1.1.4.9 .Quy luật phỏt triển của tài liệu
2.2. Hoạt động phỏt triển nguồn lực thụng tin tại Trung tõm
2.2.8. Cụng tỏc thanh lý tài liệu tài Trung tõm
Trong hoạt động Thụng tin Thư viện, thanh lý tài liệu là một hoạt động thường niờn. Tựy vào điều kiện ở mỗi cơ quan TTTV sẽ tiến hành những đợt thanh lý tài liệu cho phự hợp. Những tài liệu được thanh lý là những tài liệu đó cũ, nỏt, rỏch, lỗi thời khụng cũn phự hợp với nhu cầu độc giả, khụng nằm trong diện lưu trữ lõu dài…
Thanh lý tài liệu cũng là một trong những nội dung nhằm xõy dựng phỏt triển nguồn lực thụng tin của cơ quan Thụng tin Thư viện. Cụng tỏc thành lý được triển khai gúp phần làm cho vốn tài liệu của thư viện cú chất lượng hơn. Cú thanh lý mới cú thể xõy dựng cỏc chớnh sỏch bổ sung phự hợp với sự phỏt triển, cũng như cú thể loại bỏ cỏc nguồn tài liệu chất lượng khụng phự hợp, tạo dựng được vốn tài liệu chất lượng. Hoạt động thanh lý tài liệu sẽ dành khụng gian cho tài liệu mới nhập về, giảm chi phớ bảo quản tài liệu, tiết kiệm kinh phớ và cải tiến việc truy cập…
Đối với cỏc tài liệu truyền thống trong cỏc thư viện, cụng tỏc thanh lý tài liệu được triển khai một cỏch đều đặn. Tựy từng quy mụ số lượng nguồn tài liệu của cơ quan, sẽ quy định thời gian tiến hành thanh lý tài liệu. Cú thể là 5 năm, 2 năm hoặc thường niờn hàng năm. Thanh lý tài liệu sẽ loại bỏ được
những tài liệu khụng cũn phự hợp với nhu cầu người dựng, giỏ trị đó lỗi thời cũng như chất lượng vật mang tin khụng cũn đảm bảo, từ đú nõng cao chất lượng nguồn tài liệu của cơ quan.
Cú thể núi, hoạt động thanh lý tài liệu đối với cỏc tài liệu truyền thống, cỏc thư viện truyền thống đó là hoạt động thường niờn, và quen thuộc với cỏc cỏn bộ thụng tin thư viện. Với dạng tài liệu số, tài nguyờn số hiện đang được phỏt triển ở cỏc cơ quan thỡ hoạt động thanh lý vẫn đang là một bước mới mẻ trong quỏ trỡnh xõy dựng và phỏt triển. Hoạt động thanh lý tài liệu số hầu như chưa được triển khai, bởi vỡ hoạt động phỏt triển nguồn lực thụng tin số tại Trung tõm mới được triển khai, nguồn tài liệu số cũn hạn chế và những nguồn tài liệu được đưa vào số húa hay những nguồn tài liệu được trao đổi…được chọn lọc hết sức kỹ lưỡng. Bộ sưu tập tài nguyờn số của cỏc cơ quan hầu hết cú giỏ trị nghiờn cứu và đào tạo cao. Tớnh cập nhật cũng như thời sự cũng được chỳ trọng. Thời gian cỏc cơ quan tiến hành phỏt triển tài liệu số mới từ năm 2008 nờn chất lượng nguồn tài liệu số của cỏc cơ quan vẫn được đảm bảo, cả về cỏc giỏ trị nghiờn cứu cũng như tớnh phự hợp với nhu cầu người dựng. Bờn cạnh đú, xõy dựng phỏt triển vốn tài liệu số là hoạt động đũi hỏi nhiều cụng sức và tiền bạc. Chớnh vỡ vậy, sản phẩm đầu ra là nguồn tài liệu số mang giỏ trị rất lớn. Nếu thanh lý tài liệu số với thời gian sản phẩm được ra đời quỏ nhanh thỡ sẽ gõy tốn kộm cũng như lóng phớ nhõn lực vật lực trong quỏ trỡnh xõy dựng nguồn tài liệu số.
Thanh lý tài liệu số là một nội dung khú khăn trong quỏ trỡnh thực hiện. Để xõy dựng được một bộ sưu tập số đũi hỏi rất nhiều cụng sức tiền bạc. Những tài liệu số được xõy dựng là một thành quả lớn đối với cỏc cỏn bộ TTTV. Hơn ai hết, họ hiểu được giỏ trị của những sản phẩm đú, để cho ra đời một sản phẩm dạng số phải đũi hỏi rất nhiều yếu tố. Vỡ vậy, tõm lý của người tạo lập, cỏc cỏn bộ TTTV cũng khụng muốn tiến hành hoạt động này. Tuy nhiờn, trong giai đoạn phỏt triển của tương lai, khi nguồn tài liệu số của cỏc cơ quan được xõy dựng phong phỳ đa dạng hơn nữa, tương xứng với nguồn
lực thụng tin của cơ quan thỡ hoạt động này chắc chắn sẽ được triển khai. Cũng giống với tài liệu truyền thống, thanh lý tài liệu số cũng sẽ loại bỏ được những tài liệu khụng cũn phự hợp với nhu cầu người dựng, giỏ trị đó lỗi thời…từ đú nõng cao chất lượng nguồn tài nguyờn số của cơ quan, giảm chi phớ bảo quản, lưu trữ, tiết kiệm kinh phớ, cải thiện truy cập… Chớnh vỡ vậy, khi tiến hành hoạt động thanh lý, cỏc cơ quan, đơn vị cần xem xột kỹ lưỡng nguồn tài liệu để thực hiện một cỏch hiệu quả, trỏnh lóng phớ tài liệu.
Tại Trung tõm, hàng năm, qua việc kiểm kờ tài liệu, Trung tõm mới chỉ thường xuyờn tiến hành thanh lọc những tài liệu truyền thống lạc hậu, lỗi thời, khụng cũn giỏ trị sử dụng. . .để đảm bảo chất lượng kho tài liệu. Hiện nay, cỏc tài liệu khoa học kỹ thuật đang phỏt triển với tốc độ cực kỳ nhanh chúng, song rất nhanh lỗi thời. Hàng năm, Trung tõm thụng tin – Thư viện tiến hành rà soỏt, thẩm định tài liệu thuộc cỏc mụn ngành tri thức cú nội dung quỏ cũ, khụng cũn phự hợp với chương trỡnh giỏo dục hiện tại của nhà trường để thanh lọc, thanh lý.