỏc loại tài liệu liờn quan đến cỏc lĩnh vực khoa học cơ bản, cụng nghệ, giỏo dục hiện cú trong kho tài liệu của Thư viện nhằm đỏp ứng nhu cầu học tập, nghiờn cứu khoa học của giảng viờn, cỏn bộ và học sinh - sinh viờn.
Mục đớch xõy dựng CSDL này nhằm giỳp cho bạn đọc trong Thư viện cú thể tra cứu tài liệu được nhanh chúng và thuận tiện, do đú nú cũng được xõy dựng trờn những tiờu chớ cụ thể sau: thõn thiện, dễ sử dụng, dễ khai thỏc; tỡm tin hiệu quả, chớnh xỏc; dễ dàng tạo lập cỏc CSDL khi cú nhu cầu phỏt sinh; quản lý được nhiều loại hỡnh tài liệu; cú thể triển khai trực tuyến trờn mạng.
Cho đến nay Thư viện Nhà trường cú CSDL sỏch : 4.456 biểu ghi, với tổng số 14.012 cuốn sỏch.
Ưu điểm của CSDL thư mục:
- Cú thể tỡm kiếm mọi thụng tin về một số đối tượng trong cỏc CSDL - Quỏ trỡnh tỡm tin trong cỏc CSDL rất nhanh chúng
- Thụng tin cú thể được cập nhật một cỏch thường xuyờn
Nhược điểm:
- CSDL cũn một số sai sút chưa được hiệu đớnh thường xuyờn - Cũn cú những biểu ghi trựng lặp trong CSDL
- Một số biểu ghi thiếu tớnh chớnh xỏc, thiếu tớnh nhất quỏn nhất là từ khúa (do chưa cú bộ từ khoỏ kiểm soỏt để sử dụng)
Cơ sở dữ liệu quản lý độc giả
CSDL quản lý độc giả là tập hợp cỏc biểu ghi về thụng tin từng đối tượng đăng ký, sử dụng Thư viện. CSDL quản lý độc giả của Thư viện được xõy dựng từ năm 2004 và sử dụng phần mềm quản trị thư viện The Library Information System để quản lý.
Hiện nay, đối tượng quản lý của CSDL này chủ yếu là cỏn bộ, giảng viờn, học sinh - sinh viờn đang làm việc và học tập tại Trường. Từ năm học 2004, được sự nhất trớ của Ban Giỏm hiệu, Thư viện đĩ tiến hành làm thẻ bạn đọc ngay từ khi bắt đầu nhập trường cho cỏc đối tượng là học sinh - sinh viờn đang theo học tại trường.
CSDL này quản lý bạn đọc với cỏc yếu tố sau: họ tờn, giới tớnh, ngày thỏng năm sinh, số thẻ, ngày cấp thẻ, nghề nghiệp, thụng tin liờn lạc( địa chỉ liờn hệ, điện thoại). Ngồi ra, CSDL quản lý bạn đọc cho phộp thực hiện việc in ấn cấp thẻ rất nhanh chúng. Bờn cạnh đú CSDL này cũn hỗ trợ đắc lực trong việc ỏp dụng cụng nghệ mĩ vạch vào quản lý mượn trả tự động tài liệu tại Thư viện, rất thuận tiện cho việc phục vụ, giỳp tiết kiệm thời gian, cụng sức của cỏn bộ Thư viện cũng như thời gian chi phớ trong việc tỡm kiếm thụng tin của bạn đọc
Mặc dự cũn một số nhược điểm song CSDL của Thư viện được đỏnh giỏ cao. Qua điều tra NCT cho thấy cú 51.3% NDT đỏnh giỏ CSDL là tốt, 35.2% đỏnh giỏ là tương đối tốt, 3.5% đỏnh giỏ là khụng tốt.
CSDL Mức độ đỏp ứng Tốt Tương đối tốt Khụng tốt Khỏc 244 (51.3%) 168 (35.2%) 17 (3.5%) 47 (10%) Bảng ý kiến đỏnh giỏ về CSDL